La lista de comprobación de cierre de mes perfecta para los equipos financieros

En la Oficina del Director Financiero, la eficiencia y la precisión son primordiales y dominar estas cualidades es una parte integral del perfeccionamiento de su proceso de cierre de fin de mes.

En este blog, le guiaremos a través de una lista de comprobación de 10 pasos diseñada para equipos financieros, para que pueda evitar errores comunes, experimentar los beneficios de un proceso más rápido e implementar las mejores prácticas. Cubriremos:

¿Qué es una lista de comprobación de cierre de mes?

El cierre de fin de mes implica revisar y conciliar todas las transacciones del mes anterior.

Una lista de comprobación de cierre de mes es un conjunto de comprobaciones y procesos para garantizar que su cierre de mes es preciso, auditable y racionalizado. Esta lista de comprobación debe asignar tareas a categorías específicas, incluir información sobre quién prepara y revisa el informe y permitir que las partes interesadas revisen sus estados financieros.

¿Cuál es la importancia de tener una lista de comprobación de cierre de mes?

Una lista de comprobación de cierre de mes es importante porque permite a los equipos financieros hacer un seguimiento de las transacciones comerciales. Una lista de comprobación de cierre de mes garantiza que los datos sean precisos y completos para que puedan analizarse eficazmente en busca de tendencias o anomalías.

Un proceso de cierre mensual eficaz también prepara el terreno para uncierre anual preciso y ágil. Con los estados financieros de cada mes preparados, puede analizar su crecimiento interanual y tomar decisiones basadas en datos.

¿Por qué debería utilizar una lista de comprobación de cierre de mes?

Las listas de comprobación de cierre de mes pueden ayudar a solucionar los datos duplicados, los procesos manuales y no estructurados y la información que falta, ya que las partes interesadas deben revisar detenidamente las transacciones de los meses anteriores, lo que reduce los errores, mejora la elaboración de informes y aumenta la eficacia de los procesos.

Una lista de comprobación también puede garantizar que no se pasa por alto ningún paso crítico durante el proceso, que sólo puede ser evidente una vez que han pasado varios meses, especialmente cuando hay varias partes interesadas.

Otras ventajas de una lista de comprobación de cierre de mes son:

1. Datos financieros precisos y actualizados.
2. Racionalización de los informes financieros anuales y de la preparación de las declaraciones fiscales.
3. Auditorías sencillas
   

Cierre de mes frente a cierre de período

El cierre mensual resume todas las transacciones financieras del mes anterior. El cierre del período es un término general que se refiere a todos los procesos de cierre: de fin de año, de fin de mes o de fin de trimestre. Como tal, el cierre de fin de mes también puede denominarse cierre de período.

La lista de comprobación perfecta de 10 pasos para el cierre de fin de mes de los equipos financieros

Para ayudarle a empezar con buen pie el proceso de cierre de fin de mes, hemos elaborado la siguiente lista de comprobación de 10 pasos.

1. Prepare sus números y recopile los datos necesarios
   Antes de empezar, debe recopilar todos los datos necesarios, incluidos los gastos del mes anterior y las entradas de efectivo. Estos gastos incluyen nóminas, seguros, intereses de préstamos y pagos a proveedores, y las entradas de efectivo incluyen ingresos y rentas de inversiones. A continuación, debe asegurarse de que los asientos de crédito y débito se han contabilizado correctamente y de que ha facturado todas las ventas del mes anterior.
   
   
2. Actualice sus cuentas por cobrar
   Para las cuentas por cobrar (AR), debe revisar las facturas que ha emitido para el mes anterior, prestando especial atención a las facturas duplicadas o incorrectas. También debe confirmar que sus clientes han pagado sus facturas y comparar esos pagos con los saldos de su libro mayor. Esto puede ayudar a mejorar las relaciones con los clientes y garantizar la exactitud de sus informes financieros.
   
   
3. Actualice sus cuentas por pagar
   Compare su libro mayor de cuentas por pagar con su informe de antigüedad de cuentas por pagar. Es el momento oportuno para investigar las discrepancias, introducir las facturas pendientes y contabilizar los asientos pertinentes.
   
   
4. Prepare conciliacionesde cuentas
   Ahora que ha revisado y actualizado sus cuentas por pagar y por pagar, es el momento de conciliar sus transacciones bancarias y de crédito con su libro mayor. Este es también el momento ideal para detectar cualquier incoherencia y corregir cualquier transacción omitida o errónea. Corrija cualquier error realizando los asientos necesarios.
   
   
5. Concilie el efectivo
   Es fácil perder la pista de las transacciones de caja chica si no se registran cuidadosamente. El cierre del mes es el momento ideal para conciliar los depósitos y los recibos y confirmar que el saldo de la caja es el esperado. Si tiene efectivo en tránsito, no olvide anotar adónde va y por qué.
   
   
6. Concilia el inventario y los activos fijos
   Si procede, comprueba qué inventario tienes a mano y cuántos productos se vendieron el mes pasado, y confirma que coincide con tus libros. La conciliación del inventario puede ayudarte a garantizar que dispones del almacenamiento adecuado para tus productos, que puedes cumplir con las ventas del mes siguiente y cubrir los gastos adicionales relacionados con el inventario
   
   
7. Concilie las nóminas y los gastos de explotación
   Concilie su cuenta de nóminas con su registro de nóminas, incluyendo bonificaciones, comisiones y otros beneficios. También debe confirmar que sus entradas de nómina se contabilizan en el libro mayor exacto y que ha pagado los impuestos de nómina necesarios y las deducciones legales. Los gastos de explotación incluyen investigación y desarrollo, marketing, material de oficina y otros. Para conciliar los gastos de explotación, verifique los gastos mensuales, cree un informe de gastos y contabilícelo en el libro mayor correspondiente.
   
   
8. Revisiones preliminares y ASC 606
   Revise la información relacionada con su reconocimiento de ingresos y comisiones, tanto si está introducida a mano como por ordenador. Compruebe si es correcta y revísela con su equipo para asegurarse de que es coherente y comprensible en todos los informes
   
   
9. Realice análisis de desviaciones y ajuste
   El análisis de desviaciones le ayuda a revisar y comprobar sus resultados mensuales y trimestrales al final de cada periodo. Esto le permite ver cómo se alinea el informe con los objetivos de crecimiento de la empresa. Si algo no parece estar bien y hay que ajustarlo, podría convertirse en un problema mayor con el tiempo.
   
   
10. Prepare sus estados financieros e informes
    Ahora que ha conciliado todas sus cuentas, revisado los resultados y eliminado los errores, es el momento de preparar sus estados financieros y el informe de cierre de mes.
    

¿Qué errores debe resolver durante el proceso de cierre de fin de mes?

Hay varios errores que puede resolver durante el proceso de cierre de fin de mes, entre ellos:

• Eliminar datos duplicados. A menos que tenga una única fuente de veracidad de datos, es probable que sus datos se estén introduciendo en más de un sistema. Recopilar, revisar y validar estos datos para el cierre de fin de mes puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores sin una plataforma financiera dedicada a automatizar estos procesos.
  
• Estandarizar y automatizar los procesos. Un proceso de cierre de mes paso a paso es el primer paso para estandarizar sus procesos financieros. Sin un orden establecido de las operaciones, el cierre de fin de mes puede convertirse rápidamente en un reto de gestión, especialmente si intervienen departamentos ajenos al financiero. Los procesos estandarizados disuaden a los empleados de tomar atajos, lo que podría afectar negativamente a sus informes financieros durante varios meses. El proceso de cierre de mes puede agilizarse aún más automatizando la recopilación de datos, la conciliación de cuentas y la creación de informes. La automatización también puede ayudar a aliviar la carga de trabajo del equipo financiero, permitiéndole hacer recomendaciones estratégicas en lugar de dedicar tiempo a validar entradas.
• Agilice sus datos financieros. Si su equipo financiero dedica mucho tiempo a preparar el informe financiero de fin de mes, puede que haya llegado el momento de plantearse invertir en una plataforma de rendimiento financiero. Los datos financieros atrasados pueden suponer un reto, ralentizar la elaboración de los informes mensuales y afectar a la toma de decisiones.Para agilizar sus datos financieros, debeidentificar las causas de los retrasos, como la falta de formación o de comprensión por parte de otros departamentos.
  

Ventajas de una lista de control de cierre de mes

Una lista de comprobación de cierre de mes es algo más que una lista: puede aportar orden, eficacia y claridad a sus procesos financieros. Estas son algunas de las ventajas de utilizar una lista de comprobación de cierre de mes:

1. Racionalicesus flujos de trabajo: Con una lista de comprobación, sabrá lo que hay que hacer y en qué orden. Esto elimina las conjeturas y garantiza un proceso de cierre más fluido y rápido
   
   
2. Reduzca los errores: Una lista de comprobación es un sistema de doble comprobación que le ayuda a detectar y corregir cualquier error o incoherencia en sus datos financieros. Esto se traduce en informes más precisos en los que puede confiar
   
   
3. Mejorar el cumplimiento: Al utilizar una lista de comprobación, es más probable que cumpla todos los requisitos normativos. Esto puede ayudarle a evitar sanciones y a mantener una buena reputación entre las partes interesadas
   
   
4. Mejore su toma de decisiones: Cuanto antes cierre sus libros, más rápido tendrá acceso a los datos financieros que necesita para tomar decisiones. Esto permite tomar decisiones estratégicas que pueden influir positivamente en el futuro de su empresa
   
   
5. Identificar futuras eficiencias: A medida que continúe utilizando la lista de comprobación, identificará los pasos que podrían automatizarse o mejorarse, lo que conducirá a una mayor eficiencia con el tiempo.
   

Errores comunes durante el proceso de cierre de fin de mes

Incluso con las mejores intenciones, pueden producirse errores durante el proceso de cierre de fin de mes. Ser consciente de estos errores comunes es el primer paso para evitarlos:

• Preparación inadecuada: La falta de una planificación adecuada a menudo conduce a un trabajo apresurado y a errores. Esto incluye no tener listos todos los documentos necesarios o no asignar tiempo suficiente a cada tarea.
• No comprobar dos veces las entradas: Es fácil pasar por alto pequeños errores en la introducción de datos. Sin embargo, incluso las pequeñas inexactitudes pueden dar lugar a discrepancias significativas en los estados financieros.
• Ignorar la conciliación: La conciliación es crucial para garantizar la exactitud de los registros financieros de su empresa. No conciliar las cuentas puede dar lugar a saldos incorrectos e informes engañosos.
• Saltarse pasos de revisión: Cada paso del proceso de cierre del mes tiene su razón de ser. Saltarse pasos, como las revisiones preliminares o el análisis de desviaciones, puede dar lugar a la omisión de información crítica o a errores.
• Falta de comunicación: La falta de comunicación entre departamentos puede provocar retrasos o la omisión de información. Asegurarse de que todo el mundo comprende su papel en el proceso de cierre es la clave del éxito.

Si conoce estos errores comunes, podrá gestionar mejor el proceso de cierre de fin de mes y garantizar la precisión y fiabilidad de sus informes financieros.

Buenas prácticas para el cierre de fin de mes

Estas son algunas de las mejores prácticas para garantizar que su cierre de fin de mes sea lo más eficaz posible:

• Siga una lista de comprobación: Una lista de comprobación detallada que describa cada paso del proceso puede mantener a su equipo centrado, garantizar que se completen todas las tareas y evitar que algo quede en el tintero.
• Automatice los procesos: Adopte la tecnología y automatice las tareas repetitivas siempre que pueda. Esto ahorrará tiempo, reducirá los errores humanos y permitirá a su equipo centrarse en actividades más estratégicas.
• Concilie a menudo: No espere a final de mes para conciliar sus cuentas. Una conciliación periódica puede ayudar a detectar y corregir errores a tiempo, garantizando la exactitud de los estados financieros.
• Comuníquese con eficacia: Garantice una comunicación clara entre todos los departamentos implicados en el proceso de cierre. Las actualizaciones y los recordatorios periódicos pueden ayudar a mantener a todo el mundo informado y en el buen camino.
• Realice mejoras continuas: Busque siempre formas de mejorar el proceso de cierre de fin de mes. Analice su proceso actual, identifique los cuellos de botella o las áreas ineficaces y realice los ajustes necesarios.

Si sigue estas prácticas recomendadas, podrá agilizar el proceso de cierre de fin de mes, haciéndolo más rápido, más preciso y menos estresante para su equipo.

Conclusión: Cierre las cuentas más rápido con Prophix

En conclusión, dominar el cierre de fin de mes no tiene por qué ser complicado. Con una lista de comprobación específica, puede eliminar errores, conciliar cuentas y agilizar la creación de informes. Al dar prioridad a las revisiones periódicas de sus datos y comunicaciones, su cierre de fin de mes puede pasar de ser engorroso a valioso.

La Plataforma de Rendimiento Financiero de Prophix puede llevar su cierre de mes un paso más allá mediante la automatización de tareas que consumen mucho tiempo, como las eliminaciones entre empresas, las conversiones de divisas, los asientos, el montaje y la distribución de informes. Al eliminar los procesos manuales y automatizar los recurrentes, puede dedicar menos tiempo a mirar atrás y más a mirar hacia delante.