Las 5 etapas de la transformación financiera

No puede transformar sus procesos financieros de la noche a la mañana. Pero con un plan establecido, tanto para la tecnología como para las personas, puede embarcarse en un viaje de transformación financiera que le llevará a usted y a su equipo a la próxima generación de finanzas con una confianza inquebrantable.

Todo empieza por dar el primer paso. En esta entrada del blog, le guiaremos a través de las 5 etapas de la transformación de las finanzas, los pasos que puede dar para avanzar a través del viaje, y compartiremos ejemplos reales de cómo los clientes de Prophix ASRC Industrial y USA Properties han implementado este viaje para alcanzar la máxima transformación de FP&A en sus organizaciones.

¿Qué es la transformación financiera?

Según IBM, la transformación financiera es "la combinación de procesos, sistemas y cambios organizativos en toda una empresa, que se implementa a través de nuevas tecnologías, formación y análisis"

A menudo, los equipos financieros buscan iniciativas de transformación financiera para racionalizar, simplificar y optimizar su trabajo.

Las 5 etapas de la transformación financiera

Su viaje de transformación comienza con la comprensión de su madurez financiera. La madurez financiera mide la sofisticación de sus procesos financieros. Puede medir su madurez financiera observando sus procesos financieros en una escala móvil y comprendiendo dónde encaja su enfoque actual. Para obtener más información sobre la madurez financiera y evaluar su estado actual, realice la Evaluación del rendimiento financiero.

Ahora, echemos un vistazo al camino hacia la transformación financiera. Veremos las 5 etapas, lo que significa cada una y los pasos que puede dar para garantizar que la transformación financiera se convierta en una parte integral de sus operaciones diarias.

Fase 1: Reactiva

La fase reactiva está llena de tareas y procesos manuales. Estos procesos clave, desde la presupuestación a la planificación y el cierre financiero, se realizan en su mayoría en hojas de cálculo. Y debido al elevado volumen de esfuerzo manual necesario, la capacidad de volver a realizar previsiones a tiempo y con precisión es limitada.

Cómo pasar a la siguiente fase, proactiva:

• Investigar y considerar un proveedor de plataformas de rendimiento financiero. Para obtener más información sobre cómo buscar y elegir un proveedor, consulte nuestra Guía del comprador.
• Seleccione un líder interno que dirija el esfuerzo de transformación financiera.
• Alinearse con el objetivo final antes de comenzar el viaje.

Etapa 2: Proactiva

La etapa proactiva puede significar que utiliza software para algunos procesos, como la presupuestación OpEx o FP&A, pero no está totalmente integrado en sus procesos y planificación. Los equipos financieros en esta fase se han alejado de las hojas de cálculo en algunos casos, pero no en todos, por lo que hay mucho espacio para la automatización y la racionalización. Además, el software financiero se utiliza principalmente en el departamento financiero y no está integrado en la planificación empresarial de toda la organización.

Cómo pasar a la siguiente fase, innovadora:

• La adopción por parte de los usuarios es clave: trabaja para conseguir una participación del 100% en tu proceso de transformación.
• Involucre y capacite a los usuarios con recursos, comunidades y oportunidades para relacionarse con otros equipos financieros que utilicen una plataforma de rendimiento financiero para impulsar sus procesos.
• Muéstrelo y cuéntelo con resultados tangibles y transparentes para que otras personas de la organización y en posiciones de liderazgo puedan ver el impacto positivo que está teniendo la transformación.

Etapa 3: Innovador

En esta etapa, los equipos suelen tener la automatización integrada en sus procesos, ya sea a través de flujos de trabajo o de la recopilación y consolidación de datos. Existe la oportunidad de crear planes y previsiones iterativos y vistas multiescenario gracias a la velocidad y precisión que proporciona el software financiero.

Cómo pasar a la siguiente fase, la colaboración:

• Celebra una sesión de revisión y visión para ver cómo puedes aprovechar el software fuera de la función financiera y en toda la organización.
• Integre fuentes de datos adicionales (como ventas o planificación operativa) para seguir desarrollando su cultura de toma de decisiones basada en datos en una única versión de la verdad.
• Inspirar a otros equipos o unidades de negocio que dependen en gran medida de procesos manuales para planificar y revisar su rendimiento.

Etapa 4: Colaboración

Los equipos que se encuentran en la fase de colaboración ya no ven su software financiero únicamente como un sistema financiero. Finanzas es un asesor de confianza para las unidades de negocio de toda la organización, y la planificación departamental y operativa aprovecha los sistemas y procesos de su tecnología financiera.

Cómo alcanzar la fase final, la transformación de FP&A:

• Documente sus procesos para que su equipo y otros equipos los entiendan, de modo que sus procesos e integraciones de datos sigan siendo una inversión segura y documente su ROI.
• Integre sus informes con la tecnología financiera en las reuniones de revisión de las partes interesadas ejecutivas con cuadros de mando ejecutivos o libros de juntas que muestren los datos y los resultados clave.
• Prevea el futuro, planifique los componentes de su negocio que aún no están en marcha y aproveche el modelado de escenarios, para que nunca le pille desprevenido lo que le dicen los datos.

Etapa 5: Transformación de FP&A

Lo ha conseguido: ¡ha alcanzado la transformación de FP&A! Esta etapa significa que ha integrado completamente la tecnología financiera en su función y en su organización como una herramienta de misión crítica para la toma de decisiones.

Cómo seguir fomentando una cultura de transformación:

• Continúe haciendo avanzar su negocio con una estrategia clara que esté vinculada a planes y acciones.
• Utilice los datos que le proporciona la tecnología financiera para fundamentar la toma de decisiones.
• Siga articulando el ROI de sus soluciones e intégrelo en su cadencia de informes.

Ahora que hemos pasado por cada paso, echemos un vistazo a ejemplos reales de clientes de Prophix que han pasado por las fases de transformación financiera para convertirse en superusuarios de Planificación y Análisis Financiero en Prophix One, una Plataforma de Rendimiento Financiero.

Cómo ASRC Industrial se embarcó en un viaje hacia la transformación financiera

Con sede en Tempe (Arizona) y operaciones en los 50 estados, ASRC Industrial cuenta con 30 empresas operativas.

En 2020, ASRC se encontraba en un estado reactivo. Tenían 8 sistemas ERP diferentes, más de 600 hojas de cálculo, más de 17.000 cuentas de mayor contabilidad y necesitaban una estructura de informes adecuada para un negocio de 1.000 millones de dólares. Sin embargo, se enfrentaban a retos relacionados con los informes basados en Excel, la consolidación de datos y la colaboración.

Sabiendo que había una forma mejor, en 2021 implantaron Prophix, lo que les llevó a un estado proactivo. Ahora, su equipo financiero podía crear estados financieros y calendarios WIP para su negocio y consolidar sus datos del libro mayor y contratos en una versión central de la verdad.

El paso por las etapas permitió a ASRC Industrial innovar con Prophix, explorando usos para la planificación de trabajos, la planificación de personal y la planificación de capex. Pero no se detiene ahí Prophix está diseñado para la colaboración, y ASRC vio ese potencial. En 2023, el equipo financiero estaba ampliando las capacidades de generación de informes, impulsando continuamente la adopción por parte del usuario final, y había ampliado sus licencias a 50 usuarios, incluidos analistas, contables, controladores, directivos de la C-suite y directores de operaciones, para fomentar la cultura de la toma de decisiones basada en datos. Impresionante, ¿verdad?

Ahora, en 2024 y más allá, ASRC Industrial sigue luchando por la transformación de FP&A. Este año, ampliarán el uso de la planificación y el análisis financieros a otros departamentos fuera del financiero para explorar la previsión de trabajos de PM, el análisis de la seguridad y los informes de RR.HH.

Cómo USA Properties alcanzó la transformación de FP&A

USA Properties ha estado utilizando Prophix desde 2020, comenzando poco a poco y escalando para reunir a más departamentos con un éxito continuo.

Antes de Prophix, USA Properties tenía un departamento financiero basado en Excel. Por ejemplo, sus presupuestos de trabajos de desarrollo, para entre 15 y 25 trabajos, requerían una actualización manual cada mes. Esto significaba incorporar los datos reales de su ERP, actualizar las fórmulas y enviarlas a más de 12 personas para su revisión. Esto llevaba un mes entero y siempre estaba al borde de los errores de corrupción de Excel.

Sabiendo que había una manera mejor, USA Properties llevó a cabo un proyecto piloto de 8 semanas en sus presupuestos de trabajo de desarrollo en Prophix. El proyecto piloto consistió en

• Crear una plantilla en Prophix Financial Planning & Analysis similar a su plantilla de Excel
• Administrar la plantilla a la misma base de usuarios con la misma frecuencia que sus procesos manuales
• Eliminación de la administración de libros de trabajo para facilitar su uso
• Automatizar la alimentación de datos desde su ERP en lugar de copiar y pegar desde los informes para una mayor velocidad y precisión
• Eliminación de largos ciclos de revisión o archivos de control de acceso, ya que todo estaba accesible en Prophix, no guardado en escritorios o unidades individuales

Tras el éxito del proyecto piloto, USA Properties amplió su iniciativa en busca de soluciones más innovadoras. Trasladaron su previsión mensual de operaciones de gestión de propiedades y su presupuesto anual corporativo a Prophix. Siguiendo con la innovación, también trasladaron a Prophix su pipeline, los calendarios de proyectos de Smartsheet y los presupuestos de construcción. También se incluyeron mejoras adicionales en los procesos y la automatización de la integración de datos, especialmente con HRMS.

A medida que USA Properties sigue creciendo y ampliando su transformación de FP&A, tienen muchas mejoras inspiradas en los usuarios. Esto incluye mejoras en el pipeline, previsiones corporativas a 10 años e informes corporativos en Prophix. El impulso es lo que hace que su transformación de FP&A siga creciendo.

Cómo puede embarcarse en su viaje de transformación financiera con Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero

Prophix One está diseñada para simplificar y transformar los procesos de la Oficina del Director Financiero. Una experiencia, un portal y una única versión de la verdad, todo en una plataforma, significa que sus procesos y datos clave se encuentran en un único lugar. Puede empezar poco a poco, y la plataforma está diseñada para crecer y escalar con usted a medida que avanza en su viaje de transformación.

¿Está listo para ver lo que puede hacer? Obtenga más información sobre Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero.