Las empresas medianas se aferran a la verdad de ayer y pierden las ventajas competitivas de hoy

"La verdad de ayer es la [BS] de hoy", escribe el iconoclasta autor del best-seller Honestidad radical, Brad Blanton. "Incluso la visión liberadora de ayer es la cárcel de explicaciones rancias de hoy"

Así, la mayoría de las empresas medianas (de 50 millones a 1.000 millones de dólares de ingresos) están presas de la rancia creencia de que las mejores herramientas de información financiera, presupuestación y planificación efectiva son sólo para las empresas más grandes.

De hecho, las herramientas de planificación y análisis financiero (FP&A) existen para las empresas medianas y pueden proporcionar una ventaja competitiva significativa al acelerar drásticamente procesos como la presupuestación, el análisis, la planificación y la elaboración de informes, al tiempo que reducen los errores y las omisiones. El software FP&A lo consigue automatizando y consolidando diversos flujos de datos corporativos (financieros, operativos, de ventas, etc.) en todos los departamentos. Como resultado, los datos se vuelven útiles en lugar de ser un recurso abrumador que se recopila pero apenas se utiliza.

Sin embargo, la mayoría de las empresas medianas siguen utilizando sistemas basados en hojas de cálculo que consumen mucho tiempo y son propensos a errores para la elaboración de presupuestos, la planificación y las consolidaciones financieras, creyendo que no tienen tiempo ni recursos para implantar herramientas de gestión digital que les permitan dirigir mejor sus negocios. La explicación más común es: "nuestro personal financiero está demasiado ocupado dirigiendo nuestro negocio para adoptar un nuevo sistema" Mientras tanto, estos profesionales de las finanzas altamente cualificados sirven como poco más que personal administrativo de introducción de datos, pasando incontables horas introduciendo y reintroduciendo datos y fórmulas, o copiando y pegando entre celdas y hojas de cálculo.

De hecho, la automatización de estos procesos liberaría a los profesionales financieros de lo que es esencialmente un trabajo tedioso, dándoles tiempo para realizar análisis útiles de los datos, para entender qué partes de la empresa son rentables, dónde debe invertir recursos la empresa para maximizar la rentabilidad y qué procesos obstaculizan o ayudan a la productividad. Una vez que empiezan a hacer esas cosas, el Departamento Financiero deja de ser la gente que informa de lo que pasó en el pasado, los proverbiales contadores de frijoles. En su lugar, Finanzas se convierte en un creador de valor en la empresa, capaz de informar sobre la dirección estratégica.

Pensemos en el ciclo mensual de elaboración de informes de la mayoría de las empresas medianas. Finanzas importa datos de todos los departamentos. El mero hecho de obtener los datos es una tarea que lleva mucho tiempo y que a menudo requiere múltiples solicitudes y conversaciones. A continuación, deben copiar y pegar -o volver a teclear- los datos en hojas de cálculo, un proceso que casi garantiza la introducción de errores. A continuación, intentan dar un formato coherente a los datos y vincularlos entre los libros de hojas de cálculo. Es un proceso que consume fácilmente entre cinco y diez largas jornadas de trabajo. Con la automatización puede hacerse en un par de horas.

Liberado del tedio de la recopilación y consolidación de datos, Finanzas puede dedicar mucho más tiempo a actividades de valor añadido, como la ejecución de diversos escenarios hipotéticos. "¿Y si trasladamos recursos del departamento X al departamento Y? ¿Y si pasamos a la venta directa en lugar de la venta por canal? ¿Y si redujéramos un 8% los costes de telecomunicaciones? Etc."

Del mismo modo, los procesos anuales de planificación y elaboración de presupuestos son una pesadilla para la mayoría de los departamentos financieros de las empresas medianas, y a menudo requieren trasnochar y pasar los fines de semana en la oficina. No es raro que el personal de Finanzas dedique meses al proceso presupuestario anual. Esto incluye diseñar y preparar hojas de cálculo, enviarlas a los directores de departamento, recordarles cuándo deben presentar las cifras del presupuesto, recibir las hojas de cálculo de vuelta, copiar datos entre hojas de cálculo, validar las cifras agregadas, sincronizar los formatos de las hojas de cálculo, presentar informes a la dirección y, potencialmente, repetir muchas de estas tareas para diferentes escenarios. En muchos casos, para cuando se finaliza el presupuesto, no ha habido tiempo disponible para saber si los planes son creíbles.

Por el contrario, muchas empresas que han adoptado el software FP&A informan de que pueden reducir un proceso presupuestario de tres meses a tres semanas. Además de las claras ventajas del ahorro de tiempo, la mejora del proceso se traduce en un presupuesto más preciso que se ajusta a los objetivos estratégicos de la empresa. Permite validar mejor si los recursos presupuestados son realistas y ganar tiempo para determinar mejor si hay costes excesivos que puedan recortarse.

Para presupuestar correctamente, ya sea anualmente, trimestralmente o cada 12 meses, como hacen muchas empresas en la actualidad, los equipos directivos de las medianas empresas necesitan un análisis profundo de las métricas fiables. También necesitan tiempo e información para examinar diversos escenarios. Pero la mayoría sigue corriendo en una cinta de poco valor, incapaz de obtener los beneficios posibles de los datos que pasan por el Departamento Financiero debido a la explicación ilógica de que Finanzas no tiene tiempo para hacer mejor las cosas.

Las grandes empresas disponen de los recursos necesarios para implantar grandes sistemas de planificación de recursos empresariales, pero el mercado medio necesita otro tipo de herramienta que no sólo sea fácil de usar, sino que además aporte valor de forma inmediata, sin necesidad de una gran personalización y mantenimiento. Con el software FP&A adecuado que automatice los procesos de bajo valor, los equipos de gestión de la mediana empresa pueden dedicar más tiempo a utilizar sus habilidades analíticas para generar información sobre múltiples variables. Las tendencias y desviaciones son más fáciles de detectar cuando los datos están actualizados, completos y fácilmente disponibles, lo que ofrece a la dirección la oportunidad de tomar mejores decisiones.

El entorno empresarial y las empresas individuales cambian constantemente. Permanecer cautivo de la verdad de ayer puede ser el mayor inhibidor para alcanzar el éxito de mañana.