lista de comprobación de 10 pasos para el cierre del mes y mejores prácticas

¿Luchando con el caos del cierre de fin de mes? No es el único. Muchos responsables financieros se enfrentan a la conciliación de cuentas, la validación de datos y el cumplimiento de plazos ajustados, lo que a menudo provoca errores y largas jornadas de trabajo.

Pero, ¿sabía que para 2027, la mitad de las empresas medianas y grandes utilizarán software de gestión de cierre para acelerar el proceso de cierre financiero y lograr un mayor control? Esto se debe a que el software de gestión de cierre permitirá a los equipos financieros automatizar su cierre de fin de mes, pero también superar los retos comunes para que el proceso sea más ágil para todos.

Para ayudarle a que el proceso sea más manejable hoy, hemos creado una lista de comprobación de 10 pasos para los equipos financieros y contables, para que pueda asegurarse de que no se le escapa nada al cerrar las finanzas del mes.

¡A trabajar!

Comprender y optimizar el cierre de fin de mes para lograr el éxito

El cierre mensual forma parte de un proceso más amplio denominado cierre financiero, que tiene lugar al final de cada mes. Durante el proceso de cierre contable, el equipo financiero revisa todas las transacciones de los últimos 30-31 días para saber cuánto se ha gastado, cuántos ingresos se han generado y cuánto le falta a la organización para alcanzar sus objetivos financieros. El cierre mensual es sólo un tipo de cierre: las organizaciones también cierran sus libros a final de año.

El cierre de fin de mes es un ejercicio importante para los equipos financieros que buscan comprender cómo las actividades del mes anterior afectan a los beneficios, los pagos y los planes. El cierre de fin de mes puede ayudar a las empresas a asegurarse de que sus estados contables son exactos, identificando transacciones inesperadas e inexactas, lo que también puede tener un impacto positivo en sus resultados.

El cierre mensual también puede acelerar otros procesos, como los balances de cuentas y los informes de gastos, al recopilar los datos necesarios para ejecutar estos informes posteriormente. Del mismo modo, el cierre mensual puede agilizar las auditorías al establecer un registro mensual coherente y preciso de las transacciones revisadas.

Nota: Este artículo utiliza indistintamente software de gestión de cierre y plataforma de rendimiento financiero. Más información sobre plataformas de rendimiento financiero.

Prophix ha ayudado a muchos equipos financieros a obtener una imagen clara de su proceso de cierre de fin de mes, recopilar datos y cumplir con la normativa utilizando Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero.

Tomemos como ejemplo a Jamul Indian Village Development Corporation (JIVDC), cliente de Prophix. Con Prophix One, JIVDC fue capaz de aumentar la precisión y acortar la duración de su cierre de fin de mes, obteniendo información sobre sus números un 30% más rápido, lo que hizo más fácil mantener y producir informes financieros mensuales en 10 minutos o menos.

Con o sin una plataforma de rendimiento financiero, aún hay pasos que puede dar para estar al día de sus obligaciones. Por eso hemos creado una lista de comprobación de 10 pasos para el cierre de fin de mes, para que los equipos financieros y contables puedan alcanzar el éxito, incluso ante los retos habituales del cierre.

lista de comprobación de 10 pasos para el cierre de fin de mes y obtener resultados precisos

¿Está preparado para agilizar su cierre de fin de mes? Esta lista de comprobación paso a paso le garantizará un cierre financiero perfecto mes tras mes.

Prácticas recomendadas para el cierre mensual

El cierre mensual es crucial para ofrecer una imagen precisa de la situación financiera de su organización de forma periódica. La aplicación de estas buenas prácticas puede ayudarle a reducir el tiempo y los recursos necesarios, al tiempo que mejora la calidad de sus informes financieros.

1. Realice reuniones antes y después del cierre mensual

La comunicación eficaz es crucial a la hora de ejecutar el cierre de fin de mes con un equipo.

• Reunión previa al cierre: Prográmela unos días o una semana antes de iniciar el proceso de cierre. Revise las responsabilidades de cada uno, repase cada paso y aborde cualquier problema del mes anterior.
• Reunión posterior al cierre: Utilice esta sesión para revisar los problemas encontrados y destacar lo que ha ido bien. Esta retroalimentación continua ayuda a perfeccionar el proceso a lo largo del tiempo.

2. Establezca relaciones en toda la organización

La colaboración con los responsables del presupuesto y los titulares de las cuentas es vital. Los equipos de contabilidad y finanzas que trabajan de forma aislada corren el riesgo de omitir detalles críticos que afectan a la precisión.

• Intercambio de datos: Las relaciones sólidas garantizan que todos los datos necesarios fluyan sin problemas hacia el equipo financiero.
• Alertas tempranas: Estar informado con antelación sobre compras o cambios de ingresos significativos permite a su equipo prepararse y gestionar estos factores de forma proactiva.

3. Mantenerse organizado y eficiente

La eficacia de otros procesos financieros repercute directamente en la facilidad del cierre de fin de mes.

• Aborde las ineficiencias: Mejore los procesos en áreas como las cuentas por cobrar, las aprobaciones presupuestarias y el software de contabilidad.
• Mantenga la organización: Mantenga organizados a los equipos de contabilidad y finanzas durante todo el mes. Identifique y elimine los obstáculos a la productividad para agilizar los flujos de trabajo.

4. Aprovechar la automatización contable

La automatización de partes del cierre de fin de mes puede reducir significativamente el trabajo manual y los errores.

• Reduzca el trabajo manual: Las herramientas de automatización adecuadas pueden ahorrar horas o incluso días, haciendo que el proceso de cierre sea más rápido y seguro.
• Mejorar la precisión: La automatización minimiza los errores humanos, garantizando un cierre de fin de mes más fluido.
  

6 errores comunes de cierre de mes - y cómo evitarlos

Prophix One facilita a los responsables financieros la tarea de evitar los errores comunes de cierre de mes. Con esta potente plataforma:

• KPJ Healthcare redujo el número de personas implicadas en el cierre de cuentas de grupo de cuatro personas a una.
• El equipo de contabilidad de Mission Health puede cerrar sus libros un 15% más rápido.
• Umicore Group mejoró su pista de auditoría con un enlace directo entre sus procesos interempresariales y la consolidación financiera.

Para ayudarle a superar retos similares, a continuación le indicamos los 6 errores de cierre de mes más comunes y cómo solucionarlos.

1. Estados financieros irrelevantes

Desafío: Los estados financieros relevantes son cruciales para tomar decisiones informadas y mantener la salud de la organización. Los retrasos en la elaboración de estos estados financieros pueden obstaculizar la planificación estratégica y hacer que se pierdan oportunidades.

Oportunidad: La implantación de una solución automatizada de elaboración de informes, como Prophix One, y el establecimiento de una comunicación clara pueden garantizar la puntualidad de los estados financieros y respaldar la toma de decisiones estratégicas.

2. Errores humanos

Reto: Los errores humanos pueden comprometer significativamente la precisión financiera, dando lugar a discrepancias que requieren tiempo y recursos adicionales para su corrección. Esto no sólo retrasa el cierre financiero, sino que también puede minar la confianza de las partes interesadas.

Oportunidad: Para hacer frente a los errores humanos, puede incorporar una lista de comprobación de cierre de mes (¡como la de este blog!) y realizar revisiones por pares para minimizar las incoherencias, mejorando su precisión financiera y la confianza de las partes interesadas.

3. Calidad de los datos

Reto: Los datos financieros incoherentes pueden ralentizar el proceso de cierre financiero y dar lugar a errores. Asegurarse de que los datos son precisos y están actualizados ayuda a que todo funcione correctamente y sin problemas.

Oportunidad: Establecer un proceso sólido de validación de datos, realizar auditorías de datos periódicas y utilizar herramientas de gestión de datos, como una plataforma de rendimiento financiero, puede mejorar significativamente la precisión y coherencia de los datos.

4. Sistemas desajustados

Desafío: La falta de correspondencia entre los sistemas puede crear obstáculos importantes en el proceso de cierre financiero, dando lugar a fallos de comunicación y errores.

Oportunidad: Racionalizar la integración tecnológica y garantizar la compatibilidad de los sistemas puede mejorar la eficacia del flujo de trabajo y reducir los costosos retrasos.

5. Recursos adecuados

Reto: Disponer de los recursos adecuados es esencial para que los equipos financieros cierren las cuentas con eficiencia y precisión. Sin herramientas o apoyo suficientes, el proceso de cierre financiero puede precipitarse y ser propenso a errores.

Oportunidad: Optimizar la asignación de equipos, invertir en programas de formación y garantizar el acceso a la tecnología necesaria puede mejorar la dotación de recursos, permitiendo al equipo financiero ejecutar un proceso de cierre financiero más eficiente y sin errores.

6. Equipos dispares

Desafío: La coordinación entre equipos remotos en zonas horarias diferentes puede plantear retos y dificultar la colaboración.

Oportunidad: Implementar flujos de trabajo y programar reuniones periódicas entre equipos puede mejorar significativamente la coordinación y la alineación entre equipos dispares, garantizando un proceso de cierre financiero más fluido.

Agilice su cierre de fin de mes con Prophix One™

La implementación de una lista de comprobación de cierre puede ayudarle a superar los desafíos comunes de cierre de fin de mes y a proporcionar información más rápidamente, ayudando a posicionar las finanzas como un asesor estratégico dentro de la empresa.

La gran noticia es que muchos líderes de finanzas ya están haciendo su cierre de fin de mes más suave con Prophix One, una Plataforma de Rendimiento Financiero. Puede unirse a ellos y ver resultados sorprendentes como estos:

• Ravago mejoró la calidad de sus datos para los informes de fin de mes y la consolidación financiera.
• Galapagos acortó sus plazos de cierre garantizando la calidad de la pista de auditoría y una trazabilidad completa.
• Alter Domus puede consolidar sus datos de acuerdo con múltiples normas contables, incluidas IFRS, LuxGAAP, USGAAP y FrenchGAAP.

Preguntas frecuentes sobre el cierre del mes

¿Cuánto tiempo debe durar el cierre de fin de mes?

La duración del cierre de fin de mes puede variar en función del tamaño de la empresa, la calidad de los datos y el sector. Sin embargo, un cierre de fin de mes que dura menos de cinco días es muy eficiente, y un cierre que dura más de 10 días tiene importantes oportunidades de mejora mediante la automatización.

¿Cómo se puede mejorar el cierre de fin de mes?

Puede mejorar su cierre de fin de mes estableciendo una única versión de la verdad para sus datos, estandarizando los procesos y automatizando las conciliaciones, todo ello más fácil con tecnología financiera como una plataforma de rendimiento financiero.

¿En qué consiste un cierre de mes eficiente?

Se puede lograr un cierre de mes eficiente utilizando una lista de comprobación o plantilla de cierre de mes para gestionar los procesos, asegurándose de que todos los miembros de su equipo entienden lo que se requiere, mejorando la velocidad y la precisión de su cierre financiero.

¿Qué es la conciliación de fin de mes?

Laconciliación de fin de mes es el proceso de verificar los registros financieros cotejando las transacciones, incluidos los gastos y los ingresos, para garantizar que no haya errores ni incoherencias en los datos ni en los informes financieros.