Los 5 principales problemas presupuestarios de las organizaciones y soluciones eficaces

La elaboración de presupuestos es una gran responsabilidad para los equipos de planificación y análisis financiero (FP&A). Se calcula que unos datos de mala calidad causan más de3 billones en pérdidas anuales sólo en las empresas de EE.UU., y en ninguna parte es más el caso que con los presupuestos. Un presupuesto inexacto puede restringir artificialmente los equipos o crear un gasto excesivo masivo, poniendo a departamentos enteros en números rojos. La elaboración de presupuestos es un proceso largo y meticuloso, que se ve dificultado por importantes retos que todo equipo de FP&A debe aprender a superar.

Echemos un vistazo a algunas de las causas más comunes de los errores presupuestarios que encuentran los equipos y cómo evitarlos.

Problemas presupuestarios habituales en las organizaciones

Datos inexactos

Las prácticas tradicionales de planificación y análisis financiero, que utilizan hojas de cálculo, introducción manual de datos y software heredado, son fuentes frecuentes de datos erróneos que afectan a la presupuestación y la planificación. La adopción de un software financiero moderno que permita la integración de datos en tiempo real elimina los riesgos de la introducción manual de datos.

Muchas organizaciones optan por permanecer con sistemas heredados ineficientes debido al coste de cambiar a nuevas plataformas y a la resistencia de los equipos que se han acostumbrado a los procesos existentes.

Falta de colaboración

Con demasiada frecuencia, los datos importantes se aíslan dentro de los departamentos, lo que dificulta que el equipo que prepara los presupuestos de una organización tenga una visión completa de lo que todo el mundo necesita. Corregir estos problemas a posteriori es difícil y costoso, si es que puede hacerse.

Procesos presupuestarios rígidos

La incapacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado puede hacer que las empresas tengan dificultades para competir con las que sí pueden.

La inercia del ciclo presupuestario anual tradicional se opone a la agilidad, por lo que las organizaciones tardan en aprovechar las oportunidades o superar los retos emergentes.

Previsiones insuficientes

Con una recopilación de datos deficiente y de baja calidad, las necesidades presupuestarias de toda la empresa estarán mal representadas, lo que puede llevar a una asignación errónea de los recursos. Corregir estos errores requiere tiempo y recursos adicionales. Esto suele dar lugar a menos previsiones y menos precisas, lo que dificulta que los directivos planifiquen adecuadamente su estrategia y saquen el máximo partido a su presupuesto.

Comunicación ineficaz de los objetivos presupuestarios

El razonamiento que subyace a las decisiones estratégicas puede perderse a menudo entre los departamentos, lo que provoca malentendidos y objetivos incumplidos. No necesariamente porque el equipo no esté trabajando bien, sino porque el objetivo final de ese trabajo no está alineado con la estrategia de la empresa.

El coste de ignorar los problemas presupuestarios

Una presupuestación ineficaz genera ineficiencias desde el nivel estratégico hasta los equipos y las personas. Estos costes están representados en dos dimensiones:

• Implicaciones financieras: Cada dólar cuenta, pero los problemas presupuestarios provocan el despilfarro de recursos. Un presupuesto inflexible también reduce la capacidad de aprovechar nuevas oportunidades cuando se identifican.

• Riesgos operativos: Este desajuste en la comprensión de los objetivos estratégicos más amplios de un presupuesto provoca fricciones entre los departamentos, lo que cuesta tiempo y energía para superar estos malentendidos. Una presupuestación ineficaz también puede dar lugar a problemas de cumplimiento que pueden ser excepcionalmente costosos para una organización.

Soluciones a los retos presupuestarios

Adopte el software de gestión del rendimiento financiero (FPM)

El software financiero es la solución para agilizar los procesos presupuestarios y mucho más. Las mejores herramientas están diseñadas para ser una única fuente fiable de la verdad para las actividades financieras de su organización, al tiempo que facilitan el análisis y la colaboración. Estas herramientas se integran automáticamente con las fuentes de datos para eliminar el riesgo de errores humanos en la introducción de datos. El software FPM también actualiza los datos con los que trabaja, lo que permite mucha más flexibilidad y adaptabilidad que depender de informes anuales o trimestrales.

La plataforma Prophix One, por ejemplo, ofrece integración de datos en tiempo real y funciones de informes automatizados que mejoran la precisión y reducen los errores, al tiempo que son más rápidos y accesibles que los métodos tradicionales.

Implantar técnicas presupuestarias ágiles

Alejarse de los métodos de presupuestación heredados para adoptar un presupuesto de base cero o continuo proporciona la agilidad y flexibilidad tan necesarias de las que carecen los métodos tradicionales.

Dado que estos métodos requieren mucho más trabajo, su aplicación eficaz requiere un software que automatice la mayor parte posible del proceso. Además de recopilar y procesar nuevos datos para mantener el presupuesto actualizado, el software tendrá que publicar y alojar el presupuesto final, de modo que a medida que el presupuesto se actualice y adapte esos cambios se reflejen en los informes que se compartan.

Prophix One proporciona las herramientas necesarias para metodologías presupuestarias ágiles, así como plantillas personalizables que se adaptan a medida que cambian las necesidades empresariales.

Fomentar una cultura presupuestaria colaborativa

Cuando los equipos financieros no pueden colaborar eficazmente con otros departamentos, las necesidades presupuestarias y la estrategia se desajustan. Fomentar un entorno de colaboración dentro de una empresa significa escuchar y atender las necesidades de los departamentos, así como mantener datos actualizados sobre los presupuestos.

Las herramientas financieras que proporcionan actualizaciones en directo y espacios de colaboración para el seguimiento y la supervisión ayudan a salvar la distancia entre los equipos financieros y otros departamentos. La plataforma Prophix One incluye funciones de colaboración que permiten a los equipos trabajar juntos sin problemas, garantizando que todos los departamentos estén alineados.

Aproveche el análisis de datos para obtener mejores perspectivas

Garantizar la fiabilidad de los datos es difícil con los métodos tradicionales. Al aprovechar las herramientas financieras modernas tanto para integrarse directamente con las fuentes de datos como para proporcionar análisis avanzados, los equipos financieros pueden tener más confianza en sus resultados con facilidad.

Prophix One proporciona integraciones preconstruidas fáciles de usar para todas sus fuentes de datos, así como análisis de datos avanzados y automatización, lo que facilita más que nunca la obtención de informes de alta calidad en un tiempo récord.

Establezca canales de comunicación claros para los objetivos presupuestarios

Crear un tiempo y un espacio dedicados a debatir los objetivos presupuestarios con los jefes de equipo es esencial para asegurarse de que los equipos están alineados en las razones estratégicas de las elecciones presupuestarias. Estos canales también son esenciales para recopilar datos y recoger opiniones.

La plataforma Prophix One permite una comunicación transparente entre departamentos. Estas herramientas de colaboración proporcionan actualizaciones en tiempo real sobre el rendimiento del presupuesto y los ajustes a las partes interesadas, permitiendo el acceso asíncrono a datos esenciales.

Asóciese con Prophix para adelantarse a los problemas presupuestarios

Prophix One, una Plataforma de Rendimiento Financiero, entiende los desafíos únicos a los que se enfrentan las organizaciones para mejorar las prácticas presupuestarias, adaptarse a los cambios del mercado y garantizar la calidad de los datos. Prophix One está diseñado para resolver problemas cruciales en una amplia gama de tareas de FP&A.

Asóciese con Prophix y prepare a su organización para las nuevas estrategias y métodos, desde la actualización de los métodos de presupuestación a las previsiones continuas, y el aprovechamiento de los datos en tiempo real y la automatización para la planificación continua, Prophix es su socio para el futuro.

La presupuestación y las tareas que la rodean, como la comunicación y la colaboración, pueden resultar desalentadoras. Al aprovechar las nuevas herramientas y software, estas tareas pueden racionalizarse y los resultados pueden reforzarse con la confianza en sus datos y análisis.