Los 7 pecados capitales de presupuestar con hojas de cálculo

Cualquier debilidad en su flujo de trabajo actual se repite cada ciclo

En el mundo empresarial actual existe una creciente necesidad de eficiencia operativa, escalabilidad y optimización de recursos. Si nos fijamos en los procesos financieros clave, como la presupuestación, la planificación, la previsión y la elaboración de informes, un número abrumador de empresas sigue dependiendo de las hojas de cálculo para realizar estas importantes funciones.

A continuación se exponen los que, en mi opinión, son los 7 pecados capitales a la hora de utilizar hojas de cálculo para la elaboración de presupuestos e informes.

1. Costoso y consume muchos recursos

• Requiere un esfuerzo en gran medida manual para distribuir, comparar y consolidar la información.
• Falta de procesos automatizados como la firma automática, la aprobación y la elaboración de informes.
• Las hojas de cálculo no suelen estar preparadas para integrarse con otros sistemas empresariales (por ejemplo, RRHH, CRM y ERP), lo que conlleva una pérdida de tiempo y recursos cuando es necesario actualizar la información en varios sistemas.

2. Proceso presupuestario difícil

• La atención se centrará más en la administración que en la forma en que la empresa optimiza su proceso de presupuestación.
• Es difícil crear una plantilla especial para los distintos departamentos y recopilar datos de múltiples funciones.
• Los comentarios y las notas presupuestarias se pasan por alto.

3. Colaboración ineficaz

• Cuando los datos se acumulan en cientos de hojas de cálculo, es difícil que los distintos departamentos colaboren para asignar recursos.
• La mentalidad y el enfoque de silo debilitan la colaboración durante la elaboración del presupuesto.
• Resulta problemático conciliar el presupuesto con la estrategia global de la empresa cuando es difícil acceder al seguimiento.

4. Escasa apropiación y solución multiusuario

• No hay guías ni manuales interactivos para la hoja de cálculo del gran presupuesto.
• La hoja de cálculo no es una solución multiusuario. Plantea retos en torno a los accesos, el control y la seguridad.

5. Sin estructura de base de datos ni función de comentarios

• Carece de datos multidimensionales. Esto significa que la hoja de cálculo no tiene una estructura de base de datos; es una plantilla plana.
• No es posible añadir notas o comentarios (por ejemplo, a nivel de partida), que se añaden automáticamente a los informes financieros y de gestión.

6. Menos seguridad y control

• Problemas con el control de versiones y el almacenamiento local de archivos.
• Sin historial de los cambios realizados por los usuarios.
• Mayor riesgo de error humano, como destruir enlaces o montar una fórmula.
• Pocas posibilidades de seguridad.

7. Visión general imprecisa y falta de control

• No hay una visión global del proceso presupuestario mientras está en marcha.
• Múltiples versiones de la verdad sobre los resultados financieros.
• La falta de perspectiva y el control minimizado permiten que la dirección y las partes interesadas confíen menos en los informes.

Por muy importantes que sean estas funciones, los procesos son tediosos y requieren cooperación. Cualquier punto débil en el flujo de trabajo actual se repite en cada ciclo (por ejemplo, los informes mensuales), y cualquier recurso desperdiciado se multiplica con el tiempo. Los 7 pecados capitales, por tanto, demuestran cómo las hojas de cálculo no están preparadas para llevar a cabo los importantes procesos críticos de negocio que realiza el departamento financiero.