Los institutos y universidades deben eliminar las barreras manuales para una planificación eficaz

He aquí una historia que puede resultar familiar a muchas oficinas financieras de colegios y universidades. Están planificando el curso académico 2021/2022. Lo hace con seis meses de antelación, en parte porque esos son los plazos necesarios para pasar por los distintos niveles estratégicos y tácticos de la planificación, y en parte porque el proceso de planificación técnica tiene muchas partes móviles y, francamente, lleva mucho tiempo. Coge el conjunto de archivos Excel que utilizaste el año pasado. Hay un libro de trabajo central con unas 20 pestañas con informes consolidados y diferentes calendarios de matriculación, matrícula, alojamiento y manutención, programas deportivos y donaciones. También hay 30 archivos individuales con formatos redundantes que corresponden a tus 30 centros de responsabilidad diferentes. Los datos históricos reales deben actualizarse con los datos de un nuevo año. Por lo tanto, se entra en Colleague, Banner, Jenzabar o cualquier ERP que se utilice y se descarga el balance de comprobación del año anterior. El archivo con el balance de sumas y saldos tiene un formato extraño, por lo que hay que dedicar algún tiempo a limpiarlo: ponerlo en un formato tabular agradable, cambiar los signos, dividir la cadena GL, etcétera. Coloca cuidadosamente esta tabla final en la pestaña de datos sin procesar de tu libro de trabajo maestro, desde donde podrás acceder a ella desde otras pestañas y archivos. A continuación, haga lo mismo con su sistema de nóminas para poder presupuestar los puestos y los efectivos. Excepto que aquí hay que ir con cuidado a cada uno de los libros de trabajo de los 30 departamentos y colocar el conjunto correcto de empleados. Ahora tiene que actualizar sus fichas para que funcionen con el nuevo ejercicio presupuestario. Usted está haciendo un presupuesto incremental, por lo que para cada pestaña, usted toma su presupuesto final del año anterior y lo convierte en la línea de base para el próximo año. También tiene un nuevo año de datos reales que mostrar, así que copia y pega las columnas del año anterior e inserta fórmulas para el nuevo año. Hay que actualizar todas las pestañas del libro de trabajo. En este punto surge un problema: la escuela ha añadido algunos programas nuevos desde el año pasado. Ahora tienes que copiar y pegar y crear nuevas pestañas para estos programas. Una vez que el formato y las etiquetas son correctos, se pasa a los numerosos informes consolidados y se actualizan los enlaces para que las nuevas fichas se agreguen correctamente. Ha llegado el momento de recabar la opinión de los 30 jefes de departamento. Vas a enviar el archivo por correo electrónico y de repente te entra un ataque de ansiedad. Hay información sobre nóminas en este archivo, ¿va a ir a la persona adecuada? Lo comprueba una y otra vez y finalmente hace clic en "Enviar". tienes que enviar 29 correos más. Al cabo de un mes y unos cuantos recordatorios, empiezas a recibir los archivos. Algunos tienen los números rellenados correctamente. Otros no han seguido las instrucciones, o los números no tienen sentido, así que devuelves los correos y reservas más reuniones. Una vez devueltos todos los archivos, se consolida todo en los modelos de Excel y por fin se puede ver el panorama general. Por supuesto, hay más cambios que hacer. Los gastos en algunas áreas no son realistas. Algunos departamentos han añadido demasiados puestos nuevos. Hay algunos problemas estructurales importantes entre los gastos de un par de programas y las matriculaciones y matrículas previstas. Nada de esto es sorprendente o inesperado, simplemente lleva tiempo resolverlo. Y ese tiempo se multiplica para cada parte que es manual.

Eliminar las tareas manuales tediosas

Eliminar los puntos de fricción manuales es la clave para abrir nuevas posibilidades y mejorar el proceso de planificación. Cada paso manual es tiempo robado a los responsables financieros. Cada paso manual alarga los plazos de planificación. Cada paso manual complica la incorporación de información útil procedente de toda la universidad. Cada paso manual introduce la posibilidad de cometer errores. Afortunadamente, el software moderno de gestión del rendimiento corporativo reduce la fricción en cada punto del proceso:

• Puede configurar fuentes de datos que carguen automáticamente su balance de sumas y saldos, datos de matriculación, información sobre nóminas, información sobre planes de estudios o cualquier otra fuente.
• Puede configurar formularios de entrada estándar que gestiona de forma centralizada y que se reutilizan para cada uno de sus programas o departamentos. Tanto si tiene 20 departamentos como 200, configure el formato una vez y las combinaciones únicas se crearán automáticamente.
• De este modo, puede controlar los plazos y el flujo de trabajo de sus presupuestos. En lugar de enviar archivos por correo electrónico, los propietarios de los centros de responsabilidad se conectan para ver las últimas cifras y realizar aportaciones. Obtendrá actualizaciones en tiempo real a medida que se realiza el trabajo, así como un panel de control para ver quién ha enviado y quién está pendiente.

Cuando se eliminan estas fuentes manuales de fricción, se abren oportunidades para planificar más a menudo, planificar en mayor profundidad e incluir a otras personas en el proceso de planificación.

Planificar con más frecuencia

El presupuesto anual es la norma en la mayoría de las organizaciones, y con razón. Las universidades y escuelas superiores tienen periodos lectivos muy estructurados que coinciden perfectamente con el año natural, por lo que tiene sentido planificar en función de ellos. Pero, al mismo tiempo, planificar una vez al año es algo arbitrario. La situación puede cambiar con más frecuencia.

• Con la reciente incertidumbre en torno a la pandemia, ¿cómo será la matriculación entre trimestres?
• Si se implantan nuevas normas académicas, ¿qué efecto tendrá eso en la deserción estudiantil?
• ¿Hasta qué punto son precisas sus previsiones de gastos y tendrá que revisarlas en algún momento?

Como mínimo, es una buena idea llevar a cabo una breve fase de planificación antes de cada cuatrimestre para contrastar los supuestos y garantizar que las finanzas se mantienen alineadas con los objetivos centrales y la misión de la universidad. Estas nuevas previsiones no tienen por qué ser tan detalladas como el proceso presupuestario completo. Si el plan original es sólido y sigue siendo muy pertinente, es posible que no haya que hacer ningún cambio. Puede que sólo haga algunos retoques en la matrícula o el número de alumnos. Incluso puede mantener este proceso centralizado en el departamento financiero en lugar de un proceso más amplio que incorpore el resto de sus centros de responsabilidad. La clave no está en rehacer un proceso presupuestario exhaustivo varias veces al año, sino en ser dinámico y estar preparado para pasar por partes del proceso de planificación siempre que surja la necesidad. Su solución de software debe poder activarse o desactivarse siempre que lo necesite, con una configuración mínima por su parte.

Planificar con mayor detalle

A veces, los datos resumidos procedentes de su libro mayor son demasiado amplios para ayudar realmente en el proceso de planificación. Por ejemplo, las residencias universitarias y el alojamiento y la manutención. En sus estados financieros, estos ingresos y gastos pueden estar agrupados en un puñado de partidas. Planificar con ese mismo nivel de detalle perjudicará la precisión y dificultará la medición posterior del rendimiento. Para planificar el alojamiento en el campus, primero hay que establecer la lógica de los ingresos. Los ingresos por alojamiento podrían ser iguales al número de estudiantes multiplicado por el precio medio de las habitaciones. A continuación, se dividirían por el número de instalaciones de alojamiento y por los diferentes tipos de habitaciones, con precios diferentes para habitaciones individuales, dobles, compartidas, etcétera. A partir de ahí, se añadirían los planes de comidas y los diversos gastos de reparación y mantenimiento, servicios de seguridad, servicios públicos y otros componentes. Puede que algunos de estos gastos estén directamente relacionados con el plan de ocupación. En efecto, puede dividir un modelo de alojamiento independiente que cargue los datos históricos de sus sistemas, utilice un conjunto común de cálculos para los distintos tipos de habitaciones y edificios, y esté vinculado al plan completo. ¿Y qué más?

• ¿Cuánto mejoraría su plan si pudiera modelizar cohortes individuales de estudiantes con hipótesis únicas de desgaste y fijación de precios para cada una?
• ¿Cuál es la lista de donantes del año pasado y cuánto esperamos que contribuyan este año?
• ¿Cuáles son los contratos de TI pendientes de la universidad, cuándo vencen y si se renovarán?

Incluir más voces en el proceso

Un buen plan financiero incorpora las opiniones de toda la universidad. Esto puede incluir la contratación y las admisiones, los servicios estudiantiles, la promoción, las relaciones con los antiguos alumnos, los recursos humanos, todas las unidades académicas y muchos otros. Con un sistema CPM en funcionamiento, es mucho más fácil sumergir a estas diferentes partes interesadas en el proceso. Pueden ver todos sus datos históricos y se actualizan mensualmente. Pueden enviar iteraciones del plan y comunicarse instantáneamente con usted sobre temas clave. Saben exactamente lo que se espera de ellos. Se hacen responsables de su parte del presupuesto y dedican más esfuerzo y reflexión a sus aportaciones. Al desaparecer la engorrosa mecánica de enviar y recibir archivos Excel por correo electrónico, resulta mucho más fácil incorporar nuevos socios al proceso. Mientras que antes sólo se podía interactuar con el Vicerrector de Asuntos Estudiantiles, ahora se abre el proceso a los responsables del centro de orientación profesional, la vida residencial, el atletismo, el asesoramiento y las actividades estudiantiles.

---

Eliminar los procesos manuales de su proceso de planificación le abre muchas posibilidades. Planificar con más frecuencia. Planificar con más detalle. Aprovechar las voces de toda su institución. Prophix le ayuda a modernizar los componentes tediosos y poco prácticos de su proceso de planificación y le permite centrarse en el análisis y en ser un socio estratégico para su universidad o escuela superior. Para obtener más información , visite aquí.