Lotus 1-2-3 y las máquinas de sumar: Recordando la vieja escuela de FP&A y mirando al futuro

¿No añora la tecnología financiera de antaño? ¿No era genial estar limitado a sólo tres cosas en Lotus 1-2-3? ¿No es el mundo demasiado silencioso sin el chirrido de las impresoras matriciales? ¿No sería estupendo volver a estar limitado por esas tarjetas perforadas con todas esas letras y números? ¿No? Quizá no seamos tan nostálgicos de la tecnología de antaño. Pero, ¿está su función de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) haciendo el mejor uso posible de la nueva tecnología disponible? ¿O sigue anclada en el siglo XX? Para celebrar nuestra última guía interactiva, FP&A Upgraded: Cómo modernizar la planificación y el análisis financiero de su empresahemos pedido a expertos en finanzas que nos cuenten sus historias de terror tecnológicas y nos aconsejen sobre cómo modernizar su función de planificación y análisis financiero.

Del libro mayor manual a la automatización financiera

¿Qué tipo de herramientas arcaicas utilizaban los expertos en finanzas al principio de sus carreras? "Al principio de mi carrera, estas cosas se hacían sobre tablas de piedra. Cuando Johannes Gutenberg inventó la imprenta, aceleró mucho el proceso de FP&A", bromea Jack McCullough, Presidente del CFO Leadership Council. Pero, hablando más en serio: "Esto le asustará: Contabilización manual del libro mayor con pluma estilográfica. La tecnología era un miniordenador IBM S/36, tarjetas perforadas y una calculadora eléctrica... ¡alrededor de 1982!", dice Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Para quienes no estén familiarizados con el IBM System/36, este "pequeño" sistema informático tenía el tamaño aproximado de un fax de empresa. El modelo básico incluía 128K de RAM y un disco duro de 30 MB, pero era ampliable hasta 7MB de RAM y 1478 MB de espacio en disco. Impresionante, ¿eh? ¿Y lo que es mejor? A principios de los ochenta, se podía conseguir esta proeza de la innovación por el módico precio de 200.000 dólares. En aquella época, el IBM System/36 era impresionante porque digitalizaba los procesos y mejoraba drásticamente la eficiencia. Incluso podía ejecutar programas de software de hasta 64K de tamaño Ahora recordamos el IBM System/36 con sorpresa y asombro. ¿Cómo es posible que un ordenador de sobremesa básico tenga ahora mil veces más capacidad de procesamiento por una fracción de su precio? Desde aquel salto inicial a la informática, las empresas han realizado otros avances notables, como ordenadores personales más pequeños, software más avanzado y sistemas en red. Aun así, la tecnología de FP&A de muchas empresas se ha estancado en las hojas de cálculo y la introducción manual de datos, técnicas que empantanan el proceso en la ineficacia y pueden incluso introducir más errores humanos. Es hora de dar el siguiente salto y modernizar la FP&A con procesos automatizados y exhaustivos que lleven las finanzas al siglo XXI.

De una visión estrecha a una visión más amplia

No sólo está evolucionando la tecnología, sino también la función de Finanzas. Históricamente, la planificación financiera era un ejercicio que se añadía después de que la empresa terminara el verdadero trabajo de planificación estratégica. Jack McCullough lo explica: "Creo que el mayor cambio es que hace 20 años, FP&A se consideraba a menudo como algo separado de la planificación estratégica. Sí, la planificación financiera y la planificación estratégica funcionaban en dos silos diferentes. Hoy en día, no se puede tener una sin la otra (con perdón de Frank Sinatra). Pero antes eran sólo contables los que hacían números en hojas de cálculo, mientras que hoy en día la tecnología es asombrosa y la aceptación de la planificación financiera como parte del plan estratégico es casi uniforme. Además, por aquel entonces, en muchas empresas la planificación financiera y administrativa era una actividad estacional (crear el plan financiero para el año siguiente en noviembre y diciembre). Hoy es un proceso perpetuo y, en gran medida gracias a la tecnología, más eficaz que nunca" La modernización de FP&A está impulsando el cambio de papel de Finanzas, que ha pasado de ser un apoyo en la trastienda a ser un participante clave en el desarrollo de la estrategia empresarial global. El auge de las técnicas contables de las previsiones renovables, la presupuestación de base cero y la planificación de escenarios permite a Finanzas realizar previsiones con más frecuencia, precisión y rapidez que nunca.

De operador de hojas de cálculo a asesor valioso

También existe la posibilidad de elevar el papel de los profesionales de FP&A dentro de la organización. Janet Schijns, CEO de JS Group, comparte una historia sobre el cambio del papel de Finanzas: "En mi primer trabajo, en el sector de la cosmética, las herramientas con las que trabajaba se basaban principalmente en hojas de cálculo o bases de datos, con una inteligencia limitada o nula y una serie de procesos muy complicados para conseguir que incluso el cálculo o la presentación más sencillos salieran bien. Tener a tu lado en todo momento a una persona con mucha experiencia en finanzas era una necesidad. Ahora, las herramientas permiten disponer de datos y analizarlos con sólo pulsar un botón. Esto permite a una gama más amplia de líderes tener no sólo acceso sino también inteligencia en torno a datos específicos para dirigir el negocio" Cabe preguntarse: ¿Qué hay de malo en necesitar una persona de Finanzas a tu lado en todo momento? ¿No deberían ser reconocidos por sus habilidades? La respuesta es un rotundo "¡sí!" Pero la modernización de FP&A permitirá que Finanzas sea conocida por mucho más que por sus impresionantes habilidades para hacer números. La tecnología financiera puede mejorar la colaboración, permitiendo que más personas contribuyan a los procesos de previsión y reprevisión. Y con un repositorio central de información, toda la alta dirección puede acceder a la información que necesita cuando la necesita. En lugar de ser los encargados de distribuir las previsiones y elaborar los informes, Finanzas se convertirá en la fuente de análisis más profundo y de información que impulse el negocio. ¿Por qué suben las cifras? ¿Por qué bajan? ¿Cómo debemos modificar nuestra estrategia en función de los cambios en la cadena de suministro? Con un mayor acceso a los datos, todos ganamos.

De tareas repetitivas a información sencilla

Las tareas repetitivas, como la introducción de datos, eran fundamentales para las finanzas de antaño. Gabrielle Luoma, cofundadora y consejera delegada de MOD Ventures, LLC, nos cuenta cómo eran los inicios de su empresa: "De vez en cuando, mi marido y yo recordamos una época en la que acababa de empezar mi negocio. Tenía una clienta que tenía una caja llena de recibos y quería que todos y cada uno de ellos se introdujeran en su Quicken. Esto era para todo el año, así que tuve que descifrar lo que decían los recibos. Muchos recibos estaban tan borrosos que apenas podíamos leerlos. Mi marido se pasó horas diciendo los nombres de los proveedores y los importes mientras yo los introducía en el sistema. Lo único que queríamos era acabar de una vez" A la mayoría de la gente no le gustan las tareas mundanas. Pero actualmente, la mayoría de los profesionales de las finanzas sólo dedican un 20% de su tiempo a la estrategia y a tareas de mayor valor, según una encuesta de Prophix. La modernización de FP&A puede automatizar las tareas rutinarias, incluidas las actividades basadas en reglas, la elaboración de informes, la consolidación de datos y la conciliación. Con menos trabajo repetitivo y datos más fiables, Finanzas puede dedicar más tiempo a actividades que aporten más valor a la organización.

¿Preparado para pasar a una FP&A moderna?

¿El departamento de FP&A de su empresa mira hacia el futuro o está anclado en el pasado? Ir más allá de las tablas de piedra es un comienzo, pero hay otras formas en que las empresas pueden modernizar el proceso de planificación y análisis financiero. Si está listo para deshacerse de los procesos manuales (y de esa vieja y polvorienta copia de Lotus 123), eche un vistazo a nuestro nuevo activo interactivo, que incluye opiniones de expertos en finanzas sobre cómo modernizar los procesos de planificación y análisis financieros de su empresa. Eche un vistazo a nuestro nuevo activo interactivo, FP&A Upgraded: Cómo modernizar la planificación y el análisis financiero de su empresa.