Opiniones de usuarios reales: Funciones imprescindibles en un software de conciliación de cuentas

¿Le cuesta encontrar el software adecuado para conciliaciones de cuentas complejas? No es el único

Muchas organizaciones se enfrentan al reto de identificar qué procesos podrían beneficiarse de un software de conciliación de cuentas.

Si está buscando soluciones, es posible que haya oído hablar de nuestro último lanzamiento: ProphixOne Account Reconciliation.

Esta nueva aplicación, disponible exclusivamente en Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, simplifica su proceso de cierre financiero. Ofrece un eje centralizado para importar datos, almacenar plantillas de conciliación estandarizadas, añadir comentarios y archivos adjuntos de apoyo, automatizar los flujos de trabajo de certificación y generar informes detallados para mejorar la preparación para auditorías.

En el blog de hoy, nos sumergimos en opiniones reales de usuarios de software de conciliación de cuentas y destacamos las principales características que hay que buscar en una nueva solución. De este modo, podrá realizar una inversión informada que beneficie a todo su equipo.

El reto de comprar un software de conciliación de cuentas

Navegar por el mundo del software de conciliación de cuentas puede resultar desalentador. Muchas organizaciones, ya dependan de hojas de cálculo o carezcan de funciones de conciliación específicas, se enfrentan a obstáculos similares.

Tomemos, por ejemplo, una organización que utiliza Excel para la conciliación de cuentas. Con las hojas de cálculo, es probable que los procesos de conciliación de cuentas existan en silos con pasos no documentados, lo que dificulta el seguimiento del progreso, garantiza la coherencia y aumenta el riesgo de problemas de cumplimiento. Cuantas más hojas de cálculo dispares gestione, mayor será la probabilidad de que se produzcan imprecisiones en el proceso de conciliación.

Del mismo modo, una empresa que disponga de un software financiero pero que no cuente con una función específica de conciliación de cuentas puede tener dificultades para automatizar los procesos y colaborar en toda la empresa con los responsables de la conciliación. Esta falta de actualizaciones en tiempo real puede contribuir a la ineficacia operativa y dificultar la escalabilidad.

Está claro que, en ambos ejemplos, las empresas podrían beneficiarse de un software de conciliación de cuentas. Pero, ¿cómo encontrar el software de conciliación de cuentas adecuado para su empresa?

Los analistas del sector, como Gartner, BPM Partners, Ventana Research o Dresner Advisory Services, son un buen punto de partida en su búsqueda. Los analistas suelen tener una visión global de las tendencias del sector y pueden ofrecer una evaluación imparcial de muchos proveedores de software.

Las revisiones por pares también deberían desempeñar un papel importante en la fase de investigación del software de conciliación de cuentas. Al examinar los comentarios de empresas de un sector o tamaño similar, puede identificar las funciones que beneficiarían directamente a su organización o excluir a los proveedores que no ofrecen el nivel de asistencia que usted necesita.

Antes de sumergirnos en los comentarios de clientes reales sobre el software de conciliación de cuentas, veamos brevemente el papel que desempeña este proceso en la gestión del rendimiento financiero.

El papel de la conciliación de cuentas en la gestión del rendimiento financiero (FPM)

Si ya ha empezado a investigar el software de conciliación de cuentas, es probable que haya oído hablar de la gestión del rendimiento financiero (FPM).

La gestión del rendimiento financiero hace referencia al modo en que las empresas gestionan sus procesos financieros en toda la organización, incluidos la elaboración de presupuestos y la planificación, la generación de informes y el análisis, la consolidación financiera y la gestión entre empresas. A medida que su organización crece, estos procesos se vuelven más complejos y pueden requerir inversiones adicionales -como la conciliación de cuentas- parasatisfacer sus necesidades cambiantes.

Partiendo de esta definición de FPM, la conciliación de cuentas es un componente crítico del rendimiento financiero porque compara los registros financieros con los extractos bancarios para garantizar la precisión y coherencia de los informes financieros y ayuda a mantener la integridad de los datos financieros de una empresa. Al conciliar las cuentas con regularidad, las empresas pueden identificar las discrepancias a tiempo, evitando posibles errores o fraudes. Este proceso también garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos y mejora la eficiencia de las operaciones financieras.

Para gestionar eficazmente su rendimiento financiero y la conciliación de cuentas, muchas empresas recurren a una plataforma de rendimiento financiero como Prophix One.

Prophix One se distingue de otros softwares financieros (como el software FP&A, el software Corporate Performance Management (CPM) o el software Enterprise Planning Management (EPM)) por ofrecer una experiencia de usuario sin fisuras. Permite una navegación sencilla entre aplicaciones (como Prophix One Account Reconciliation) y una gestión eficaz de los flujos de trabajo, la seguridad y el intercambio de datos en todos los procesos. Y cuantas más soluciones integre, más valor obtendrá de Prophix One, incluyendo:

• Integración de datos: Los datos centralizados garantizan que todas las aplicaciones utilicen y compartan datos precisos de una única fuente.
• Procesamiento avanzado de datos: Proporciona a sus equipos la capacidad de gestionar planes complejos y grandes conjuntos de datos.
• Inicio de sesión unificado y gestión de usuarios: Un único punto de entrada y una gestión de usuarios intuitiva le permiten pasar fácilmente de una aplicación a otra sin tener que repetir los inicios de sesión.
• Seguridad: El cifrado robusto, la detección avanzada de amenazas y los estrictos controles de acceso protegen sus datos, todo ello respaldado por una garantía de tiempo de actividad del 95,5%. Puede confiar en que sus datos están seguros con normas reconocidas en el sector como ISO/IEC 27001, SOC 2, TRUSTe y HITRUST detrás de Prophix One.
• Flujo de trabajo: Los flujos de trabajo en toda la plataforma le permiten gestionar todos sus procesos de forma centralizada en todas las aplicaciones y establecer una única versión de la verdad.
• Interfaz de usuario: Una interfaz de usuario unificada permite a su equipo ser más eficiente y simplifica la formación de los usuarios en todas las aplicaciones.

Ahora que entiende por qué debe priorizar una Financial Performance Platform para la conciliación de cuentas, escuchemos directamente a los clientes sobre por qué han elegido Prophix One Account Reconciliation.

Por qué las organizaciones están implementando software de conciliación de cuentas

Dependiendo de la complejidad de sus procesos actuales y de su plan de crecimiento, las empresas utilizarán el software de conciliación de cuentas por diversas razones. Sin embargo, las principales ventajas siguen siendo las mismas: mayor eficacia, precisión y colaboración entre los equipos financieros y contables.

Vea este vídeo para conocer de primera mano las experiencias de los usuarios sobre el impacto transformador del software de conciliación de cuentas:

Además, esto es lo que dicen los primeros usuarios de Prophix One Account Reconciliation:

"Hoy en día, cuando compras un teléfono, no quieres que te den un manual para leer, sólo quieres empezar a usarlo. La gente no tiene paciencia para leer durante horas para aprender a utilizar un nuevo producto y con Prophix One Account Reconciliation no hace falta, es así de fácil" - Yu Gnezil, Controlador, Jamul Casino

"Tener un software de cierre mensual designado en su lugar [es] una gran mejora de nuestro proceso actual. Prophix One Account Reconciliation [garantiza] que las conciliaciones se completen rápidamente y se almacenen en una ubicación central, lo que ofrece una imagen más clara para que los nuevos miembros del equipo comprendan las tareas y procesos de fin de mes." - Jenna Nosbush, Directora de Finanzas y Contabilidad, ICBA

"Es muy útil tener todo en un mismo sitio. Como ya utilizamos Prophix One, será estupendo trasladar nuestra conciliación de cuentas a la misma plataforma con automatización para activar correos electrónicos y notificaciones. Si completas algo, se activa la siguiente tarea y se notifica al propietario" - Erika Jones, Informes y análisis financieros, Lee Company

Características principales que debe buscar en un programa de conciliación de cuentas

Al seleccionar un software de conciliación de cuentas, ciertas funciones pueden mejorar significativamente su cierre financiero. Basándonos en los comentarios reales de los clientes, a continuación se indican algunas de las características más destacadas que debe tener en cuenta:

• Facilidad de uso: Elija un software que sea fácil de implementar e intuitivo de aprender, lo que garantiza una transición sin problemas para su equipo.
• Datos centralizados: Asegúrese de que las conciliaciones se almacenan en una ubicación central accesible para todos los miembros relevantes del equipo, promoviendo la transparencia y la colaboración.
• Notificaciones automatizadas: Busque correos electrónicos y notificaciones automatizadas que activen la siguiente tarea en el proceso, manteniendo su flujo de trabajo en el camino correcto.

Además de estas características recomendadas por los usuarios, también debe dar prioridad a las siguientes funciones en su búsqueda de software:

• Conciliación automática de cuentas: Acelere su proceso de cierre financiero con la conciliación de cuentas automatizada, reduciendo las tareas manuales y minimizando los errores.
• Gestión estructurada de tareas: Mejore la colaboración a través de flujos de trabajo automatizados, actualizaciones en tiempo real y gestión estructurada de tareas, garantizando la rendición de cuentas y la agilización de los procesos en todo su equipo.
• Seguimiento de artículos: Obtenga una vista de pájaro de las conciliaciones del balance con capacidades de seguimiento de partidas completadas y atrasadas, proporcionando perspectivas estratégicas a través de entidades, períodos y cuentas.
• Registro de auditoría: Centralice el almacenamiento de los detalles de la conciliación y la documentación para crear una pista de auditoría en todo el sistema, mejorando la confianza de las partes interesadas y la eficacia de la auditoría.
• Seguridad basada en funciones: Refuerce la gobernanza financiera con la seguridad basada en funciones y el bloqueo de periodos, mejorando la calidad de los datos y reduciendo los errores mediante plantillas de conciliación estructuradas.

Al centrarse en estas características clave, puede capacitar a su equipo para cerrar más rápido y con mayor precisión, impulsando un mejor rendimiento financiero.

Conclusiones: Facilite la conciliación de cuentas con Prophix One™

Las reseñas de los clientes son una excelente manera de determinar si el software de conciliación de cuentas beneficiará a su empresa. Con una evaluación imparcial de las características y funcionalidades clave, puede elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Prophix One está altamente recomendado por los clientes en TrustRadius, G2 y Gartner Peer Insights. Su plataforma todo en uno le permite cerrar más rápido, proporcionando toda la funcionalidad necesaria para conciliar con confianza sus cuentas.

¿Está listo para transformar la conciliación de sus cuentas? Vea nuestro vídeo de 2 minutos para ver cómo Prophix One Account Reconciliation agiliza su cierre financiero.