Planificación de escenarios: Beneficios, pasos y ejemplos

La planificación de escenarios, a veces denominada "planificación hipotética", ha cobrado protagonismo en los equipos financieros. Con unos años turbulentos en el retrovisor y un futuro impredecible en el horizonte, los equipos financieros buscan predecir lo que está por venir. Es una forma de estar preparados para cualquier resultado y proteger a su organización de posibles dificultades.

Por eso es importante conocer los tipos de escenarios que se pueden prever, los pasos que hay que dar y algunos ejemplos.

¿Qué es la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios, a veces denominada planificación "hipotética", ayuda a las empresas a prepararse para una posibilidad futura explorando distintos resultados basados en variables potenciales. En lugar de predecir el futuro, permite a las empresas sortear la incertidumbre y adaptarse a entornos cambiantes. En el vertiginoso mundo actual, en el que las condiciones del mercado, la normativa y las tecnologías cambian con rapidez, la planificación de escenarios permite a los responsables financieros y operativos modelizar diversas situaciones, evaluar riesgos y tomar decisiones con conocimiento de causa que garanticen el éxito de su empresa pase lo que pase en el futuro.

He aquí un ejemplo de planificación de escenarios. Supongamos que la Directora Financiera de una empresa manufacturera quiere saber cómo afectará la escasez de personal a los ingresos por sus productos. Puede crear dos escenarios diferentes (Escenario A y B) que consideren cómo un número X de productos, producidos a un precio de venta X, afectará a los ingresos previstos por sus productos. Con esta información, el director financiero puede evaluar diferentes soluciones para aumentar los ingresos o reducir los costes

¿Quién es responsable de la planificación de escenarios?

Los responsables de la planificación de escenarios suelen ser los altos cargos y los responsables de la toma de decisiones de una organización, como el Director Financiero, el Consejero Delegado y otros ejecutivos. En finanzas, el equipo de FP&A a menudo lidera la tarea, trabajando junto con varios jefes de departamento para evaluar riesgos y oportunidades. A menudo, dependiendo del tipo de planificación, pueden participar equipos interfuncionales, como los de operaciones y RRHH.

Después de identificar quién dirige la planificación de escenarios, es importante reconocer que la colaboración es la clave del éxito. Los distintos departamentos aportan ideas basadas en sus retos y puntos de vista únicos. Por ejemplo, un equipo financiero puede centrarse en la elaboración de presupuestos en diferentes condiciones económicas, mientras que operaciones evalúa los riesgos de la cadena de suministro. Este enfoque colaborativo permite a las empresas ser ágiles y estar mejor preparadas para afrontar las incertidumbres.

¿Por qué se utiliza la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios se utiliza para ayudar a las organizaciones a prepararse para la incertidumbre explorando una serie de posibles resultados futuros. Permite a las empresas poner a prueba sus estrategias frente a distintas variables, como cambios en el mercado, cambios económicos u otros acontecimientos puntuales. Al considerar y probar múltiples escenarios, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas más rápidamente ante la volatilidad o el cambio.

Planificación de escenarios frente a previsiones financieras

La planificación de escenarios y la previsión financiera se parecen en que ambas implican anticipar resultados futuros para fundamentar las decisiones empresariales. Sin embargo, difieren en el enfoque.

Como ha leído hasta ahora, la planificación de escenarios explora múltiples futuros posibles, lo que permite a las empresas prepararse para cualquier número de incertidumbres o acontecimientos perturbadores. La previsión financiera se centra en predecir un futuro probable a partir de datos actuales e históricos, centrándose en los resultados financieros típicos, como ingresos y gastos.

Ventajas de la planificación de escenarios

1. Mejora de la toma de decisiones basada en la información: La planificación de escenarios le permite reproducir diferentes escenarios futuros. De este modo, cuando el mercado cambia o los tipos de interés suben, usted comprende las posibilidades y sabe qué palancas empresariales utilizar y por qué.
2. Gestión de riesgos: La planificación de escenarios ayuda a identificar posibles amenazas y a mitigar los riesgos.
3. Mayor agilidad: Prepárese para lo inesperado, de modo que cuando se produzcan los escenarios que ha modelado sea capaz de ajustarse rápidamente.
4. Mayor visión a largo plazo: Asegúrese de que su organización está preparada para afrontar los retos y el crecimiento futuros.

¿Cuáles son los principales tipos de escenarios?

Los principales tipos de escenarios son

• Escenarios cuantitativos
• Escenarios operativos
• Escenarios normativos
• Escenarios de gestión estratégica
• Escenarios probabilísticos
• Escenarios interactivos

Veamos cada uno de ellos con más detalle.

Escenarios cuantitativos

Los escenarios cuantitativos son modelos basados en datos que se apoyan en un número que se ha introducido, como métricas financieras, tendencias del mercado o indicadores económicos. Los escenarios cuantitativos permiten a las empresas hacer predicciones sobre resultados como el crecimiento de los ingresos o las fluctuaciones de los costes mediante el análisis de grandes cantidades de datos. Este método de planificación de escenarios suele estar dirigido por equipos de FP&A, analistas de datos o el departamento financiero.

Escenarios operativos

Los escenarios operativos se centran en los procesos y flujos de trabajo internos y exploran el impacto de los cambios en las operaciones, como las nuevas tecnologías o los cambios de personal. Este tipo de modelado de escenarios ayuda a las empresas a optimizar la eficiencia y mitigar las interrupciones, y está dirigido por los responsables de operaciones o de la cadena de suministro.

Escenarios normativos

Los escenarios normativos se centran en objetivos específicos y en cómo diseñar un camino hacia un estado futuro deseado. Los escenarios normativos suelen reflejar resultados ideales, orientando a los responsables de la toma de decisiones sobre los pasos necesarios para alcanzar objetivos a largo plazo. Este tipo de planificación de escenarios corre a cargo del personal directivo y de planificación estratégica.

Escenarios de gestión estratégica

Los escenarios de gestión estratégica se centran en las estrategias a largo plazo y en cómo afectan las distintas decisiones a la dirección general de la organización. Los escenarios de gestión estratégica se utilizan para la planificación de alto nivel en torno a la competencia, el posicionamiento o el crecimiento empresarial, y suelen estar a cargo del equipo ejecutivo.

Escenarios probabilísticos

Los escenarios basados en probabilidades implican asignar probabilidades a distintos escenarios futuros. Mediante el uso de probabilidades, las empresas pueden evaluar el riesgo y dar prioridad a los escenarios que tienen más probabilidades de suceder, de modo que puedan ser estratégicas y centrarse en estrategias de alto impacto. Los escenarios basados en probabilidades suelen ser realizados por equipos de gestión de riesgos o equipos de FP&A.

Escenarios interactivos

Los escenarios interactivos implican ajustes continuos basados en la retroalimentación y los acontecimientos en tiempo real. Los escenarios interactivos son dinámicos y evolucionan a medida que surge nueva información. Este tipo de modelización de escenarios es útil para entornos complejos y rápidamente cambiantes, como la gestión de crisis o los acontecimientos políticos. En los escenarios interactivos suelen participar equipos multifuncionales y partes interesadas externas.

¿Cuáles son los pasos del proceso de planificación de escenarios?

Paso 1: Definir objetivos

Identifique claramente sus metas y objetivos para la planificación de escenarios. Puede tratarse de abordar retos empresariales concretos, anticiparse a los cambios del mercado o prepararse para posibles perturbaciones. Un objetivo claro y conciso le ayudará a orientarse a lo largo del proceso.

Paso 2: Recopilar datos

Los datos son la clave, así que recopile datos cualitativos y cuantitativos que sean relevantes para las metas y objetivos que acaba de esbozar. Estudios de mercado, datos históricos de rendimiento, informes y tendencias del sector, opiniones de expertos en la materia. Los datos son fundamentales para la planificación del escenario.

Paso 3: Identificar los factores clave

Determine qué factores críticos pueden afectar a su empresa. Puede tratarse de factores externos (económicos, normativos) o internos (asignación de recursos, estructura organizativa). Comprender estos factores le ayudará a enmarcar su planificación de escenarios.

Paso 4: Desarrollar escenarios

Cree escenarios plausibles basados en los factores identificados. Cada escenario debe reflejar resultados futuros, pero hay que tratar de combinar escenarios optimistas, pesimistas y neutrales.

Paso 5: Analizar los escenarios

Evalúe las implicaciones de cada escenario para su empresa. Considere los riesgos y oportunidades que presenta cada escenario. Es importante evaluar cómo se alinearían con sus objetivos organizativos generales.

Paso 6: Formular estrategias

En este paso podrá crear el libro de jugadas para futuros escenarios. Desarrolle estrategias de actuación y planes de contingencia para cada escenario. El objetivo es garantizar que su empresa pueda responder rápidamente a todo lo que se le eche encima.

Paso 7: Supervisar y actualizar

La planificación de escenarios no es un ejercicio puntual. Controle las variables internas y externas, actualice los escenarios en consecuencia y revise periódicamente sus objetivos y estrategias originales.

Ejemplos de planificación de escenarios

Previsión de efectivos

La previsión deefectivos se utiliza para ayudar a las empresas a anticipar sus necesidades de personal en función de escenarios empresariales futuros. Por ejemplo, las empresas pueden desarrollar tres escenarios diferentes. Cada escenario puede ayudar a la empresa a planificar la contratación, el presupuesto, la formación o la reestructuración:

1. El mejor de los casos: La empresa experimenta un rápido crecimiento y necesita contratar a 75 nuevos empleados para satisfacer la demanda.
2. Crecimiento moderado: La empresa necesita contratar un número modesto de nuevos empleados para satisfacer la demanda.
3. Escenario de recesión: La empresa se enfrenta a una recesión y necesita reducir su plantilla en un 10%.

Planificación de la capacidad de ventas

Si una organización desea optimizar su fuerza de ventas para alcanzar objetivos estratégicos, puede utilizar la planificación de escenarios para comprender la capacidad de ventas. La planificación de la capacidad de ventas permite a la organización determinar cuántos representantes de ventas son necesarios para alcanzar sus objetivos de ingresos en función de varios escenarios. Entre los factores clave a tener en cuenta se encuentran la demanda del mercado, los ciclos de ventas y los costes de adquisición de clientes. La planificación proactiva permite a las organizaciones alinear la capacidad de ventas con los objetivos estratégicos.

Planificación de ingresos

La planificación de los ingresos permite a las empresas prever los ingresos en distintas condiciones de mercado y garantizar la preparación estratégica. Las empresas pueden desarrollar escenarios que reflejen futuros potenciales, como diferentes condiciones de mercado. Para cada escenario, las empresas pueden crear estrategias adaptables que optimicen los precios, los esfuerzos de marketing y la asignación de recursos. La planificación de los ingresos permite a las empresas maximizar las oportunidades de ingresos y sortear con eficacia las fluctuaciones del mercado.

Preguntas frecuentes sobre la planificación de escenarios

¿Cuál es la diferencia entre la planificación de escenarios y la planificación de la continuidad de la actividad?

La planificación de escenarios y la continuidad de la actividad son conceptos relacionados pero distintos. La planificación de escenarios se centra en la preparación para diversas posibilidades futuras. En cambio, la planificación de la continuidad de la actividad garantiza que las funciones críticas de la empresa puedan continuar durante y después de una interrupción, como una catástrofe natural, un corte de electricidad u otros fallos de la empresa. La planificación de la continuidad de la actividad implica crear planes y procesos para minimizar el tiempo de inactividad y mantener las operaciones. La planificación de la continuidad empresarial también se centra en las estrategias de recuperación.

¿Para qué sirve la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios se utiliza para ayudar a las organizaciones a prepararse para la incertidumbre explorando una serie de posibles resultados futuros. Permite a las empresas probar estrategias frente a distintas variables, como cambios en el mercado, cambios económicos u otros acontecimientos puntuales. Al considerar y probar múltiples escenarios, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas más rápidamente cuando se enfrentan a la volatilidad o el cambio.

¿Cómo se crean los escenarios?

Para crear escenarios, las organizaciones deben identificar los factores clave que influyen en su entorno, como las tendencias económicas, los cambios normativos u otros factores perturbadores del mercado.

¿Con qué frecuencia deben actualizarse los escenarios?

Los escenarios deben actualizarse periódicamente, sobre todo en sectores dinámicos. Se recomienda revisarlos al menos una vez al año o después de que se produzcan acontecimientos significativos en el mercado.

En un panorama empresarial en rápida evolución, la planificación de escenarios se ha convertido en una herramienta vital para cualquier organización que desee adaptarse rápidamente a las tendencias o cambios emergentes. Sea cual sea su sector, la información obtenida a través de la planificación de escenarios permite a los líderes adaptarse rápidamente y garantizar la resistencia frente a retos imprevistos.

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