Planificación de tesorería: qué significa y por qué es importante

Comprender y gestionar eficazmente la tesorería es la clave de la longevidad y el éxito. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su flujo de caja siga siendo saludable y predecible?

Hoy desmitificaremos la planificación del flujo de caja y le guiaremos sobre cómo crear un plan de flujo de caja, incluidas sus ventajas y dificultades. También describiremos los distintos tipos de flujos de caja y cómo crear un estado de flujo de caja pro forma.

¿Qué es la planificación de tesorería en la empresa?

Definamos la planificación de tesorería en la empresa y sus diferencias con la elaboración de presupuestos, para que pueda elegir el proceso que mejor se ajuste a sus objetivos organizativos.

Definición de plan de tesorería

La planificación del flujo de caja es un proceso estratégico que implica la previsión de futuras entradas y salidas de efectivo, el análisis de las posiciones actuales de tesorería y la aplicación de medidas de control para gestionar la liquidez. Este proceso es vital para que las empresas mantengan la estabilidad financiera, apoyen el crecimiento y eviten posibles déficits de tesorería.

Entre las métricas que pueden supervisarse como parte de un plan de tesorería se incluyen:

• Días de ventas pendientes (DSO)
• Días de cuentas a pagar pendientes (IPO)
• Días de existencias disponibles (DIO)

También cabe señalar que la planificación del flujo de caja y la previsión del flujo de caja se utilizan a menudo como sinónimos para describir el proceso de gestión de la liquidez.

Planificación de tesorería frente a presupuestación

La presupuestación tiene en cuenta los ingresos y gastos durante un periodo largo, normalmente de 12 meses o más. En cambio, la planificación del flujo de caja es una estimación de las entradas y salidas de efectivo durante un periodo más corto, normalmente de tres a seis meses.

Un presupuesto muestra los ingresos y gastos para un periodo de 12 meses, una previsión de tesorería desglosa cuándo se gastará o recibirá el efectivo. Tanto los presupuestos como los planes de tesorería son vitales para garantizar que se dispone de fondos para mitigar las perturbaciones e impulsar el rendimiento.

3 pasos para crear un plan de tesorería

Ahora que ya sabes qué es la planificación de tesorería y en qué se diferencia de la presupuestación, vamos a ver los tres pasos para crear un plan de tesorería.

1. Recopilar, organizar y verificar todos los ingresos y gastos

En primer lugar, determina el periodo de tiempo deseado para tu plan de tesorería, que puede variar desde unas pocas semanas hasta varios meses.

Una vez establecido el horizonte temporal que desea planificar, debe recopilar, organizar y verificar todos los ingresos y gastos de un período histórico de la misma duración. Esto te ayudará a comprender mejor la estacionalidad, los gastos recurrentes y los pagos.

A continuación, puede empezar a hacer una lista de sus ingresos (entradas de efectivo) para el periodo que está planificando. Esta lista debe incluir las ventas previstas, pero también los ingresos no procedentes de las ventas, como devoluciones de impuestos, subvenciones, inversiones y cánones o derechos de licencia.

A continuación, debe enumerar sus gastos (salidas de efectivo) para el periodo deseado. Aquí deben incluirse todos los gastos relacionados con el funcionamiento de la empresa, como alquileres, salarios, préstamos, marketing y publicidad, etc.

Sus datos de entradas y salidas de efectivo pueden agregarse automáticamente desde su software FP&A (también denominado software de planificación financiera, gestión del rendimiento corporativo (CPM), gestión del rendimiento financiero (FPM) o gestión del rendimiento empresarial (EPM)). Si todavía utiliza hojas de cálculo, deberá compilar estos datos manualmente, lo que supone un riesgo de introducir errores

2. Calcular el saldo de caja de cada mes

Una vez que tenga la lista de entradas y salidas de efectivo, puede empezar a calcular el saldo de caja de cada mes restando los gastos de los ingresos.

Esto le ayudará a determinar si tiene un flujo de caja positivo, lo que significa que ingresa más de lo que gasta, o un flujo de caja negativo, lo que significa que gasta más de lo que ingresa.

En cada caso, puedes ajustar tus objetivos para satisfacer las necesidades de la empresa y asegurarte de que dispones de efectivo suficiente para cumplir tus compromisos

3. Calcule los flujos de caja futuros

Una vez calculado el saldo de caja de cada mes, es fácil estimar los flujos de caja futuros a lo largo de varios meses.

Si tienes demasiadas semanas seguidas de flujo de caja positivo o negativo, esto puede indicar que ha llegado el momento de invertir tus fondos sobrantes o de ajustar los objetivos de ventas o los periodos de pago para generar más entradas de efectivo.

Ventajas de la planificación de tesorería

Exploremos cómo la planificación de la tesorería puede mejorar su negocio, desde reforzar el control de costes hasta evitar obstáculos financieros y optimizar las cuentas por cobrar.

Mayor control de costes

Cuando se sabe qué dinero entra y sale, es más fácil ver en qué gasta la empresa. Al ver cómo gasta, puede encontrar los lugares donde está malgastando el dinero y decidir dónde gastar menos. Esto le ayuda a controlar mejor los costes, sacando el máximo partido de lo que tiene y manteniendo su negocio saneado.

Evitar bloqueos

La planificación del flujo de caja le ayuda a evitar bloqueos financieros. Mediante la previsión de sus finanzas, puede anticiparse y sortear posibles déficits de tesorería. Esto permite que las operaciones comerciales no se interrumpan.

Optimizar las cuentas por cobrar

Una planificación eficaz de la tesorería no sólo mejora el control sobre los pagos entrantes, sino que también permite identificar y abordar los problemas con los clientes que suelen retrasarse en los pagos. Al predecir y seguir con precisión los calendarios de pago, puede mantener una entrada de efectivo constante y trabajar de forma proactiva con los clientes para garantizar los pagos a tiempo. Este enfoque estratégico ayuda a evitar contratiempos financieros y fomenta relaciones más sólidas con los clientes, lo que conduce a una gestión de cuentas por cobrar más eficiente y productiva.

Retos asociados a la planificación de la tesorería

La planificación de la tesorería es compleja y puede plantear problemas como la inexactitud de los datos, la falta de participación de los departamentos y el elemento de incertidumbre. Pero existen soluciones prácticas para superarlos

Datos inexactos

Si utiliza hojas de cálculo para controlar y gestionar sus entradas y salidas de efectivo, es posible que se encuentre con datos inexactos durante el proceso de planificación. Esto puede dar lugar a previsiones erróneas de los flujos de tesorería, causando posibles errores en la toma de decisiones estratégicas.

Para solucionar este problema, le sugerimos un software de FP&A que puede ayudarle a establecer cálculos automatizados que alimenten sus presupuestos de flujo de caja, como el efectivo de las operaciones o las inversiones. Una vez establecidos los cambios automatizados, sólo tendrá que contabilizar las actividades de tesorería que no estén automatizadas, como determinadas actividades de financiación o inversión.

Falta de participación de los departamentos

La falta de participación de todos los departamentos puede dificultar la planificación de la tesorería. Sin una cooperación plena, los equipos financieros pueden pasar por alto información importante, lo que hace que las predicciones de tesorería sean menos precisas. Para solucionar este problema, todos los departamentos tienen que trabajar juntos.

Para fomentar la colaboración entre empresas, recomendamos implantar un software de planificación financiera. El software de planificación financiera puede agilizar el intercambio de información entre todos los departamentos, garantizando que no se pierda ningún dato importante. Como resultado, el equipo financiero recibe información exhaustiva para realizar previsiones de tesorería más precisas.

No es una garantía

Aunque los planes de tesorería son útiles para los equipos financieros que desean conocer su situación de tesorería, no son una garantía de lo que está por venir.

Para afrontar el reto de que los planes de tesorería no garanticen los resultados futuros, considere la posibilidad de adoptar un enfoque de análisis de escenarios. Esto implica crear múltiples previsiones de tesorería basadas en diferentes escenarios posibles, como retrasos en los pagos o aumentos inesperados de los costes. Al prepararse para distintos resultados, puede afrontar mejor los cambios financieros inesperados y adaptarse a ellos, aumentando la resistencia de su empresa.

¿Cuáles son los distintos tipos de flujo de caja?

Desgranemos los entresijos de los distintos flujos de tesorería -flujo de tesorería procedente de las operaciones (CFO), flujo de tesorería procedente de la inversión (CFI), flujo de tesorería procedente de la financiación (CFF) y flujo de tesorería libre- y cómo cada uno de ellos desempeña un papel fundamental en los resultados financieros de una empresa.

Flujo de caja de las operaciones (CFO)

El flujo de caja de las operaciones (CFO), también denominado flujo de caja de explotación, es una medida de la cantidad de efectivo que una empresa genera y consume al llevar a cabo sus actividades de explotación durante un periodo específico. El flujo de caja de explotación no incluye los ingresos por inversiones, los gastos ni los desembolsos de capital a largo plazo.

Flujo de caja procedente de inversiones (CFI)

El flujo de caja de inversión (CFI) se refiere al efectivo ganado o gastado como parte de las actividades relacionadas con la inversión en un periodo específico. El flujo de caja de inversión puede proceder de los intereses devengados o de la venta de inversiones, o de la compra de activos a largo plazo como el inmovilizado material.

Flujo de caja de financiación (CFF)

El flujo de caja de la financiación (CFF) se refiere al efectivo utilizado o generado por las actividades de financiación. Las actividades de financiación pueden incluir la emisión y amortización de deuda y la emisión y recompra de capital.

Flujo de caja libre (FCF)

El flujo de caja libre se utiliza para designar el efectivo que sobra después de que la empresa haya pagado los gastos de explotación y los gastos de capital (también denominados CapEx). Cuando se dispone de un excedente de flujo de caja libre, el equipo financiero puede priorizar e invertir en actividades que aumenten el valor para el accionista y amplíen las operaciones de la empresa.

Creación de un estado pro forma de tesorería

Ahora que ya conocemos los distintos tipos de flujos de tesorería, podemos centrar nuestra atención en los estados pro forma de flujos de tesorería y su papel en la planificación eficaz de la tesorería.

¿Qué es el estado de flujos de tesorería?

Un estado de flujo de caja es un informe que incluye cada uno de los tipos de flujo de caja que hemos identificado anteriormente, incluido el flujo de caja procedente de:

• Operaciones
• Inversiones
• Financiación

Es una visión holística de las entradas y salidas de efectivo de su empresa durante un periodo concreto. El efectivo disponible indica su capacidad para operar a corto y largo plazo, y puede compararse con otros estados financieros, como las cuentas de pérdidas y ganancias, las cuentas de resultados y el balance.

¿Por qué crear un estado de tesorería pro forma como parte de un plan de tesorería?

"Pro forma" se define como "en aras de la forma", lo que en finanzas y contabilidad significa que el estado financiero se formuló utilizando proyecciones e hipótesis. En la práctica, esto permite a las empresas excluir cualquier transacción puntual que consideren atípica, oscureciendo así sus resultados. Los estados de flujos de caja pro forma no suelen ser compatibles con los principios contables generalmente aceptados (PCGA), pero eso no significa que sean intrínsecamente incompatibles.

En consecuencia, el uso de estados financieros pro forma exige transparencia sobre los métodos utilizados y las diferencias con los PCGA para evitar engañar a los inversores y otras partes interesadas.

Lea la historia del cliente de Boulay.

Conclusión: Domine la planificación del flujo de caja con Prophix

Para concluir, la planificación del flujo de caja es clave para el éxito empresarial. Hemos esbozado el concepto de planificación del flujo de caja, demostrado cómo crear un estado de flujo de caja, subrayado sus ventajas y abordado los posibles obstáculos. Ahora puede gestionar mejor el futuro financiero de su empresa con confianza y precisión.

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