Planificar con incertidumbre

El software de planificación y análisis financiero (FP&A) es una categoría de aplicación de software empresarial (B2B) reconocida por la mayoría de los analistas. Esta categoría de software permite a las empresas ir más allá de las limitaciones de las hojas de cálculo y realizar la planificación financiera, la elaboración de informes y el análisis, de forma más sencilla y colaborativa. También se denomina software de gestión del rendimiento corporativo (Corporate Performance Management, CPM), gestión del rendimiento empresarial (Enterprise Performance Management, EPM) o gestión del rendimiento empresarial (Business Performance Management, BPM), dependiendo del proveedor.

Este libro blanco examina cómo la volatilidad del mercado acentúa la necesidad de la planificación empresarial y sitúa estos cambios en el contexto de la FP&A más avanzada.

Cómo ha cambiado la planificación

No hace mucho tiempo, el principal (y a menudo único) ejercicio de planificación que realizaba una empresa era la preparación del presupuesto anual. La elaboración del presupuesto era un proceso formal gestionado por la Oficina de Finanzas, cuyo resultado era un plan al nivel de detalle del libro mayor. El equipo de Finanzas presentaba el presupuesto al consejo de administración o a la alta dirección para su aprobación y era, en muchas empresas, una autorización para gastar. Si un gasto figuraba en el presupuesto, los directivos asumían que podían gastar el dinero.

El presupuesto anual también estaba relacionado con la retribución, y las primas departamentales solían basarse en la consecución de los objetivos de ingresos. Para ello, era necesario calcular las desviaciones: si se alcanzaba el 120% del presupuesto, se pagaba una prima mayor que si se alcanzaba el 110%.

En esta forma de dirigir una empresa, la planificación es relativamente poco importante. La elaboración del presupuesto es un proceso anual en el que participan principalmente los financieros. Las personas ajenas a las finanzas están más preocupadas por su retribución variable y su capacidad para contratar más personal.

Pero ahora, la forma de planificar de las empresas está cambiando. Planifican con más detalle por diversas razones:

1. Los sistemas ERP modernos permiten obtener datos más detallados o "granulares" en el libro mayor. Las transacciones financieras pueden asignarse a muchas entidades de información diferentes, como departamentos, proyectos, productos, etc.
2. La granularidad también puede extenderse al tiempo. En lugar de planificar sólo una vez al año, la mayoría de las empresas desean elaborar previsiones trimestrales, mensuales o (para las previsiones de tesorería) semanales o diarias.
3. La planificación mensual ha motivado a las empresas a ir más allá del ejercicio en curso y, cada mes, planificar para los 12 meses siguientes (previsiones continuas) o ampliar el plan a mitad de año para incluir todo el ejercicio siguiente (planificación concertada).
4. La elaboración de informes tan detallados puede carecer de sentido si no existe un plan con el que compararlos. Por eso, las empresas también se ven motivadas para planificar a un nivel más granular: por proyecto, por departamento, por ejemplo. En el caso de los costes de personal, puede tratarse de planificar por empleado o por puesto de trabajo.
5. Con una planificación más detallada, es posible obtener desviaciones más significativas, no sólo "los ingresos interanuales de la empresa han aumentado un 10%", sino "los costes de personal temporal en la región occidental están un 15% por encima de lo previsto", o "los márgenes operativos de los últimos doce meses han aumentado en los últimos seis meses"

Las empresas utilizan el mejor software de FP&A para planificar, elaborar informes y analizar datos financieros. En comparación con las hojas de cálculo manuales, pueden hacerlo no sólo con más detalle, sino también con más frecuencia, por lo que los procesos de planificación son más precisos y oportunos. Esto significa que, en circunstancias económicas "normales", las empresas obtienen grandes beneficios del uso del software FP&A.

Pero, incluso con datos detallados y planificación frecuente, predecir el futuro no es fácil. Los profesionales de la empresa, especialmente los directivos financieros, prefieren el mayor grado posible de certidumbre - "si tuvo éxito en el pasado, lo tendrá en el futuro"- porque así se maximiza la probabilidad de cumplir los planes y las previsiones.

Afrontar la incertidumbre

La incertidumbre es un anatema para los planificadores porque aumenta los riesgos de dirigir una empresa. Los acontecimientos inesperados, como las recesiones económicas, dificultan mucho la planificación, pero también aumentan la importancia de poder reaccionar ante los imprevistos planificando con más frecuencia.

La mayoría de la gente conoce el crack de Wall Street de 1929, pero ¿quién ha oído hablar de la crisis crediticia de 1772 o del pánico de 1907? La realidad es que las recesiones económicas no son nada nuevo y se producen con regularidad.

La definición habitual de recesión es cuando la economía se contrae durante dos o más trimestres consecutivos. Esta es una lista de las recesiones en Estados Unidos desde la década de 1960:

Aproximadamente 1/7^th del tiempo, desde 1960 hasta 2020, Estados Unidos ha estado en una de las nueve recesiones. Cada recesión dura por término medio unos 12 meses, pero la recuperación puede tardar fácilmente otro tanto. Esto significa que los efectos de estas recesiones económicas y las correspondientes recuperaciones pueden durar hasta 1/3 del tiempo.

Entonces, ¿cómo puede una empresa prepararse mejor para las crisis económicas? ¿Cuáles son las mejores prácticas?

Buenas prácticas de planificación

En tiempos de volatilidad del mercado, el entorno empresarial cambia. La planificación es mucho más importante que en tiempos "normales". Con COVID-19, los cambios se han producido rápidamente y las expectativas económicas parecen cambiar casi cada mes. Cualquier empresa tendrá problemas si "planificar" sólo significa preparar el presupuesto anual.

Durante COVID-19, los clientes de Prophix se han beneficiado de disponer de modelos financieros de su negocio.

He aquí algunos ejemplos:

Planificación de escenarios - Lo ideal no es tener sólo una "mejor estimación", sino explorar muchos resultados potenciales diferentes, tanto positivos como negativos.

Análisis de varianza - En una crisis financiera, la comparación de múltiples escenarios previstos con lo que ocurre a nivel macro indica qué escenario es el resultado más probable. Este tipo de análisis da a los altos ejecutivos una mejor idea de lo que está ocurriendo.

Previsiones frecuentes y oportunas - Cuando las condiciones económicas externas cambian con rapidez, es esencial volver a elaborar previsiones cada vez que se dispone de nuevos datos. oportuna' significa que una nueva previsión puede elaborarse en cuestión de días en lugar de semanas.

Previsión de tesorería - En tiempos difíciles, el dinero es el rey. Es esencial satisfacer las exigencias de las nóminas y los bancos. Esto puede requerir una planificación mensual, semanal o diaria.

Planificación de personal - COVID-19 ha afectado a los costes laborales de diferentes maneras. Para muchas empresas, ha supuesto despidos y reducciones de plantilla (RIF). En otras, el personal sufrió reducciones salariales, mientras que algunas empresas crecieron rápidamente y contrataron a más personas. Cada uno de estos resultados puede dar lugar a cambios repentinos y sustanciales en los costes laborales, incluidos no sólo los sueldos y salarios, sino también los impuestos sobre nóminas y otros gastos.

Seguimiento de las ayudas públicas - Durante una recesión, las ayudas públicas pueden adoptar formas muy diversas y cambiar casi mensualmente. Las ayudas pueden ser, por ejemplo, préstamos para equipos de protección individual (EPI), programas de protección de nóminas o subvenciones públicas.

Planificación de ventas - Algunas empresas importan previsiones de ventas de su software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para disponer de previsiones casi en tiempo real. Los cambios en los patrones de gasto de los clientes influirán en los ingresos futuros e indicarán dónde invertir los recursos.

No existe una solución mágica. Las empresas de distintos sectores necesitan tener en cuenta información diferente. Ejemplos durante COVID-19

1. Las organizaciones sin ánimo de lucro prevén cambios en su recaudación de fondos y cómo afectarán a su capacidad para cumplir los programas.
2. Las constructoras necesitan estar al tanto de los proyectos gubernamentales destinados a estimular la economía y analizar cómo pueden beneficiar a su negocio.
3. Los equipos deportivos profesionales planificarán cuándo podrán volver a jugar y de qué forma lo harán. Los ingresos por televisión pueden continuar, pero los ingresos por entradas y concesiones pueden desaparecer.

Todas estas industrias utilizan software FP&A para su planificación, y todos estos ejemplos implican cambios clave en la forma de planificar de las empresas. Para ser eficaz, su planificación debe ser ágil (es decir, fácil de modificar) y oportuna (es decir, rápida en dar las respuestas).

Por eso, las empresas mejor gestionadas tienen una "cultura de la planificación", en la que ésta no depende de procesos muy manuales, como copiar y pegar fórmulas y formatos de hojas de cálculo. Por ejemplo, la creación de un nuevo escenario o previsión es un proceso repetible que no debería requerir una laboriosa introducción manual de datos. Con las herramientas adecuadas, los profesionales de las finanzas pueden dedicar más tiempo a añadir valor a la organización comprendiendo cómo funciona el negocio.

Las herramientas que apoyan una cultura de planificación están disponibles en soluciones de software FP&A como Prophix. Las mejores prácticas de planificación requieren que el proceso de planificación sea ágil y oportuno, y esto ya no es sólo una aspiración, sino una realidad.

La incertidumbre económica no es inusual. Ser capaz de gestionar una empresa en tiempos de inestabilidad económica requiere una planificación ágil y oportuna. Sin embargo, es importante distinguir entre "planificación" y "el plan".

Las empresas nunca deben seguir servilmente un único plan: es la antigua forma de planificar, en la que el presupuesto anual era lo único que contaba. La realidad es que en cuanto se finaliza un plan queda obsoleto.

Esto no significa que planificar sea una pérdida de tiempo. El propio acto de planificar obliga a la gente a pensar en lo que puede ocurrir en el futuro, y da una idea de los riesgos y oportunidades de navegar por el camino de una empresa en tiempos de incertidumbre en el mercado.

Los departamentos financieros mejor gestionados tienen una cultura de planificación en la que entienden el negocio, reaccionan rápidamente a los cambios en los factores externos y ayudan a la alta dirección a guiar a la empresa en tiempos turbulentos.