Por qué debería adoptar un proceso de cierre financiero y elaboración de informes más rápido y rentable

Requisitos y plazos cada vez más estrictos de las bolsas de todo el mundo. Rápida evolución de la economía y aumento de la complejidad de los negocios. Los plazos son más cortos. La mano de obra es más escasa. Pero el listón está alto y es necesario producir informes más precisos y fiables que cumplan las normas en constante cambio.

Siga leyendo para encontrar algunos consejos y trucos que ayuden a su organización a aprovechar procesos de cierre financiero y elaboración de informes más rápidos y rentables para mantenerse al día con el cambiante panorama empresarial.

¿Cuáles son las ventajas de un cierre y una elaboración de informes rápidos?

Olvídese de lo que dice el refrán: la lentitud y la constancia no siempre ganan la carrera, especialmente cuando se trata del cierre financiero y la elaboración de informes. Desde el punto de vista de una empresa, hay una mayor integridad de los datos, informes de calidad e información más rápida disponible, lo que impulsa a la dirección a tomar decisiones más inteligentes y a pensar estratégicamente a la hora de hacer previsiones.

Un proceso de cierre y elaboración de informes más rápido ofrece una ventaja competitiva en el mercado, ya que permite responder más rápidamente a las necesidades del negocio y realizar análisis de mayor valor añadido.

En cualquier caso, con un cierre más rápido y, fundamentalmente, buenos procesos y sistemas, puede estar seguro de que estará preparado -y puede que incluso "sin miedo"- para lo que le depare el futuro.

Un proceso diseñado para resolver problemas

Los grupos luchan con las conciliaciones interempresariales, junto con el gran número de ajustes que parecen volverse más complejos con el tiempo debido a los cambios en las normas de información locales y de grupo, las presentaciones tardías de las entidades locales y los datos incorrectos.

La causa principal de la presentación tardía e incorrecta de los datos por parte de las entidades radica en la insuficiencia de directrices y herramientas para que las entidades lleven a cabo su proceso de cierre de forma más eficaz y automatizada. La buena noticia es que existen oportunidades reales de mejora que se pueden aprovechar.

Cómo optimizar el proceso de cierre financiero

He aquí una lista de algunas acciones reales que puede emprender para optimizar su proceso de cierre financiero, empezando por el nivel de entidad, pasando por el grupo y terminando con la fase de elaboración de informes. A modo de marco, todas las acciones propuestas pueden clasificarse en pasos basados en procesos, en personas o en tecnología.

Desde la perspectiva de la entidad:

• Establecer funciones y responsabilidades, asignar KPI más transparentes a las personas y recompensarlas en consecuencia (por ejemplo, en función de su presentación satisfactoria).
• Racionalizar las políticas y procedimientos de todo el grupo para que los siga la entidad, por ejemplo, cómo gestionar las diferencias de normas de información, cómo tratar las diferencias entre empresas y definir un umbral de materialidad.
• Reducir el trabajo manual y automatizar algunas entradas manuales en elementos recurrentes como la depreciación, la nómina y los devengos en el sistema ERP.
• Trasladar tantas actividades como sea posible a la fase previa al cierre. Soluciones como la herramienta de conciliación entre empresas le ayudarán a automatizar la conciliación entre empresas y a facilitar las conciliaciones de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y cuentas de periodificación.
• Establezca un calendario de cierre claro y cúmplalo.
• Comunicarse de forma proactiva con todas las partes implicadas en el proceso de cierre.
• Crear una lista de comprobación que todas las partes interesadas deben actualizar como forma de comunicación.

Desde la perspectiva de la consolidación :

• Analizar en profundidad y normalizar el plan contable de toda la organización teniendo en cuenta todos los parámetros necesarios para la consolidación y la elaboración de informes de grupo.
• Racionalizar la estructura del grupo: no mantener empresas inactivas durante mucho tiempo.
• Adoptar presentaciones de datos más centralizadas de todas las entidades y evitar subconsolidaciones innecesarias.
• Establecer directrices estrictas de materialidad con el acuerdo de los auditores.

Desde el punto de vista tecnológico , lo que sigue es sólo una instantánea de algunas de las tareas automatizadas en las que puede ayudarle una herramienta de consolidación:

• Automatización de controles desde la presentación de entidades hasta el nivel de consolidación con reglas de validación.
• Supervisión del flujo de trabajo, el estado y los resultados de validación, junto con informes de excepciones.
• Automatización de las conciliaciones para saldos y transacciones entre empresas, así como errores/advertencias.
• Automatización de los informes financieros y de gestión con análisis integrados, definidos por el usuario y vinculados a Excel.
• Automatización de la conversión de divisas.
• Automatización de eliminaciones y ajustes.

Con todo esto en su lugar, su cierre financiero se puede hacer de manera más eficiente. Pero sobre todo, al disponer de un sistema y un método, no tendrá que esperar hasta el mes 12 y podrá empezar a prepararse con antelación en el mes 10 u 11.

Con un sistema y una base de datos centralizada, puedes extraer cualquier dato de distintos periodos fácilmente en unos minutos y transformarlos en plantillas reutilizables. Esto es algo que sólo tiene que hacer una vez: simplemente cambie el periodo, actualice todas las plantillas y estará listo para empezar.

Optimice su proceso de cierre de grupo y elaboración de informes

Desde el punto de vista tecnológico, existen herramientas que le ayudarán a optimizar el proceso de cierre de grupo y de elaboración de informes de principio a fin.

Al fin y al cabo, la tecnología le ayuda a gestionar mejor sus informes financieros y divulgaciones, proporcionando una solución completa para ayudar eficazmente a las personas a diseñar procesos y ofrecer un cierre financiero y una elaboración de informes más rápidos para su organización.

Nota: este artículo se publicó originalmente en LinkedIn.