Preguntas y respuestas con expertos de la construcción: Navegar por la nueva normalidad

En 2020, el sector de la construcción se enfrentó a numerosos retos. Cada estado tenía una normativa gubernamental diferente, las restricciones de viaje interrumpían las cadenas de suministro y las nuevas directrices de seguridad afectaban a la productividad en el lugar de trabajo. A medida que el mundo empresarial avanza hacia una gestión de proyectos más ágil en 2021, los contratistas deben centrarse en sus recursos: personas y equipos. Los constantes cambios en el sector de la construcción obligan a los contratistas a reevaluar y ajustar constantemente sus planes para gestionar eficazmente la disponibilidad de trabajadores cualificados y equipos. Nos sentamos con Chuck Schwartz, experto en construcción de Marcum LLP, y Chris Porter, Director de Construcción de Prophix, para hablar sobre los retos de la gestión de recursos en la era de COVID-19 y las expectativas de recuperación.

Chuck Schwartz

Chris Porter

1. ¿Cuáles son algunos de los retos en materia de recursos que, en su opinión, se arrastran desde la COVID-19?

Chuck: Un reto importante fue el de las empresas que utilizan sistemas de software basados en servidores locales (también conocidos como "internos") frente a las que utilizan software de contabilidad y gestión empresarial en la nube. Las que utilizan software en la nube no sufrieron retrasos ni tiempos de inactividad significativos, frente a las que tuvieron que apresurarse a configurar los ordenadores para poder conectarse a sus sistemas. Y, por supuesto, con los cierres y bloqueos de oficinas, procesos importantes como las copias de seguridad de los sistemas no se realizaban con regularidad, si es que se realizaban. Chris: Como muchos de nosotros sabemos, la escasez de mano de obra es un problema constante en el sector de la construcción desde hace algún tiempo. Como muchas otras cosas, COVID no ha hecho más que agravar este problema. Sin embargo, no sólo la mano de obra seguirá siendo un reto. También hay una gran demanda de materiales y equipos, y los precios han subido considerablemente en ambos ámbitos debido, entre otras cosas, a la ralentización de la producción. Sin duda, esta interrupción continuará durante algún tiempo hasta que los niveles de producción y suministro puedan volver a ser los que eran antes de la pandemia.

2. Teniendo en cuenta los retos mencionados, ¿en qué áreas cree que deberían invertir las empresas de la construcción para prepararse ante posibles perturbaciones futuras? (por ejemplo, programas informáticos, becas o programas comerciales para formar a nuevos talentos, protocolos de seguridad, educación para directores de proyectos, etc.)

Chuck: Hay un viejo refrán que dice: haz las cosas en los buenos tiempos para no tener que apresurarte en los malos. Y aunque estos no son precisamente buenos tiempos (al menos no todavía), recordemos que justo antes del cierre tuvimos buenos tiempos. Pero entonces oí cosas como "estamos demasiado ocupados para pensar en eso ahora" y otras excusas para no hacer algunas de las cosas importantes en los buenos tiempos. Así que, si algo aprendimos del encierro es que la vida es impredecible y que las cosas pueden pasar en cualquier momento. Ocuparse de las cosas importantes y de las difíciles antes de que ocurra un desastre es la clave. Chris: Chuck tiene muchos puntos buenos aquí. Invertir de forma proactiva en las áreas adecuadas de tu negocio te preparará para el éxito en el futuro, independientemente de los retos a los que te enfrentes. Siempre es bueno disfrutar de los buenos momentos, pero las organizaciones deben pensar estratégicamente sobre la inversión en su gente, tecnología y procesos. En cuanto a la tecnología, las empresas de construcción utilizan muchas tecnologías diferentes para dirigir su negocio. ERP, estimación, gestión de proyectos, CRM y software de nómina son sólo algunas de ellas. Se necesitan todos estos sistemas para dirigir la empresa y tomar decisiones, pero resulta tedioso saltar de un sistema a otro para obtener las respuestas que se necesitan. Los contratistas deberían invertir en una estrategia de datos y en una tecnología que reúna todos sus datos. Esto permite a los contratistas innovadores ver y responder a los problemas a medida que surgen. Los contratistas deben ser capaces de modelar fácilmente el impacto de los retrasos en los proyectos, la escasez de equipos o mano de obra, y los flujos de efectivo resultantes en toda la empresa.

3. ¿Hay alguna solución tecnológica en la que crea que los contratistas se beneficiarían invirtiendo o, si ya la tienen, buscando formas de utilizarla más?

Chuck: Aparte del software CPM en la nube, yo diría que un software ERP de construcción integrado. Lo que quiero decir con esto es que la mayoría de los sistemas de contabilidad de la construcción siempre han hecho un muy buen trabajo en la contabilidad, el cálculo de costes de los trabajos y los informes financieros, pero también estoy viendo avances maravillosos en la gestión de proyectos y el control de documentos. La mayoría de los contratistas con los que hablo preferirían un sistema que gestionara toda su empresa, desde la contabilidad y la gestión administrativa hasta la gestión de proyectos y el trabajo sobre el terreno. Lo que he visto recientemente de proveedores de sistemas como Viewpoint es impresionante y elimina la necesidad de sistemas de gestión de proyectos de terceros. También voy a compartir lo que he visto de Prophix y cómo trabajan con los sistemas ERP para ofrecer oportunidades avanzadas para la presentación de informes financieros y estadísticos es muy impresionante. El software CPM es valioso para los contratistas que se ocupan de cosas como PPP, ERC y otras necesidades de informes y previsiones. Chris: Estoy totalmente de acuerdo con Chuck en que, sin un software ERP para la construcción integrado como Viewpoint, no estás gestionando tu empresa con la eficacia que podrías. Sin embargo, creo que esto es sólo la mitad del rompecabezas. Puede que te sientas agotado tras una larga implantación de ERP y pienses que eso es todo, pero aún hay más. Ahora tiene que plantearse cómo va a consumir toda esa magnífica información. Al fin y al cabo, los sistemas de datos relacionales como los ERP están pensados principalmente para registrar y almacenar grandes conjuntos de datos. Sacar esos datos y ponerlos en un formato consumible y fácil de entender es donde empezará a obtener ventajas competitivas en el mercado y a tomar mejores decisiones.

4. ¿Qué áreas de atención cree que deberían tener en cuenta los contratistas en relación con la programación y la dotación de personal debido a las restricciones de COVID?

Chris: Una de las lecciones que creo que todos hemos aprendido de esta pandemia es que nuestra situación puede cambiar de un momento a otro. En muchos sentidos, esto no es nada nuevo para los profesionales de la construcción que se enfrentan a cambios de programación en los trabajos todo el tiempo. Lo que importa es tu capacidad para comprender con antelación dónde y cuándo puedes hacer cambios en la mano de obra y el equipo programados. Ser capaz de volver a prever los niveles de personal y el uso de equipos con suficiente antelación se traducirá en una mejor utilización y márgenes de esos activos clave. Así pues, la pregunta que deberíamos hacernos es: ¿puedo hacer esto hoy? Más aún, ¿puedo informar diariamente sobre las horas de recursos necesarias, programadas y reales? Aquí es donde entra en juego una estrategia de datos. Es imprescindible conectar estos tres conjuntos de datos y, afortunadamente, Prophix cuenta con una solución específica para hacerlo posible.

5. ¿Para qué deben prepararse los contratistas en 2021, una vez que la vacuna esté más disponible?

Chris: Hablando con varios afianzadores y socios contables, ya se ha prestado más atención a la gestión de tesorería y a la salud financiera. Todos piden proyecciones de tesorería a 13 semanas más regulares y actualizaciones de los indicadores clave de rendimiento, como los días de tesorería y otros ratios de liquidez. Sabiendo que es probable que esto continúe en un futuro próximo, los contratistas deben considerar los procesos que tienen para reunir estos datos para las partes interesadas. ¿Pasan días y días sacando estos datos de varios sistemas y procesándolos en Excel? Un banco o un aval tendrán mucha más confianza si puede mostrarles la sólida base sobre la que ha elaborado estas cifras. Las soluciones de gestión del rendimiento empresarial, como Prophix, proporcionan a los contratistas la automatización, la escala y las mejores prácticas que Excel no puede ofrecer. Los cuadros de mando listos para usar, junto con una biblioteca de KPI, pueden dar a los contratistas una visión de la salud de su negocio casi al instante. Para saber más sobre la gestión de recursos, vea nuestra presentación a la carta, Navigating Challenges and Strategies Related to Construction Claims During a Pandemic, con Marcum, Viewpoint y Prophix.