Presupuestación y planificación 2.0: Cómo mantener ágil su organización

Es hora de replantearse la forma de presupuestar. Demasiadas organizaciones confían en un proceso de presupuestación y planificación que se desarrolla casi exclusivamente en hojas de cálculo y depende de horas de trabajo manual, un proceso que lleva décadas utilizándose. Aunque mantener un proceso con esa longevidad tiene cierto valor, no es el mejor método para las organizaciones que necesitan adaptarse a la evolución de los mercados, lo que se aplica a todas ellas.

Entonces, ¿cómo asegurarse de que sus procesos de presupuestación y planificación le preparan para el éxito?

La situación de la presupuestación y la planificación

Los procesos tradicionales de presupuestación y planificación suelen adoptar una de las dos formas siguientes.

La primera es la elaboración ascendente, que empieza con cada departamento calculando cuáles serán sus gastos previstos para el año. Si esto se hace manualmente, el resultado final es una enorme hoja de cálculo que abarca los presupuestos de toda la organización.

En segundo lugar está el enfoque de plantillas, en el que cada departamento empieza con una plantilla basada en sus gastos del año anterior, haciendo un ajuste porcentual basado en las previsiones o los objetivos de la organización. Esto puede conducir a un aumento o disminución general de los presupuestos.

Ambos enfoques existen desde hace décadas, y ambos tienen sus ventajas e inconvenientes.

Los retos de la presupuestación ascendente manual basada en hojas de cálculo

Cuando se utilizan procesos manuales y hojas de cálculo, el resultado de la elaboración ascendente es un libro de trabajo gigantesco que abarca todas las posibles consideraciones presupuestarias de toda la organización en miles de celdas. Con demasiada frecuencia, estos archivos pertenecen a una sola persona dentro de la Oficina del Director Financiero, lo que puede crear un grave cuello de botella a principios del año fiscal.

Estos son algunos de los problemas que las organizaciones suelen encontrar en la presupuestación ascendente manual basada en hojas de cálculo:

• Demasiados supuestos. Esa enorme hoja de cálculo de Excel está llena de suposiciones de todos los contribuyentes, lo que dificulta saber cuáles son o cómo se originaron.
• Demasiado esfuerzo. Utilizar hojas de cálculo para elaborar presupuestos masivos lleva tiempo. Mucho tiempo. La cantidad de tiempo y esfuerzo puede reducirse mediante la automatización y la mejora de los procesos.
• Demasiado arriesgado. Depender de unos pocos expertos para manejar la hoja de cálculo del presupuesto no sólo crea cuellos de botella, sino graves riesgos. Estas hojas de cálculo suelen estar llenas de fórmulas, que pueden romperse por un simple error. Con el número de personas que añaden datos a la hoja de cálculo, hay demasiadas posibilidades de que esas fórmulas se rompan, o de que se cometan otros errores críticos.

Aunque la presupuestación ascendente en una hoja de cálculo parece lógica y sencilla, crea un proceso lento y difícil de manejar que da lugar a presupuestos excesivamente complejos.

Los retos del presupuesto basado en plantillas

A primera vista, la presupuestación basada en plantillas parece la solución ideal para superar las dificultades de la presupuestación ascendente. En lugar de depender de múltiples supuestos desconocidos, los departamentos ajustan su presupuesto basándose en presupuestos anteriores, el rendimiento general de la organización y factores similares. Y como utilizan una plantilla, el esfuerzo es mucho menor que con otros métodos. Pero las plantillas no son una solución perfecta y plantean sus propios problemas.

• Una única gran hipótesis. En lugar de hipótesis desconocidas de cada departamento, el presupuesto basado en plantillas se basa en una única hipótesis: que el próximo ejercicio será similar al anterior, más o menos unos puntos porcentuales. Aunque eso puede ser cierto algunos años, puede hacer que esté menos preparado para determinados escenarios.
• Sigue siendo un esfuerzo elevado. Aunque se supone que la presupuestación basada en plantillas reduce el esfuerzo que supone la presupuestación y la planificación, sigue siendo uno de los métodos más laboriosos que existen.
• Propenso a errores. Las plantillas de Excel se basan en un montón de formatos condicionales, fórmulas y funciones similares que se rompen fácilmente si no eres un profesional de Excel.

Las plantillas son un enfoque mejorado de la presupuestación y la planificación en muchos aspectos, pero siguen sin ser la mejor manera de hacerlo. Siguen requiriendo mucho tiempo y recursos, y crean presupuestos rígidos que no responden a las condiciones del mundo real.

Entonces, ¿qué debería hacer su organización en su lugar?

Por qué las empresas deben buscar la agilidad en la elaboración de presupuestos y la planificación

Las empresas ágiles pueden tomar decisiones rápidamente cuando responden a cambios internos o externos repentinos, lo que garantiza que se mantengan en el buen camino para alcanzar sus objetivos. La agilidad conlleva la mentalidad de que ajustarlo todo, desde los presupuestos hasta las previsiones y estrategias, es esencial para el crecimiento empresarial. Las organizaciones que deseen hacer de la agilidad parte de su cultura deben tener en cuenta los siguientes puntos de referencia, como se indica en el informe de Prophix How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap:

• Velocidad: Su organización debe esforzarse por no tardar más de una semana en prever los beneficios y los ingresos. Las previsiones deben cubrir un año completo.
• Precisión: La agilidad no consiste sólo en moverse con rapidez. Los presupuestos y previsiones deben tener un margen de error del 5%.
• Procesos flexibles de presupuestación y planificación: Los presupuestos, previsiones y otros planes deben ser capaces de gestionar cambios menores, y estos cambios deben implementarse en medio día.

Pocas organizaciones pueden decir que cumplen estos criterios. En una encuesta realizada a más de 500 profesionales financieros de alto nivel, FSN y Prophix descubrieron que sólo el 20% de las organizaciones pueden hacer previsiones a más de 12 meses, y menos de la mitad pueden prever los beneficios o los ingresos con un margen de error del 5%.

Entonces, ¿por qué debería su organización esforzarse por conseguir agilidad en los procesos de presupuestación y planificación? No sólo le hará más resistente a las cambiantes condiciones del mercado, sino que le pondrá por delante de la competencia.

Cómo llegar a la presupuestación y planificación 2.0

Ahora que has visto por qué la agilidad es importante en la presupuestación y planificación, vamos a cubrir cómo tu organización puede llegar allí.

Utilice la transformación digital para ser más ágil

Con demasiada frecuencia, la oficina del director financiero se ve abrumada por datos procedentes de hojas de cálculo desconectadas de varios departamentos. La transformación digital -como pasar de las hojas de cálculo a un software adecuado de presupuestación y planificación- esesencial para centralizar los datos, independientemente de su procedencia. Mediante el uso de plataformas modernas e integradas como Prophix, puede tratar los datos como un activo en lugar de la abrumadora ola que son ahora.

¿Una parte clave de esta transformación? La automatización. Imagine que los aspectos más tediosos de la presupuestación y la planificación se gestionan automáticamente mientras usted se centra en tareas de gran valor.

Pasar a la planificación continua

Las organizaciones que cuentan con equipos de planificación y elaboración de informes separados dentro de la Oficina del Director Financiero suelen tener varios procesos desconectados para la elaboración de presupuestos y la planificación, que normalmente se ejecutan en calendarios diferentes. Mediante la planificación continua, puede unificar estos procesos en un único flujo de trabajo, lo que optimiza el gasto de recursos al tiempo que garantiza que todos los equipos trabajan con los mismos impulsores clave de ingresos y gastos.

Dedicar tiempo a esto significa que los datos pueden transferirse de un equipo a otro sin problemas, especialmente si se utilizan las herramientas adecuadas. Todos los equipos se refieren a los presupuestos y las previsiones utilizando el mismo lenguaje, y la información que se obtiene tanto de los presupuestos como de las previsiones es mucho más útil.

Sustituya la planificación incremental por la presupuestación de base cero

Los enfoques incrementales de la presupuestación y la planificación parten de un gran supuesto erróneo: "si fue cierto el año pasado, será cierto este año" Ahí es donde entra en juego la presupuestación de base cero. A diferencia de la presupuestación y planificación ascendente y la basada en plantillas, la presupuestación de base cero elimina las suposiciones. Anima a los departamentos a tratar cada ejercicio como una hoja en blanco y, en última instancia, crea una mejor representación de cuáles serán sus necesidades presupuestarias.

La presupuestación de base cero es más ágil, ayuda a gestionar los datos de forma más eficaz y permite realizar nuevas previsiones, un elemento esencial para crear procesos ágiles de presupuestación y planificación.

Hacer de la agilidad una prioridad en la presupuestación y la planificación

La presupuestación y planificación 2.0 consiste en promover la agilidad. A través de la transformación digital, la planificación continua, la presupuestación de base cero y otros métodos, la Oficina del Director Financiero puede proporcionar a la organización en general una visión más precisa del futuro, ayudar a mitigar los riesgos empresariales y aprovechar al máximo las nuevas oportunidades. Estas técnicas podrían ser posibles con procesos de planificación manuales y hojas de cálculo, pero funcionan mejor cuando se utiliza una plataforma de rendimiento financiero como Prophix.

¿Quiere saber cómo? Vea la demostración.