Presupuestación ascendente: todo lo que hay que saber

Tanto si es un profesional de las finanzas experimentado como si es nuevo en la elaboración de presupuestos, este blog desmitificará el concepto de presupuesto ascendente.

Exploraremos cómo funciona, sus pros y sus contras, ejemplos prácticos y su papel en los equipos modernos de FP&A.

Sumerjámonos en el mundo de la presupuestación ascendente y descubramos su potencial para una planificación financiera eficaz.

¿Qué es la presupuestación ascendente?

La presupuestación ascendente consiste en que cada departamento presente sus objetivos y el presupuesto solicitado para el año, que luego revisa el equipo financiero para alinearlo con los objetivos corporativos. Este método de presupuestación adopta un enfoque granular que comienza en la "base" de la organización, es decir, los departamentos.

Una ventaja del proceso presupuestario ascendente es que proporciona un presupuesto más preciso y detallado. Esto se debe a que cada empleado, equipo o departamento crea su propio presupuesto y, cuando se combinan, crean un presupuesto para toda la organización. Este enfoque garantiza que se tengan en cuenta todos los gastos y que no se pase nada por alto.

Presupuesto ascendente frente a presupuesto descendente

A diferencia del presupuesto ascendente, el presupuesto descendente requiere que el equipo financiero fije objetivos y asigne fondos a cada departamento. Los presupuestos descendentes suelen ser revisados y aprobados por la dirección antes de ser comunicados a los distintos equipos.

En lugar de empezar por la "base" de la organización, la presupuestación descendente comienza por la "cúpula" o dirección, y los recursos se asignan en función de las iniciativas estratégicas de la empresa para el año siguiente, así como de los resultados anteriores de cada departamento y de las condiciones del mercado. Una vez distribuido el plan entre el equipo en general, los departamentos pueden empezar a elaborar un presupuesto basado en los fondos que se les han asignado.

Presupuesto ascendente frente a presupuesto operativo

Un presupuesto operativo estima los ingresos y gastos de una empresa a lo largo de un periodo de tiempo. Los presupuestos operativos proporcionan una visión general de alto nivel del rendimiento de la empresa y una forma de controlar los ingresos, los costes variables, los costes fijos, los gastos no monetarios y los gastos no operativos.

Los presupuestos de explotación suelen actualizarse mensual o trimestralmente. Aunque estos presupuestos pueden elaborarse con un enfoque ascendente, se centran principalmente en los ingresos y los gastos y suelen elaborarse con un método descendente que solicita la opinión de la dirección.

Tenga en cuenta que, como cualquier presupuesto, incluso los elaborados con un enfoque ascendente pueden actualizarse periódicamente según sea necesario, y no reflejan necesariamente un único momento (por ejemplo, el comienzo del año).

Presupuesto ascendente frente a presupuesto de capital

Las empresas utilizan los presupuestos de capital para evaluar la viabilidad de nuevos proyectos e inversiones. Este proceso suele implicar el examen del flujo de caja de un proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el proyecto cumpliría los criterios de referencia de la empresa y ofrecería un rendimiento de su inversión.

Al igual que los presupuestos de explotación, los presupuestos de capital son un tipo de presupuesto, no un método de presupuestación. Tanto los presupuestos de capital como los de explotación pueden elaborarse con un enfoque descendente o ascendente, en función del estilo y la estructura de gestión de la empresa. Mientras que algunas empresas pueden preferir un enfoque descendente que utilice la información de la dirección para evaluar proyectos o inversiones, otras pueden utilizar un enfoque ascendente que valore las aportaciones de los empleados más cercanos a las operaciones cotidianas.

¿Cómo funciona la presupuestación ascendente?

Veamos los tres pasos principales para elaborar un presupuesto ascendente.

Análisis de costes por departamentos

El primer paso de la presupuestación ascendente consiste en que cada departamento elabore una proyección de sus costes y gastos previstos para el año. Debe incluir los gastos de los empleados, los proyectos previstos y los costes administrativos y de equipamiento.

Elaborar el presupuesto del departamento

Tras evaluar sus necesidades previstas para el año, cada departamento suma sus costes para formar su presupuesto. A continuación, estos presupuestos departamentales se compilan y suman para formar el presupuesto global de la empresa.

Equilibrar las necesidades de los departamentos con los deseos de la empresa al más alto nivel

Una vez establecido el presupuesto de la empresa, el equipo directivo lo revisa para comprobar si se ajusta a los objetivos estratégicos de la organización, planteándose preguntas como: ¿se han asignado los recursos a los proyectos adecuados? ¿Hay fondos suficientes para cubrir nuevos proyectos o inversiones? ¿Dispondrán los departamentos de los recursos que necesitan para cumplir los objetivos de ingresos?

Si el presupuesto está bien posicionado para cumplir las metas y objetivos de la empresa, se pasa al equipo financiero, que validará las entradas y finalizará el presupuesto ascendente.

¿Cuáles son las ventajas de la presupuestación ascendente?

La presupuestación ascendente tiene varias ventajas, como la mejora de la precisión, la responsabilidad y la moral de los empleados.

Precisión en la presupuestación

La presupuestación ascendente es más precisa que muchos otros métodos porque solicita la opinión de los empleados que participan en las operaciones cotidianas de la empresa.

Los colaboradores individuales suelen conocer mejor los gastos recurrentes y los planes departamentales que los equipos de dirección, por lo que la presupuestación ascendente es una forma ideal de recopilar una visión granular de las necesidades de la organización.

Fomentar la gestión entre los jefes de departamento

En el proceso de presupuestación ascendente, los jefes de departamento desempeñan un papel crucial no sólo en la elaboración de los presupuestos, sino también en su cumplimiento. Dado que son los responsables de reunir y proyectar sus costes previstos, desarrollan de forma inherente un sentido de propiedad sobre sus presupuestos. Esta responsabilidad suele traducirse en un compromiso con las limitaciones presupuestarias que han establecido, lo que se traduce en una mayor disciplina financiera dentro de sus departamentos.

Sin embargo, este proceso funciona mejor cuando existe una comunicación clara de la alta dirección sobre los objetivos estratégicos generales y las directrices financieras de la empresa.

Mejorar la moral de los empleados

La presupuestación ascendente es una buena forma de levantar la moral de los empleados. Al implicar a cada departamento en el proceso, los empleados sienten que su aportación es importante y que los planes de su departamento son prioritarios para la empresa

¿Cuáles son las desventajas de la presupuestación ascendente?

Aunque la presupuestación ascendente tiene muchas ventajas, también presenta varios inconvenientes, como el riesgo de sobrepresupuestación, la cantidad de tiempo que requiere y la desalineación con los objetivos estratégicos.

El riesgo de gastar más de la cuenta

Una de las desventajas de la presupuestación ascendente es que puede dar lugar a una presupuestación excesiva. Cuando los jefes de departamento supervisan sus presupuestos, pueden asignar fondos adicionales para hacer frente a gastos imprevistos, lo que puede llevar a sobreestimar sus necesidades. Si todos los departamentos intentan asignarse recursos adicionales, puede producirse una sobrepresupuestación a nivel de empresa, y que se gasten más fondos de los necesarios.

Procesos lentos

Para muchas organizaciones, la presupuestación ascendente puede convertirse rápidamente en un proceso lento. Sin un enfoque estandarizado, puede ser difícil coordinar y colaborar con todos los departamentos necesarios y comprender los motivos de sus decisiones. También lleva tiempo que cada departamento evalúe sus costes y elabore su plan para el año.

Posible desalineación con los objetivos de la organización

Cuando los departamentos elaboran sus presupuestos para el año, lo más probable es que lo que más les preocupe sea su capacidad para cumplir sus objetivos y metas. Un enfoque ascendente de la elaboración de presupuestos puede hacer que se pierda la visión de conjunto, porque los equipos se centran en lo que quieren conseguir, en lugar de en lo que la empresa pretende lograr.

La alta dirección también tiene una participación limitada en los pasos iniciales de la presupuestación ascendente, lo que puede limitar la visibilidad de la alineación estratégica global de los presupuestos de cada departamento. La presupuestación ascendente también puede hacer que se pierdan oportunidades de colaboración entre departamentos y de optimización de recursos.

Ejemplo de proceso de presupuestación ascendente en 8 pasos

Elabore un presupuesto ascendente en ocho sencillos pasos, como se indica a continuación:

1. Fijar objetivos: Establecer las metas y objetivos para el próximo periodo presupuestario.
2. Presupuestosdepartamentales : Cada departamento calcula sus propios gastos e ingresos en función de sus objetivos.
3. Presentación del presupuesto: Todos los departamentos presentan sus propuestas de presupuesto al comité presupuestario o a la dirección.
4. Revisión y ajustes: El comité presupuestario o la dirección revisan la propuesta de cada departamento, piden aclaraciones si es necesario y ajustan.
5. Consolidación: Todos los presupuestos de los departamentos se consolidan en un presupuesto maestro.
6. Aprobación: El presupuesto consolidado es revisado y aprobado por la alta dirección o el consejo de administración.
7. Ejecución: El presupuesto aprobado se distribuye a los departamentos y se ejecuta.
8. Seguimiento y control: A lo largo del periodo presupuestario, se comparan los resultados reales con las estimaciones presupuestarias y se realizan los ajustes necesarios.

El papel de la presupuestación ascendente en el equipo moderno de FP&A

La presupuestación ascendente puede ser increíblemente beneficiosa para los equipos modernos de FP&A que buscan mejorar la participación de los empleados, crear planes más detallados e identificar ineficiencias operativas. Los equipos modernos de FP&A pueden defender la presupuestación ascendente trabajando estrechamente con todos los departamentos, validando las aportaciones y comunicando los cambios a la alta dirección, posicionándose como un colaborador estratégico y fomentando una cultura de colaboración.

El proceso de presupuestación ascendente fomenta unas relaciones más sólidas entre los departamentos, mejorando su papel como socios empresariales eficaces. También allana el camino para una mayor agilidad, permitiendo ajustes rápidos a nivel departamental sin alterar todo el presupuesto, un aspecto crítico en el entorno empresarial actual, que cambia con rapidez.

Por último, los equipos modernos de FP&A que aprovechan las tecnologías avanzadas de presupuestación pueden gestionar el proceso de presupuestación ascendente de forma más eficiente, con actualizaciones en tiempo real, mejor visibilidad y comunicación optimizada. Este enfoque no sólo empodera a los equipos de FP&A, sino que también los posiciona como actores clave en la estrategia de planificación financiera de la organización

Conclusiones: Presupuestación ascendente eficaz con Prophix

En conclusión, la presupuestación ascendente efectiva, cuando se gestiona bien, puede cambiar las reglas del juego para los equipos de FP&A. A pesar de sus retos, la Financial Performance Platform de Prophix puede hacer que el proceso sea fluido y eficiente. A pesar de sus desafíos, la Financial Performance Platform de Prophix puede hacer que el proceso sea fluido y eficiente. Desde la previsión detallada hasta el fomento de la colaboración interdepartamental, la presupuestación ascendente con Prophix es la clave para la planificación financiera estratégica.

Explore las mejores soluciones presupuestarias para la presupuestación ascendente en 21 mejores software de presupuestación empresarial para directores financieros (en 2024).