Presupuestación de base cero: Qué, por qué y cómo

¿Está su equipo financiero preparado para todo? ¿Puede dar la vuelta a un cambio presupuestario en un solo día? ¿Puede volver a pronosticar los beneficios en menos de una semana? ¿Sus previsiones son siempre exactas?

Si no es así, ¿qué se lo impide?

Las finanzas del futuro requerirán niveles cada vez más altos de precisión y agilidad. Pero, ¿qué se necesita para tener éxito? Según nuestra encuesta mundial a más de 500 directivos financieros, un ingrediente clave para muchas empresas es la presupuestación de base cero (PBC).

He aquí un resumen de lo que es la presupuestación de base cero, por qué es importante y cómo empezar.

¿Qué es la presupuestación de base cero?

ZBB es presupuestar sin equipaje. Consiste en empezar cada presupuesto anual desde cero y no arrastrar los supuestos sobre ingresos del ejercicio anterior. En la práctica, esto significa no utilizar el presupuesto del año anterior como punto de partida. En su lugar, el presupuesto se construye desde cero, basándose en las estrategias y objetivos de la organización.

Cómo ZBB ofrece mayor precisión

La principal ventaja de ZBB puede resumirse en una palabra: precisión. ¿Por qué los presupuestos ZBB suelen ser exactos? Se reduce a dos cosas: el proceso y las expectativas.

Precisión a través del proceso

El proceso presupuestario convencional es eficiente pero no increíblemente preciso. No es de extrañar. Si un presupuesto se basa en los supuestos del anterior -y de los anteriores-, la validez de las cifras se verá inevitablemente afectada.

Las reliquias de presupuestos pasados casi siempre atormentan la exactitud de los presupuestos convencionales. Como cuando ese jefe de departamento no puede explicar la partida "morepop" y por qué necesita 25.000 dólares para ella. Pero como ha estado en el presupuesto durante los últimos ocho años, tiene que quedarse.

Como el proceso ZBB parte de cero, tendrá presupuestos con menos suposiciones y menos basura.

Precisión mediante la rendición de cuentas

Si los jefes de departamento tienen que justificar cómo cada gasto contribuye a los objetivos de la empresa, adoptarán un enfoque completamente distinto a la hora de elaborar el presupuesto. No se limitarán a subir o bajar un par de puntos porcentuales las cifras del año pasado, sino que se tomarán más tiempo antes de consignarlas en el presupuesto. Basarán sus cifras en la información más actualizada y completa, lo que significa que las cifras serán más exactas cuando se publique el presupuesto y a lo largo del año fiscal.

¿Cómo funciona?

¿Suele enviar a los jefes de departamento una plantilla presupuestaria con cifras? Ahora imagine que envía la plantilla sin números -sólo ceros- y dice a la gente que se encargue a partir de ahí.

¿Qué aspecto podría tener? Supongamos que tu empresa planea lanzar un gran producto el año que viene. Un responsable de marketing presupuestaría todo lo necesario para que el lanzamiento sea el mejor de todos los tiempos, incluidos el personal, la financiación de las campañas y el apoyo de las agencias. Del mismo modo, el jefe de operaciones evaluaría sus gastos para apoyar el lanzamiento del producto -como la necesidad de reequipar el equipo o añadir nuevo personal- y elaboraría el presupuesto para ello.

Pero elaborar el presupuesto es sólo el primer paso. Después hay que conseguir que se apruebe el presupuesto. La aprobación del presupuesto no es nada nuevo, por supuesto. Pero con ZBB, el proceso de aprobación puede ser un poco más intenso. No se da el visto bueno sólo porque el presupuesto de un departamento esté dentro de la horquilla de costes prevista. En su lugar, los revisores examinan realmente cada partida y el coste asociado. Y, normalmente, hay muchas más preguntas, lo que da lugar a más comunicación, colaboración y rondas de revisión.

Si todo esto suena a más trabajo... es porque lo es. Pero hacer ese esfuerzo extra al principio dará sus frutos a lo largo del año.

Cómo refuerza la ZBB todo el proceso de FP&A

Probablemente no sorprenda que las empresas que utilizan ZBB puedan realizar cambios presupuestarios con extrema rapidez, normalmente en menos de medio día. Pero resulta que la ZBB tiene un beneficio adicional. Según los resultados de la encuesta a líderes financieros de 2021, la ZBB también aumenta la agilidad de una empresa en otros aspectos de la FP&A.

El 84% de las empresas que utilizan ZBB pueden volver a pronosticar los beneficios en menos de una semana, en comparación con el 51% de las empresas que no lo hacen. Las que utilizan ZBB también tienen el doble de probabilidades de prever ingresos y beneficios con un margen de +/- 5%.

¿Cómo sé si mi empresa debería hacerlo?

Su empresa tendrá que responder a esta gran pregunta: ¿Merece la pena invertir el tiempo y la energía necesarios para implantar la ZBB en toda la organización?

Para algunas empresas, la respuesta es un sí inequívoco. Las empresas y los grandes negocios con presupuestos que se desvían sistemáticamente en más de un 5% deberían empezar a explorar ZBB como una opción. Para las organizaciones más pequeñas con menos recursos para comprometerse con el proceso, puede que no sea una buena opción.

¿Qué necesito para empezar?

Si cree que ZBB tiene sentido para su organización, adopte un enfoque medido hacia la implementación y asegúrese de que cuenta con la participación y el apoyo antes de ponerlo en marcha.

Compromiso de los líderes empresariales

Una cosa que es crítica para el éxito de ZBB es el compromiso y el apoyo en los niveles más altos de la organización. Para que un proceso de ZBB tenga éxito es necesaria la aportación y participación de todos, especialmente de los altos directivos.

ZBB supone un cambio fundamental respecto a la presupuestación habitual, y requiere mucho más de mucha gente. Incluso si los jefes de departamento participan actualmente en la presupuestación, el proceso no suele requerir una inmersión profunda en el cálculo de costes de estrategias y tácticas. Y seamos sinceros, no todo el mundo está dispuesto a proporcionar detalles detallados para justificar los costes de cada partida. Y no se trata sólo de los jefes de departamento: el proceso ZBB requiere una mayor implicación de todos los revisores. ¿Están los altos cargos interesados en dedicar tiempo a revisar todos los presupuestos en detalle y cuestionar los gastos que no parecen alinearse con las estrategias empresariales?

Si su empresa opta por la ZBB, considere la posibilidad de ponerla en marcha como una iniciativa corporativa descendente, y asegúrese de explicar claramente en qué beneficia a la empresa y a todos los implicados.

Nuevos procesos y formación

Al implantar la presupuestación por partidas presupuestarias, es posible que tenga que mejorar la formación de su equipo financiero y de los participantes en el proceso presupuestario. Los directivos tendrán que aprender a utilizar las herramientas. Los profesionales de las finanzas deberán tener una visión de alto nivel de cómo funcionan las cosas desde la perspectiva de toda la empresa y cómo trabajan los distintos departamentos.

La ayuda de la tecnología

Aunque en teoría es posible implantar la ZBB con hojas de cálculo, es mucho más fácil si se cuenta con la ayuda de la tecnología. Un sistema de gestión del rendimiento corporativo (CPM) puede agilizar y automatizar el proceso de presupuestación y elaboración de informes, reduciendo drásticamente el trabajo manual del equipo financiero. Por ejemplo, puede configurar el sistema CPM para que los cambios en los presupuestos departamentales se trasladen automáticamente al presupuesto de la organización.

Un CPM también permite mejorar la colaboración y la comunicación, ayudando a mantener los presupuestos en movimiento a través del proceso de revisión sin todas esas reuniones de las 5 de la mañana. El CPM es un sistema centralizado, por lo que el personal puede acceder a un presupuesto en cualquier momento para ver en qué fase de revisión se encuentra y realizar los cambios oportunos. Incluso puede volver a versiones anteriores del presupuesto si es necesario.

Más información sobre cómo lograr mayor precisión y agilidad

ZBB puede ser una gran ventaja para cualquier empresa, pero su fuerza reside en la relación simbiótica entre ZBB, las previsiones continuas y la planificación de escenarios. Si bien su empresa puede adoptar una de estas técnicas utilizando procesos manuales, para dominar estas técnicas -y todas las de FP&A- es probable que necesite incorporar nueva tecnología para simplificar el proceso mediante la automatización.

Obtenga más información sobre cómo puede mejorar la agilidad y precisión de su proceso de FP&A: consulte laEncuesta sobre agilidad en la planificación, presupuestación y previsión de 2021.