Previsiones: de un buen consejo a una mejor planificación empresarial

Cuando era joven, mi padre siempre solía recordarme que mirara hacia delante y planificara para un día lluvioso. Por ejemplo, cuando compré mi primer coche, planifiqué para asegurarme de que podría pagar el préstamo y el seguro. Sin embargo, papá me decía, has planificado las cosas que sabes que van a pasar, pero la vida no es como una previsión meteorológica, así que tienes que planificar y estar preparado para las cosas que no puedes controlar, como las reparaciones del coche, las franquicias del seguro y más. Como la vida se encargaría de ilustrar continuamente después de eso, realmente no hay mucho en la vida que sea predecible, pero si puedes planificarlo y eres capaz de hacer los ajustes necesarios en el camino, las cosas irán bien. Recuerdo que hacía presupuestos rudimentarios en mi viejo y fiel ordenador Apple II, y que luego los ajustaba según cambiaban mis facturas o fluctuaban mis ingresos, pero esto resultaba en un plan para ahorrar y planificar el futuro: ¿estaba haciendo previsiones? Pasados unos años, bueno, un montón de años, ahora trabajo en Prophix y, adivina qué, estamos especializados en ayudar a las organizaciones a racionalizar sus presupuestos, planificaciones y previsiones. En las empresas, cuando se trata de planificación empresarial, los presupuestos y las previsiones son los principales medios para alcanzar un fin. Los presupuestos son una herramienta de gestión clave para establecer las expectativas anuales de referencia en relación con los objetivos estratégicos y la demanda prevista. Pero muchos profesionales de las finanzas sostienen que el proceso presupuestario lleva mucho tiempo, es rígido y propenso a quedarse obsoleto. Sin duda, los presupuestos son importantes porque ayudan a las empresas a trazar dónde quieren estar en el futuro, pero puede ser una práctica idealista. Por ejemplo, ¿pueden las ventas aumentar realmente los ingresos del producto A en un 50%? Para ayudar a validar esta suposición y devolvernos a la realidad, entremos en la previsión.

¿Por qué la previsión?

La previsión le permite tener en cuenta variables que afectan a sus objetivos y beneficios y que cambian con el tiempo. La previsión sirve para comprobar que los presupuestos se ajustan a la realidad. Si las cosas no salen como deberían, la previsión ayuda a la dirección a reajustarlas tomando medidas inmediatas. La previsión es especialmente importante en tiempos de incertidumbre. Cuanto más frecuente sea, más fácil será adaptarse, ser ágil y tomar mejores decisiones. La mayoría estamos de acuerdo en que la previsión aporta un enorme valor a la empresa. Sin embargo, el reto para muchos departamentos financieros es que la previsión suele añadir más trabajo a una carga de trabajo ya de por sí pesada. Pero es importante señalar esto porque la previsión requiere cierto grado de disciplina en los procesos, una disciplina que varía en función del tipo de técnica de previsión que se emplee. A continuación analizaremos los distintos tipos de métodos de previsión que existen.

Tipos de previsión

En lo que respecta a las previsiones financieras, existen tres tipos principales: cualitativas, cuantitativas y causales¹; y es importante tenerlas en cuenta.

Cualitativa

Las previsionescualitativas son más críticas por naturaleza. Cuando iba a la escuela, nos recordaban una y otra vez que debíamos tomar decisiones basadas en pruebas, pero eso no siempre es posible. Por ejemplo, ningún dato histórico podría proyectar la pandemia actual. Aunque tus datos no te indiquen el mejor camino a seguir, puede que tu intuición sí lo haga. Sin embargo, es importante ser consciente de cualquier sesgo personal. Utilice este tipo de previsión cuando los datos estén limitados por la ampliación de la investigación de mercado y tenga previsto involucrar a líderes y expertos interfuncionales en el proceso de planificación. Pero, como siempre, hay que crear múltiples escenarios para considerar el problema desde todos los ángulos y captar las posibles realidades generales.

Cuantitativo

La previsióncuantitativa es, como su nombre indica, un enfoque basado en los números en el que se pueden aprovechar los datos del pasado para encontrar tendencias. Se pueden utilizar herramientas de análisis de datos para encontrar patrones, como la estacionalidad, y traducirlos en decisiones basadas en pruebas y proyecciones para el futuro. Este enfoque tiene más en cuenta los sesgos, pero se basa únicamente en disponer de buenos datos que abarquen varios años. A continuación, puede combinar los datos con su buen juicio para trazar el futuro. Este tipo de previsión puede dividirse en dos categorías principales: tradicional y dinámica. Las previsiones tradicionales son 3 + 9, 6 + 6 o 9 + 3, donde el primer número representa el número de meses reales disponibles y el segundo representa los periodos planificados. Así, una previsión tradicional 3 + 9 tiene tres meses de datos reales y nueve meses de datos planificados. Es tradicional porque este tipo de previsión suele hacerse cada trimestre. Suponiendo cuatro trimestres, debería hacer previsiones tres veces a lo largo del ejercicio. Las previsiones tradicionales suelen estar estrechamente vinculadas a los presupuestos. Esto significa que hay un énfasis a corto plazo en el horizonte de planificación, de forma que los objetivos trimestrales o de final de año son más prioritarios que los objetivos a largo plazo.² Para combatir algunos de los problemas que plantean las previsiones tradicionales, muchas empresas han adoptado una forma más dinámica de previsión: las previsiones renovables. Las previsiones renovables permiten a los profesionales de FP&A planificar de forma continua y dinámica para un determinado número de periodos futuros. Estas previsiones son ágiles por naturaleza porque obligan a la empresa a prever siempre X número de meses o Y número de trimestres en el futuro. Por ejemplo, una previsión móvil mensual podría seguir un formato 1 + 12, 2 + 12 o 6 + 12. Así, cuando se cierra un periodo, se añade otro a la previsión. A diferencia de las previsiones tradicionales, no existe una "fecha final" para las previsiones renovables, lo que ofrece a las empresas una mejor perspectiva a largo plazo. Las previsiones continuas son más precisas que las tradicionales, ya que las proyecciones se modifican constantemente a lo largo del proceso. También son más ágiles porque permiten captar tendencias con mayor rapidez, ya que se pueden actualizar las previsiones con datos en tiempo real sobre nuevos impulsores, cambios y patrones. Sin embargo, es importante tener en cuenta que si no dispone de las herramientas adecuadas, como el software CPM, podría acabar creando mucho más trabajo para sus empleados. Las finanzas ya no pueden depender de hojas de cálculo lentas y propensas a errores en el mundo empresarial globalizado y en constante movimiento de hoy en día.

Causal

El último tipo de previsión es el método causal, también conocido como previsión de causa y efecto. Es el tipo de previsión más elaborado, ya que es de naturaleza muy matemática. La previsión causal se basa en la regresión y se deriva estadísticamente: la previsión es una función de múltiples variables y constantes. Imagínese que no sólo tiene a mano una plétora de datos, sino que también dispone de un análisis profundo detrás de las cifras. Por ejemplo, datos sobre consumidores, proveedores, productos y tipos de interés, de modo que pueda medir la causa y el efecto de las variables independientes y dependientes. Esto le permitiría modelizar las predicciones de la oferta y la demanda a un nivel numérico detallado. Un caso de uso de la previsión causal es si se quiere ver el impacto en las ventas de una promoción a corto plazo y utilizar esta información en el proceso de planificación.³ La previsión causal no suele utilizarse en entornos empresariales porque requiere muchos recursos y mantenimiento.³

Conclusión

Supongo que al final; papá tenía razón cuando dijo: "Realmente no hay mucho en la vida que sea predecible, pero si puedes planificarlo y eres capaz de hacer los ajustes necesarios en el camino, las cosas irán bien" Como sabemos, los negocios son tan impredecibles como la vida. Así que, si te enfrentas a riesgos cada vez mayores y tienes problemas para tomar decisiones, quizá sea el momento de considerar las ventajas de la previsión. Independientemente del tipo de previsión que utilice, puede aprovechar los conocimientos para validar si está en la trayectoria correcta y ajustar sus decisiones en consecuencia. La previsión ayuda a mitigar el riesgo y la incertidumbre cuando se combina con la planificación de escenarios. La previsión también puede servir como bucle de retroalimentación que le permita incorporar nuevos datos a su proceso de planificación ágil. Yo recomendaría una combinación de previsiones cuantitativas y cualitativas, porque los datos son primordiales y el criterio viene dado por la experiencia y el liderazgo. La planificación es iterativa por naturaleza y una tecnología como el software Corporate Performance Management (CPM) de Prophix puede ayudar a gestionar estas tareas repetitivas automatizando los procesos clave. Obtenga información rápidamente, consolídela en un plan y determine los impulsores en un entorno seguro y cómodo, lo que le dará tiempo para centrarse en las iniciativas estratégicas.

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1 - https://hbr.org/1971/07/how-to-choose-the-right-forecasting-technique 2 - https://www.afponline.org/ideas-inspiration/topics/articles/Details/rolling-forecasts-ideal-for-uncertain-times 3-https://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/9781119199205.ch16#:~:text=Causal%20forecasts%20help%20managers%20measure,used%20technique%20in%20causal%20forecasting.