Productos CPM: ¿un viaje a lo desconocido?

Es paradójico: hace tiempo que las soluciones profesionales de CPM (gestión del rendimiento empresarial) han dejado de ser un consejo para iniciados, tras haber demostrado su eficacia en la práctica a lo largo de los años. Sin embargo, algunas empresas prefieren esperar y seguir arreglándoselas con Excel. El Dr. Christian Fuchs, analista de BARC, explica de dónde procede esta indecisión y qué consecuencias conlleva.

Nuestro mundo está cambiando más deprisa de lo que se esperaba. Lo que ayer se consideraba un valor seguro, mañana puede estar obsoleto. Para seguir el ritmo, las empresas deben satisfacer exigencias cada vez mayores. Esto se aplica en particular a la velocidad, previsión y agilidad de la gestión empresarial.

¿Qué hay que hacer? Las mejores empresas afrontan este reto con soluciones CPM integradas y destacan por la mayor visibilidad y control de sus procesos de planificación y gestión. Esto ya es de dominio público: cada vez son más los responsables de la toma de decisiones que reconocen la creciente importancia del CPM y desean subirse al carro.

Sin embargo, a pesar de darse cuenta de que el CPM asistido por software es esencial para la gestión y el gobierno corporativos modernos, muchas empresas rehúyen el gasto y el riesgo asociados a abordar un proyecto de este tipo.

La mayoría de las preocupaciones son infundadas

Los responsables de la toma de decisiones que nunca antes han participado en proyectos de CPM (por ejemplo, en una empresa anterior) se enfrentan a un reto importante: a menudo existen expectativas claras sobre los beneficios resultantes, pero el enfoque a adoptar y el alcance del proyecto de selección e implantación son una gran incógnita. En la práctica, esta combinación de factores suele llevar a sobrestimar el alcance y la complejidad de los proyectos, ya que son muy difíciles de evaluar sin los conocimientos necesarios. En el peor de los casos, esto puede llevar a declarar inviable un proyecto antes de que un experto sea capaz de evaluar correctamente la situación.

Además, una definición poco clara del proyecto puede hacer fracasar la introducción del CPM. Si, por ejemplo, un proyecto se inicia desde el departamento de control sin haber realizado antes un análisis de requisitos en los demás departamentos, incluido el de TI, esta omisión suele volverse en contra de los implicados en el curso posterior del proyecto.

La buena noticia: no es tan malo como parece.

Por lo general, el proceso de selección de software suele durar entre 3 y 6 meses. Para que este primer paso tan importante tenga éxito, le recomiendo que lea tanto mis consejos para un proyecto de selección bien preparado como la lista de los mayores errores, para que sepa a qué atenerse.

A continuación, llega el momento del proyecto de implantación propiamente dicho de la solución seleccionada. Los resultados de la Encuesta de Planificación BARC 18 muestran que las implantaciones de CPM de tamaño medio pueden realizarse normalmente en 2-6 meses (véase la Figura 1). Esto significa que un proyecto completo de selección e implantación de CPM -es decir, desde el inicio del proyecto hasta su puesta en marcha- puede realizarse en 5-12 meses. No se trata, pues, del proyecto monstruoso que algunos parecen imaginar.

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Figura 1: Duración de la implantación desde la compra del software hasta la puesta en marcha inicial (fuente: BARC "The Planning Survey 18", n=442)[/caption]

La recomendación es siempre "Piensa a lo grande, empieza poco a poco". Un periodo de proyecto manejable es un factor crítico para el éxito en la selección e implantación de una solución CPM. Por lo tanto, hay que centrarse en aspectos parciales de la tarea global para generar "victorias rápidas". Éstas no sólo crean aceptación, sino que también sirven como marketing interno para el proyecto. Por lo general, cuanto más corto sea el periodo de selección e implantación, mayor será el beneficio directo de su proyecto y la probabilidad de completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Por qué corre el reloj , también en su empresa

Mientras que CPM es (comprensiblemente) un territorio en gran medida nuevo para muchos responsables de la toma de decisiones, Excel suele ser todo lo contrario: os conocéis desde hace años, habéis pasado por muchas cosas juntos y por eso quizá seáis incluso un poco sentimentales. Aunque esto es comprensible en términos humanos, perjudica enormemente la objetividad. Si bien es cierto que Excel puede ser a menudo una solución viable para las empresas más pequeñas, por ejemplo, para cubrir la elaboración de presupuestos, tan pronto como una organización alcanza cierto tamaño -y con ello tanto mayores requisitos como una mayor complejidad- Excel se convierte rápidamente en un problema porque, sencillamente, no fue diseñado para satisfacer las crecientes necesidades de CPM de las empresas medianas del siglo XXI.

Por muy cómoda que pueda resultar la persistencia de los procesos existentes, no es más que estancamiento. En un mundo que impone cada día nuevas exigencias a las empresas, esta conservación del statu quo le hace retroceder un poco más con cada segundo que pasa. Por tanto, la distancia con los competidores que siguen el ritmo de los avances no deja de aumentar.

Además de sus conocidas deficiencias (propensión a errores, incoherencias, elevado esfuerzo manual, etc.), Excel también causa disgusto entre sus usuarios, algo que confirman, entre otros, los resultados de la actual encuesta BARC Planning Survey 18. La gran mayoría de los usuarios que utilizan soluciones CPM especiales también las recomendarían. Sin embargo, la defensa de Excel es mucho más tenue (Figura 2).

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Figura 2: ¿Recomendaría su herramienta de planificación a otras empresas? (fuente: BARC "The Planning Survey 18") Soluciones de planificación especializadas (n=861) frente a Excel (n=171)[/caption]

Conclusión

La ansiedad es infundada: Los proyectos CPM de hoy en día no son ciencia espacial y normalmente pueden completarse mucho más rápido de lo que se temía. Así que no se deje inquietar por la complejidad del tema y la amplia gama de soluciones - la abundancia de opciones también tiene un efecto positivo: por lo general hay una solución adecuada en el mercado para cada necesidad imaginable. Por tanto, es probable que encuentre lo que busca. Además, hable con otras personas que se hayan enfrentado al mismo reto y lo hayan superado con éxito. Así podrá aprender de los errores de los demás y ahorrar tiempo y recursos valiosos.

Pero, sobre todo, hay algo que no debe olvidar: al final, de usted depende que su empresa utilice CPM y se prepare para el futuro, o más bien que espere y trate de mantener el statu quo el mayor tiempo posible. Esta última opción puede ser la más conveniente a corto plazo, pero definitivamente no es la mejor.