¿Qué es mejor? Software FP&A o Excel

Cuando se trata de gestionar dinero, la herramienta adecuada es clave. Excel ha existido desde siempre, pero estamos aquí para mostrarte por qué el software FP&A es el verdadero ganador para los equipos financieros.

En este artículo, compartiremos cómo FP&A vence a Excel en todo momento, permitiendo a su equipo financiero trabajar de forma más inteligente, no más duro. Abarcaremos:

¿Qué es Excel?

Tal vez la solución financiera más omnipresente, Excel lleva utilizándose en las empresas desde finales de los años ochenta. Y aunque al principio proporcionaba estructura a procesos que de otro modo serían difíciles, desde entonces se han introducido soluciones más avanzadas.

Excel cuenta con funciones para una amplia gama de procesos financieros, como presupuestos, planificación, informes, previsiones, análisis y mucho más. Puede ayudar a los equipos financieros a crear modelos de datos, visualizarlos y realizar cálculos complejos.

Es compatible con varios procesos y puede utilizarse en diferentes sistemas e idiomas, lo que ayuda a las empresas con diversos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) a comunicarse eficazmente. Esta adaptabilidad ha convertido a Excel en una especie de lenguaje común en el mundo de los negocios, especialmente en finanzas.

¿Cuáles son los retos de Excel?

A pesar de su gran popularidad, el uso de Excel como solución financiera principal tiene varios inconvenientes. Puede ser difícil mantener un control interno sobre las distintas versiones de sus presupuestos, planes, informes y previsiones, ya que cualquiera puede guardar una nueva versión de una hoja de cálculo en su ordenador. Con múltiples versiones de un mismo documento circulando, puede crear confusión en torno a los resultados y llevar a su equipo a cuestionar la integridad de sus datos.

Excel tampoco es ideal para procesos financieros más complejos, como la consolidación financiera y la conciliación de cuentas, que suelen requerir contribuciones de toda la empresa, varias divisas y la introducción manual de datos. Este es otro de los principales retos de Excel: no hay forma de reducir el número de entradas manuales ni de validar los datos introducidos, lo que supone un riesgo de error humano.

Además, en una época en la que los riesgos de seguridad son cada vez más preocupantes, Excel no está bien adaptado para mantener el cumplimiento de la normativa, sobre todo cuando se introducen con regularidad nuevas normativas sobre datos. La falta de funciones de seguridad integradas y sólidas puede dificultar la garantía de que las prácticas de tratamiento de datos cumplen normas como GDPR o HIPAA.

¿Qué es el software FP&A?

Elsoftware FP&A es un conjunto completo de herramientas y sistemas diseñados para optimizar las operaciones financieras de una empresa. Este tipo de software facilita la planificación estratégica, la supervisión y el análisis del rendimiento financiero de una organización.

Normalmente, el software FP&A tiene varias características clave, organizadas en categorías como:

• Planificación estratégica y elaboración de presupuestos
• Informes exhaustivos (incluidos informes financieros, de cumplimiento y operativos)
• Procesos de consolidación financiera
• Análisis de escenarios de rentabilidad y optimización
• Gestión y ejecución de iniciativas estratégicas

Es crucial que las organizaciones que consideren el software FP&A reconozcan que no todos los proveedores pueden ofrecer un conjunto completo de estas funcionalidades. Los equipos financieros deben evaluar cuidadosamente a los proveedores de software de FP&A para garantizar la alineación tanto con sus necesidades inmediatas como con sus planes de crecimiento futuro, asegurándose de que la solución elegida pueda adaptarse y escalar eficazmente.

También es importante entender que, aunque algunos proveedores de software de FP&A comercializan sus soluciones como alternativas superiores a las hojas de cálculo, estas ofertas están estrechamente integradas con Excel, funcionando principalmente como complementos de Excel. Esto significa que en lugar de reemplazar a Excel, estas soluciones se basan en las capacidades existentes de Excel, integrando características adicionales mientras siguen operando dentro del marco de Excel.

El software FP&A también puede denominarse software de gestión del rendimiento corporativo (CPM), gestión del rendimiento financiero (FPM) o gestión del rendimiento empresarial (EPM). Aunque las funciones básicas siguen siendo las mismas, la nomenclatura ha evolucionado para reflejar el papel de estas soluciones a la hora de capacitar a los equipos financieros para impulsar el rendimiento.

¿Cuál es la diferencia entre el software FP&A y Excel?

El software FP&A se ha desarrollado específicamente para los equipos financieros, mientras que Excel se creó para ser una herramienta de productividad personal. Basándose en la estructura de Excel, el software FP&A pretende abordar muchos de los retos que plantean las hojas de cálculo, entre los que se incluyen:

• Automatización: El software FP&A está bien equipado para automatizar procesos financieros recurrentes como la introducción de datos, la validación y la elaboración de informes. Esta automatización va más allá de las capacidades de Excel, agilizando los flujos de trabajo y reduciendo significativamente el potencial de error humano.
• Escalabilidad: El software FP&A puede manejar volúmenes de datos y complejidad crecientes sin comprometer el rendimiento, una ventaja crítica sobre Excel, que puede tener dificultades con grandes conjuntos de datos o análisis intrincados.
• Colaboración: Aprovechando las deficiencias de Excel, el software FP&A puede mejorar la colaboración en toda la empresa al permitir que los departamentos contribuyan a los presupuestos, planes y previsiones, promoviendo un enfoque unificado de la gestión financiera.
• Validación de datos: Con la validación de datos incorporada, el software FP&A puede identificar rápidamente los datos mal introducidos, protegiéndole contra costosos errores. Este nivel de precisión es crucial para mantener la integridad de sus datos financieros.
• Información no transaccional: Otra forma en la que el software FP&A se diferencia de Excel es que puede proporcionar información no transaccional. Algunas soluciones de software FP&A disponen de funciones habilitadas para IA que pueden proporcionar una explicación exhaustiva de las tendencias y variaciones de sus datos. Esto permite realizar análisis retrospectivos y previsiones a futuro, lo que mejora la precisión y la eficiencia de los informes de una forma que Excel no puede igualar.
• Seguridad y cumplimiento: Con funciones como el acceso basado en funciones, los registros de auditoría y el cifrado de datos, el software FP&A ofrece una protección superior para la información financiera confidencial, cumpliendo las normas reglamentarias y de gobernanza de forma más eficaz que Excel.

Al abordar los retos que plantea el uso de Excel para tareas financieras complejas, el software FP&A destaca como una solución más segura y escalable para los equipos financieros modernos que buscan impulsar el rendimiento empresarial.

¿Cómo combinar Excel y el software FP&A?

La buena noticia es que existe una forma de combinar lo mejor de Excel y del software FP&A para transformar sus procesos financieros. Con una plataforma de rendimiento financiero como Prophix One, puede permitir que los colaboradores de toda la empresa utilicen la interfaz con la que están más familiarizados, como Excel, para contribuir a los presupuestos, planes e informes. Este enfoque agiliza los flujos de trabajo y los procesos de aprobación, reduciendo la intervención manual y acelerando la toma de decisiones.

A continuación, utilizando todos los beneficios y ventajas del software FP&A, su equipo financiero puede importar fácilmente las hojas de cálculo enviadas a la solución para su posterior validación y análisis. La mayoría de las soluciones de software FP&A cuentan con funciones avanzadas de generación de informes y visualización de datos, lo que permite generar perspectivas más profundas, análisis predictivos e informes financieros más sofisticados que los que podría generar Excel por sí solo.

Al integrar Excel con su software dedicado de FP&A, también puede eliminar muchos de los riesgos de seguridad de las hojas de cálculo. Mientras que los archivos de Excel pueden ser propensos a riesgos de seguridad cuando se comparten ampliamente, integrarlos en una plataforma segura de FP&A puede ofrecer medidas de seguridad avanzadas como el cifrado, controles de acceso y registros de auditoría, mejorando así la protección de datos y el cumplimiento.

En general, si duda en renunciar a Excel, hay formas de combinar la potencia y la escalabilidad del software de FP&A, sin dejar de dar a su equipo la opción de compartir algunos datos en hojas de cálculo.

Conclusiones: Por qué el software FP&A es la mejor opción para los equipos financieros

Después de explorar los entresijos de Excel y del software FP&A, está claro que para los equipos financieros que buscan mejorar sus resultados, el software FP&A es el claro ganador. Gracias a su capacidad para agilizar los procesos, mejorar la colaboración y proporcionar información más detallada, no es sólo una herramienta, sino que cambia las reglas del juego.

¿Tiene curiosidad por saber cómo se compara el software de FP&A con los complementos de Excel? Consulte nuestro blog sobre complementos de Excel frente a software de FP& A.