¿Qué es el cumplimiento financiero? Todo lo que debe saber

El cumplimiento financiero es fundamental para gestionar las finanzas de una organización. Se trata de un conjunto de políticas y prácticas que protegen las finanzas de la empresa de errores y usos indebidos. A su vez, una estrategia de cumplimiento sana fomenta la confianza en la organización entre clientes, directivos y accionistas. Veamos algunas de las preguntas más comunes en torno a este tema esencial y algunos métodos que puede utilizar para aplicar y mejorar el cumplimiento.

¿Qué es el cumplimiento financiero?

El cumplimiento financiero se refiere a la observancia de las leyes, reglamentos y normas que rigen los mercados financieros y de capitales. Abarca una amplia gama de prácticas, desde la banca de inversión a la banca minorista, y es crucial para mantener la integridad y estabilidad de estos mercados.

¿Por qué es importante la conformidad financiera?

El cumplimiento es la práctica de garantizar que su organización se adhiere a la normativa. El coste del incumplimiento de la normativa puede ser muy elevado, tanto en términos financieros como de reputación. El cumplimiento tiene por objeto mantener y asegurar la confianza no sólo en una empresa, sino en los sistemas financieros en su conjunto.

¿Cuál es un ejemplo de cumplimiento en finanzas?

Los requisitos de cumplimiento variarán según el sector y la geografía. Por ejemplo, el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) es un conjunto de normas europeas, aunque se ha convertido en una práctica habitual para muchas empresas con sede en Estados Unidos, especialmente las que tienen clientes europeos.

Las empresas que procesan información de tarjetas de crédito están sujetas a PCI DSS, normas creadas por las compañías de tarjetas para proteger la información de los titulares.

Garantizar el cumplimiento financiero

Se necesita una sólida estrategia de cumplimiento financiero para respetar continuamente la normativa pertinente. Veamos algunos de los pasos necesarios para aplicar una estrategia de cumplimiento eficaz.

1. Establecer políticas y procedimientos claros

Las políticas son los objetivos declarados de una estrategia de cumplimiento y deben estar disponibles y ser accesibles. Deben redactarse con claridad para limitar las interpretaciones erróneas. Los procedimientos son para cuando hay que poner en práctica esas políticas y también deben ser claros y fáciles de seguir.

También es crucial disponer de políticas que cubran normas del sector como la Ley contra el Blanqueo de Dinero (AML) y la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA).

El cumplimiento es algo más que requisitos legales, y las normas del sector son esenciales para mantener la confianza y la fiabilidad dentro de su industria.

2. Implantar controles internos sólidos

Los controles financieros internos ayudan a supervisar las finanzas de una organización y a aplicar correcciones en caso de que se produzcan errores. La adecuada segregación de funciones, los protocolos de autorización y las auditorías periódicas son prácticas que contribuyen a ello. Esto garantiza que procesos importantes como la consolidación financiera y la gestión de la divulgación sigan cumpliendo las normas.

3. Realizar evaluaciones de riesgos

Estas evaluaciones internas son fundamentales para ayudar a identificar y priorizar las principales áreas de riesgo. Una vez identificados, estos riesgos pueden mitigarse con nuevas políticas, prácticas o herramientas.

4. Utilizar la tecnología y las herramientas de cumplimiento

Las herramientas son esenciales para agilizar y supervisar los procesos de cumplimiento. La automatización reduce los errores manuales, y la supervisión en directo puede señalar rápidamente los problemas para su resolución. El software de gestión del rendimiento financiero, como Prophix One, proporciona estas herramientas junto con opciones específicas de gestión del cumplimiento que son a la vez intuitivas y potentes.

5. Auditorías y revisiones rutinarias

Las auditorías periódicas, tanto internas como externas, formarán parte de los requisitos de cumplimiento. Los reguladores exigirán que las auditorías se realicen con una frecuencia específica, a menudo trimestral o anual.

6. Establecer una cultura de cumplimiento

Mantener el cumplimiento de las normas exige la implicación de todos los miembros de una organización. La dirección debe ser un modelo de comportamiento conforme y poner los recursos, como políticas y prácticas, a disposición y al alcance de todos los empleados. Hay que animar a los empleados a que hablen cuando detecten comportamientos o prácticas no conformes.

7. Manténgase informado sobre los cambios normativos

Las normas de cumplimiento no son estáticas, y los organismos reguladores a veces pueden introducir cambios inesperados a los que las organizaciones deben adaptarse rápidamente. Las organizaciones también pueden expandirse a nuevos sectores o jurisdicciones, añadiendo nuevas normativas que deben incorporarse a su estrategia general de cumplimiento.

¿Cuáles son las ventajas del cumplimiento financiero?

Aunque el cumplimiento financiero es una obligación que toda organización debe cumplir, adoptar un enfoque proactivo tiene varias ventajas.

Mitigación de riesgos

El análisis de riesgos que conlleva el cumplimiento normativo da a las organizaciones una ventaja a la hora de mitigar los riesgos financieros y evitar costosas penalizaciones legales, multas y sanciones. Sin una mitigación eficaz del riesgo, la organización es vulnerable a la mala gestión financiera, que es más costosa que el cumplimiento.

Mejora de la eficacia operativa

Los requisitos de cumplimiento son a menudo una oportunidad para racionalizar los procesos operativos. El software de cumplimiento puede ayudar a cumplir estos requisitos al tiempo que automatiza y agrega datos financieros. La mejora de la supervisión proporciona información adicional sobre la salud financiera y la automatización reduce los errores manuales.

Mayor estabilidad financiera

Reforzar la confianza y la resistencia de sus sistemas y procesos aumenta la estabilidad financiera. Reducir las oportunidades de mala gestión mediante auditorías y supervisiones periódicas disminuye la posibilidad de que un problema pase desapercibido. Los pequeños errores se convierten en problemas mayores cuando se ignoran, y una sólida estrategia de cumplimiento financiero puede evitarlo.

Prevención del fraude

La supervisión de las transacciones, las auditorías periódicas y el uso de software con seguimiento de la actividad y alertas automáticas dificultan enormemente el uso indebido de las finanzas de la empresa. Educar a la dirección y a los empleados sobre los riesgos del incumplimiento también puede desalentar los comportamientos de riesgo.

Mejora de la reputación

Un cumplimiento financiero adecuado reduce el riesgo de problemas graves, haciendo que las operaciones financieras de una organización sean más fiables. Esto genera confianza entre los accionistas y las partes interesadas al demostrar el compromiso de su organización para evitar problemas costosos.

Ventajas normativas

Una estrategia sólida de cumplimiento financiero mejora el conocimiento institucional de su organización en lo que respecta a la normativa pertinente. Esto puede ayudar a los directivos a detectar oportunidades, retos y posibles sorpresas antes de que tengan un impacto significativo en su organización. Incluso podría permitir a su organización crear relaciones importantes con los reguladores, facilitando el cumplimiento con el tiempo.

Retos del cumplimiento financiero

Mantener el cumplimiento es un componente crucial del éxito de las operaciones, pero conlleva su propio conjunto de retos. Establecer su nueva estrategia requiere recursos y otros costes, al tiempo que se resiste al cambio una vez implantada. Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, proporciona un conjunto de herramientas que ayudan a las organizaciones a superar estos obstáculos, sin los cuales muchos de estos retos pueden resultar abrumadores y costosos.

Limitación de recursos

Mantener el cumplimiento requiere recursos. Las organizaciones que no asignen el tiempo y el personal adecuados descubrirán lo costoso que puede resultar no cumplir los requisitos normativos. Conseguir aprobaciones para liberar estos recursos puede ser desalentador, pero no disponer de ellos puede repercutir en su estrategia de cumplimiento.

Implicaciones económicas

Implantar y mantener un programa de cumplimiento tiene costes directos, como el software y el personal, e indirectos, como el tiempo dedicado a actividades de cumplimiento, como la formación continua. Sin embargo, los costes derivados del incumplimiento de los requisitos normativos suelen ser mucho más elevados.

Resistencia al cambio

Las organizaciones tendrán cierta resistencia al cambio. Asegurarse de que las nuevas políticas se entienden claramente puede ayudar a los empleados a adaptarse más fácilmente a los nuevos requisitos. Es crucial gestionar cuidadosamente los cambios en las responsabilidades individuales con la curva de aprendizaje de los nuevos sistemas para que los empleados se incorporen fácilmente. Prophix One proporciona la potencia que los equipos de finanzas y cumplimiento necesitan para seguir cumpliendo la normativa, facilitando la incorporación de empleados y directivos.

Normativa en evolución

La normativa evoluciona constantemente, y los equipos de cumplimiento deben mantenerse al día. Muchas herramientas de cumplimiento se actualizan automáticamente e informan a los equipos cuando se producen cambios. Asegurarse de que los equipos disponen del tiempo y las herramientas necesarias para mantener el cumplimiento a medida que evoluciona es crucial para evitar problemas.

Ejemplos de prácticas y marcos de cumplimiento financiero

Hay una serie de prácticas y marcos de cumplimiento existentes y generalmente aceptados que las organizaciones pueden utilizar e integrar en su estrategia de cumplimiento más amplia.

• Cumplimiento de la normativacontra el blanqueo de capitales (AML ): Las instituciones financieras aplican programas de lucha contra el blanqueo de capitales que incluyen la diligencia debida con los clientes, la supervisión de las transacciones y la notificación de actividades sospechosas a las autoridades reguladoras. Por ejemplo, JPMorgan Chase ha establecido protocolos exhaustivos para identificar y notificar posibles actividades de blanqueo de dinero.

• Normas de información financiera como los PCGA y las NIIF: Las Prácticas Contables Generalmente Aceptadas (PCGA) y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF ) son dos modelos de cumplimiento que proporcionan un marco para los equipos de contabilidad y finanzas de EE.UU. e internacionales.

• Cumplimiento dela Ley Sarbanes-Oxley (SOX) : Regula la información financiera y la conducta de las empresas estadounidenses que cotizan en bolsa. Exige controles internos, informes periódicos y gestión de la información financiera, prohíbe el uso de información privilegiada y certifica los estados financieros.

• Cumplimiento fiscal como el Pilar 2 de la OCDE: Esta política relativamente nueva establece un impuesto mínimo global para las empresas multinacionales.

• Cumplimientoen materia de protección dedatos y privacidad: Este conjunto de principios ayuda a definir los diferentes datos y proporciona protección para ellos. La privacidad de los datos define a quién se permite el acceso, mientras que la protección de datos es un conjunto de prácticas y políticas que restringen el acceso a los datos.

Logre el cumplimiento financiero con Prophix

El cumplimiento financiero es un objetivo en constante movimiento. A medida que las organizaciones y los mercados evolucionan, el cumplimiento también lo hace. Mantenerse al día requiere una estrategia sólida y un equipo con las herramientas necesarias para mantener esa estrategia ágil. El comportamiento conforme empieza en la cúpula, y la formación debe mantenerse al día y reiterarse con regularidad para adaptarse a los cambios o la evolución de la normativa. Sin cumplimiento, una organización es vulnerable a errores y usos financieros indebidos, lo que pone en peligro tanto su reputación como sus beneficios.

Estas tareas no pueden llevarse a cabo fácilmente sin la colaboración entre numerosos departamentos, y una plataforma unificada de gestión del rendimiento financiero, como Prophix One, puede contribuir a ello. Gracias a la integración y automatización de los datos financieros, puede colaborar fácilmente con todas las partes interesadas. Con una herramienta racionalizada, los requisitos se cumplen siempre a tiempo.