¿Qué es el presupuesto incremental?

El presupuesto incremental es uno de los principales métodos presupuestarios.

La premisa es sencilla y eficaz: su presupuesto actual funciona bien. ¿Por qué cambiar lo que funciona? Basta con ajustarlo.

Es más parecido al mantenimiento de un presupuesto que a la creación de uno nuevo. Para muchas empresas con equipos financieros reducidos, se trata de una propuesta atractiva.

Pero, ¿cómo se hace un presupuesto incremental? ¿Y cómo se compara con otros métodos de presupuestación?

Eso es exactamente lo que trataremos en este artículo.

¿Qué es el presupuesto incremental?

La presupuestación incremental es un método de presupuestación que realiza ajustes (incrementos) en el presupuesto del año anterior. Los equipos presupuestarios suelen hacerlo incrementando las asignaciones presupuestarias para tener en cuenta el aumento de los costes debido a la subida de los tipos, la inflación, etc.

A diferencia de otros métodos presupuestarios, como el presupuesto de base cero, el presupuesto incremental tiene la ventaja de ser más rápido de realizar. En este sentido, el presupuesto incremental es una alternativa importante al presupuesto de base cero.

El presupuesto incremental puede utilizarse en una gran variedad de aplicaciones, como las finanzas corporativas, el sector público, las organizaciones sin ánimo de lucro y las pequeñas y medianas empresas, que veremos más adelante. En primer lugar, analicemos por qué las empresas crean presupuestos incrementales.

¿Por qué las empresas crean presupuestos incrementales?

Las empresas elaboran presupuestos incrementales porque el método de presupuestación incremental es sencillo y coherente.

Como veremos, es mejor cuando no hay grandes cambios en el horizonte. Es menos probable que una nueva empresa utilice un presupuesto incremental; sin embargo, un fabricante o una empresa de comercio electrónico podrían tener más probabilidades de utilizarlo.

¿Por qué es importante entender el presupuesto incremental?

Es importante comprender el presupuesto incremental porque es el más intuitivo de los métodos presupuestarios. El presupuesto incremental encarna el aforismo "Si no está roto, no lo arregles" como proceso presupuestario: asume que el presupuesto del año anterior era correcto y sólo necesita ajustes.

Aunque sin duda hay casos en los que esto es cierto, los presupuestos suelen beneficiarse de una mirada más crítica. Poner nombre al fenómeno de ajustar el presupuesto permite a los equipos elegir más conscientemente entre seguir adelante con el proceso o elegir otra cosa.

¿Cuándo es mejor utilizar un presupuesto incremental?

Es mejor utilizar un presupuesto incremental cuando el presupuesto del año anterior era más o menos correcto, y cuando no hay acontecimientos próximos conocidos que requieran un cambio en el presupuesto.

Ventajas del presupuesto incremental

Además de ser sencillo y, por tanto, rápido de preparar, el presupuesto incremental tiene muchas ventajas.

Fácil de preparar

Los presupuestos incrementales son fáciles de preparar. La mayor parte del trabajo ya está hecho: el presupuesto base se elaboró el año pasado. A partir de ahí, lo único que tienen que hacer los equipos financieros es analizar las desviaciones con respecto a ese presupuesto y ajustar el nuevo presupuesto para corregirlas.

Coherencia y estabilidad operativa

A los jefes de departamento les gustan los presupuestos incrementales porque significan que saben a qué atenerse y cómo asignar sus recursos. Esto, de nuevo, supone un gasto óptimo por su parte.

Esta coherencia conduce a la estabilidad operativa: sin grandes oscilaciones en el presupuesto, los jefes de departamento no necesitan recortar o reducir sus actividades. En otras palabras: como no cambian muchas cosas, no habrá muchos problemas por culpa de los cambios.

Rentabilidad

Los presupuestos incrementales se preparan con rapidez, lo que también los hace más rentables.

Existe un punto de vista según el cual gran parte del trabajo que realizan las finanzas puede considerarse un despilfarro: ¿para qué elaborar un nuevo presupuesto desde cero si el anterior ya se había ejecutado en un 80%?

Para algunas empresas, no es un argumento aceptable: su tolerancia al riesgo es demasiado baja, sus finanzas son demasiado ajustadas o sus objetivos de crecimiento son demasiado agresivos. Pero para otras empresas, tiene mucho sentido, y es una forma estupenda de liberar tiempo para previsiones, modelización, cumplimiento y las demás actividades de las que es responsable el equipo financiero.

Reduce la rivalidad interna entre los responsables del presupuesto

Hay muy poca política interna durante un proceso de presupuestación incremental. Dado que se utiliza el presupuesto del año anterior como base, la gran división porcentual por departamentos ya se ha decidido.

Esto significa que los jefes de departamento dedicarán menos tiempo y energía a conseguir una parte mayor del pastel y, en su lugar, abogarán por sus propios departamentos. Cambia el enfoque de "estás dando demasiado a Ventas" a "Marketing necesita un poco más para X, Y y Z iniciativas"

Los cambios son fáciles de controlar

Como se utiliza el presupuesto del año anterior como base, es muy fácil hacer un seguimiento de los cambios interanuales.

Por supuesto, cuanto más se manipula el presupuesto (añadiendo departamentos, categorías, etc.), más difícil resulta hacer un seguimiento de los cambios. Pero en ese sentido, puede simplemente pasar a una categoría mayor y comparar a ese nivel.

Estabilidad y previsibilidad

Dado que el presupuesto incremental implica ajustar los datos históricos en un porcentaje determinado para crear un nuevo presupuesto, es ideal para mantener la estabilidad y mejorar la previsibilidad de los resultados financieros, facilitando la previsión de gastos e ingresos futuros.

Centrarse en las actividades principales

Al utilizar los datos del año anterior para crear el presupuesto, la presupuestación incremental reduce la necesidad de una revisión exhaustiva del presupuesto. Esto permite a las organizaciones concentrarse más en sus operaciones principales en lugar de dedicar un tiempo excesivo al proceso presupuestario

Inconvenientes del presupuesto incremental

Aunque el presupuesto incremental tiene muchas razones para recomendarlo, hay casos reales en los que no es la mejor opción. Veamos algunas de sus limitaciones.

Fomenta el gasto excesivo

Al utilizar como base el presupuesto del año anterior, el proceso de presupuestación incremental puede fomentar el gasto excesivo, ya que permite que se cuelen supuestos falsos.

Por ejemplo, supongamos que el departamento de marketing ha sobrepresupuestado 1 millón de dólares. Deciden gastarlo en anuncios, que no están dando el ROI esperado.

Sin un análisis detallado, es posible que el departamento de Marketing reciba aún más dinero el año que viene según el proceso de presupuestación incremental.

Otro escenario relacionado: como los jefes de departamento quieren aumentar su presupuesto, es posible que gasten más dinero para "demostrar" que necesitan más dinero. Aunque sospechar que los jefes de departamento y los responsables del presupuesto no tienen en cuenta los intereses generales de la empresa por gastar más de la cuenta nunca es una buena sensación, sigue siendo tarea del departamento financiero ser el administrador del presupuesto. El gasto excesivo es un peligro real de cualquier proceso presupuestario perezoso, no sólo del presupuesto incremental.

Fomenta la holgura presupuestaria y la ineficacia

Como la presupuestación incremental tiende a ser más rápida y sencilla, hay más posibilidades de que el exceso de presupuesto o los fondos mal gestionados se aprueben como parte del nuevo presupuesto.

Desincentiva la innovación

Por desgracia, la propia naturaleza del presupuesto incremental desincentiva la innovación. Como se utiliza el presupuesto anterior como base, no hay mucho margen para nuevas ideas.

Esto se traslada a los jefes de departamento: a menos que haya un aumento presupuestario suficiente para que los jefes de departamento inviertan en algo nuevo, este método de presupuestación lo desalienta activamente porque sus fondos ya han sido asignados.

Además, esto puede provocar cierta discordia entre la necesidad de una empresa de ser ágil y su necesidad de tener un presupuesto anual.

No tiene en cuenta los cambios y factores externos

A menos que ya exista un fondo de reserva en el presupuesto, el resultado neto del proceso de presupuestación incremental es que el presupuesto no está preparado para reaccionar ante los cambios del mercado.

Una estrategia que los equipos financieros pueden utilizar para resolver este problema es añadir fondos de reserva al presupuesto, que se asignarán según el departamento financiero considere oportuno a lo largo del año. Sin embargo, esto conlleva sus propias ventajas e inconvenientes: reservar grandes cantidades de efectivo para un fondo de reserva es un lujo, y siempre existe el coste de oportunidad de utilizar ese efectivo para algo con un impacto más evidente.

Análisis limitado

Un último problema del presupuesto incremental es que disuade al equipo presupuestario de realizar un análisis exhaustivo de las finanzas de la empresa. Esta es la raíz de muchos de los problemas aludidos anteriormente: un análisis limitado es la forma en que se cuelan la holgura presupuestaria y el gasto excesivo.

¿Dónde puede utilizarse el presupuesto incremental?

Exploremos ahora algunos casos de uso del presupuesto incremental, incluidos los sectores y escenarios en los que resulta más eficaz.

Aplicación en finanzas corporativas

Las grandes empresas con muchos departamentos pueden utilizar el presupuesto incremental para agilizar el proceso de creación de presupuestos. Al permitir que cada departamento ajuste su presupuesto del año anterior en un porcentaje determinado, se eliminan muchas de las idas y venidas habituales en otros métodos presupuestarios. La presupuestación incremental también ayuda a mantener la coherencia en la planificación financiera de todos los departamentos, lo que puede ser beneficioso para los objetivos estratégicos a largo plazo.

Uso en el sector público y las organizaciones sin ánimo de lucro

El sector público y las empresas sin ánimo de lucro suelen tener gastos predecibles y operan bajo estrictas restricciones presupuestarias, lo que hace del presupuesto incremental un enfoque ideal para gestionar recursos limitados. La presupuestación incremental también puede ayudar a garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y las directrices de financiación.

Pequeñas y medianas empresas (PYME)

Las pequeñas y medianas empresas con un flujo de caja estable y una dirección ejecutiva fuerte pueden utilizar el presupuesto incremental para ajustar gradualmente sus planes financieros basándose en los resultados anteriores. Para estas empresas, un presupuesto incremental puede ayudar a asignar recursos eficientemente sin necesidad de complejos análisis financieros y ayudar a gestionar el riesgo.

Cómo crear un presupuesto incremental

¿Cómo se elabora un presupuesto incremental? Es muy sencillo. A grandes rasgos, estos son los tres pasos que debes seguir.

1. Recopila tus finanzas del año anterior

Reúne todas las finanzas del año anterior en un solo documento. Lo mejor es que hagas un análisis de las desviaciones presupuestarias para prepararte bien para el siguiente paso.

2. Ajusta tu nuevo presupuesto basándote en lo aprendido el año o años anteriores

A continuación, sigue los resultados de tu análisis de desviaciones presupuestarias y realiza los ajustes necesarios en el presupuesto para crear el presupuesto del nuevo año.

Asegúrese de anticipar las tendencias y piense en el plan general de la empresa, si es posible. Algunos incrementos o disminuciones podrían ser mayores que otros en función de los datos de que disponga este año. Consultar el plan estratégico de la empresa es una buena manera de asegurarse de que los cambios que haga en el presupuesto estén en consonancia con los objetivos generales de crecimiento de la organización.

3. Seguimiento interanual de los cambios

Por último, conviene hacer un seguimiento interanual de los cambios. Esto es útil por un par de razones: en primer lugar, permite echar la vista atrás a años anteriores y ver el balance de las asignaciones presupuestarias, lo que puede servir como valioso punto de referencia para reproducir la actividad de ese ejercicio.

En segundo lugar, te ayuda a contar una historia con tus números: si el NDR crece de forma constante porque aumentas el presupuesto del equipo de Éxito del Cliente y Marketing, eso es un argumento para hacer ajustes más inteligentes en los próximos años.

Factores a tener en cuenta antes de implantar la presupuestación incremental

¿Está listo para elegir un método de presupuestación para su empresa? Aquí tienes una lista de comprobación para evaluar si el presupuesto incremental se ajusta a tus objetivos:

1. Quiere agilizar el proceso presupuestario, facilitando a los colaboradores la creación de sus propios presupuestos basados en aumentos o disminuciones predeterminados.
2. Su organización es estable, en el sentido de que puede predecir con relativa certeza sus ingresos, gastos y próximos cambios.
3. Desea un método presupuestario que sea rentable y le permita dedicar más tiempo a la modelización y previsión financieras.
4. Desea eliminar la política interna asignando el mismo incremento presupuestario a cada departamento, lo que les permite centrarse en utilizar sus recursos de forma eficaz.
5. Necesita una forma sencilla de realizar un seguimiento de los cambios interanuales, con un mínimo de nuevas entradas o revisiones.
6. Dispone de datos financieros históricos fiables, ya que la presupuestación incremental se basa en gran medida en el rendimiento pasado para establecer los presupuestos futuros.
7. Su cultura organizativa apoyará un enfoque presupuestario que haga hincapié en la estabilidad y la previsibilidad frente a la innovación y la flexibilidad.

Alternativas al presupuesto incremental

¿Cómo se compara el presupuesto incremental con otros métodos presupuestarios? Aunque el presupuesto incremental tiene sus ventajas y desventajas, es útil compararlo con otros métodos de presupuestación.

Presupuesto incremental frente a presupuesto de base cero

El presupuesto incremental y el presupuesto de base cero pueden ser polos opuestos.

Con el presupuesto incremental, no se parte de cero, como implica el nombre de presupuesto de base cero. En su lugar, se parte de una base que está en el 80% del camino recorrido y que sólo requiere algunos retoques. El presupuesto basado en cero requiere que se construya desde cero.

Por tanto, el presupuesto incremental es mucho más rápido que el presupuesto de base cero.

Sin embargo, el presupuesto de base cero resuelve todos los inconvenientes observados en los equipos que utilizan el enfoque del presupuesto incremental. El exceso de gasto, la holgura presupuestaria y el análisis limitado no son preocupaciones para el equipo que utiliza un enfoque basado en cero. Del mismo modo, la innovación y los factores externos ocupan un lugar central en las mentes del equipo de presupuestación basada en cero, ya que la elaboración del presupuesto a partir de cero requiere mucha más consideración.

Presupuesto incremental frente a presupuesto por actividades

La presupuestación incremental es similar a la presupuestación por actividades, y se puede argumentar que la presupuestación incremental es un subconjunto de la presupuestación por actividades.

La presupuestación por actividades es un proceso presupuestario en el que se registran, analizan e investigan las actividades que generan costes. A partir de ahí, el equipo financiero crea un presupuesto basado en un análisis detallado de esas actividades.

Es un proceso mucho más riguroso que la presupuestación incremental y se ajusta más a las actividades reales de una empresa.

La presupuestación por actividades también tiene la ventaja de reducir la holgura presupuestaria, ya que sólo se asignan fondos a las actividades de la empresa. Como esto da al equipo financiero y a los jefes de departamento la oportunidad de examinar esas actividades, teóricamente se eliminarán las actividades superfluas o ineficaces.

Presupuestación incremental frente a presupuestación por propuesta de valor

La presupuestación basada en lapropuesta de valor, también llamada presupuestación por prioridades, consiste en analizar y justificar el valor de cada uno de los elementos de una lista de gastos. En comparación con la presupuestación incremental, la presupuestación basada en propuestas de valor lleva mucho más tiempo, pero elimina el exceso de gasto y la holgura presupuestaria.

Dicho esto, la presupuestación basada en la propuesta de valor puede salir mal dependiendo de quién esté en la mesa de presupuestación. Por eso es importante que, cuando se siga un proceso de presupuestación de propuestas de valor, los equipos se mantengan alineados con la misión y los objetivos generales de la empresa.

Conclusiones: ¿Es el presupuesto incremental adecuado para su empresa?

Ahora ya lo sabe todo sobre el presupuesto incremental. Qué es, cómo funciona, por qué utilizarlo, qué evitar y cómo se compara con otros métodos presupuestarios.

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