¿Qué es la información reglamentaria y por qué es importante?

Navegar por el mundo de las finanzas puede ser complejo, especialmente cuando se trata de la información reglamentaria. Pero, ¿qué es exactamente y por qué debería importarte?

En este artículo se explican los informes reglamentarios, desglosándolos en términos sencillos que cualquiera puede entender.

Así que, tanto si es un líder financiero experimentado como si simplemente siente curiosidad por el sector, acompáñenos a explorar su importancia, ventajas, retos y cómo mejorarlo. Trataremos:

¿Qué es la información reglamentaria?

Lainformación reglamentaria es el modo en que una empresa demuestra que sus actividades financieras y operativas cumplen diversas normas y reglamentos como parte de su proceso de información financiera. Y en el contexto del proceso de información reglamentaria, las empresas deben presentar sus informes al órgano rector pertinente para su revisión.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que el órgano rector específico puede variar en función de la jurisdicción y la naturaleza de las actividades de la empresa. Por ejemplo, en Estados Unidos, las empresas pueden presentar estos informes a la Comisión del Mercado de Valores (SEC) o a la Reserva Federal.

¿Cuáles son los objetivos de la información reglamentaria?

El objetivo de los informes reglamentarios es mejorar la transparencia de las actividades financieras y operativas de las empresas, independientemente de dónde operen. Los informes reguladores también ayudan a establecer la confianza entre competidores de la misma industria, ya que pueden estar seguros de que otras empresas se adhieren a las mismas normas.

Los inversores y las partes interesadas también se benefician de la información precisa y actualizada sobre la salud financiera de una organización a través de los informes reglamentarios, para que puedan tomar decisiones más informadas. Además, los informes reglamentarios pueden ayudar a los responsables financieros a identificar y gestionar eficazmente los riesgos, contribuyendo así a la sostenibilidad a largo plazo de una organización.

¿Qué ocurre si no se siguen las directrices de información reglamentaria?

Las empresas que no siguen las directrices de información reglamentaria corren el riesgo de sanciones económicas, daños a su reputación, limitaciones de sus actividades, barreras adicionales a la aprobación o incluso penas de prisión. Por ejemplo, BMW fue multada con 8,8 millones de euros por Corea del Sur en 2018 por incumplir la normativa sobre retiradas de productos.

Además, el incumplimiento puede acarrear otros costes indirectos, como tiempo y recursos en consultas jurídicas, investigaciones y medidas correctoras. El incumplimiento también podría provocar la pérdida de confianza de los consumidores y de oportunidades de negocio.

Además de las sanciones económicas y las repercusiones legales, el incumplimiento puede provocar la devaluación de una marca, la reducción de beneficios, dificultades para conseguir inversiones y un aumento del coste del capital.

¿Qué hace alguien que trabaja con informes reglamentarios?

Los analistas de informes normativos son responsables de documentar los procesos, normativas y procedimientos clave relacionados con la elaboración de informes financieros y operativos. En general, los analistas de información reglamentaria desempeñan un papel clave en el mantenimiento y la mejora de la integridad del sistema financiero mundial.

Su trabajo incluye a menudo la interpretación de nuevos requisitos reglamentarios, la aplicación de cambios en los procesos de información y la validación de los datos utilizados en los informes reglamentarios. Los analistas de información regulatoria también pueden trabajar con auditores y organismos reguladores, participar en proyectos relacionados con el cumplimiento y proporcionar formación u orientación sobre cuestiones de información regulatoria dentro de su organización.

Directrices de información reglamentaria

Como ya se ha mencionado, las directrices de información reglamentaria vienen determinadas por las actividades de una empresa y su jurisdicción. Analicemos la normativa específica de cada jurisdicción:

Directrices estadounidenses

En Estados Unidos, tanto las empresas privadas como las públicas están sujetas a las directrices de información reglamentaria. He aquí un breve resumen:

• Empresaspúblicas : Las empresas públicas que cotizan en bolsas como la NYSE (Bolsa de Nueva York) o el NASDAQ deben presentar informes anuales auditados e informes trimestrales a la Securities and Exchange Commission (SEC).
• Divulgacióncontinua : los requisitos de divulgación continua de la SEC obligan a las empresas públicas a poner periódicamente a disposición del público determinada información sobre sus actividades y su situación financiera.
• Normas contablesUS GAAP : Todas las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a seguir los US GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), que proporcionan un conjunto común de normas, principios y procedimientos contables.
• Empresasprivadas : Aunque están menos reguladas que las entidades públicas, las empresas privadas siguen teniendo obligaciones de información. Es posible que tengan que facilitar estados financieros a prestamistas, inversores o agencias gubernamentales, dependiendo de su tamaño y de la naturaleza de sus operaciones.
• Directrices deprivacidad : Tanto las empresas privadas como las públicas deben cumplir varias leyes de privacidad federales y estatales que incluyen requisitos para el tratamiento y la presentación de informes sobre información personal.

Directrices de Canadá

En Canadá, tanto las empresas privadas como las públicas también están sujetas a directrices reglamentarias en materia de información. He aquí un desglose:

• Empresas públicas: Las empresas públicas que cotizan en bolsas como la TSX (Bolsa de Toronto) o Cboe Canada deben presentar estados financieros anuales comparativos auditados. Las bolsas de valores como TSX-V y CSE exigen estados financieros anuales auditados en los 120 días siguientes al cierre del ejercicio y estados trimestrales en los 60 días siguientes al cierre del trimestre.
• Divulgación continua: Las empresas que son emisores declarantes en Ontario deben poner periódicamente a disposición del público determinada información sobre sus actividades y su situación financiera.
• Normas contables IFRS: Todas las entidades que rinden cuentas públicamente están obligadas a seguir las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), aunque los reguladores de valores canadienses ofrecen una opción a determinadas entidades.
• Empresas privadas: El 22 de marzo de 2023, el Gobierno de Canadá presentó una ley que obliga a las sociedades mercantiles federales privadas a comunicar la información sobre beneficiarios reales.
• Directrices sobre privacidad: Tanto las empresas privadas como las públicas deben cumplir la Ley de Protección de la Información Personal y los Documentos Electrónicos (PIPEDA), que incluye requisitos para el tratamiento y la notificación de información personal.

Directrices de la UE

En Europa, las empresas privadas y públicas están sujetas a un sólido conjunto de directrices reglamentarias en materia de información. He aquí un resumen:

• Empresaspúblicas : Las empresas públicas que cotizan en bolsas como Euronext o la Bolsa de Londres deben presentar estados financieros anuales comparativos auditados de acuerdo con los requisitos del Banco Central Europeo (BCE), cuyo objetivo es mantener la estabilidad financiera en la eurozona.
• Divulgacióncontinua : Al igual que en Canadá, las empresas que son emisores declarantes en Europa deben poner periódicamente a disposición del público determinada información sobre sus actividades y su situación financiera, de conformidad con la Directiva II sobre Mercados de Inversiones Financieras (MiFID II).
• Normas contablesNIIF : Todas las entidades que rinden cuentas públicamente en Europa están obligadas a seguir las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), en virtud de las directrices del BCE y la directiva Solvencia II para las compañías de seguros.
• Empresasprivadas : Las empresas privadas están sujetas a diversos requisitos de información en virtud de la Directiva sobre gestores de fondos de inversión alternativos (AIFMD), que impone requisitos de información relacionados con la gestión del riesgo y la liquidez, los conflictos de intereses y la transparencia de cara a los inversores.
• Directricessobre privacidad : Tanto las empresas privadas como las públicas deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que incluye requisitos para el manejo y la presentación de informes sobre información personal, como la LPRPDE en Canadá.
• Normativasadicionales: Reglamentos adicionales como el Reglamento Europeo de Infraestructuras de Mercado (EMIR) y el Reglamento sobre Operaciones de Financiación de Valores (SFTR) obligan a informar sobre los detalles de los contratos de derivados y las operaciones de financiación de valores, respectivamente, para aumentar la transparencia y reducir el riesgo sistémico.

Ventajas de la información reglamentaria

Los informes reglamentarios tienen muchas ventajas, muchas de las cuales pueden mejorar la salud financiera y operativa de su empresa.

Mantener una reputación de marca positiva

En primer lugar, y quizá la ventaja más obvia de la información reglamentaria, es que es la ley. Por eso, cuando cumple eficazmente la normativa de su área, mantiene la reputación positiva de su marca, mejora la visibilidad de sus operaciones para una mejor gestión interna y permite a terceros tomar decisiones basadas en datos sobre la implicación con su empresa.

Mantener la confianza de los asesores, las partes interesadas y el público en general

Cuando los asesores, las partes interesadas y el público tienen acceso a sus informes reglamentarios, pueden comprender mejor el estado de salud financiera de su empresa. Los informes reglamentarios también pueden ser beneficiosos para las empresas que buscan una inversión o vender su negocio, ya que ofrecen a los inversores visibilidad de los riesgos potenciales y de su situación financiera y operativa.

Evite costosas repercusiones legales

Si cumple la normativa, puede evitar las costosas repercusiones legales que conlleva el incumplimiento de las normas. Como hemos mencionado antes, las empresas que no cumplen la normativa corren el riesgo de sufrir sanciones económicas, daños a su reputación, limitaciones en sus actividades, barreras adicionales a la aprobación operativa o incluso penas de prisión.

Retos de la información reglamentaria

La elaboración de informes reglamentarios no está exenta de dificultades, sobre todo en lo que respecta a la recopilación y gestión de la información, la creación de los informes necesarios y el mantenimiento de la seguridad de los datos.

Gestión de datos

Dependiendo de dónde se encuentre su empresa, hay muchos datos implicados en el proceso de elaboración de informes reglamentarios. Para las empresas que carecen de una fuente centralizada de datos verídicos, puede resultar difícil recopilar, compilar y analizar los datos necesarios para cumplir la normativa.

Coste del cumplimiento

A medida que se introducen nuevas normativas, aumenta el coste de mantener el cumplimiento. Requiere un número cada vez mayor de recursos, sobre todo de personas versadas en diversas normativas, e informes, lo que aumenta la presión de los costes para las empresas. La rotación también aumenta el coste del cumplimiento, ya que cada vez es más difícil contratar personal cualificado.

Preocupación por la seguridad

Con tantos datos necesarios para los informes normativos, puede resultar difícil mantener un alto nivel de seguridad. Las empresas deben invertir en plataformas de gestión de datos que incorporen ciberseguridad, lo que ayuda a eliminar parte del riesgo asociado a las amenazas externas y las violaciones de datos.

Los requisitos normativos son complejos

A medida que el entorno normativo sigue creciendo en complejidad, la tarea de alinear las políticas, los controles y los riesgos con las normativas cambiantes es un reto importante al que se enfrentan los equipos de cumplimiento.

Esta complejidad puede ser el resultado de cambios frecuentes en las leyes, múltiples requisitos jurisdiccionales o nuevas normas establecidas por los organismos reguladores. En consecuencia, la elaboración de informes reglamentarios exige una vigilancia constante, adaptabilidad y amplios conocimientos por parte de los equipos de cumplimiento para garantizar que se mantienen al día de estos cambios y los aplican eficazmente en sus organizaciones.

Cómo mejorar su proceso de información reglamentaria

Aunque complicado, hay varias medidas que puede tomar para simplificar el proceso de elaboración de informes reglamentarios. A continuación le explicamos cómo puede transformar su enfoque:

Automatice lo que pueda

La automatización de algunos aspectos del proceso de información reglamentaria puede aumentar la eficacia y la precisión. Es crucial automatizar todo lo que pueda la recopilación, compilación y análisis. La automatización de los procesos de elaboración de informes normativos también puede contribuir al proceso de auditoría, ya que ofrece una forma clara y concisa de realizar un seguimiento de los informes presentados anteriormente.

Introducir una mejor gobernanza de los datos con una única fuente de verdad

Al establecer una única fuente de verdad, puede introducir una mejor gobernanza de los datos en su organización. Con una plataforma de rendimiento financiero, es fácil conectar entre sí sistemas dispares, eliminando el riesgo de que falte o se omita información.

Mejore sus procesos con la gestión del flujo de trabajo

Las plataformas de rendimiento financiero pueden agilizar los flujos de trabajo notificando a los colaboradores cuándo está lista su tarea, instando a las partes interesadas a revisar los informes para su aprobación y permitiendo a todos los departamentos ver el rendimiento de la empresa. Y cuando se trata de informes normativos, una mejor gestión del flujo de trabajo puede reducir significativamente el potencial de error humano, garantizar la finalización puntual de las tareas y fomentar un entorno más colaborativo, lo que en última instancia conduce a un proceso de elaboración de informes más eficiente y fiable.

Seguir las mejores prácticas de gestión de riesgos

Las empresas que cumplen eficazmente la normativa disponen de un sólido proceso de gestión de riesgos que permite auditar periódicamente los informes financieros, lo que ayuda a reducir riesgos, mejorar la calidad de los datos e identificar puntos débiles. Además, seguir las mejores prácticas de gestión de riesgos también puede mejorar el cumplimiento normativo al facilitar la identificación y mitigación de posibles problemas de cumplimiento, minimizando así la probabilidad de sanciones y daños a la reputación.

El mejor software de elaboración de informes normativos

El mejor software de elaboración de informes normativos es aquel que ayuda a su empresa a cumplir la normativa. Sin embargo, en el mercado existen varios tipos de software para la elaboración de informes normativos: algunos se centran únicamente en la normativa y otros ofrecen una plataforma más holística para todos los aspectos de las finanzas y la contabilidad.

¿Qué es el software de información reglamentaria?

El software de información reglamentaria es un tipo de software diseñado para ayudar a las empresas a cumplir las normativas establecidas por su sector y/o país de actividad. Este tipo de software automatiza el proceso de recopilación, organización y presentación de los datos exigidos por los organismos reguladores.

¿Por qué es útil el software de información reglamentaria?

El software de informes reglamentarios es útil porque puede gestionar una amplia gama de tareas, incluida la agregación de datos, la validación, la creación de registros de auditoría, la generación de informes y la presentación. Esto permite a las empresas agilizar sus procesos de elaboración de informes reglamentarios, reducir errores, ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento puntual y preciso de la normativa pertinente.

Nuestras 3 mejores opciones de software para informes reglamentarios

Ahora que ya conoce las ventajas y los retos de la elaboración de informes normativos, cómo mejorar su enfoque y qué es el software de elaboración de informes normativos, comparemos algunas de las opciones más populares del mercado:

1. Prophix

Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, simplifica y transforma los procesos de la Oficina del Director Financiero, incluidos los informes normativos, la elaboración de presupuestos, la planificación, la consolidación financiera, etc.

Características:

• Incorpore sin problemas métricas cuantitativas y cualitativas.
• Mejore la precisión de los informes con una doble evaluación de materialidad integrada.
• Reúna sus datos en una única fuente de verdad para agilizar el proceso de elaboración de informes.
• Externalice su etiquetado ESG, de divulgación y XBRL, dejando sólo la revisión y el visto bueno para usted.
• Informe más rápido con el etiquetado basado en inteligencia artificial.
• Garantice la transparencia con una pista de auditoría completa.
• Gestione fácilmente los cambios en los informes con la gestión de versiones.
• Utilice permisos flexibles para agilizar el proceso de elaboración de informes.
• Trabaje con colaboradores en un entorno de colaboración.
  

Precios: El preciodepende del número de usuarios, integraciones y casos de uso.chatee con un experto de Prophix para obtener más información.

2. Workiva

Workiva es una sólida plataforma basada en la nube que ayuda en la protección de ESG, ofreciendo funciones que mejoran la colaboración, integran datos y proporcionan un seguimiento de auditoría completo.

Funciones:

• Workiva es compatible con una amplia gama de informes, incluidos los financieros, anuales, de sostenibilidad corporativa, de divulgación climática y de fondos de inversión.
• Agiliza la creación y presentación de documentos normativos como los informes 10-Q, 10-K, 8-K, S-1 y ESEF.
• La plataforma ofrece herramientas beneficiosas para el cumplimiento de la SOX, la gestión de auditorías internas, la matriz de control de riesgos (RCM) y las presentaciones al comité de auditoría.
  

Desventajas:

• Las capacidades de gestión de datos podrían mejorarse.
• La implantación puede requerir un ancho de banda considerable.
• El servicio de atención al cliente podría beneficiarse de una mayor solidez.
  

Precios: Workiva no ofrece precios en su página web.

3. Tecnologías Fluence

Fluence ofrece principalmente soluciones de consolidación financiera, gestión de cierres financieros y elaboración de informes reglamentarios. Fluence también ofrece capacidades adicionales creadas por XLCubed(informes basados en Excel) en 2021 ySturnis365(gestión de divulgación) en 2022.

Funciones:

• Consolide la información de cumplimiento en un solo lugar, manteniendo actualizados los documentos e informes requeridos.
• Cálculos de consolidación complejos predefinidos que admiten una amplia gama de requisitos empresariales.
• Formularios de entrada e informes listos para usar que permiten cargar datos y elaborar informes en cuestión de minutos.
• Informes interactivos basados en Excel.

Desventajas:

• Depende en gran medida de PowerBI para visualizaciones de datos complejas.
• La funcionalidad depende de las soluciones basadas en Excel.

Precios: Fluence no publica sus precios en línea.

Preguntas frecuentes sobre la información reglamentaria

¿Qué es la información reglamentaria?

La información reglamentaria es el modo en que una empresa demuestra que sus actividades financieras y operativas cumplen diversas normas y reglamentos como parte de su proceso de información financiera.

¿Cuáles son los objetivos de la información reglamentaria?

Los objetivos de la información reglamentaria son:

• Aumentar la transparencia de las actividades financieras y operativas de las empresas, independientemente de las regiones en las que operen.
• Establecer la confianza entre competidores garantizando que todas las empresas se adhieren a las mismas normas.
• Proporcionar a los inversores y partes interesadas información precisa y actualizada sobre la salud financiera de una organización, permitiéndoles tomar decisiones con mayor conocimiento de causa.
• Ayudar a los responsables financieros a identificar y gestionar eficazmente los riesgos, contribuyendo así a la sostenibilidad a largo plazo de una organización.

¿Los informes reglamentarios forman parte del cumplimiento?

Sí, la información reglamentaria forma parte del cumplimiento. La información reglamentaria es el proceso mediante el cual las empresas demuestran su cumplimiento de la normativa financiera y operativa a través de informes.

¿Cuál es la diferencia entre los informes reglamentarios y los informes de riesgos?

Tanto los informes reglamentarios como los de riesgos se refieren a las operaciones de una empresa, pero difieren ligeramente. La información reglamentaria es el proceso mediante el cual las empresas demuestran su cumplimiento de diversos requisitos legales y reglamentarios. Implica la preparación y presentación de informes a los organismos reguladores, demostrando que la empresa cumple las normas y leyes exigidas.

La información sobre riesgos, por su parte, es el proceso de identificar, medir y comunicar la información relacionada con los riesgos dentro de una organización. Su objetivo es proporcionar a las partes interesadas (incluidos la dirección y los miembros del consejo de administración) una comprensión clara del perfil de riesgo de la empresa, incluidas las amenazas potenciales para su salud financiera o su estabilidad operativa.

Conclusión: El impacto de la información reglamentaria

Navegar por los informes reglamentarios puede parecer desalentador, pero comprender su importancia y cómo gestionarlos eficazmente puede marcar la diferencia. Hemos analizado qué es, sus directrices, beneficios, retos y formas de mejorarlo.

Recuerde que la información reglamentaria no es sólo una necesidad de cumplimiento, sino una parte crucial del éxito de una operación financiera.

Con los conocimientos adecuados y un software como Prophix One, una plataforma de rendimiento financiero, puede convertir esta compleja tarea en un activo estratégico.