¿Qué es la planificación y el análisis financieros (FP&A)?

No se puede negar que la FP&A ha ido creciendo en importancia y como campo. Pero, ¿qué es exactamente? ¿Qué hace FP&A?

FP&A es un campo amplio con muchas responsabilidades, pero en última instancia es la función principal de las finanzas con visión de futuro, responsable de la planificación estratégica y la elaboración de presupuestos.

En este artículo aprenderás todo sobre las responsabilidades, funciones, roles, tecnología e incluso el futuro de FP&A.

Significado y definición de FP&A

FP&A significa planificación y análisis financiero. Es el conjunto de actividades de planificación, presupuestación, previsión y análisis que respaldan las decisiones de negocio de una empresa.

El FP&A de alto nivel permite a las empresas contar la historia de los números: el presupuesto, los gastos, los estados financieros y los ratios financieros presentan una historia del crecimiento, las luchas y la trayectoria de una empresa. FP&A es la forma en que las empresas encuentran esa historia, la cuentan y la dirigen hacia el final que desean.

Desglosemos cada uno de los componentes de FP&A.

Planificación financiera

La planificación financiera es el proceso mediante el cual una empresa identifica un estado final deseable y elabora una estrategia para alcanzarlo.

Por ejemplo, si una empresa desea alcanzar un crecimiento de los ingresos del doble en un ejercicio fiscal, el equipo de FP&A se encargará de esbozar una estrategia para lograr ese crecimiento.

¿Cómo lo hacen? Utilizando las herramientas que vamos a tratar a continuación: análisis financiero, previsiones financieras e informes financieros.

Análisis financiero

El análisis financiero es una de las principales actividades financieras que debe realizar una empresa. El análisis financiero ayuda a las empresas a entender cómo se utiliza su dinero y la eficacia de ese uso.

Hay muchos tipos de análisis financiero, desde el análisis de desviaciones presupuestarias hasta el análisis de ratios y el análisis horizontal/vertical, pasando por el análisis de escenarios, sensibilidad y flujo.

En otras palabras: el análisis financiero es la piedra angular de la historia que cuenta FP&A.

Previsiones financieras

La previsión financiera es la forma en que el equipo de FP&A se asoma al futuro y proyecta los resultados de su análisis.

La previsión financiera suele parecerse al modelado de escenarios, en el que el equipo de FP&A hace una suposición y proyecta el estado de la empresa basándose en el cambio de esa variable.

Informes financieros

La información financiera es el último componente básico de FP&A, y es fundamental. Los principales resultados de los informes financieros son los estados financieros: la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujo de caja.

El equipo de FP&A utiliza estos estados financieros para orientar su planificación, como base para el análisis y para crear previsiones y modelos.

Del mismo modo, el equipo de FP&A informa sobre ratios financieros importantes -como el ratio de deuda-capital o el ratio de rapidez- a las partes interesadas, los miembros del consejo de administración y los inversores que desean obtener diferentes puntos de vista sobre la salud financiera general de la empresa.

¿Cuál es el papel de FP&A en una empresa?

Históricamente, FP&A estaba relegado a la trastienda. Pero ahora FP&A está emergiendo como un centro de mando para la visión estratégica de una empresa, dirigiendo operaciones basadas en datos financieros.

Normalmente se sitúa por debajo del Director Financiero, en el departamento de finanzas, y está separada de otras actividades financieras como contabilidad, tesorería y cumplimiento. Dicho esto, FP&A trabaja con esos departamentos, ya que es responsable de crear y mantener el presupuesto fiscal.

Cargos en FP&A

Las personas que trabajan en FP&A suelen tener "FP&A" en su título, pero también se les puede denominar "analista financiero" o "director de análisis financiero"

Analista de FP&A: Este es el nivel de colaborador individual de FP&A. El analista de FP&A puede ser de nivel básico, asociado, sénior o jefe de equipo. En cualquier caso, el analista de FP&A es responsable de realizar análisis, modelar escenarios y crear estados financieros, el trabajo principal de FP&A.

Director deFP&A: El director de FP&A supervisa las actividades del equipo de FP&A. En las empresas más pequeñas, puede haber un único responsable o director de FP&A que se encargue de todo. Sin embargo, en empresas más grandes, el director de FP&A tendrá un equipo responsable de una parte específica de la empresa. Esto es especialmente cierto en empresas con múltiples entidades y finanzas más desconectadas.

Director deFP&A: El director de FP&A supervisa los procesos de FP&A y tendrá un papel más importante en la conexión del equipo de FP&A con otros equipos según sea necesario. Los directores presentarán informes financieros y normalmente tendrán un asiento en la mesa para impulsar planes de negocio, así como para contribuir a decisiones más amplias de la empresa. El director de FP&A suele considerarse un trampolín hacia el puesto de CFO.

Director Financiero: En el nivel C-suite, el Director Financiero rara vez participa en el trabajo diario de las finanzas de una empresa y, en cambio, es el portavoz de las finanzas de la empresa en las reuniones del consejo o en las reuniones de planificación. El CFO es el administrador, operador, estratega y catalizador de las finanzas y las decisiones financieras de una empresa.

¿Cuál es la diferencia entre FP&A y el CFO?

La diferencia entre FP&A y el CFO es que el CFO es un papel, mientras que FP&A es una función. El Director Financiero supervisa el departamento de FP&A, pero también es responsable de otros departamentos financieros como contabilidad y tesorería.

Etapas básicas del proceso FP&A

¿Qué implica el proceso de FP&A? Aunque el equipo de FP&A realiza muchas tareas, podemos agruparlas en cuatro grandes categorías.

1. Recopilación, consolidación y validación de datos

También conocidas como tareas de preparación, el equipo de FP&A suele encargarse de recopilar datos, validarlos, limpiarlos, darles forma y, a continuación, consolidarlos o empaquetarlos.

A continuación, utilizan estos datos en sus análisis, planes y previsiones.

2. Planificación y previsión

Los pasos de planificación y previsión constituyen el núcleo del trabajo de FP&A. La planificación es el modo en que una empresa identifica sus objetivos y estrategias para alcanzarlos. La planificación es la forma en que una empresa identifica sus objetivos y las estrategias para alcanzarlos, mientras que la previsión es más detallada y es la forma en que una empresa proyecta su estado futuro, normalmente para evaluar la realidad de una estrategia o la eficacia de la misma.

Tareas como la planificación de escenarios y la modelización financiera entran dentro de esta categoría.

3. Presupuestación

La presupuestación es la forma en que una empresa asigna fondos para realizar sus planes. Los equipos de FP&A están abandonando cada vez más las hojas de cálculo para presupuestar con herramientas como Prophix, que les ayudan a trabajar más rápido y a eliminar muchos de los quebraderos de cabeza asociados a los procesos de presupuestación basados en hojas de cálculo, como la limpieza de datos, las referencias rotas y las fórmulas complejas e incognoscibles.

Presupuestar es, por supuesto, una de las tareas más importantes de las que es responsable el departamento financiero.

4. Supervisión del rendimiento y elaboración de informes

Por último, el equipo de FP&A es responsable de la supervisión del rendimiento y la elaboración de informes. La elaboración de estados financieros y la realización de análisis miden la eficacia de las operaciones o iniciativas de una empresa.

La supervisión del rendimiento también se extiende a la gestión del capital humano, garantizando que los empleados puedan alcanzar un nivel de productividad acorde con lo que la empresa necesita para realizar sus planes.

El auge de xP&A

xP&A son las siglas en inglés de planificación y análisis ampliados. Acuñado por un análisis de Gartner en 2020, xP&A era originalmente una palabra de moda que está encontrando fuerza a medida que más equipos piensan en cómo integrar el poder de FP&A en sus planes a largo plazo. No se trata de una idea nueva: xP&A se denominaba anteriormente FP&A integrado o planificación colaborativa. Ambas se basan en la idea de que el equipo de FP&A a menudo debe analizar escenarios en tiempo real de forma cooperativa, multidimensional y a diferentes niveles de la organización.

Así pues, xP&A es el proceso de vincular los planes estratégicos, financieros y operativos para lograr una mayor visibilidad. El resultado final es que todos los planes de la organización están más alineados y son más ágiles.

Software y herramientas de FP&A

Como cualquier función empresarial moderna, FP&A depende de su cuota de herramientas y software para trabajar. Estos son los componentes básicos de la pila tecnológica de FP&A.

La pila tecnológica de FP&A

FP&A requiere algunas piezas de tecnología para funcionar.

ERP, GL y/o software de contabilidad: El ERP (planificación de recursos empresariales) o la herramienta de contabilidad funcionan como la fuente de la verdad para los números de una empresa. El libro mayor suele estar integrado en un ERP más amplio y registra los datos de las transacciones, mientras que una herramienta como el sistema de información de recursos humanos (SIRH) o la gestión del capital humano (GCH) contiene información importante sobre las nóminas y los efectivos.

Hoja de cálculo o software de análisis financiero: Normalmente la hoja de cálculo (especialmente Microsoft Excel), pero preferiblemente una herramienta FP&A (como Prophix). Esto permite al equipo de FP&A realizar análisis más rápidos y unificar sus datos.

Los equipos financieros de las grandes empresas suelen tener una herramienta de gestión de gastos, un sistema de nóminas independiente, software de cuentas por pagar y cuentas por cobrar para gestionar la facturación y los pagos, y herramientas de gestión de proveedores, entre otras cosas. Si se le ocurre algo, probablemente exista una herramienta para ello.

Pero muchos programas se encargan de múltiples funciones. La Plataforma de Rendimiento Financiero de Prophix, por ejemplo, puede gestionar sus necesidades de cierre financiero y consolidación, además de sus tareas de FP&A, para que pueda abordar la totalidad de sus procesos financieros en una sola plataforma.

Ventajas de las herramientas de FP&A

El software de FP&A ayuda a los directores financieros, líderes financieros y profesionales de FP&A a garantizar la salud financiera de su organización. Les ayuda a informar, analizar, planificar y prever sin los dolores de cabeza asociados a la hoja de cálculo tradicional de FP&A.

A continuación le ofrecemos una rápida visión general de las principales ventajas del software FP&A.

Mejor preparación de los datos: Gran parte del tiempo del equipo de FP&A se dedica a preparar el análisis en lugar de realizarlo realmente. El software FP&A ayuda a los equipos a importar, limpiar, deduplicar y consolidar sus datos mucho más rápido de lo que podrían hacerlo en Excel, lo que ahorra mucho tiempo para el importante trabajo de análisis.

Análisis más rápidos: El software FP&A viene con gran parte del análisis que los equipos tendrían que hacer manualmente en Excel, o que sería difícil de manejar en Excel. Por ejemplo, la mayoría de los programas de FP&A facilitan la creación de múltiples escenarios, pero en Excel esto requiere copiar, pegar y gestionar archivos, lo que puede complicarse rápidamente.

Informes más sencillos: Crear estados financieros y otros informes financieros siempre lleva tiempo, y crear visualizaciones de conjuntos de datos complejos aún más. El software FP&A a menudo contiene cuadros de mando para ayudar a los directivos a comprender de un vistazo el rendimiento financiero de la empresa, lo que agiliza la elaboración de informes en general.

El futuro de FP&A

Si bien FP&A ha sido históricamente una función de back office, recientemente FP&A ha surgido como un centro de mando central para las operaciones de una empresa, a menudo mano a mano con el CEO y otros líderes visionarios.

Dicho esto, FP&A necesita seguir evolucionando para asociarse mejor con los CEO.

IA y ML

Los equipos de FP&A harán un uso intensivo de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, especialmente cuando se trate del trabajo de modelado predictivo involucrado en la previsión financiera. Sin embargo, el uso de IA y ML para FP&A conlleva formación y desarrollo de habilidades.

Mayor inversión en la nube

Tradicionalmente, el trabajo de FP&A se realizaba localmente, en la máquina de un individuo, en un archivo Excel local. Pero con el auge de las herramientas de FP&A basadas en la nube, ese centro de procesamiento está cambiando de un escritorio local a un servidor basado en la nube.

Las plataformas basadas en la nube facilitan que los equipos de FP&A trabajen mejor juntos y obtengan los datos que necesitan. También les ayuda a dividir partes de un proyecto o análisis y recombinarlas más tarde, lo que redunda en una eficiencia más rápida.

Preguntas frecuentes sobre FP&A

Como FP&A es un tema tan amplio y todavía está emergiendo como una función empresarial importante, puede haber mucha confusión sobre lo que es. Vamos a aclararlo.

¿Cuál es la diferencia entre FP&A y contabilidad?

FP&A son las siglas en inglés de planificación y análisis financiero. FP&A es una función prospectiva, que se ocupa del futuro de la empresa: sus planes, sus proyecciones y sus estrategias. La contabilidad es más bien una función retrospectiva, que se ocupa de los resultados históricos de una organización.

FP&A y contabilidad trabajan juntas, ya que la contabilidad es necesaria para proporcionar los datos históricos que el equipo de FP&A utiliza como base para sus proyecciones y modelos. Del mismo modo, el equipo de FP&A elabora el presupuesto de la empresa y produce los estados financieros basándose en parte en el plan de cuentas mantenido por el equipo de contabilidad.

¿Qué hace un analista financiero?

Un analista financiero es una función a nivel de colaborador individual en un equipo o departamento de FP&A. El analista financiero es responsable de analizar las finanzas de una empresa, realizando tareas como análisis ad hoc, análisis de escenarios y análisis de flujos. El analista financiero también es responsable de la elaboración de informes y participará en la creación de estados financieros y otras métricas según sea necesario.

¿Cuál es la jerarquía de las funciones de FP&A?

De mayor a menor rango, la jerarquía más común de las funciones de FP&A es la siguiente:

• DIRECTOR FINANCIERO
• Director de FP&A
• Director de FP&A
• Analista de FP&A

¿Cómo se accede a FP&A?

No hay una única forma de entrar en FP&A, lo que la convierte en una carrera apasionante para los profesionales de las finanzas. Una formación en finanzas, economía, contabilidad, banca de inversión, iniciativa empresarial, análisis de datos e incluso ingeniería o consultoría de software son buenas bases para la transición a FP&A.

Muchos profesionales interesados se preparan a través de bootcamps de FP&A o cursos en línea antes de solicitar prácticas o puestos de entrada como analistas financieros.

Otro camino hacia la FP&A es ser uno de los primeros contratados financieros en una empresa en fase de crecimiento.

Incluso si no eres responsable de FP&A, habrá mucho trabajo de FP&A que hacer, y los empleados de las empresas más pequeñas a menudo llevan varios sombreros de todos modos.

Conclusiones: FP&A de clase mundial con Prophix

Ahora ya lo sabe todo sobre FP&A. Qué es, cómo funciona, de qué es responsable e incluso cómo entrar en ella.

Y si usted es un profesional de FP&A, es un buen momento para invertir en una herramienta de FP&A que se encargue del trabajo manual y propenso a errores con el que muchos equipos de FP&A se sienten cargados. Pruebe Prophix para gestionar sus necesidades de análisis e informes financieros en un entorno basado en la nube que le libera de la tiranía de la hoja de cálculo.