Qué es la presupuestación de base cero: guía completa

En una encuesta reciente de FSN, sólo el 13% de las organizaciones afirmaron utilizar la presupuestación de base cero (ZBB). Sin embargo, el 54% de los departamentos financieros afirmaron que querían unificar su modelo presupuestario en toda la empresa.

Para aquellas empresas que aún no han implementado el ZBB, puede ser una cuestión de entender las ventajas y desventajas del ZBB, y cómo implementar eficazmente este enfoque en toda su organización.

Nuestra completa guía le enseñará todo lo que necesita saber sobre la presupuestación de base cero, incluyendo:

¿Qué es la presupuestación de base cero (PBC)?

Para ayudarle a iniciarse en la presupuestación de base cero, debemos definir primero el enfoque y el papel del "cero" en este contexto.

Definición y concepto básico

La presupuestación de base cero (PBC) consiste en comenzar cada ejercicio fiscal con una base cero. Cuando se crea un presupuesto de base cero, cada departamento contabiliza sus necesidades hasta la partida presupuestaria, independientemente de que el importe sea superior o inferior al del presupuesto anterior.

El "cero" en la presupuestación de base cero

Una presupuestación de base cero significa que cada departamento debe justificar por qué necesita los fondos que ha solicitado para el ejercicio, independientemente de la cantidad que se le asignara el año anterior.

Esto ayuda a eliminar los costes heredados e incita a los responsables financieros a examinar sus presupuestos con ojo crítico en cuanto a lo que es realmente necesario para respaldar el éxito de la empresa, evitando pequeños cambios en los gastos que puedan afectar a los resultados financieros.

Principios básicos de la presupuestación de base cero

Una vez aprendidas las nociones básicas de la presupuestación de base cero, examinemos los principios fundamentales de este enfoque.

Partir de cero

La presupuestaciónde base cero exige que cada gasto se evalúe al inicio del ciclo presupuestario. De ahí viene el concepto de "empezar de cero": los jefes de departamento deben justificar cada gasto ante el equipo financiero, explicando por qué y cómo piensan utilizar los fondos. El objetivo de este proceso es garantizar que los recursos se asignan eficazmente y que los gastos se ajustan a los objetivos estratégicos de la empresa.

Justificar cada gasto

Como ya hemos dicho, cada gasto debe justificarse en el proceso de presupuestación de base cero. El objetivo del equipo financiero al evaluar estas solicitudes es eliminar gastos innecesarios, identificar ineficiencias y utilizar los recursos de la empresa de forma más eficaz. Justificar cada gasto también aumenta la responsabilidad y la implicación de quienes contribuyen al presupuesto, animándoles a participar activamente en el proceso.

Alinear el presupuesto con los objetivos

Una empresa sólo dispone de un número limitado de recursos para asignar al principio de cada ejercicio fiscal. Para tener éxito, las organizaciones deben alinear sus presupuestos con sus objetivos estratégicos, asegurándose de que hay fondos suficientes para apoyar la consecución de estos objetivos. Y puesto que los objetivos cambian cada año, el proceso de presupuestación de base cero es una forma eficaz de garantizar que no se destinan fondos a objetivos que ya no son prioritarios.

Presupuesto cero frente a presupuesto tradicional

Existen muchos métodos cada uno con sus propias ventajas e inconvenientes. Comparemos la presupuestación de base cero con la tradicional, para que pueda elegir el método que mejor se adapte a los objetivos de su empresa.

Principales diferencias

La presupuestación de base cero suele compararse con los métodos más tradicionales, en los que las empresas adoptan un enfoque incremental de la presupuestación (es decir, las empresas toman su presupuesto actual y lo flexibilizan en un pequeño porcentaje para el año siguiente con respecto a las previsiones y planes empresariales de alto nivel).

El peligro de este enfoque, comparado con la presupuestación de base cero, es que la base de costes histórica se convierte en fija, independientemente de si los costes son necesarios para satisfacer el supuesto nivel de actividad de una organización. También supone que el mercado cambiará y evolucionará de forma controlada y predecible, lo que no refleja la realidad actual de los negocios.

Cuándo utilizar cada enfoque

Dependiendo del tiempo que pueda dedicar al proceso presupuestario y del número de departamentos que tenga su organización, la presupuestación tradicional puede ser el enfoque preferido.

La presupuestación de base cero puede ser compleja y requerir mucho tiempo, lo que puede suponer un obstáculo importante para las empresas. La presupuestación tradicional también puede ayudarle a comprender cómo afecta el rendimiento histórico al rendimiento futuro, mientras que la presupuestación de base cero le obliga a empezar de cero.

Sin embargo, la presupuestación de base cero fomenta la rentabilidad y es muy adecuada para empresas de alto crecimiento que ajustan con frecuencia sus objetivos estratégicos. Aunque es especialmente beneficioso para las empresas que buscan optimizar costes y mejorar la eficiencia, el presupuesto de base cero puede aplicarse a cualquier organización, independientemente de su fase de crecimiento.

¿Cuáles son las ventajas de la presupuestación de base cero?

A continuación, vamos a analizar las ventajas de la presupuestación de base cero y cómo puede beneficiar a su organización.

Reducción de costes

Una de las principales ventajas de la presupuestación de base cero es la reducción de costes. Al pedir a cada departamento que justifique sus gastos, se anima a los responsables del presupuesto a reflexionar sobre lo que es necesario para alcanzar el objetivo de la empresa. La presupuestación de base cero es también un momento oportuno para evaluar los gastos fijos, como el alquiler y los servicios públicos, con el fin de identificar las oportunidades en las que se pueden optimizar los costes.

Mejor asignación de recursos

Más allá de la reducción de costes, el presupuesto cero mejora la asignación de recursos. Al evaluar la necesidad y el impacto de cada gasto, las organizaciones pueden garantizar que los fondos se destinan a actividades y proyectos que se alinean con sus objetivos estratégicos. Esta alineación ayuda a maximizar la eficacia del presupuesto, garantizando que el gasto apoye directamente los objetivos de la organización e impulse el crecimiento y la eficiencia generales.

Agilidad presupuestaria general

La presupuestación de base cero mejora la agilidad del proceso presupuestario y del equipo financiero. La presupuestación de base cero exige a los responsables del presupuesto "empezar de cero" y justificar sus necesidades de recursos en cada ajuste presupuestario, lo que resulta especialmente valioso en tiempos de inestabilidad económica.

Mayor eficacia operativa

Al eliminar gastos innecesarios, la presupuestación de base cero puede mejorar la eficiencia operativa al centrarse en las actividades que añaden más valor.

Retos y limitaciones de la presupuestación de base cero

A pesar de sus ventajas, la presupuestación de base cero presenta algunos posibles inconvenientes y limitaciones, que explicamos a continuación.

Intensidad de tiempo y recursos

Para las organizaciones acostumbradas a un enfoque incremental de la presupuestación, la presupuestación de base cero puede parecer laboriosa. Cada departamento debe justificar sus gastos y planes, sin basarse en supuestos de años anteriores. Aunque ésta es una forma ideal de reducir el gasto excesivo, la presupuestación ZBB requiere la colaboración de los departamentos de toda la organización.

Dificultades en la planificación a largo plazo

Al centrarse sólo en los gastos del próximo ejercicio, el ZBB puede perder de vista la planificación a largo plazo. No es infrecuente tener que asignar fondos adicionales para cambios inesperados de estrategia o circunstancias económicas difíciles, lo que puede ser difícil de hacer cuando se tiene la tarea de justificar cada gasto basándose en las tendencias actuales.

Prioriza los resultados tangibles

El presupuesto basado en cero tiende a dar prioridad a los resultados fácilmente cuantificables, ya que son más sencillos de justificar y medir. Este enfoque puede llevar a infrafinanciar actividades menos tangibles pero importantes, como la formación de los empleados, la creación de marca y la investigación y el desarrollo. Estas áreas, aunque más difíciles de cuantificar, son cruciales para el crecimiento y la innovación a largo plazo.

Cómo implantar la presupuestación de base cero en su organización

A continuación encontrará una guía paso a paso para implantar el presupuesto basado en cero, que le garantizará una hoja de ruta clara para su adopción.

Fase de preparación

El primer paso en el proceso de presupuestación de base cero es la fase de preparación. Consiste en fijar los objetivos de la empresa (por ejemplo, lo que se pretende conseguir en el próximo ejercicio fiscal), seleccionar a los principales interesados (por ejemplo, qué departamentos deberán justificar sus gastos) y recopilar los datos necesarios para elaborar el presupuesto.

Fase de implantación

A continuación, puede empezar a aplicar la presupuestación de base cero, lo que incluye formar a las partes interesadas en el proceso, explicar cómo y por qué es necesario justificar los gastos y, por último, crear un nuevo presupuesto desde cero. Una comunicación clara es crucial durante esta fase para garantizar que todas las partes interesadas comprendan las ventajas y los fundamentos de la presupuestación de base cero. Una gestión eficaz del cambio puede facilitar la adopción y reducir la resistencia, haciendo que la transición sea más fluida.

Fase de revisión y ajuste

Todo presupuesto eficaz tiene una fase de ajuste, en la que el equipo financiero revisa cómo se han asignado los recursos y se asegura de que siguen alineados con los objetivos de la organización y responden a los cambios.

Industrias y sectores que más se benefician de la presupuestación de base cero

Ahora que hemos analizado los principios, ventajas y retos de la presupuestación de base cero, veamos por qué determinadas industrias y sectores se adaptan mejor a este enfoque presupuestario.

Fabricación

Dado que la presupuestación de base cero se centra en la mejora de la eficiencia operativa y la reducción de costes, es muy adecuada para la industria manufacturera. Con tanta incertidumbre impregnando el mercado, las empresas manufactureras pueden utilizar ZBB para encontrar ahorros de costes y reasignar esos activos a áreas de alto crecimiento.

Comercio minorista

En el sector minorista, la ZBB ajusta el gasto a la demanda de los clientes y a las tendencias del mercado en el ejercicio en curso, en lugar de basarse en datos históricos. Esto permite a las empresas minoristas poner a prueba nuevas iniciativas, como las ventas en línea, sin preocuparse de cómo afectarán a los presupuestos futuros.

Administraciones públicas y organizaciones sin ánimo de lucro

Los gobiernos y las organizaciones sin ánimo de lucro a menudo tienen que justificar sus gastos ante los ciudadanos o los donantes, lo que convierte a ZBB en un enfoque ideal. ZBB garantiza la rendición de cuentas y el uso óptimo de los fondos en este sector en el que la asignación de recursos es fundamental.

Cómo elegir un software de presupuestación de base cero

Con una base en la presupuestación de base cero, vamos a discutir las características clave y las capacidades que usted debe buscar en el software ZBB.

Integración de datos

Debe dar prioridad al software ZBB que tenga sólidas capacidades de integración de datos. El software ZBB debe ser capaz de compilar y validar los datos de su ERP, HRMS y CRM, sin tener que introducir manualmente números o fórmulas. Una integración de datos eficaz garantiza que todos los datos de planificación financiera financiera que necesita para ZBB es fácilmente accesible y consolidada.

Flujos de trabajo

Dado que muchas partes interesadas y líderes de departamento están involucrados en el proceso de ZBB, es importante dar prioridad a un software que tenga capacidades de flujo de trabajo incorporadas. Los flujos de trabajo pueden ayudar a agilizar el proceso mediante la asignación automática de tareas, revisiones y aprobaciones. Los flujos de trabajo eficaces mejoran la colaboración en toda la empresa, garantizando que todos estén en la misma página.

Inteligencia artificial

Lainteligencia artificial puede mejorar significativamente la eficiencia y eficacia del proceso presupuestario. Las perspectivas basadas en IA pueden detectar tendencias más rápidamente, permitiendo a las organizaciones comprender las variaciones a lo largo del tiempo o entre escenarios, e identificar los factores que impulsan los cambios en sus informes. Al generar automáticamente comentarios narrativos y visualizaciones de datos, la IA reduce las ventanas de presentación de informes y garantiza que todas las partes interesadas estén alineadas con una historia coherente detrás de los datos. La IA también puede automatizar tareas repetitivas, liberando a los responsables financieros para que puedan centrarse en iniciativas más estratégicas.

Diseño intuitivo

Un diseño intuitivo para su software ZBB es crucial para simplificar el proceso presupuestario y fomentar la adopción generalizada entre los usuarios. Un software fácil de usar reduce la complejidad de ZBB, haciéndolo más accesible y menos desalentador para las partes interesadas a todos los niveles. Una interfaz intuitiva también garantiza que los usuarios puedan navegar fácilmente y utilizar las funciones del software sin necesidad de una formación exhaustiva.

Software FPM

La buena noticia es que todas las capacidades que necesita para la presupuestación basada en cero forman parte de una Plataforma de Rendimiento Financiero como Prophix One.

Prophix One soporta ZBB con flujos de trabajo incorporados, integración de datos, inteligencia artificial y diseño intuitivo. Prophix One también puede automatizar y agilizar otros enfoques de presupuestación, por lo que es ideal para las empresas que no están seguras de qué enfoque les conviene más.

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