¿Qué es la presupuestación por actividades?

La presupuestación por actividades es una herramienta esencial para los equipos financieros actuales. Pone de relieve la importancia de centrarse en actividades de valor, tomar decisiones eficientes y alinear los recursos donde más importan.

Al permitir la colaboración entre departamentos y establecer objetivos claros, la presupuestación por actividades tiende un puente eficaz entre la planificación estratégica y las operaciones.

En este artículo, trataremos los aspectos básicos de la presupuestación por actividades, para que pueda apoyar los objetivos de su organización, entre otros:

¿Qué es la presupuestación en la empresa?

Lapresupuestación en la empresa proporciona una hoja de ruta financiera que describe la asignación de recursos, costes e ingresos asociados a diversas tareas y actividades. Es una mezcla de perspectivas macro y micro, que ofrece una visión general de la salud financiera de la empresa, así como detalles sobre las actividades operativas.

¿Por qué es necesario un presupuesto para las empresas?

La presupuestación sirve de brújula para las empresas, orientando los procesos clave de toma de decisiones. Permite a las empresas asignar recursos de forma eficiente, establecer objetivos claros, supervisar el rendimiento y facilitar la toma de mejores decisiones financieras. Es una herramienta estratégica que ayuda a navegar por el complejo mundo de las finanzas.

¿Cuáles son los principales tipos de presupuestación?

Existen varias técnicas presupuestarias, cada una con su propio enfoque. Entre ellas se encuentran la presupuestación de base cero, la presupuestación incremental, la presupuestación descendente y la presupuestación ascendente. Cada método ofrece una perspectiva diferente de la asignación de recursos y la gestión de costes, ayudando a las empresas a comprender mejor su mercado y sus actividades.

¿Qué es la presupuestación por actividades?

La presupuestación por actividades identifica y asigna recursos en función de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa. Ofrece una perspectiva granular de los costes, centrándose en lo que realmente importa: las actividades.

¿Por qué es útil la presupuestación por actividades?

La presupuestación por actividades ofrece una visión granular de los recursos y costes vinculados a actividades específicas. Esta visibilidad ayuda a las empresas a asignar mejor los recursos y a identificar los factores de coste para tomar decisiones basadas en datos.

¿Quién debe elaborar un presupuesto por actividades?

Todas las empresas, especialmente las que tienen actividades complejas o las que desean afinar la gestión de costes y la asignación de recursos, se benefician de la presupuestación por actividades.

¿La presupuestación por actividades es un método descendente o ascendente?

La presupuestación por actividades combina los métodos descendente y ascendentes tanto descendentes como ascendentes, incluidos los datos de la alta dirección sobre metas y objetivos de alto nivel, y los detalles sobre actividades específicas y necesidades de recursos de los directores de departamento.

Ventajas de la presupuestación por actividades

La presupuestación por actividades aporta varias ventajas:

La presupuestación por actividades asigna los costes con precisión

Al categorizar los costes en función de actividades específicas, la presupuestación por actividades permite una asignación de costes más precisa, lo que ayuda a las empresas a comprender dónde se consumen los recursos y cómo gestionar los gastos con eficacia.

En lugar de aplicar un enfoque global a la presupuestación, que puede ocultar el verdadero coste de las operaciones, la presupuestación por actividades garantiza que cada dólar gastado se contabilice y se vincule a una actividad específica que aporte valor.

La presupuestación por actividades asigna estratégicamente los recursos

La asignación estratégica de recursos es otra de las ventajas de la presupuestación por actividades, ya que permite a las empresas dar prioridad a las actividades que se ajustan a sus objetivos estratégicos. Este enfoque garantiza que los recursos se destinen a actividades que aporten valor, optimizando el impacto de cada decisión financiera.

La presupuestación por actividades facilita la toma de decisiones

La presupuestación por actividades permite a los responsables financieros conocer en detalle el impacto de las operaciones cotidianas y las iniciativas estratégicas. Al identificar el coste real de cada actividad, los directivos pueden tomar decisiones informadas sobre dónde reducir costes sin sacrificar valor o dónde invertir más para fomentar el crecimiento.

Desventajas de la presupuestación por actividades

A pesar de sus ventajas, la presupuestación por actividades presenta algunos inconvenientes.

La presupuestación por actividades requiere mucho tiempo para su aplicación

La implantación de la presupuestación por actividades requiere mucho tiempo y esfuerzo, sobre todo en las fases iniciales. Esto se debe a la necesidad de analizar y categorizar todas las actividades de la empresa y asignar costes a cada una de ellas con precisión, lo que puede restar recursos a otras áreas de la empresa y ralentizar proyectos o procesos durante el periodo de transición.

La presupuestación por actividades puede ser compleja de entender

La complejidad de la presupuestación por actividades, sobre todo en términos de comprensión y aplicación, puede ser un obstáculo para su adopción. La presupuestación por actividades puede ser compleja porque requiere un análisis detallado para asignar con precisión los costes a las distintas actividades. En consecuencia, las organizaciones más pequeñas o las que carecen de un equipo financiero especializado pueden tener dificultades para aprovechar plenamente las ventajas de este enfoque presupuestario presupuestario.

La presupuestación por actividades puede provocar resistencia al cambio

Es posible que a los empleados no les guste la idea de cambiar a la presupuestación por actividades porque están acostumbrados a la forma en que siempre se han hecho las cosas. Para hacer frente a esta situación, es importante explicarlo todo con claridad, mostrar cómo ayudará a largo plazo y ofrecer formación para facilitar el cambio.

¿En qué se diferencia la presupuestación por actividades de otros métodos presupuestarios?

La presupuestación por actividades se diferencia de otros métodos presupuestarios en varios aspectos cruciales.

La presupuestación por actividades frente al proceso presupuestario tradicional

La presupuestación tradicional suele adoptar un enfoque histórico, ajustando los presupuestos de años anteriores en función de los resultados financieros previstos para el año siguiente, lo que puede dar lugar a ineficiencias.

Por el contrario, la presupuestación por actividades comienza cada año con un borrón y cuenta nueva, analizando las operaciones actuales y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos empresariales sin limitaciones presupuestarias previas. Este enfoque prospectivo permite a las empresas adaptarse mejor a las condiciones cambiantes del mercado y a los cambios estratégicos internos. Se centra en financiar actividades que generan valor, en lugar de limitarse a ajustar gastos pasados, promoviendo la eficiencia y la alineación estratégica.

Presupuesto por actividades frente a presupuesto cero

La presupuestación de basecero, al igual que la presupuestación por actividades, exige que cada gasto se justifique para cada nuevo período, partiendo de una "base cero" Sin embargo, mientras que la presupuestación de base cero se centra en justificar cada coste como si fuera nuevo, sin tener en cuenta los gastos anteriores, la presupuestación por actividades hace hincapié en comprender los factores de coste que subyacen a las actividades.

Esta diferencia clave hace que la presupuestación por actividades tenga más que ver con la optimización de las operaciones en función de las actividades que más contribuyen a los objetivos estratégicos, en lugar de limitarse a evaluar los gastos del año anterior. Como resultado, la presupuestación por actividades proporciona una visión más profunda de los aspectos de coste-beneficio de las actividades empresariales.

Presupuesto por actividades frente a presupuesto incremental

El presupuestoincremental básicamente toma el presupuesto del año pasado y lo ajusta en función de los cambios previstos para el año siguiente, normalmente aumentando o disminuyendo el presupuesto en un porcentaje determinado. Este método suele ser criticado por su falta de innovación y su tendencia a perpetuar las ineficiencias del pasado.

A diferencia de la presupuestación por actividades o la presupuestación de base cero, la presupuestación incremental no exige un examen exhaustivo de las actividades o los costes, lo que puede dar lugar a una asignación errónea de los recursos. Por lo tanto, el presupuesto incremental puede no alinearse estrechamente con los objetivos estratégicos, socavando potencialmente la capacidad de una organización para responder a la cambiante dinámica del mercado.

Presupuestación por actividades frente a presupuestación por valores

Lapresupuestación basada en el valor pretende asignar los recursos en función del valor que aportan a la organización, centrándose en los efectos y los resultados y no sólo en las actividades o los costes. Alinea el gasto con los valores fundamentales y los objetivos estratégicos de la empresa, dando prioridad a las inversiones que ofrecen el rendimiento más significativo.

Mientras que la presupuestación por actividades se centra en el coste y la eficiencia de las actividades empresariales, la presupuestación por valores amplía esta consideración al modo en que estas actividades contribuyen a los valores y prioridades generales de la organización. Este enfoque fomenta una mayor alineación entre las decisiones presupuestarias y la dirección estratégica a largo plazo, garantizando que cada dólar gastado contribuya a la misión de la empresa.

¿Cuáles son los elementos esenciales de la presupuestación por actividades?

Entre los elementos esenciales que componen la presupuestación por actividades se incluyen:

Identificar las actividades y los inductores de costes

Identificar las actividades y sus inductores de costes permite conocer en detalle dónde se utilizan los recursos dentro de la organización. Este paso permite a las empresas asignar el presupuesto a las actividades más eficientes y estrechamente alineadas con la consecución de los objetivos de la empresa.

Asignar recursos en función de las actividades

La asignación de recursos en función de las actividades permite un enfoque más específico de la presupuestación, centrándose en las áreas que contribuyen directamente a la creación de valor y a los objetivos estratégicos. Garantiza la optimización de los recursos financieros, apoyando las operaciones más críticas.

Supervisar y evaluar el rendimiento de las actividades

Supervisar y evaluar el rendimiento de las actividades es fundamental en la presupuestación por actividades. Este enfoque no sólo hace un seguimiento de la eficiencia y eficacia de cada actividad, sino que también ofrece información sobre las áreas susceptibles de mejora. Esta evaluación continua garantiza que el presupuesto se mantenga alineado con los objetivos estratégicos y pueda ajustarse de forma proactiva en respuesta a los cambios de las circunstancias internas o externas.

Cómo realizar un presupuesto por actividades

Elabore un presupuesto por actividades eficaz siguiendo estos pasos:

1. Definir objetivos - Establecer metas y objetivos claros para orientar eficazmente el proyecto o proceso.
2. Determinar las actividades y los factores que influyen enlos costes - Identificar las tareas clave y los factores que influyen en los costes del proyecto para racionalizar la asignación de recursos.
3. Asignar recursos en función de las actividades - Distribuir eficazmente los recursos en función de las tareas y requisitos identificados para optimizar el rendimiento.
4. Supervisar y evaluar el rendimiento de las actividades - Evaluar continuamente la ejecución de las tareas y los resultados para garantizar la alineación con los objetivos y realizar los ajustes necesarios.

Ejemplo de presupuestación por actividades

Veamos el caso de la Copenhagen Business School (CBS), una de las mayores universidades europeas centradas en los negocios. Les resultaba difícil gestionar la presupuestación de salarios y proyectos.

La CBS tenía problemas para obtener los datos más recientes de su libro mayor, lo que ralentizaba su proceso de presupuestación. La falta de un flujo de trabajo formal dificultaba aún más la creación de presupuestos específicos como los de proyectos, salarios u operaciones.

CBS buscaba una herramienta que pudiera funcionar a la perfección con su sistema contable y le ayudara a presupuestar los salarios, los proyectos y las operaciones, que representan aproximadamente el 70% de su gasto anual.

Aquí es donde entra Prophix.

Prophix ha transformado los presupuestos de la CBS. Ahora utilizan la Plataforma de Rendimiento Financiero de Prophix para la presupuestación y el cálculo de costes basados en actividades, y para crear previsiones continuas cada trimestre. La Oficina de Finanzas puede acceder directamente a las cifras de matrícula de los estudiantes y generar previsiones siempre que lo necesite, gracias a una integración con su ERP, Microsoft Dynamics NAV.

Esto ha ahorrado a CBS una enorme cantidad de tiempo, liberando al personal para realizar valiosos análisis de datos. Al establecer una única fuente de verdad, la Oficina de Finanzas de CBS ha automatizado sus procesos empresariales.

Ese es el poder del presupuesto basado en actividades con Prophix. Proporciona datos financieros claros y actualizados, simplifica la elaboración de presupuestos y ahorra tiempo, lo que permite a empresas como Copenhagen Business School centrarse en lo que más importa.

Conclusiones: Presupuestación por actividades con Prophix

La presupuestación por actividades puede transformar su organización si se utiliza con eficacia. Con un conocimiento detallado de los costes, una mejor asignación de recursos y una mayor capacidad de toma de decisiones, podrá dirigir su empresa hacia el futuro.

¿Quiere saber cómo se compara el presupuesto por actividades con otros enfoques? Lea la explicación del presupuesto descendente.