¿Qué es mejor? Complemento de Excel frente a software de FP&A

Excel es el programa informático más utilizado. Y para procesos financieros como la elaboración de presupuestos y la planificación, suele ser la opción preferida. La familiaridad de las hojas de cálculo puede ser difícil de abandonar, por lo que los equipos de FP&A recurren a los complementos de Excel para aumentar la funcionalidad de las hojas de cálculo. Pero los complementos de Excel también tienen sus inconvenientes.

¿Qué es un complemento de Excel?

Un complemento de Excel es una herramienta de software personalizada que permite a los usuarios de Microsoft Excel o de software de planificación y análisis financiero (FP&A) basado en Excel aprovechar funcionalidades adicionales que no están disponibles en la aplicación estándar de Excel. En el contexto de la gestión del rendimiento financiero (FPM), estas funcionalidades suelen incluir la obtención, visualización, análisis y elaboración de informes de datos financieros.

Existen miles de complementos de Excel creados por terceros. El objetivo de los complementos de Excel es proporcionar una amplia gama de funciones que permitan a los usuarios ahorrar tiempo y esfuerzo al trabajar con conjuntos de datos grandes o complejos.

Aunque los complementos de Excel parecen fáciles de usar, su creación es compleja. El desarrollo de complementos de Excel requiere conocimientos de codificación en lenguajes como XML y VBA para crear una interfaz fácil de usar que se integre a la perfección con la aplicación estándar de Excel.

Pero también hay que tener en cuenta un componente manual cuando se utilizan complementos de Excel. No sólo hay que instalar el complemento, sino también asegurarse de que se sincroniza sin problemas en todos los libros de trabajo. En cambio, el software FP&A está listo para usar. No se requieren instalaciones adicionales, y la sincronización y el uso de los datos están automatizados para un enfoque racionalizado y eficiente de FP&A.

¿Cuál es la diferencia entre un complemento de Excel y un software de FP&A?

Los complementos de Excel son herramientas prediseñadas que los usuarios pueden instalar fácilmente en su libro de Microsoft Excel. Una aplicación FP&A, ya sea independiente o como parte de una plataforma FPM, ya viene con todas las herramientas necesarias para la presupuestación y la planificación, la previsión y la elaboración de informes y análisis.

Además, un simple complemento de Excel no ofrece las funciones que están disponibles en una aplicación FP&A dedicada o en una plataforma FPM.

Con los complementos de Excel, los usuarios tienen que encontrar cada complemento que satisfaga sus necesidades e instalar manualmente los complementos en sus libros pertinentes antes de trabajar con sus datos financieros.

Para las organizaciones que manejan grandes volúmenes de datos, el uso de un complemento de Excel puede suponer una pérdida significativa de tiempo y recursos en la realización de tareas administrativas en lugar de centrarse en la toma de decisiones empresariales estratégicas.

Por otro lado, el software FP&A ofrece una serie de ventajas. Dado que muchos proveedores de software de FP&A ofrecen soluciones de software como servicio (SaaS) basadas en la nube, las aplicaciones modernas de FP&A son más fáciles de implementar, tienen mejores integraciones con varios sistemas ERP y CRM, permiten a los usuarios realizar análisis de datos complejos y conducen a una mayor productividad de la organización.

Las plataformas FPM también permiten a los profesionales de las finanzas que no son expertos en hojas de cálculo realizar rápidamente análisis ad hoc y crear modelos de negocio o informes. Además, el software FPM puede ser configurado fácilmente por los usuarios de finanzas, sin la participación de profesionales de TI que a menudo son necesarios para personalizar Excel.

¿Qué es un complemento de Microsoft 365 para el software FP&A?

Para los usuarios que quieren seguir trabajando en un entorno familiar basado en Excel, las plataformas modernas de FP&A, como Prophix Financial Performance Platform, ofrecen un complemento de Microsoft 365 integrado. Esto permite a los usuarios no solo hacer todo lo que pueden en Excel, sino también a través de otros productos de Microsoft 365, como PowerPoint, en un solo lugar con fácil acceso a sus datos financieros.

La plataforma de Prophix tiene capacidades avanzadas de informes de gestión, planificación y análisis financiero, consolidación financiera y gestión entre empresas, con una lógica incorporada que está diseñada para anticiparse a sus necesidades.

La plataforma aúna potentes aplicaciones de consolidación, elaboración de informes y análisis, y presupuestación y planificación en una interfaz centralizada para ofrecer hiperprecisión, ultraadaptabilidad y un rendimiento espectacular. Nuestro Data Integration Studio permite a los clientes utilizar sus datos financieros en todas estas aplicaciones, con actualizaciones en tiempo real en toda la plataforma cada vez que se modifican o actualizan los datos en cualquier aplicación.

¿Qué puede hacer con el complemento Microsoft 365 de Prophix?

El complemento de Microsoft 365 de Prophix proporciona las siguientes funcionalidades que puede aprovechar en Excel y PowerPoint para las actividades de FP&A:

1. Con Contributor, los usuarios pueden realizar cálculos sencillos y añadir entradas de datos vitales para el desarrollo del presupuesto corporativo directamente en Excel, tanto si son usuarios de Prophix como si no. Esto agiliza los flujos de trabajo de la empresa y fomenta una mayor colaboración.
2. Analyzer permite a los usuarios importar datos de Prophix en Excel para crear informes y modelos sofisticados utilizando nuestro estudio de análisis ad-hoc y plantillas. Estos datos se devuelven a Prophix para un análisis exhaustivo que puede informar su toma de decisiones.
3. El complemento de PowerPoint permite a los usuarios integrar sin problemas los KPI, gráficos e informes de Prophix en sus presentaciones y proporciona acceso a datos en tiempo real para impulsar resultados empresariales impactantes.

Por qué una Plataforma de Rendimiento Financiero es una buena elección

Ahora que hemos comparado un complemento de Excel frente a una plataforma de rendimiento financiero, puede decidir cuál es la mejor opción para usted y su empresa.

Una plataforma de rendimiento financiero, como Prophix, ofrece conectores pre-construidos e integración de datos por lo que sus datos están garantizados para estar limpios y actualizados. Además, puede utilizar un complemento de Microsoft 365 dentro del software para que pueda mantener sus hojas de cálculo y la interfaz de Excel y experimentar los beneficios de una plataforma. Las plataformas de rendimiento financiero también ofrecen una sólida seguridad y propiedad de los datos con un soporte de TI mínimo de mantenimiento.

Fomente la confianza de toda la empresa en sus decisiones cuando elimine los riesgos asociados con los complementos manuales o las bases de datos desconectadas. Una plataforma unificada y completa proporciona a los equipos información fiable y estratégica que genera un impacto real en toda la empresa.