¿Qué es S&OP? Su guía para salvar la brecha entre ventas y operaciones

Imagine su empresa como un rompecabezas en el que las ventas y las operaciones son piezas cruciales que no parecen encajar. Para que esas piezas encajen, necesita una estrategia, y S&OP es la estrategia que le ayuda a encontrar el lugar adecuado para cada pieza, creando una imagen completa.

Sumérjase en este blog para explorar la planificación de ventas y operaciones (S&OP), desde sus componentes básicos y pasos hasta sus innegables beneficios y el papel de la tecnología para que todo encaje. Resolvamos juntos este rompecabezas

¿Qué es la planificación de ventas y operaciones (S&OP)?

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es el proceso mediante el cual una empresa pretende alinear la demanda de sus productos o servicios con la oferta. Este enfoque implica la colaboración de todos los departamentos que intervienen en la oferta y la demanda, incluidos los de marketing, fabricación, compras, finanzas y transporte.

S&OP ayuda a una empresa a decidir aumentar (o reducir) la producción, contratar (o reducir) su plantilla y negociar eficazmente con los proveedores.

La aplicación del S&OP puede conducir a una mayor eficiencia operativa, una mejor gestión del inventario, previsiones más precisas y, en última instancia, una mayor satisfacción del cliente al garantizar que la disponibilidad del producto satisface la demanda del mercado.

¿Cuáles son los componentes de un S&OP eficaz?

Como ya hemos mencionado brevemente, hay varios componentes clave para el éxito de S&OP: personas, procesos y tecnología. Analicemos cada uno de ellos para que pueda crear su propio plan de ventas y operaciones.

Personas

La planificación de ventas y operaciones es un proceso integrado de planificación empresarial que requiere la colaboración entre múltiples departamentos y partes interesadas. Todos los departamentos que influyen en la oferta y la demanda deben participar en el proceso S&OP, incluidos, entre otros, los de marketing, ventas, fabricación, compras, transporte y finanzas.

Para que el S&OP tenga éxito, es esencial una comunicación clara y unas funciones bien definidas, que garanticen que todos los implicados entienden sus responsabilidades y cómo contribuyen al plan general.

El equipo directivo también debe revisar el plan y proporcionar información sobre las influencias microeconómicas y macroeconómicas, asegurándose de que la estrategia se mantiene alineada con los objetivos generales de la empresa. Este esfuerzo de colaboración es esencial para crear un proceso S&OP flexible y con capacidad de respuesta que pueda adaptarse a los cambios del mercado o de la propia empresa.

Procesos

El éxito de un proceso S&OP depende de los procesos de recopilación de datos, análisis de tendencias y predicción de resultados futuros. También implica una revisión exhaustiva de sus procesos de fabricación y distribución si es un minorista, o de sus horas facturables y proyectos completados si es un proveedor de servicios.

Los procesos automatizados son clave para una S&OP eficaz, especialmente cuando intervienen tantas partes interesadas. Al automatizar la recopilación, compilación y revisión de datos, puede agilizar los resultados y asegurarse de que satisface las necesidades de sus clientes.

Sin embargo, más allá de la automatización, la integración de estos procesos en todos los departamentos es fundamental. Los sistemas automatizados no sólo deben facilitar la recogida, compilación y revisión eficaces de los datos, sino también garantizar que esta información fluya sin problemas por todas las partes pertinentes de la organización. Este enfoque integrado favorece una planificación estratégica más coherente e informada.

Tecnología

Un S&OP eficaz no estaría completo sin una tecnología financiera que automatice los procesos, distribuya informes y analice los resultados. Una plataforma dedicada de planificación empresarial integrada puede permitirle abordar la complejidad, optimizar los recursos y comprender la relación entre sus datos.

Una plataforma integrada de planificación empresarial, como Prophix One, también puede apoyar la colaboración en tiempo real entre las partes interesadas, lo que permite agilidad frente a nueva información o cambios en el mercado. Esto asegura que la toma de decisiones sea ágil e informada, manteniendo su S&OP por delante de la curva.

5 pasos clave del proceso S&OP

Un S&OP eficaz y preciso depende de los procesos que se sigan. Desglosemos cada uno de los 5 pasos clave del proceso S&OP:

1. Recopilación de datos: antes de iniciar el proceso S&OP, debe recopilar los datos de ventas y operaciones del mes anterior y reunirlos en un único documento. Incluya parámetros como las ventas reales, la demanda prevista, la capacidad de producción, los márgenes de beneficio y los costes de producción. También puede incluir parámetros externos como las tendencias del mercado, los indicadores económicos o el análisis de la competencia, que pueden influir en las previsiones de la demanda.
   
   
2. Evaluar la demanda - Analice los datos de ventas para comprender el rendimiento de los productos y las preferencias de los clientes. En el caso de los minoristas, esto implica revisar las ventas de productos, identificar las tiendas con mejores resultados e identificar los productos más populares. Los proveedores de servicios deben examinar el número de citas concertadas, los servicios más solicitados y el total de horas facturables. El objetivo es discernir patrones, tendencias y acontecimientos que influyeron en las ventas, y utilizar estos datos para prever la demanda futura. Al evaluar la demanda, también debe utilizar datos históricos junto con datos actuales para identificar tendencias a largo plazo y el impacto de la estacionalidad.
   
   
3. Tenga en cuenta la oferta: con la previsión de la demanda en la mano, evalúe la oferta actual de existencias. Como parte de este proceso, considere si fue capaz de satisfacer la demanda o si hubo un exceso de inventario significativo. Evalúe las implicaciones de un exceso de inventario, incluidos los costes de almacenamiento y los problemas relacionados con el carácter perecedero. Analice la exactitud de la previsión del mes anterior frente a la demanda real, identificando cualquier discrepancia y comprendiendo los factores que la provocaron. Este paso es vital para afinar las previsiones futuras y ajustar mejor la oferta a la demanda prevista.
   
   
4. Conciliar y revisar los planes: después de que el equipo financiero prepare las previsiones de oferta y demanda, es hora de reunirse con otras partes interesadas para alinear el plan con otros departamentos de la empresa, como los de marketing, ventas y fabricación. Si se prevé un aumento de la demanda, el equipo de fabricación tendrá que aumentar la producción. Del mismo modo, si se prevé una disminución de la demanda, puede ser una oportunidad para que el equipo de marketing lleve a cabo más campañas promocionales. Prepárese para pasar por varias rondas de discusiones, ya que pueden ser necesarios varios planes para equilibrar eficazmente las distintas prioridades y limitaciones departamentales.
   
   
5. Finalizar el plan: una vez que cada departamento haya revisado y aprobado los planes de oferta y demanda conciliados, es hora de obtener el visto bueno de la dirección ejecutiva. Este paso garantiza que los planes de ventas y operaciones se ajusten a las metas y objetivos empresariales más amplios. Una vez revisado por la alta dirección, puede empezar a poner en marcha el plan. Sin embargo, incluso con la aprobación, su plan debe permitir ajustes a medida que se disponga de nueva información o cambien las circunstancias, garantizando que su S&OP siga siendo dinámico y receptivo.

Los 3 principales beneficios de S&OP

La planificación de ventas y operaciones tiene numerosas ventajas, tres de las cuales se describen a continuación:

Aumenta la rentabilidad

Al alinear su oferta con la demanda prevista, puede reducir los costes asociados al exceso de inventario y almacenamiento, mejorando la rentabilidad de su empresa. S&OP también puede conducir a una mejor utilización de los recursos, incluyendo mano de obra y materiales, lo que aumenta aún más la rentabilidad.

Mejora la colaboración

Dado que las ventas y las operaciones afectan a casi todos los departamentos de una organización, el proceso S&OP puede ser una excelente forma de mejorar la colaboración entre funciones y garantizar que todos trabajen para alcanzar los mismos objetivos, fomentando una cultura de transparencia.

Mejora la estabilidad y la capacidad de producción

Con una mejor idea de cuántos productos necesita producir y qué se necesita para fabricarlos, S&OP puede mejorar su capacidad y estabilidad de producción. S&OP también puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella o limitaciones de capacidad con antelación, lo que permite realizar ajustes proactivos. Esto puede incluir inversiones en nueva maquinaria, cambios en la asignación de la mano de obra o modificaciones en los acuerdos con los proveedores para garantizar que la producción satisface la demanda sin retrasos innecesarios.

Cómo utilizar la tecnología para apoyar la S&OP

Para aprovechar todo el potencial de S&OP, es esencial aprovechar la tecnología, como una plataforma integrada de planificación empresarial. Estas plataformas sirven como un eje centralizado, donde los datos de varios departamentos pueden ofrecer una visión completa de la oferta y la demanda.

Al integrar análisis en tiempo real, previsiones y funciones de colaboración, una plataforma de planificación empresarial integrada permite a las empresas tomar decisiones informadas. Al agilizar el proceso S&OP con la tecnología, puede reducir los errores manuales y mejorar la eficiencia.

Una plataforma de planificación empresarial integrada también facilita la comunicación fluida entre departamentos, garantizando que todas las partes interesadas estén alineadas con los objetivos de la empresa.

Conclusión: Cómo Prophix tiende un puente entre la planificación de ventas y operaciones

S&OP es la estrategia que ayuda a que cada pieza de su puzzle empresarial encaje, y una plataforma dedicada a la gestión del rendimiento financiero puede mejorar este proceso.

Prophix One Integrated Business Planning puede automatizar y agilizar sus esfuerzos, asegurándose de que sus ventas y operaciones se alinean perfectamente. Con una plataforma de rendimiento financiero como Prophix One, no sólo está planificando, sino que está colocando las piezas finales en su lugar para obtener una imagen completa y exitosa.