Respire hondo: El cierre financiero más rápido e inteligente ya está aquí

El equipo de Prophix ha estado muy animado este trimestre tras el anuncio oficial de la disponibilidad general de una nueva aplicación, Prophix One Account Reconciliation. El lanzamiento es un gran paso en la trayectoria de la plataforma de nuestra empresa y merece la pena destacarlo por varias razones.

Para Prophix, la Reconciliación de Cuentas no es sólo una adición más a nuestra cartera; representa un movimiento estratégico que sirve directamente al mercado medio y transforma lo que tradicionalmente ha sido un proceso complejo y lento en una experiencia consistente, precisa y transparente.

Para llegar a este punto, hemos explorado mucho; hemos hecho preguntas difíciles internamente, a nuestros clientes y socios actuales, e incluso a las organizaciones que han decidido no trabajar con nosotros. A medida que desarrollábamos nuestra plataforma, hemos debatido las ventajas de unas funcionalidades sobre otras, todo ello con el fin de abordar los problemas más acuciantes del mundo real para los equipos financieros, ni más ni menos. Y en repetidas ocasiones, la conciliación manual de cuentas y los procesos de cierre financiero han sido considerados entre los cuellos de botella más costosos y frustrantes citados por los equipos financieros.

Por eso era tan importante que lo hiciéramos bien...

¿Qué es exactamente la conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas es el proceso de comparar dos conjuntos de registros para identificar y resolver discrepancias. Por ejemplo, un libro mayor (CG) debe conciliarse con libros auxiliares como las cuentas por cobrar (CA) y las cuentas por pagar (CP). Se trata de un proceso fundamental porque la conciliación de cuentas es la primera línea de defensa para garantizar la integridad de los informes y mantener el cumplimiento de la normativa.

Dónde se queda corta la conciliación de cuentas tradicional

Aquellos que gestionan manualmente el proceso de cierre financiero, tanto si se basan en hojas de cálculo como si carecen de funciones de conciliación específicas, se enfrentan siempre a los mismos obstáculos.

Tomemos, por ejemplo, una organización que utiliza Excel para la conciliación de cuentas. Con las hojas de cálculo, es probable que los procesos de conciliación de cuentas existan en silos con pasos no documentados, lo que dificulta el seguimiento del progreso, garantiza la coherencia y aumenta el riesgo de problemas de cumplimiento. Cuantas más hojas de cálculo dispares se gestionen, mayor será la probabilidad de que se produzcan imprecisiones en el proceso de conciliación.

Del mismo modo, una empresa que disponga de un software financiero pero que no cuente con una función específica de conciliación de cuentas puede tener dificultades para automatizar los procesos y colaborar en toda la empresa con los responsables de la conciliación. Esta falta de actualizaciones en tiempo real puede contribuir a la ineficacia operativa y dificultar la escalabilidad.

En conjunto, los puntos débiles para los profesionales de las finanzas, desde los contables y controladores hasta los altos directivos, son similares: demasiado tiempo dedicado al seguimiento del progreso, mucho esfuerzo manual para revisar los datos, falta de comunicación, falta de escalabilidad y precisión limitada de los datos.

La misión de Prophix, por tanto, estaba clara: desarrollar una clave para el rompecabezas de la gestión del cierre financiero sin interrumpir el flujo de trabajo existente del departamento financiero.

Lo que nuestros clientes nos dijeron que necesitaban

Para paliar los problemas anteriores, trabajamos en estrecha colaboración con nuestros clientes, clientes potenciales y socios para determinar la funcionalidad que era realmente necesaria para la gestión de cierres financieros más inteligente y rápida. Estas son algunas de las prioridades que identificaron

• Facilidad de uso: la solución debe ser fácil de implantar y de aprendizaje intuitivo, para garantizar una transición fluida.

• Datos centralizados: las conciliaciones deben almacenarse en una ubicación central accesible a todos los miembros del equipo pertinentes, para fomentar la transparencia y la colaboración.

• Notificaciones automatizadas: los equipos financieros quieren notificaciones automatizadas que activen la siguiente tarea del proceso, para mantener el flujo de trabajo al día.

Desarrollar una solución que funcione a la perfección

Prophix One Account Reconciliation cambia todo el proceso de cierre automatizando las tareas tediosas y proporcionando una plataforma centralizada para gestionar todas las actividades de conciliación de cuentas. En lugar de sobrecargar la aplicación con funcionalidades que las organizaciones del mercado medio nunca necesitarán o a las que nunca tendrán acceso, nuestro equipo se centró en la simplicidad y la precisión.

El resultado es una aplicación robusta, pero sencilla, que desmitifica un proceso complejo y lo hace accesible a casi cualquier persona en la oficina del director financiero. Y como la aplicación reside en Prophix One, nuestra Plataforma de Rendimiento Financiero, las organizaciones pueden integrar rápidamente la Reconciliación de Cuentas con otras soluciones, utilizando una sola versión de la verdad, y escalar fácilmente con el tiempo.

Si usted es contable, gestor contable, controlador o auditor, si alguna vez ha tenido problemas con el proceso de cierre financiero, estas ventajas de Prophix One Account Reconciliation deberían resultarle útiles:

• Colaboración sin fisuras
• Mejora de la calidad de los datos
• Mayor visibilidad del proceso de conciliación
• Actualizaciones en tiempo real
• Seguimiento claro del progreso
• Generación de paquetes de cierre sin esfuerzo

Este vídeo muestra lo potente que puede ser cerrar utilizando Prophix One Account Reconciliation:

Elogios de los primeros usuarios

Incluso antes de estar oficialmente disponible, Prophix One Account Reconciliation ya ha demostrado que merece la pena el tiempo y el esfuerzo que nuestro equipo ha dedicado a su desarrollo. La demanda, tanto por parte de los clientes actuales como de los potenciales, ha sido masiva. Nuestro programa beta fue excepcionalmente bien recibido, demostrando no sólo el potencial de nuestro producto, sino también la profunda alineación que tiene con las necesidades de los clientes. Un cliente describió nuestro enfoque como "refrescante e innovador", destacando que estamos "estableciendo nuevos estándares" en lugar de limitarnos a seguir a los líderes del mercado.

Otros comentarios de los usuarios:

"El enfoque de Prophix es refrescante e innovador. Da la sensación de que no te limitas a seguir a los líderes del mercado, sino que estableces nuevos estándares. He utilizado otras soluciones antes, y puedo ver las ventajas significativas que Prophix One Account Reconciliation pone sobre la mesa.

Estoy seguro de que este producto cambiará las reglas del juego para nosotros. Es fácil de usar, se integra bien con nuestros sistemas existentes y ofrece valiosas funciones que agilizan nuestro proceso de conciliación." - Yu Gnezil, Controlador, Jamul Casino

"Prophix One Account Reconciliation proporciona una instantánea precisa de dónde se encuentra el proceso de cierre por entidad. Los flujos de trabajo también proporcionan visibilidad de las tareas y conciliaciones en un solo lugar."
- Julie Vin y Kaitlyn Panis, directora de contabilidad corporativa y contable corporativa sénior de Greenlaw Partners

"Prophix One Account Reconciliation agilizará nuestro proceso de cierre mensual y eliminará el trabajo que no añade valor" - Jennie Robinson, VP Controller, Kajima Building and Design Group

"Prophix One Account Reconciliation garantizará que las conciliaciones se completen rápidamente y se almacenen en una ubicación central" - Jenna Nosbush, Directora de Finanzas y Contabilidad de ICBA

Una necesidad para las finanzas de nueva generación

En los últimos meses, el sector financiero se ha hecho eco de la escasez de contables cualificados que se incorporan al mercado laboral y de la importante rotación de directores financieros y otros profesionales. Prophix One y sus aplicaciones se han diseñado pensando en la nueva generación de profesionales de las finanzas. Las expectativas de estos nuevos profesionales de las finanzas son simples: más visibilidad y control en tiempo real, menos dependencia de múltiples hojas de cálculo como fuentes de la verdad. Prophix está cumpliendo esas expectativas para que prácticamente cualquier oficina esté preparada para la nueva generación de profesionales de las finanzas.