Salvando las distancias: 5 formas de aumentar la colaboración para elaborar planes eficaces

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Los departamentos financieros saben lo importante que es que la planificación sea un proceso colaborativo. Esto se debe a que, para generar los mejores planes, es necesario reunir de forma eficaz datos oportunos, precisos y completos de todos los departamentos, divisiones, unidades de negocio y/o ubicaciones.

Sin embargo, cuando llega el momento de preparar presupuestos o previsiones, las peticiones del Departamento Financiero de información y datos de otras áreas de la empresa se encuentran con dudas, retrasos o silencio.

Mientras ejecutivos de Finanzas de todo el mundo implementan técnicas de automatización de procesos para abordar este reto, han compartido conmigo las cinco razones clave por las que los niveles de participación y colaboración a lo largo de los procesos de planificación son más bajos de lo necesario para garantizar unos resultados de planificación sobresalientes.

Razón nº 1 - Falta de conocimientos. Cada día es más complicado para los profesionales recopilar, cribar y dar sentido a los datos de la empresa. De hecho, la introducción de cada nuevo producto, nueva división, nuevo empleado, nueva ley o nuevo proceso viene acompañada de su propio almacén de datos financieros y no financieros relacionados. Este tsunami de datos hace cada vez más difícil para los profesionales -en todos los rincones de una organización- saber qué información debe proporcionarse a lo largo de los procesos de presupuestación, previsión y planificación.

La solución: Dado que los datos financieros están en el corazón de toda organización de éxito, los líderes de toda empresa necesitan dedicar recursos para ayudar a sus profesionales de Finanzas a aprovechar el creciente volumen de datos. Eso significa asegurarse de que se dispone de las herramientas y la formación que les permitan recopilar fácilmente los datos, extraerlos y desarrollar recomendaciones prácticas y procesables.

Razón nº 2 - Una laguna en los procesos. Todas las áreas de las empresas en crecimiento y ambiciosas se enfrentan a la cuestión de cuál es la mejor manera de compartir sus datos financieros y no financieros. ¿Qué se comparte? ¿Cuándo? Cuando se comparten, ¿cómo se mantienen seguros? Los jefes de departamento se preocupan por sus datos. Cuando los procesos para compartir datos son cuestionables o engorrosos, como es natural, la frecuencia y los tipos de colaboración se reducen drásticamente.

La solución: Los responsables de finanzas deben tomar la iniciativa y mirar fuera de su empresa, consultando a colegas del sector para identificar formas de mejorar los procesos de trabajo y la automatización de datos. Al introducir y defender este tipo de iniciativas, el Departamento Financiero aumenta la confianza tanto en los procesos de colaboración como en los de planificación.

Razón nº 3 - Una brecha cultural. Reconozcámoslo: estar atrapado en un conjunto de cifras -independientemente del tiempo y el esfuerzo que se dedique a generarlas- siempre da un poco de miedo. ¿Y si las cifras son incompletas o inexactas? La realidad es que el mundo cambia tan deprisa que algunas de las cifras tendrán inevitablemente una vida útil limitada. Aunque los responsables de los departamentos aportan todo el contexto posible, también son conscientes de que tendrán que rendir cuentas de las cifras que presenten. Esto conduce a una reticencia a la hora de presentar o generar cifras si no se acepta cómo la naturaleza cambiante del negocio afectará a la validez de las cifras.

La solución: Puede ajustar su cultura de forma que anime a sus departamentos a proporcionar sus datos/planes planteándose algunas de estas preguntas críticas: "¿Entendemos por qué algunos de nuestros indicadores clave de rendimiento fluctúan drásticamente?" "¿Hasta qué punto reconocemos o castigamos la variación en los números/recomendaciones que surgen de los líderes de nuestros Departamentos?", "¿Nos estamos aferrando a los números excluyendo el contexto en el que fueron preparados?", y "¿Estamos armando al Departamento Financiero con las herramientas que les ayudan a dar mejor sentido a los números?"

Razón nº 4 - Una brecha de valor. ¿Comprenden realmente los responsables de su departamento la relación entre las cifras que proporcionan al departamento financiero y cómo se traduce esa información en recomendaciones prácticas? En las empresas de rápido crecimiento, este "puente" debe construirse y reforzarse constantemente.

La solución: El departamento financiero debe dedicar tiempo a trabajar con los responsables de cada departamento y explicarles cómo sus cifras afectan a sus propias áreas y a la salud financiera/estratégica general de la empresa. Al mismo tiempo, la alta dirección debe modelar la colaboración para que todos los departamentos vean que es una forma importante de actuar.

Razón nº 5: - Una brecha política. Dado que los resultados de la presupuestación, previsión y planificación llevan a una empresa a centrar sus recursos en algunos Departamentos y/o iniciativas en detrimento de otros, las prioridades y proyectos de algunas personas se posponen o cancelan. Cuando esto ocurre, las personas se sienten decepcionadas, lo que les lleva a cuestionar el proceso de toma de decisiones y los datos en los que se basa. En particular, quienes crean que las decisiones son "personales" y no se basan en criterios empresariales serán mucho menos proclives a colaborar en toda la planificación.

La solución: Aunque todos los procesos de planificación pueden mejorarse, se reducirá drásticamente lo que puede percibirse como sesgo político introduciendo herramientas y procesos que impliquen activamente a las personas en el proceso de planificación. De hecho, poner de manifiesto cómo los números de un departamento determinan sus proyectos (y los planes generales de la empresa) aumenta la disposición a colaborar.

Las soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM), como Prophix, le ayudan a salvar las distancias que dificultan la colaboración. Esto se debe a que el software CPM realiza un seguimiento de los procesos de flujo de trabajo, automatiza las notificaciones y permite la aprobación eficaz de las tareas. Al construir una base sólida para la colaboración en todo el proceso de planificación, se consiguen mejores presupuestos, mejores planes y, en última instancia, mejores resultados.