Selección de software CPM: los tres errores que debe evitar

Encontrar una solución CPM adecuada no es ciencia de cohetes

Hay mucho en juego cuando se busca la solución de CPM adecuada; las malas decisiones pueden tener a menudo graves consecuencias. El Dr. Christian Fuchs, analista de BARC, describe los tres errores más comunes y explica cómo pueden evitarse.

Numerosas empresas utilizan Excel como opción por defecto para visualizar los informes y los procesos de planificación, sobre todo por comodidad ("ya lo tenemos y no cuesta nada"). Pero al final la mayoría llega a un punto en el que el "dolor" de Excel se convierte en demasiado y necesitan una solución CPM especializada. Pero elegir la adecuada es más fácil de decir que de hacer.

Como analista de BARC, llevo siete años ayudando a las empresas a elegir soluciones de Business Intelligence (BI) y CPM. En este tiempo, he visto con notable frecuencia los mismos errores en los procesos de selección de software. No se trata de errores insignificantes, sino de errores graves que pueden poner en peligro de forma masiva el éxito de un proyecto.

Para ayudarle a gestionar estos peligros en su proyecto, he resumido lo que considero los tres errores más comunes con algunos consejos prácticos para evitarlos.

Error nº 1: Análisis de requisitos desordenado

La base de todo proceso de selección de software es un análisis de requisitos sólido. Sin embargo, asombrosamente muchas empresas fracasan en este primer paso. Los errores clásicos recurrentes incluyen:

• TI busca una herramienta "adecuada" para los departamentos de negocio sin implicarlos en el análisis de requisitos real.
• Los requisitos sólo se recogen en áreas restringidas de la empresa, sin consultar a todos los departamentos pertinentes.
• Pensar demasiado a corto plazo: Se elige una herramienta simplemente porque resuelve los mayores problemas, sin tener en cuenta las posibles necesidades futuras.

Si te encuentras en una o varias de estas situaciones, ¡deberían saltar las alarmas! Corre el riesgo de realizar un análisis de requisitos limitado.

Mi consejo: realice un análisis exhaustivo de los requisitos funcionales, técnicos y organizativos en todas las unidades de negocio que se espera que trabajen con el software. Esto debería abarcar tanto a los departamentos empresariales como a los de TI para evitar problemas de aceptación cuando se empiece a utilizar la herramienta.

• En el análisis de requisitos funcionales deben identificarse las funciones absolutamente necesarias y deseadas, así como el círculo de usuarios del software análisis de requisitos funcionales.
• El análisis de requisitos técnicos se ocupa de la seguridad de los datos, el rendimiento necesario y alcanzable, las plataformas y los sistemas operativos, así como la tecnología de las bases de datos.
• El número de usuarios, así como el apoyo a los distintos tipos de usuarios (usuario avanzado, usuario ad hoc, usuario final) mediante la funcionalidad de la herramienta, se basa en los criterios de selección organizativa .

Como resultado del análisis de requisitos, se elabora un catálogo completo de criterios, con el que se pueden evaluar y calificar las soluciones de software consideradas. Dado que no todos los criterios tendrán la misma importancia, cada uno de los requisitos debe ponderarse. En la preselección ("lista corta") sólo deben aplicarse los criterios importantes para acotar eficazmente el mercado a partir de una pequeña selección de puntos de evaluación relevantes. Otros criterios menos importantes deben tenerse en cuenta más adelante, en la evaluación detallada de la lista corta de productos.

El seguimiento de estas directrices ayudará a proporcionar una base sólida sobre la que elegir una solución CPM adecuada más adelante en el proyecto.

Error nº 2: Elegir al proveedor, no la solución

Centrarse sólo en proveedores de software "grandes" y conocidos desde el principio es un error que cometen muchas empresas, especialmente las pequeñas y medianas. los proveedores de software "más pequeños" y especializados suelen tener muy buenas soluciones y un conocimiento más profundo de los requisitos en función de factores como la ubicación geográfica, el sector industrial y el tamaño de la empresa.

Es comprensible que a las empresas les preocupe optar por un proveedor "más pequeño". Por ejemplo, al considerar la seguridad de su inversión, los responsables de la toma de decisiones pueden pensar que es más probable que un proveedor más pequeño sea adquirido o se declare insolvente. Sin embargo, el tamaño y el perfil de un proveedor no deben ser un criterio KO en el proceso de selección. Tenga en cuenta que la continuidad de un producto no puede garantizarse necesariamente sólo porque lo suministre un "gran" proveedor. Además, el tamaño de un proveedor y la calidad de su producto no siempre están relacionados.

Para su decisión de selección debe tener en cuenta principalmente lo siguiente:

Más grande no es necesariamente mejor: los proveedores supuestamente "grandes" no son inevitablemente superiores en todos los aspectos a sus rivales "más pequeños". El mero tamaño o prominencia de un proveedor no es un criterio de decisión válido.

¿Contribuye el paquete global de soporte técnico y funcional basado en las demandas de su organización a una relación calidad-precio razonable? Factores como los servicios de asistencia in situ, la forma en que el proveedor trata a sus clientes, la asistencia en el idioma local y los conocimientos específicos de la región o el sector son sólo algunas de las consideraciones que no debe subestimar a la hora de seleccionar software. Nuestra experiencia y nuestros estudios demuestran que los proveedores "más pequeños" suelen superar a los "grandes" proveedores mundiales en estos aspectos.

Error nº 3: No hay pruebas de concepto

Puede ser arriesgado saltarse una evaluación detallada de las soluciones de su lista de preseleccionadas por falta de tiempo o por motivos económicos. Las soluciones deben examinarse teniendo en cuenta todos los requisitos (y costes) pertinentes y ponerse a prueba como parte de una evaluación detallada. Esto ayuda a garantizar la inversión y minimiza el riesgo de tomar una decisión equivocada.

El objetivo de una evaluación detallada es obtener una imagen precisa de las capacidades que ofrece el software. Las instalaciones de prueba, las presentaciones estructuradas de software y las creaciones de prototipos ("pruebas de concepto") son apropiadas en este caso, idealmente basadas en requisitos de rendimiento y datos que sean lo más realistas posible en términos de cómo la organización planea utilizar el software en última instancia.

También es aconsejable consultar a consultores externos y charlas de referencia con clientes para recabar opiniones sobre proveedores y productos de otros proyectos y empresas. En particular, los comentarios de otros usuarios que trabajan con la solución en el día a día pueden ser extraordinariamente valiosos para arrojar luz sobre los posibles problemas y retos que pueden surgir una vez que la solución entre en funcionamiento.

Conclusión

Encontrar una solución CPM adecuada no es ninguna locura. Tenga en cuenta estos consejos y aumentará sus posibilidades de que el proceso de selección sea preciso y satisfactorio.

Importante: Evite cometer los errores que he descrito anteriormente y esté atento a las señales de advertencia. Reconduzca activamente el proyecto si observa que algo va mal. El conocimiento de las mejores prácticas para la selección de software, así como de los errores más comunes, reducirá significativamente las posibilidades de tomar una mala decisión o de que el proyecto fracase.

Armado con estos consejos, nada debería interponerse en su camino hacia un exitoso proyecto de selección de software CPM. Le deseo mucho éxito en su propio proceso de selección impecable