Si la estrategia es la flecha, el presupuesto es el arco

¿Tiene su organización una estrategia? Supongamos que la tiene. Y supongamos que se actualiza anualmente. Cada año, el equipo directivo elabora un documento que señala el camino a seguir por la empresa.

También podemos suponer que cada año su empresa elabora un presupuesto. Tal vez usted sea el responsable de elaborarlo. El presupuesto define sus expectativas de ingresos y dónde se aplicarán los fondos.

Ahora bien, ¿hasta qué punto están alineados el presupuesto y la estrategia?

La estrategia no es más que una flecha. Puede apuntar hacia el objetivo de la organización. Tiene un impacto potencial. Pero sin un arco que la lance, el objetivo nunca se alcanzará. El presupuesto es el arco, la fuerza motriz que lanza la flecha hacia su objetivo.

A menudo nos encontramos en las empresas con que la estrategia y el presupuesto, el arco y la flecha, se crean de forma aislada. No están vinculados y, a menudo, cuando lo están, la conexión es deficiente. Al igual que la cuerda del arco se resbala de la muesca de la flecha, un presupuesto mal alineado no lanzará a la empresa en la dirección correcta. Cuando esto ocurre, la estrategia está condenada al fracaso.

Colaboración, cotejo y política

Parte del reto de alinear presupuesto y estrategia proviene de las complejidades inherentes a cada uno. Tanto el presupuesto como la estrategia son ejercicios políticos que requieren la aportación y el acuerdo de múltiples partes. La simple mecánica de compilación es difícil. Extraer las aportaciones pertinentes de diferentes personas y formatos y reunirlas en un todo coherente lleva muchísimo tiempo. Con tantos meses al año, la elaboración del presupuesto y la estrategia suelen ir en paralelo, lo que dificulta que una informe a la otra.

¿Qué se puede hacer para mejorar esta situación?

Desde el punto de vista financiero hay dos pasos claros para abordar el problema. El primero se refiere a la información. Unos datos mejor estructurados y presentados pueden informar mejor el proceso de fijación de estrategias. Esto ayuda a garantizar que los objetivos deseados se basan en la realidad fiscal. La racionalización de la recopilación de datos y la elaboración de informes garantiza que el departamento financiero pueda ofrecer al equipo directivo una visión mucho más amplia del futuro, permitiéndole incluso representar diferentes escenarios basados en una serie de previsiones.

El segundo paso se refiere a la mecánica de producción. Hay que ser valiente para abordar un proceso a menudo arraigado en la empresa, sobre todo cuando se está bajo presión de tiempo. Pero sin un año valiente de cambio, la situación nunca mejora. Revisar radicalmente el proceso de elaboración del presupuesto, desde la colaboración inicial hasta la presentación, puede reducir drásticamente el tiempo de producción, facilitando la asignación del presupuesto a la estrategia e incluso la realización de múltiples iteraciones para garantizar la alineación de ambos.

Alcanzar el objetivo

El desajuste entre presupuesto y estrategia parece un problema prioritario. Sin embargo, sigue siendo habitual en un gran número de organizaciones. Más de dos tercios de los encuestados en nuestra auditoría sobre el futuro de las finanzas nos dicen que el presupuesto y la estrategia están desconectados o sólo vinculados al más alto nivel. Sin esa conexión, al final la estrategia está condenada al fracaso. Al racionalizar la recopilación, el procesamiento y la presentación de datos con Prophix, puede asegurarse de que el arco del presupuesto da la máxima potencia a la flecha de la estrategia.