Presupuesto estático: todo lo que debe saber

¿Qué es un presupuesto estático? ¿En qué se diferencia de un presupuesto flexible o de un presupuesto fijo? ¿Y por qué querría una empresa un presupuesto estático?

Hay muchas preguntas sobre los presupuestos estáticos, y todas ellas son válidas. En este artículo, aprenderás sobre los presupuestos estáticos, por qué se utilizan, para quién son los mejores, por qué puede que no quieras utilizar uno y cómo crearlo tú mismo.

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¿Qué es un presupuesto estático?

Un presupuesto estático es un plan financiero para un periodo concreto, normalmente un ejercicio fiscal, que permanece invariable independientemente de los resultados reales de la empresa. Se basa en cifras estimadas derivadas de datos históricos y predicciones futuras. Este tipo de presupuesto suele utilizarse para controlar los costes y es más eficaz cuando las operaciones de una empresa son predecibles.

Por supuesto, eso no significa que el presupuesto estático sea el tipo de cosa que se puede crear, anunciar y olvidar. Las empresas se remitirán constantemente a su presupuesto estático, aunque haya variaciones en su gasto real.

¿Qué significa "estático"?

La parte "estática" de "presupuesto estático" significa inmutable, o al menos no elástico. Un presupuesto estático no está diseñado para ser modificado durante el periodo que se traza.

En este sentido, un presupuesto estático puede considerarse un presupuesto ideal o "Ricitos de Oro" al que hay que aspirar. Es de esperar que haya desviaciones, pero las correcciones en el presupuesto real deben tener como objetivo volver al equilibrio que el presupuesto estático esboza.

Ejemplo de presupuesto estático

Supongamos que una empresa destina 50.000 dólares a gastos publicitarios durante un periodo determinado. Depende del director de la campaña ceñirse a ese presupuesto y producir el ROI esperado atribuido a ese gasto publicitario. Todo ello con independencia de los resultados reales de la inversión publicitaria.

Presupuesto estático frente a presupuesto flexible

Todos los presupuestos son prescriptivos. Pero mientras que un presupuesto estático no es vivo, un presupuesto flexible sí lo es.

En otras palabras, un presupuesto flexible tiene en cuenta las fluctuaciones de ingresos y gastos. Pero un presupuesto estático no.

¿Cuál es el objetivo de un presupuesto estático?

El objetivo del presupuesto estático es mantener las finanzas de una empresa con la mínima interferencia. Es la representación financiera de un plan estratégico, un anteproyecto o una hoja de ruta para alcanzar cualquier objetivo que tenga la empresa.

Fórmula de la desviación presupuestaria estática

La desviación del presupuesto estático -la representación de la desviación con respecto al presupuesto estático- es fácil de calcular: reste el gasto real del presupuesto previsto para cada partida durante el periodo de tiempo determinado.

Si desea representar esta cifra en porcentaje, divida la diferencia por el presupuesto original.

Esta es la fórmula
Porcentaje de desviación estática del presupuesto = (Presupuesto previsto - Gastos reales) / Presupuesto previsto

Ventajas de un presupuesto estático

Hay muchas razones por las que una empresa puede querer utilizar un presupuesto estático.

Previsibilidad

Los presupuestos estáticos son predecibles y minimizan la incertidumbre. Pase lo que pase durante el año, el presupuesto estático es un lugar al que volver. Aunque es inevitable que se produzcan variaciones a lo largo del año, las empresas pueden utilizar el plan y las proporciones descritas en el presupuesto estático para no salirse del objetivo, aunque las cifras reales sean superiores o inferiores a las prescritas en un principio.

Gestión de costes

Como el presupuesto estático no tiene en cuenta las variaciones del gasto, es una herramienta eficaz de gestión de costes.

Y para el equipo financiero, también les ayuda a ahorrar tiempo (y, por tanto, costes), ya que la carga del cumplimiento recae en el propietario del presupuesto. Si ha presupuestado 10.000 dólares al mes para software de éxito del cliente, entonces depende del propietario del presupuesto que se adhiera a él. Si no lo hace, usted tiene poder de veto.

Mensurable

Como los presupuestos estáticos son los mismos desde el principio del periodo hasta el final, son una base excelente para medir los resultados de una empresa. Como no se introducen variaciones a medio camino que puedan confundir el proceso de medición, calcular la variación del presupuesto estático es sencillo.

Limitaciones de un presupuesto estático

Dicho esto, los presupuestos estáticos tienen algunas limitaciones e inconvenientes reales.

Requiere previsiones precisas

Para que un presupuesto estático tenga sentido, las empresas deben ser expertas en previsión. A las empresas más nuevas o con objetivos de crecimiento más arriesgados o agresivos les vendría mejor un presupuesto flexible, que les permitiera prever las inevitables variaciones que puedan surgir.

Inflexible para responder a las necesidades cambiantes y a las condiciones del mercado

Dado que el presupuesto estático es inflexible por diseño, existe el riesgo de que deje de funcionar rápidamente o responda mal a las necesidades cambiantes de la empresa determinadas por factores externos como las condiciones del mercado.

Asimismo, si una empresa descubre que no cumple su plan, todo el presupuesto estático fracasa.

No es adecuado para empresas con costes variables

El presupuesto estático es más adecuado para empresas con costes y gastos a corto plazo fáciles de predecir. Una empresa que experimenta estacionalidad, o una empresa que anticipa un acontecimiento para proporcionar una afluencia desconocida de negocio, no es adecuada para emplear un presupuesto estático y estaría mejor servida con un ciclo presupuestario más corto o un presupuesto flexible.

Mida la eficacia de un presupuesto estático con la desviación del presupuesto estático y la desviación del volumen de ventas

¿En qué medida se ajusta la empresa al presupuesto estático? Puede medirlo con dos prácticas métricas: la desviación del presupuesto estático y la desviación del volumen de ventas.

Desviación del presupuesto estático

La desviación del presupuesto estático es la desviación del presupuesto estático, ya sea en dólares brutos o en porcentaje.

Las empresas calculan la desviación del presupuesto estático para ver en qué medida se han ajustado al presupuesto estático. Resulta útil conocer esta desviación a la hora de elaborar el presupuesto del año siguiente, ya que permite a las empresas perfeccionar sus modelos y ser más precisas la próxima vez.

Fórmula de la desviación del presupuesto estático

Desviación del presupuestoestático = Presupuesto previsto - Gasto real

Si desea obtener un porcentaje, divídalo por el presupuesto previsto.

Porcentaje de desviación del presupuesto estático = (Presupuesto previsto - Gastos reales) / Presupuesto previsto

Desviación del volumen de ventas

La desviación del volumen de ventas es la diferencia entre las unidades vendidas reales y las unidades vendidas presupuestadas a un precio determinado en un período determinado.

Se trata de una desviación presupuestaria estática que sólo tiene en cuenta el volumen de ventas. Como tal, es útil para tratar específicamente un punto de desviación presupuestaria.

Fórmula de la desviación del volumen de ventas

La fórmula es sencilla.
Desviación del volumen de ventas = (Unidades vendidas reales - Unidades vendidas presupuestadas) x Precio por unidad

Si desea esta cifra como porcentaje, divídala por las unidades vendidas presupuestadas y no la multiplique por el precio.
Porcentaje de desviación del volumen de ventas = [(Unidades vendidas reales - Unidades vendidas presupuestadas) / Unidades vendidas presupuestadas]

7 pasos para crear un presupuesto estático

Ahora que ya sabes todo sobre los presupuestos estáticos, te queda una pregunta: ¿cuáles son los pasos necesarios para crear uno?

1. Definir el periodo y el proceso presupuestarios

En primer lugar, hay que determinar el periodo de presupuestación. Es habitual que las empresas presupuesten para todo el año fiscal; sin embargo, muchas empresas que utilizan presupuestos estáticos se benefician de periodos presupuestarios más cortos. Deberá elegir el que considere más adecuado en función de la complejidad de su empresa y de los periodos de variación conocidos.

2. Calcular los ingresos

A continuación, debe estimar sus ingresos. Para este paso debe utilizar datos históricos, combinados con cualquier previsión o proyección que tenga en firme.

Volverá a este paso un par de veces, por lo que es mejor elegir un par de cifras de ingresos diferentes para empezar: una que sea ideal, una que se descuente un 5-20% dependiendo de su etapa de crecimiento y una que sea un 5-20% mejor de lo que espera obtener.

3. Calcular los costes fijos y variables

Es hora de calcular los costes fijos y variables. Deberías conocer tus costes fijos y ser capaz de identificar tus costes variables, así que la mayor parte de este paso consiste en adivinar el importe de esos costes variables.

4. Calcular los ingresos netos

A partir de ahí, puedes calcular los ingresos netos restando los costes de los ingresos.

En este paso también puedes calcular el EBIT y el EBITDA ideales.

5. Asignar el presupuesto

Ahora viene el paso difícil: asignar los fondos a las distintas necesidades de la empresa. Para ello, puedes utilizar cualquier método presupuestario: basado en actividades, basado en cero, incremental, de propuesta de valor o cualquier otro.

Dado que se trata de un presupuesto estático, debes estar doblemente seguro de tus asignaciones. Merece la pena ir despacio en este paso, hacer preguntas a los responsables del presupuesto y asegurarse de que se entienden los requisitos de todos.

6. Revisar y ajustar el presupuesto

Luego viene la revisión del presupuesto, en la que se hacen los ajustes finales en función de las opiniones de las partes interesadas.

Y ya está listo el presupuesto estático Sólo queda compartirlo con las partes interesadas de toda la empresa.

7. Supervisar y revisar el rendimiento del presupuesto

Por supuesto, el proceso presupuestario no termina hasta que el presupuesto ha seguido su curso. Durante el periodo previsto en tu presupuesto estático, debes supervisar y revisar los gastos e ingresos de la empresa y calcular dónde están las desviaciones.

Esto le ayudará a crear un presupuesto más preciso durante el siguiente ciclo presupuestario.

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