Static budget: everything you need to know

¿Qué es un presupuesto estático? ¿En qué se diferencia de un presupuesto flexible o un presupuesto fijo? ¿Y por qué querría una empresa un presupuesto estático?

Hay muchas preguntas sobre los presupuestos estáticos, y todas ellas son válidas. En este artículo, aprenderá sobre los presupuestos estáticos, por qué se usan, para quién son mejores, por qué es posible que no desee usar uno y cómo crear uno usted mismo.

Sigue leyendo.

¿Qué es un presupuesto estático?

Un presupuesto estático es un presupuesto que no cambia. Es estático, no dinámico ni flexible: el presupuesto se establece y se mantiene. Un presupuesto estático es un presupuesto fijo.

Por supuesto, eso no significa que el presupuesto estático sea el tipo de cosas que puedes crear, anunciar y olvidar. Las empresas se referirán constantemente a su presupuesto estático, incluso si hay variaciones en su gasto real.

¿Qué significa "estático"?

La parte "estática" de "presupuesto estático" significa inmutable, o al menos no elástico. Un presupuesto estático no está diseñado para ser modificado durante el período que se describe.

En ese sentido, un presupuesto estático puede verse como un presupuesto ideal o Ricitos de Oro por el que luchar. Se espera variación, pero las correcciones en el presupuesto real deberían apuntar a volver al equilibrio que describe el presupuesto estático.

Ejemplo de presupuesto estático

Supongamos que una empresa reserva 50.000 dólares en gastos publicitarios durante un tiempo determinado. Depende del administrador de la campaña ceñirse a ese presupuesto y producir el ROI esperado atribuido a esa inversión publicitaria. Esto es independientemente de cómo resulte esa inversión publicitaria en la realidad.

Presupuesto estático vs. presupuesto flexible

Todos los presupuestos son prescriptivos. Pero mientras que un presupuesto estático no es vivo, un presupuesto flexible sí lo es.

En otras palabras, un presupuesto flexible tiene asignaciones y escenarios incorporados para las fluctuaciones en los ingresos y gastos. Pero un presupuesto estático no lo hace.

¿Cuál es el objetivo de un presupuesto estático?

El objetivo del presupuesto estático es mantener las finanzas de una empresa con la mínima interferencia. Es la representación financiera de un plan estratégico, un plan o una hoja de ruta para lograr cualquier objetivo que tenga la empresa.

Fórmula de variación de presupuesto estático

La variación del presupuesto estático (la representación de la desviación del presupuesto estático) es fácil de calcular: reste el gasto real del presupuesto planificado para cada partida durante el período de tiempo determinado.

Si desea representar este número como un porcentaje, divida la diferencia por el presupuesto original.

Esta es la fórmula:
Porcentaje de desviación del presupuesto estático = (Presupuesto planificado - Gasto real) / Presupuesto planificado

Beneficios de un presupuesto estático

Hay muchas razones por las que una empresa puede querer utilizar un presupuesto estático.

Previsibilidad

Los presupuestos estáticos son predecibles y minimizan la incertidumbre. No importa lo que suceda durante el año, el presupuesto estático es un lugar al que volver. Si bien la variación durante el año es inevitable, las empresas pueden utilizar el plan y las proporciones descritas en el presupuesto estático para mantenerse en el objetivo, incluso cuando sus números reales son más altos o más bajos de lo que se prescribió originalmente.

Gestión de costes

Dado que el presupuesto estático no tiene en cuenta las variaciones de gasto, es una herramienta eficaz de administración de costos.

Y para el equipo de finanzas, también ayuda a ahorrar tiempo y, por lo tanto, costos, al poner la carga del cumplimiento en el propietario del presupuesto. Si has presupuestado 10.000 dólares al mes para un software de éxito del cliente, entonces depende de ese propietario del presupuesto adherirse a ello. Si no lo hacen, tienes poder de veto.

Mensurable

Debido a que los presupuestos estáticos son los mismos desde el principio hasta el final del período, son excelentes bases para medir los resultados de una empresa. Como no se introduce ninguna varianza a mitad de camino que confunda el proceso de medición, calcular la varianza del presupuesto estático es sencillo.

Limitaciones de un presupuesto estático

Dicho esto, los presupuestos estáticos tienen algunas limitaciones e inconvenientes reales.

Requiere una previsión precisa

Para que un presupuesto estático tenga sentido, las empresas deben ser expertos en pronósticos. Las empresas más nuevas o las empresas con objetivos de crecimiento más arriesgados o agresivos podrían estar mejor atendidas por un presupuesto flexible, que les permita crear asignaciones para las inevitables variaciones que surgirán.

Inflexible para responder a las necesidades cambiantes y a las condiciones del mercado

Dado que el presupuesto estático es inflexible por diseño, existe el riesgo de que desaparezca rápidamente o responda mal a las necesidades cambiantes de la empresa, determinadas por factores externos como las condiciones del mercado.

Del mismo modo, si una empresa descubre que no cumple con su plan, todo el presupuesto estático falla.

No apto para empresas con costes variables

El presupuesto estático es mejor para las empresas con costos y gastos a corto plazo fáciles de predecir. Una empresa que experimenta estacionalidad, o una empresa que anticipa un evento para proporcionar una afluencia desconocida de negocios, no es adecuada para emplear un presupuesto estático y estaría mejor atendida con un ciclo de presupuesto más corto o un presupuesto flexible.

Mida la eficacia de un presupuesto estático con la variación del presupuesto estático y la variación del volumen de ventas

¿Qué tan bien se adhiere la empresa al presupuesto estático? Puedes medirlo con dos métricas útiles: la variación estática del presupuesto y la variación del volumen de ventas.

Desviación estática del presupuesto

La variación del presupuesto estático es la desviación del presupuesto estático en cantidades brutas en dólares o como porcentaje.

Las empresas calculan la variación del presupuesto estático para ver qué tan cerca se adhirieron al presupuesto estático. Es útil conocer esta variación a la hora de crear el presupuesto del próximo año, ya que permite a las empresas refinar sus modelos y ser más precisos la próxima vez.

Fórmula de variación de presupuesto estático

Desviación estática del presupuesto = Presupuesto planificado - Gasto real

Si desea un porcentaje, divida por el presupuesto planificado.

Desviación estática del presupuesto porcentaje = (Presupuesto planificado - Gasto real) / Presupuesto planificado

Variación del volumen de ventas

La variación del volumen de ventas es la diferencia entre las unidades reales vendidas y las unidades presupuestadas vendidas a un precio determinado dentro de un período determinado.

Es una variación estática del presupuesto que solo tiene en cuenta el volumen de ventas. Como tal, es útil abordar específicamente un punto de desviación presupuestaria.

Fórmula de variación del volumen de ventas

La fórmula es sencilla.
Variación del volumen de ventas = (Unidades reales vendidas - Unidades presupuestadas vendidas) x Precio por unidad

Si quieres este número como un porcentaje, divídelo por las unidades vendidas presupuestadas y no multiplícalo por el precio.
Porcentaje de variación del volumen de ventas = [(Unidades reales vendidas - Unidades presupuestadas vendidas) / Unidades presupuestadas vendidas]

7 pasos para crear un presupuesto estático

Ahora que sabes todo sobre los presupuestos estáticos, queda una pregunta: ¿cuáles son los pasos necesarios para crear uno?

1. Definir el período y el proceso de presupuestación

En primer lugar, debe identificar el período presupuestario. Es común que las empresas presupuesten para todo el año fiscal; Sin embargo, muchas empresas que utilizan presupuestos estáticos se benefician de períodos presupuestarios más cortos. Debe seleccionar lo que considere mejor en función de la complejidad de su organización y de los períodos de variación conocidos.

2. Estimar los ingresos

A continuación, vas a estimar tus ingresos. Debes usar datos históricos para este paso, combinados con cualquier pronóstico o proyección que tengas en firme.

Volverás a este paso un par de veces, por lo que es mejor elegir un par de cifras de ingresos diferentes para empezar: una que sea ideal, una que tenga un descuento del 5 al 20 % en función de tu etapa de crecimiento y otra que sea entre un 5 y un 20 % mejor de lo que esperas.

3. Estimar los costes fijos y variables

Entonces es el momento de estimar sus costos fijos y variables. Debes conocer tus costos fijos y debes ser capaz de identificar tus costos variables, por lo que la mayor parte de este paso proviene de adivinar el monto de esos costos variables.

4. Estimar los ingresos netos

A partir de ahí, puedes estimar tus ingresos netos restando tus costos de tus ingresos.

También puede calcular el EBIT y el EBITDA ideales durante este paso.

5. Asigna tu presupuesto

Ahora viene el paso difícil: asignar sus fondos a las diferentes necesidades del negocio. Puede utilizar cualquier método de presupuestación para esto: basado en actividades, basado en cero, incremental, propuesta de valor o algo completamente diferente.

Dado que se trata de un presupuesto estático, debe tener una doble confianza en sus asignaciones. Vale la pena ir despacio en este paso, hacer preguntas a los propietarios del presupuesto y asegurarse de comprender los requisitos de todos.

6. Revisa y ajusta el presupuesto

Luego viene una revisión del presupuesto, en la que se realizan los ajustes finales al presupuesto en función de los comentarios de las partes interesadas.

¡Y luego habrás finalizado tu presupuesto estático! No queda nada por hacer, excepto compartirlo con las partes interesadas de toda la empresa.

7. Supervisar y revisar Performancepresupuestario

Por supuesto, el proceso de presupuestación no termina hasta que el presupuesto haya seguido su curso. Durante el período descrito en su presupuesto estático, debe monitorear y revisar los gastos e ingresos de la empresa y calcular dónde existen las desviaciones.

Esto te ayudará a crear un presupuesto más preciso durante el próximo ciclo presupuestario.

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Ahora ya sabes todo sobre cómo crear un presupuesto estático. Y si estás interesado en convertir esto en acción, Prophix puede ayudarte.

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