Explicación de la presupuestación descendente

Si está buscando cambiar la forma en que presupuesta, hay muchos métodos diferentes para elegir: de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, operativo, basado en actividades, estático, flexible y más.

Pero encontrar el enfoque adecuado para su negocio depende de los beneficios y limitaciones de cada uno, y de las necesidades de su negocio. Hoy, exploraremos la elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo, que incluyen:

¿Qué es la presupuestación de arriba hacia abajo?

La presupuestación de arriba hacia abajo es la práctica de hacer que la alta dirección prepare un presupuesto para la organización, basado en los objetivos y metas corporativas para el próximo año y más allá.

Este método de presupuestación adopta un enfoque de alto nivel que comienza con la "parte superior" de la organización, por ejemplo, la alta dirección.

Durante la elaboración de presupuestos descendentes, los ejecutivos evalúan el efecto de las Performance pasadas y las condiciones del mercado en el negocio, así como la rentabilidad y los costos de personal. Los objetivos de las empresas suelen clasificarse en torno a tres áreas clave: ventas, gastos y beneficios.

Presupuesto descendente vs. presupuesto ascendente

A diferencia de los presupuestos de abajo hacia arriba, los presupuestos de arriba hacia abajo comienzan con la alta dirección (es decir, la "cima" de la empresa), en lugar de los departamentos individuales (es decir, la "parte inferior" de la empresa).

En lugar de que cada equipo elabore una solicitud de recursos, el equipo de liderazgo asigna los fondos disponibles a cada departamento. Luego, cada equipo usa esa asignación para crear su propio presupuesto.

Tanto los presupuestos de arriba hacia abajo como los de abajo hacia arriba evalúan el impacto de las condiciones pasadas de Performance y del mercado actual. La diferencia radica en quién está identificando el impacto de estas tendencias difiere en cada enfoque. Los factores externos e internos son identificados por el liderazgo en la presupuestación de arriba hacia abajo y los departamentos en la presupuestación de abajo hacia arriba.

Presupuesto descendente vs. presupuesto operativo

Un presupuesto operativo estima los ingresos y gastos de una empresa a lo largo del tiempo. Los presupuestos operativos proporcionan una visión general de alto nivel de los Performance empresariales y una forma de supervisar los ingresos, los costes variables, los costes fijos, los gastos no monetarios y los gastos no operativos. Los presupuestos operativos a menudo se actualizan mensual o trimestralmente.

Los presupuestos operativos tradicionalmente emplean un método de arriba hacia abajo. Esto significa que se centra principalmente en los ingresos y los gastos, con aportaciones de alto nivel de la dirección que dan forma al presupuesto general. Por lo tanto, el enfoque descendente en la presupuestación no debe confundirse con un presupuesto operativo; en cambio, es un método utilizado en la formación de dichos presupuestos.

¿Cómo funciona la presupuestación de arriba hacia abajo?

Veamos cómo funciona la presupuestación descendente dentro de una organización.

Asignaciones presupuestarias a los departamentos

Para iniciar el proceso de presupuestación de arriba hacia abajo, la alta dirección se reúne para discutir e identificar los objetivos corporativos para el próximo año, centrándose en las ventas, los gastos y los beneficios.

Luego, en función de los Performance pasados, así como de las tendencias futuras anticipadas y las condiciones del mercado, el equipo de liderazgo asigna un presupuesto a cada departamento.

Las asignaciones departamentales pueden basarse en la contribución del equipo a la organización en el año anterior, así como en las contribuciones anticipadas. Este enfoque integral garantiza que los presupuestos departamentales se alineen con las expectativas Performance pasadas y futuras, optimizando la asignación de recursos en toda la organización.

Presupuestos a nivel departamental

Una vez que las asignaciones presupuestarias se han compartido con cada equipo, los departamentos son responsables de crear su propio presupuesto. Cada departamento debe considerar sus metas y cómo se alinean con los objetivos corporativos identificados por el liderazgo y asignar sus recursos en consecuencia.

En el proceso de presupuestación descendente, los departamentos generalmente operan de forma independiente para crear sus presupuestos. Esto garantiza que cada departamento se centre en alcanzar sus objetivos individuales y, al mismo tiempo, contribuya al éxito general de la organización.

Alineación de los presupuestos a nivel departamental

El paso final en el proceso de presupuestación de arriba hacia abajo es la alineación de los presupuestos a nivel departamental. Una vez que cada departamento ha tenido la oportunidad de preparar su presupuesto, se comparten con el equipo de finanzas para asegurarse de que se alinean con la estructura presupuestaria establecida por la alta dirección.

Una vez que el departamento de finanzas ha aprobado el presupuesto de cada departamento, se finaliza el presupuesto de arriba hacia abajo. Esta revisión exhaustiva garantiza la alineación financiera en toda la organización, de modo que todos los departamentos trabajen para alcanzar los objetivos financieros más amplios de la empresa. 

¿Cuáles son las ventajas de la presupuestación de arriba hacia abajo?

Hay muchas razones por las que una empresa puede querer adoptar un enfoque presupuestario de arriba hacia abajo.

Los presupuestos descendentes son funcionales

Los presupuestos descendentes se alinean con los objetivos estratégicos de la empresa. Esta alineación no solo los hace funcionales, sino que también garantiza que sirvan como herramientas efectivas para la planificación financiera.

A traves de este enfoque, la administracion puede asignar estrategicamente presupuestos a los departamentos que tienen un impacto significativo en el crecimiento. Esta asignación estratégica puede amplificar la eficiencia y la productividad, solidificando las ventajas del enfoque presupuestario de arriba hacia abajo.

Los presupuestos descendentes ahorran tiempo

Dado que los presupuestos de arriba hacia abajo son preparados por la gerencia, a menudo sin la participación de los líderes de departamento, esto puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo a los gerentes intermedios.

En lugar de crear un presupuesto desde cero, los líderes de equipo pueden utilizar el presupuesto de arriba hacia abajo para establecer sus objetivos para el año.

Esto hace que el proceso sea sustancialmente más eficiente y rápido en comparación con el enfoque ascendente, lo que mejora la productividad y permite un proceso de presupuestación más ágil.

Los presupuestos descendentes agilizan la elaboración de presupuestos

Mientras que otros métodos de presupuestación corporativa requieren que cada departamento reúna su propio presupuesto para su posterior revisión y consolidación por parte del equipo financiero, la presupuestación de arriba hacia abajo funciona de manera diferente. Este enfoque empodera a los líderes de equipo con asignaciones de recursos predeterminadas.

Este método reduce significativamente las idas y venidas que suelen implicar los procesos de creación y aprobación de presupuestos. Como resultado, la presupuestación de arriba hacia abajo agiliza el proceso, haciéndolo más eficiente y que requiere menos tiempo.

¿Cuáles son las desventajas de la presupuestación de arriba hacia abajo?

También existen limitaciones e inconvenientes en la elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo. Echemos un vistazo a algunos.

Los presupuestos de arriba hacia abajo no son colaborativos

La presupuestación de arriba hacia abajo se basa principalmente en los aportes de los ejecutivos, en lugar de los gerentes y los contribuyentes individuales. Como resultado, los departamentos pueden sentir que tienen poco que decir sobre los recursos que se les han asignado o los objetivos que se les exigen, lo que puede disminuir el incentivo para participar en el proceso.

Los presupuestos descendentes pueden no ser realistas

Dado que los presupuestos de arriba hacia abajo son preparados por el liderazgo, pueden eliminarse de las operaciones diarias de la empresa. Puede ser difícil para los gerentes de departamento implementar de manera efectiva un presupuesto de arriba hacia abajo, especialmente si no entienden cómo se determinaron los objetivos.

Los presupuestos descendentes son de alto nivel

Otra desventaja de los presupuestos de arriba hacia abajo es que pueden carecer de los detalles necesarios para actuar en el presupuesto. Dado que los presupuestos descendentes se centran tradicionalmente en los objetivos de la empresa, en lugar de en los objetivos de los departamentos, puede ser difícil traducir estos objetivos de alto nivel en elementos procesables para los líderes de equipo. Esta falta de granularidad puede dificultar que los equipos alineen sus acciones con los objetivos más amplios de la empresa.

Un proceso de presupuestación de 8 pasos de arriba hacia abajo

¿Quieres saber qué se necesita para crear un presupuesto de arriba hacia abajo? Lo hemos resumido en 8 pasos:

1. Establecer objetivos: La alta dirección establece las metas y objetivos generales para el próximo período presupuestario. .
   
2. Formulación del presupuesto: Los ejecutivos o la alta gerencia desarrollan un presupuesto de alto nivel que se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa.
   
3. Asignación a departamentos: El presupuesto de alto nivel se desglosa y los recursos se asignan a cada departamento en función de las prioridades y objetivos de la empresa.
   
4. Revisión departamental: Los jefes de departamento revisan el presupuesto asignado y planifican cómo utilizar estos recursos para lograr sus objetivos departamentales.
   
5. Comentarios y ajustes: Los líderes departamentales proporcionan información a la alta dirección sobre el presupuesto asignado. Si es necesario, se realizan ajustes para alinearse mejor con las realidades departamentales.
   
6. Finalización: Los presupuestos ajustados se finalizan y consolidan en un presupuesto maestro.
   
7. Aprobación: El presupuesto maestro es revisado y aprobado por la junta directiva o la alta dirección.
   
8. Implementación y seguimiento: El presupuesto aprobado se comunica a los departamentos para su ejecución. A lo largo del ejercicio presupuestario, los resultados reales se comparan con las estimaciones presupuestarias y se hacen los ajustes necesarios.

El papel de la presupuestación descendente en los equipos modernos de FP&A

La presupuestación descendente puede ser increíblemente beneficiosa para los equipos modernos de FP&A que buscan alinear las actividades departamentales con objetivos estratégicos más amplios, agilizar los procesos de toma de decisiones y garantizar que la asignación de recursos esté en línea con los objetivos comerciales generales.

Los equipos modernos de FP&A pueden defender la elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo trabajando en estrecha colaboración con la alta dirección, comunicando objetivos de alto nivel a los departamentos y creando bucles de retroalimentación para garantizar la alineación.

Este enfoque descendente fortalece el vínculo entre la planificación estratégica y las actividades operativas, mejorando el papel del equipo de FP&A como socios estratégicos efectivos. También proporciona un nivel de control y coherencia en la elaboración de presupuestos, lo que permite una perspectiva de toda la organización en lugar de visiones departamentales fragmentadas, un aspecto crucial en el entorno empresarial complejo e interconectado de hoy en día.

Por último, los equipos modernos de FP&A que aprovechan las tecnologías avanzadas de presupuestación pueden gestionar el proceso de presupuestación descendente de forma más eficiente, con un seguimiento en tiempo real, una mejor visibilidad de la asignación de recursos y una comunicación optimizada. Este enfoque no solo empodera a los equipos de FP&A, sino que también los posiciona como impulsores clave en la estrategia de planificación financiera de la organización.

Conclusión: Presupuesto efectivo de arriba hacia abajo con Prophix 

La presupuestación descendente es un enfoque estratégico que alinea las actividades departamentales con los objetivos empresariales generales. Es un método que puede agilizar los procesos de toma de decisiones y garantizar una asignación eficiente de los recursos. A pesar de sus posibles desventajas, con una implementación efectiva utilizando una plataforma como Prophix, y adoptando una cultura de comunicación y retroalimentación, puede mejorar significativamente el papel de los equipos de FP&A como impulsores clave en la estrategia de planificación financiera de una organización.

¿Quiere ver cómo la presupuestación de arriba hacia abajo se compara con otros enfoques? Lea Presupuesto ascendente: todo lo que necesita saber.