Transformar las finanzas con software presupuestario | Prophix

Todos los avances tecnológicos, desde el arado hasta el superordenador, han contribuido a reducir la cantidad de tiempo dedicado a las tareas obligatorias en favor de las tareas deseadas. Se trata de dejar de lado el trabajo físico y mental para poder centrarse en el trabajo gratificante, satisfactorio y útil que sólo pueden hacer los seres humanos. El software de presupuestación y previsión no es diferente.

En demasiadas organizaciones, la Oficina del Director Financiero está atascada con demasiadas tareas que tiene que hacer. La consolidación de datos, la compilación de informes y una docena de otros procesos repetitivos se realizan manualmente para presupuestar y prever adecuadamente. Sin duda, estas obligaciones crean valor para la empresa, pero el trabajo manual que conllevan rara vez es el mejor uso del tiempo de nadie.

Transformar los procesos de presupuestación y previsión implica utilizar la tecnología para reinventarlos, racionalizarlos y automatizarlos, liberando a su equipo para que pueda dedicarse a tareas de mayor valor.

Presupuestos y previsiones (y el papel del software)

Para cualquier persona ajena a la Oficina del Director Financiero, presupuesto y previsión pueden parecer términos intercambiables. Antes de entrar en por qué el software de presupuestación y previsión es esencial para su organización, asegurémonos de que hemos definido estos términos.

¿Qué es la presupuestación?

La presupuestación es un proceso que utilizan las organizaciones para cuantificar los ingresos y gastos previstos. De este proceso surgen los presupuestos, que se envían a los distintos departamentos para comunicarles exactamente cuánto pueden gastar durante un periodo definido, normalmente un ejercicio financiero o un trimestre. Aunque algunas organizaciones utilizan datos de años anteriores para planificar sus presupuestos, la presupuestación de base cero suele ser más eficaz. Con este método, los departamentos deben trazar sus necesidades sin limitarse a ajustar el presupuesto del año anterior en unos pocos puntos porcentuales.

¿Qué es la previsión?

Mientras que el presupuesto se ocupa de los ingresos y gastos previstos, la previsión consiste en proyectar el futuro potencial de su organización. La Oficina del Director Financiero utilizará datos de periodos anteriores para elaborar sus previsiones. A veces, estas previsiones avanzan en el futuro a medida que pasa el tiempo, lo que se conoce como previsiones renovables.

¿Cuál es la diferencia entre presupuestación y previsión?

La diferencia clave entre presupuestación y previsión radica en dos palabras: "expectativa" y "proyección" Aunque estas palabras pueden parecer similares, las expectativas que acompañan a la presupuestación suelen ser más conservadoras que las proyecciones de la previsión, lo que significa que normalmente tendrá más confianza en los presupuestos.

Los presupuestos tratan de sacar el máximo partido de cada dólar que ingresa la organización, mientras que las previsiones sirven para trazar posibles escenarios y ajustar la estrategia empresarial. Si el equipo financiero advierte que los departamentos corren el riesgo de salirse del presupuesto, suele haber una conversación seria sobre el cumplimiento de los presupuestos o su reevaluación. Si las previsiones no son tan precisas como antes, los responsables de la organización cambiarán la estrategia general o se adaptarán a una previsión diferente.

Ventajas de la presupuestación y la previsión

Las ventajas del presupuesto

La elaboración de presupuestos precisos otorga a las empresas algunas ventajas importantes:

• Saber exactamente cuánto dinero entra en la organización.
• Saber exactamente cómo (y dónde) los ingresos se convierten en gastos.
• Garantizar que cada departamento aprovecha al máximo el dinero que se le asigna.
• Ajustar los gastos para responder adecuadamente a la evolución de las condiciones del mercado.
• Identificar posibles problemas financieros con antelación.

¿En resumidas cuentas? La elaboración de presupuestos es esencial para hacer crecer su cuenta de resultados.

Las ventajas de la previsión

Una previsión adecuada merece la pena, ya que aporta las siguientes ventajas:

• Planificar múltiples escenarios potenciales puede ayudarle a elaborar un plan de acción para cualquiera de ellos, mejorando la capacidad de adaptación de su organización.
• Preguntarse "qué pasaría si" con la previsión puede descubrir problemas en toda la organización que de otro modo habrían pasado desapercibidos.
• Las previsiones son más fáciles de elaborar (y más precisas) cuantos más datos se tengan.
• Una previsión adecuada puede aumentar la eficacia de toda la organización, ya que permite encontrar formas de adaptarse tanto a los aumentos como a las disminuciones de los ingresos.

Sin previsiones, una empresa puede cumplir sus objetivos en un buen año, pero es probable que no consiga todo el crecimiento que podría haber conseguido. En un mal año, la falta de previsión puede paralizarla.

Los retos de la presupuestación y la previsión

Los retos de la presupuestación

Aunque la elaboración de presupuestos es un proceso financiero esencial, plantea importantes retos:

• Los presupuestos inflexibles pueden dificultar que los departamentos reaccionen adecuadamente ante problemas y oportunidades.
• Disponer de recursos para crear presupuestos flexibles y precisos puede ser difícil sin un programa informático de presupuestación.
• Los presupuestos imprecisos pueden obstaculizar a una organización, impidiéndole aprovechar plenamente las oportunidades.
• La excesiva transparencia en la elaboración de presupuestos puede crear competencia entre los departamentos, que sienten que tienen que competir por cada dólar.

La elaboración de presupuestos puede suponer un importante factor de estrés para algunas organizaciones, pero los beneficios superan con creces los posibles retos. Y si utiliza un software de presupuestación y previsión, puede eliminar muchos de estos retos.

Los retos de la previsión

He aquí algunas formas en las que los procesos de previsión pueden suponer un reto para su organización:

• Es fácil ser demasiado conservador con las previsiones, lo que puede limitar su eficacia. Del mismo modo, las previsiones demasiado extravagantes serán de dudoso valor. Encontrar el equilibrio adecuado puede ser difícil.
• Al igual que la presupuestación, la previsión puede requerir mucho tiempo y recursos, sobre todo si no se dispone de un software de presupuestación y previsión.
• Prever con exactitud puede ser un reto, y las previsiones tienen que ser al menos algo exactas para ser útiles.
• Confiar demasiado en una sola previsión puede llevar a tomar decisiones que, en última instancia, perjudiquen a la organización.

Para evitar estos problemas, trate las previsiones como lo que son: un atisbo de un futuro potencial, en lugar de una estricta hoja de ruta para planificar su ejercicio financiero.

Transformación de la presupuestación y la previsión

Esto requiere una combinación del software de presupuestación y previsión adecuado, los procesos adecuados y la actitud correcta. Un equipo con un software excelente pero procesos anticuados se quedará atrás, al igual que un equipo totalmente equipado con procesos modernos pero que no está convencido de cambiar su software. Antes de empezar, es importante analizar qué puede estar frenando a su equipo.

¿Qué frena a la Oficina del Director Financiero?

La investigación de Prophix sobre presupuestos y previsiones ha identificado problemas comunes que impiden a la Oficina del Director Financiero transformar completamente sus procesos.

Datos aislados

Los datos son uno de los activos más valiosos de una empresa. Pero sólo son valiosos si se pueden refinar, analizar y utilizar para fundamentar las decisiones. Reunir los datos en una única plataforma facilita que la Oficina del Director Financiero haga un buen uso de ellos.

Falta de colaboración

Los datos no son todo lo que apesta en los silos. Si cada departamento va por libre -sin comunicarse con el resto de la organización- es probable que se produzcan cuellos de botella. Estas ralentizaciones pueden frenar incluso los procesos más ágiles.

Falta de herramientas adecuadas

Su organización recibe más datos de los que cualquier ser humano -o incluso equipos completos de seres humanos- puede procesar. Sin las herramientas adecuadas para dar sentido a esos datos, se queda atascado intentando beber de una manguera. Contar con el software de presupuestación y previsión adecuado puede ayudar a automatizar y agilizar estos procesos.

Procesos manuales

El mayor obstáculo para la transformación es la falta de tiempo y recursos para llevarla a cabo. Es difícil asumir un nuevo papel si se está atascado manipulando datos manualmente en hojas de cálculo. La automatización es crucial para el éxito de la transformación.

Transformación de los procesos de previsión: Periódica frente a trimestral

Una vez que haya abordado los obstáculos que impiden la transformación general, su equipo estará listo para profundizar en procesos específicos. El cambio a las previsiones continuas es una parte importante para garantizar el éxito en el futuro. Los equipos que utilizan previsiones continuas pueden predecir con mayor exactitud los ingresos y los beneficios que los equipos que realizan previsiones trimestrales. Según Anders Liu-Lindberg, socio y cofundador del Business Partnering Institute, la agilidad y la flexibilidad son las dos principales ventajas de las previsiones continuas:

"Para que los procesos se adapten al futuro de las finanzas, los responsables financieros deben crear procesos flexibles y ágiles. Lo único de lo que podemos estar seguros es de que el mundo cambia más rápido de lo que podemos prever una cifra exacta o predecir lo que ocurrirá a continuación. Es fundamental que comprendamos los supuestos en los que se basan las decisiones estratégicas y tácticas que hemos tomado. Podemos cotejar la realidad con estos supuestos y saber cuándo tenemos que actuar porque nuestros supuestos ya no se sostienen. Este es el tipo de proceso que los responsables financieros deben crear a medida que avanzan en su transformación"

Las previsiones continuas pueden ser complejas, laboriosas y llevar mucho tiempo. Para realizar con éxito la transición a este proceso, se necesita

• Una única solución integrada de software de presupuestación y previsión. Una plataforma como Prophix puede importar datos automáticamente, integrándose a la perfección con sus otras soluciones empresariales.
• Herramientas de colaboración. Prophix ofrece flujos de trabajo que agilizan la previsión mediante el seguimiento de las entradas, el registro de los cambios y el registro de las aprobaciones, todo ello con control de versiones y sin cadenas de correo electrónico de "responder a todos".
• Herramientas ágiles. Hay docenas de factores que pueden cambiar toda una previsión: tipos de interés, tipos de cambio, niveles de producción, etc.Prophix facilita el ajuste de estos valores cuando cambian.

Transformar los procesos presupuestarios: Presupuestación de base cero

El cambio a la presupuestación de base cero (PBC) puede suponer un gran cambio para la Oficina del Director Financiero. Permite a las organizaciones prever los ingresos y los beneficios con mayor precisión y cambiar los modelos presupuestarios de forma eficiente según sea necesario.

Aunque necesitará una inversión inicial de recursos -como formar un comité interdisciplinar o invertir en el software adecuado de presupuestación y previsión- para realizar este cambio, los beneficios merecen la pena.

Empezar con ZBB

El proceso de ZBB empieza por las personas. Es fundamental contar con el apoyo hasta el nivel ejecutivo. Es un cambio de paradigma importante con respecto al proceso presupuestario habitual y requiere una mayor aportación y participación de otros departamentos. Los responsables financieros pueden ser los paladines de este proceso, presentando los argumentos empresariales a la alta dirección.

Una vez que los directivos lo hayan aceptado, el éxito dependerá del proceso y la formación. La Oficina del Director Financiero, junto con otros participantes en el proceso, tendrá que aprender a utilizar las herramientas necesarias. Los responsables financieros deben tener un conocimiento práctico de la organización, incluido el funcionamiento de los distintos departamentos y sus necesidades presupuestarias. Esta es una buena oportunidad para que su equipo esté más conectado con la organización y conozca mejor los datos.

Por último, el componente tecnológico también es esencial para el éxito. Aunque es posible hacer ZBB manualmente en hojas de cálculo, es un proceso complejo y que lleva mucho tiempo. Una plataforma como Prophix puede ayudar a automatizar lo que puede automatizarse, al tiempo que facilita la comunicación y la colaboración para el resto.

Comience su transformación con el software de presupuestación y previsión adecuado

La transformación digital es esencial para cualquier Oficina del Director Financiero que busque asumir un papel más significativo y más valioso dentro de su organización. La agilidad y eficiencia que aporta esta transformación puede conducir a prácticas más orientadas al futuro, facultando a la Oficina del Director Financiero para asesorar mejor al resto de la organización. Además, los procesos financieros transformados aumentan la calidad y la cantidad de información derivada de los datos, lo que conduce a una mejor toma de decisiones para todos.

¿Listo para empezar? Vea la demostración de Prophix para ver el software de presupuestación y previsión transformador en acción.