Un proceso completo de cierre de mes para los equipos de FP&A en 2024

Pocos procesos financieros son tan frecuentes y requieren tanto trabajo como el cierre de fin de mes.

Aunque puede resultar tentador utilizar estimaciones para ahorrar tiempo, un cierre de mes preciso sienta las bases de unas finanzas saneadas. Esto, a su vez, proporciona a los directivos la información que necesitan para tomar mejores decisiones. Sin un sólido proceso de cierre de mes, su organización podría sobrestimar sus beneficios e infravalorar el impacto de sus gastos.

A continuación le explicamos cómo controlar este proceso crucial.

¿Qué es el cierre mensual?

El cierrede fin de mes -ocierre de libros- es un proceso financiero mediante el cual los equipos de finanzas y contabilidad revisan todas las transacciones de una organización durante el mes para obtener cifras exactas de todas las cuentas a partir del último día de ese periodo concreto de 30 o 31 días. De este modo, los responsables de la organización pueden saber con exactitud cuánto se ha gastado, cuántos ingresos se han obtenido y en qué medida se ajusta la organización a sus previsiones.

Puede ser un proceso largo y difícil por varias razones:

• Los datos deben agregarse a partir de múltiples departamentos y fuentes de datos.
• La mayoría de las empresas siguen realizando la mayor parte del trabajo manualmente.
• El volumen de datos puede ser difícil de gestionar.
• En las grandes empresas, analizar y conciliar registros contradictorios puede llevar mucho tiempo.

Pero a pesar de estos problemas -y de otros más-, el cierre de fin de mes sigue siendo un proceso crucial para todas las organizaciones.

¿Por qué es importante el cierre mensual?

Aunque el proceso de cierre de mes puede ser largo, aporta bastantes ventajas que hacen que merezca la pena el esfuerzo

• Es la mejor manera de tener estados contables exactos: Sin el cierre de fin de mes, los estados contables se actualizan de forma irregular, lo que significa que es difícil saber cuándo son exactos y cuándo necesitan actualizaciones importantes.
• Los gastos inexactos pueden afectar a su cuenta de resultados: Imagine que dirige un departamento y que la única información que tiene sobre los gastos del mes anterior es una estimación que se desvía un 15%. Si gasta su presupuesto de acuerdo con esa estimación, podría encontrarse accidentalmente con un gasto excesivo.
• Ahorra tiempo en todos los demás procesos financieros: ¿Cuántos de sus procesos financieros dependen de la exactitud de los saldos contables y los informes de gastos? Cerrar regularmente sus libros con exactitud le da ventaja en otros procesos, como la consolidación financiera y el cierre del ejercicio.
• Ayuda a agilizar las auditorías: Las auditorías llevan mucho tiempo y pueden paralizar proyectos importantes al tener que cambiar las prioridades de los recursos. Cuantas más estimaciones tengan que manejar los auditores, más lento será el proceso. Con cierres de mes regulares, puede ahorrar tiempo y esfuerzo a todo el mundo.
• Ayuda a identificar oportunidades de mejora: La mejor forma de mejorar algo es saber que necesita mejoras. Cuanto más preciso sea su cierre de fin de mes, más posibilidades tendrá de detectar posibles problemas y encontrar la solución adecuada.

¿Cómo se realiza un cierre de mes?

El proceso de cierre de fin de mes es una operación financiera crítica que implica varios pasos. Entre ellas se incluyen la conciliación de cuentas, la revisión de transacciones, los asientos de ajuste, la preparación de estados financieros y el análisis del rendimiento. Este proceso es esencial para garantizar unos informes financieros precisos y puntuales, y normalmente lo realizan los equipos de FP&A.

Más adelante en esta guía veremos un proceso detallado paso a paso para el cierre de fin de mes. Por ahora, repasemos todos los datos financieros que necesitará analizar para este proceso.

¿Qué información financiera necesita el equipo de contabilidad o FP&A?

El objetivo del cierre de fin de mes es revisar los ingresos, los gastos e incluso el estado de los activos importantes. Esto es lo que necesitará analizar en cada cierre de mes.

• Ingresos globales: Uno de los datos más importantes para el cierre de fin de mes es el volumen de ingresos de la empresa. Tendrá que revisar todas las cuentas que aportan ingresos, por lo que esto puede requerir mucho tiempo.
• Cuentas de gastos: Saber exactamente cuánto dinero sale de la empresa cada mes es esencial para tomar las mejores decisiones financieras. Todas las cuentas de gastos suelen revisarse durante el cierre de fin de mes.
• Periodificaciones: Si su organización utiliza una contabilidad basada en el devengo, el proceso de cierre del mes implicará la revisión de todas las transacciones antes de que se reciba o entregue dinero.
• Información sobre cuentas bancarias: ¿Tienen acceso a esta información todas las personas que lo necesitan? ¿Son necesarias todas las cuentas bancarias de su organización o pueden consolidarse algunas? Revisar esto periódicamente puede suponer un ahorro de costes y mejores procesos para la organización.
• Inventario: Muchas empresas aprovechan el proceso de cierre del mes para revisar también su inventario. Si se trata de productos físicos, tener un registro preciso del inventario mensual puede ayudar a comprender mejor la salud financiera de la organización.
• Total de la caja chica: Es muy fácil perder la cuenta de la caja chica con el tiempo. Puede evitarlo revisando sus transacciones de caja chica como parte de su cierre de fin de mes.
• Total de inmovilizado: Tener un registro exacto de tus activos y su valor es crucial. Incluirlo en el proceso de cierre de fin de mes significa que cualquier persona responsable de tomar decisiones sobre la adquisición, liquidación o transferencia de activos dispone de la información más reciente.
• Libro mayor y estados financieros: El cierre de fin de mes suele implicar la investigación de casi todos los documentos financieros disponibles, incluidos los estados y los libros de contabilidad.

Ahora que ya sabe qué debe revisar como parte del proceso de cierre de fin de mes, veamos cómo se hace.

10 pasos para un proceso de cierre de mes perfecto

¿Listo para poner en marcha el proceso de cierre de fin de mes? Le ayudamos con una práctica lista de comprobación de 10 pasos.

1. Comience con la recopilación y preparación de datos
   Empiece por reunir todos los datos esenciales, como los gastos del mes pasado y los fondos entrantes, incluidas nóminas, seguros, intereses de préstamos, pagos a proveedores, ingresos y rentas de inversión. Asegúrese de contabilizar correctamente los asientos de crédito y débito y de facturar todas las ventas del mes anterior.
2. Revise sus cuentas por pagar
   Examine su libro de cuentas por pagar (AP) comparándolo con su informe de antigüedad de AP. Es el momento ideal para identificar discrepancias, introducir facturas pendientes y contabilizar los asientos pertinentes.
3. Revise sus cuentas por cobrar
   Para las cuentas por cobrar (AR), revise las facturas enviadas en el último mes, centrándose en las duplicadas o incorrectas. Compruebe también que sus clientes han liquidado sus facturas y coteje estos pagos con los saldos de su libro mayor. Este paso ayuda a mejorar las relaciones con los clientes y a garantizar la exactitud de los informes financieros.
4. Realice conciliaciones de cuentas
   Después de actualizar sus cuentas por cobrar y por pagar, concilie sus transacciones bancarias y crediticias con su libro mayor. Detecte cualquier incoherencia y rectifique las transacciones pasadas por alto o erróneas realizando los asientos necesarios.
5. Concilie el efectivo
   A menudo se descuidan las transacciones de caja chica si no se registran con diligencia. El cierre del mes ofrece una oportunidad perfecta para conciliar los depósitos y los recibos y confirmar que el saldo de la caja chica se ajusta a sus expectativas. No olvide hacer un seguimiento del efectivo en tránsito.
6. Conciliación del inventario y los activos fijos
   Si procede, evalúe su inventario actual y el número de productos vendidos en el último mes, asegurándose de que concuerda con sus registros. La conciliación del inventario puede ayudar a gestionar el almacenamiento, anticipar las ventas del mes siguiente y cubrir los gastos adicionales relacionados con el inventario.
7. Concilie las nóminas y los gastos de explotación
   Alinee su cuenta de nóminas con su registro de nóminas, que incluye bonificaciones, comisiones y otros beneficios. Confirme que las entradas de la nómina se contabilizan en el libro mayor correcto y que ha pagado los impuestos sobre la nómina y las deducciones legales necesarias. Los gastos de explotación incluyen investigación y desarrollo, marketing, material de oficina y otros. Concilie estos gastos verificando sus gastos mensuales, creando un informe de gastos y contabilizándolo en el libro mayor adecuado.
8. Realicerevisiones preliminares y de la norma ASC 606
   Examine los datos relacionados con el reconocimiento de ingresos y comisiones, ya sean introducidos manualmente o generados por ordenador. Asegúrese de su exactitud y revíselos con su equipo para garantizar la coherencia y claridad en todos los informes.
9. Realice análisis de desviaciones y ajustes
   El análisis de desviaciones le permite revisar sus resultados mensuales y trimestrales al final de cada periodo y ver cómo se alinean con los objetivos de crecimiento de la empresa. Los ajustes oportunos pueden evitar que problemas menores se agraven con el tiempo.
10. Recopile sus estados financieros e informes
    

    Después de conciliar todas las cuentas, revisar los resultados y rectificar los errores, es hora de compilar los estados financieros y el informe de cierre de mes.

Mejores prácticas para el proceso de cierre de fin de mes

El proceso de cierre de fin de mes es un proceso extenso, destinado a proporcionar a todos un conocimiento preciso de la salud financiera de la organización mes a mes. Pero con estas buenas prácticas, puede reducir el tiempo y los recursos totales que requiere este proceso, al tiempo que mejora la calidad de los informes que obtiene de él.

Realice reuniones de equipo antes y después del cierre mensual

Cuando realice el cierre de fin de mes con un equipo, debe asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. Revise las responsabilidades de cada uno, repase todo el proceso paso a paso y aborde cualquier problema que pueda haber surgido durante el último cierre. Es una buena idea hacer esto antes de empezar el cierre de fin de mes, ya sea dentro de unos días o de una semana entera.

Mientras que la reunión previa al cierre pone a todo el mundo en sintonía antes de que comience el trabajo real, la reunión posterior al cierre le permite revisar cualquier problema que haya surgido o destacar las cosas que han ido realmente bien.

Establezca relaciones con los responsables de presupuestos y titulares de cuentas de toda la organización

Si sus equipos de contabilidad y finanzas trabajan en silos, pueden perderse detalles cruciales que podrían hacer que el resultado de su cierre de fin de mes fuera completamente inexacto. Aunque los procesos estandarizados deberían dirigir toda la información necesaria a los equipos encargados del cierre, esto no siempre sucede en la práctica.

Establecer relaciones con los responsables del presupuesto y los titulares de las cuentas puede darle acceso a algunos de esos datos que, de otro modo, se perderían. También puede estar al tanto de las grandes compras entrantes, los descensos en los ingresos y otros factores que podrían afectar a su cierre antes de que sean oficiales, lo que dará a su equipo una ventaja a la hora de gestionarlos.

Empezar pronto: organizarse y ser eficiente

Una de las mejores formas de ahorrar tiempo en el proceso de cierre de fin de mes es abordar las ineficiencias de otros procesos financieros. Ya sea en las cuentas por cobrar, en las aprobaciones presupuestarias o incluso en el software de contabilidad, cualquier mejora que haga le reportará beneficios cuando llegue el final del mes.

También debería hacer lo posible por mantener organizados a los equipos de contabilidad y finanzas mucho antes del cierre del mes. ¿Hay aspectos de su trabajo que afectan negativamente a su productividad? ¿Cómo puede ayudarles a ser eficientes?

Utilizar la automatización contable siempre que sea posible

El proceso de cierre de fin de mes puede ser uno de los procesos financieros más laboriosos, ya que depende de la revisión de muchas transacciones. Por eso, automatizar al máximo este trabajo debe ser su primera prioridad.

Con la plataforma adecuada, puede eliminar horas -incluso días- de trabajo manual. Puede reducir el riesgo de costosos errores humanos y convertir el cierre de fin de mes en un proceso fluido y seguro que sólo le llevará uno o dos días.

Retos habituales en el proceso de cierre de fin de mes

El proceso de cierre de fin de mes, como muchos de los procesos esenciales de su organización, puede ser intrínsecamente difícil. Pero con la mentalidad correcta, las herramientas adecuadas y un poco de conocimiento, no sólo puede evitarlos, sino eliminarlos.

Datos inexactos o incompletos

Cuanto mayor sea su organización, más datos necesitará para el proceso de cierre de fin de mes. Esos datos pueden proceder de docenas de fuentes distintas, desde herramientas propias hasta hojas de cálculo e incluso facturas introducidas manualmente. A menudo, su equipo tendrá que buscar los datos que faltan, comprobar dos veces las cifras dudosas y ponerse en contacto con los departamentos afectados.

Falta de estandarización

No puede dar por sentado que encontrará estandarización en la forma de gestionar las divisas, de ejecutar los procesos comunes o incluso de registrar los ingresos. Es posible que su equipo tenga que investigar o establecer una forma de reunir datos y procesos dispares.

Procesos y gestión de tareas sin definir

El proceso de cierre de fin de mes puede ser un proceso esencial y recurrente, pero en algunas organizaciones, puede ser simplemente una carrera loca hasta el final. Todo el mundo intenta hacer las cosas lo más rápido posible cometiendo el menor número de errores posible, y luego cierran los libros hasta el mes que viene. Los equipos financieros a menudo heredan este tipo de proceso, y modificarlo para que funcione de forma más fluida puede parecer una tarea ingente.

Discrepancias entre cifras

La conciliación financiera -revisar las transacciones para solucionar las discrepancias- es una parte importante del cierre de fin de mes. Al fin y al cabo, cuando se obtienen datos de tantas fuentes y de tantos departamentos, es inevitable que surjan cifras contradictorias. Sus equipos tendrán que investigar estos números para llegar al fondo de las cosas.

Comunicación deficiente

Aunque la comunicación interdepartamental puede no ser tan difícil como en los tiempos en que había que caminar hasta otra parte del edificio para hablar cara a cara con un director, puede seguir siendo complicada. Los correos electrónicos pueden quedar sin respuesta y puede resultar difícil programar las llamadas con Zoom. Obtener respuestas a preguntas importantes puede acabar siendo tan difícil como reunir los datos sobre los que necesitas preguntar.

Retrasos debidos a errores, ajustes o reclasificaciones

El proceso de cierre del mes es sensible al tiempo, pero los datos que necesita recopilar no siempre llegan a tiempo. Los retrasos pueden crear una desafortunada situación del tipo "date prisa y espera", en la que su equipo trabaja frenéticamente para cerrar la mayor parte posible de los libros, sólo para que una cuenta se quede atascada mientras esperan las cifras pertinentes.

Preguntas frecuentes sobre el proceso de cierre de fin de mes

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes que se hacen los responsables financieros sobre el cierre de fin de mes.

¿Cuánto tiempo se tarda en cerrar las cuentas?

El tiempo real que puede llevar cerrar las cuentas puede variar mucho en función de las cuentas que tenga que cerrar, el tamaño de su organización y el tamaño de su equipo. Sin embargo, en términos generales, el proceso de cierre de fin de mes no debería durar más de 10 días.

¿Cómo puedo cerrar las cuentas más rápidamente?

La mejor forma de cerrar las cuentas más rápido es con las herramientas adecuadas. Aunque siempre puede intentar encontrar formas de ayudar a su equipo a trabajar más rápido, es esencial utilizar un software que automatice la mayor parte posible del proceso, manteniendo la precisión.

¿Cuál es el orden correcto para cerrar las cuentas?

A continuación le indicamos cómo debe priorizar sus cuentas para el cierre de fin de mes:

1. Cierre de las cuentas de ingresos.
2. Cierre de las cuentas de gastos.
3. Cierre de cuentas de resumen de ingresos.
4. Cierre de cuentas de dividendos o reintegros.

¿Qué informes debo elaborar a final de mes?

Aunque cada organización tiene sus propios requisitos para los informes de fin de mes, éstas son algunas de las opciones más comunes:

• Cuentas de resultados
• Balances
• Estados de tesorería
• Informe sobre la antigüedad de las cuentas por cobrar
• Informe sobre la antigüedad de las cuentas a pagar
• Informe de inventario
• Informe de presupuesto frente a datos reales
• Informe de obligaciones fiscales

Conclusión: Cierre las cuentas más rápido con el software financiero

El cierre mensual es un proceso laborioso para muchas organizaciones, pero no tiene por qué serlo. Con la plataforma adecuada, puede eliminar horas de trabajo manual, reducir los riesgos causados por errores humanos e incluso encontrar oportunidades para optimizar su proceso.

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