Ventajas e inconvenientes de la presupuestación de base cero

El presupuesto basado en cero puede revolucionar la gestión de costes de su empresa. Es algo más que hacer números: se trata de fomentar un entorno de responsabilidad y eficiencia operativa.

¿Qué es la presupuestación de base cero?

La presupuestación de base cero es un enfoque de la presupuestación empresarial que exige empezar cada ejercicio fiscal con una base cero. Una base cero requiere que cada departamento detalle sus necesidades hasta la partida presupuestaria, independientemente de la cantidad solicitada en el presupuesto del año anterior.

Ventajas de la presupuestación de base cero

La presupuestación de base cero (PBC) ofrece varias ventajas. Fomenta una cultura de conciencia de costes, promueve la eficiencia eliminando el despilfarro y ajusta los recursos a los objetivos estratégicos. Además, proporciona un conocimiento detallado de los costes y las operaciones, y fomenta una cultura de apropiación y responsabilidad.

1. Mayor agilidad

Una de las ventajas de la presupuestación de base cero (PBC) es que aumenta la flexibilidad del equipo financiero. Los administradores presupuestarios deben empezar desde cero y defender sus necesidades de recursos en cada ciclo presupuestario, lo que resulta inestimable en periodos de incertidumbre económica.

2. Datos optimizados

Las empresas que adoptan un enfoque basado en cero para su presupuesto tratan los datos como un valioso activo corporativo, evitando la confusión causada por hojas de cálculo inconexas y una mala gobernanza de los datos. Cada valor asignado al presupuesto debe ir acompañado de una necesidad, lo que garantiza que no se añadan gastos superfluos.

3. Reprevisión más rápida

La presupuestación basada en cero requiere datos validados y ordenados, lo que supone otra ventaja. Este mismo conjunto de datos puede agilizar sus procesos de previsión, reduciendo significativamente el tiempo necesario para volver a prever sus beneficios e ingresos.

Desventajas del presupuesto de base cero

Veamos ahora algunas de las desventajas del presupuesto de base cero y cómo superarlas.

1. Visibilidad limitada

Aunque el presupuesto de base cero (PBC) destaca en muchas áreas, se queda corto a la hora de proyectar resultados a largo plazo en comparación con los métodos convencionales. Esto se debe a que la presupuestación de base cero se centra en reajustar el presupuesto, en lugar de prever el futuro. Para solucionar este problema, es importante dedicar tiempo no sólo a revisar el presupuesto, sino también a priorizar las iniciativas estratégicas a largo plazo.

2. Trabajo intensivo

Para las organizaciones acostumbradas a un enfoque incremental de la presupuestación, la presupuestación por partidas presupuestarias puede parecer exigente. Cada departamento debe justificar sus gastos y planes sin basarse en suposiciones de años anteriores. A pesar de ser una buena forma de frenar el gasto excesivo, el ZBB requiere la colaboración de varios departamentos de la organización.

3. Dificultad de medición

Cuando la productividad de un departamento no es fácilmente cuantificable, decidir dónde asignar los fondos y justificar estos gastos ante la alta dirección puede plantear un reto.

Ventajas de la presupuestación de base cero

Las ventajas de la presupuestación de base cero -mayor agilidad, optimización de los datos y mayor rapidez en las previsiones- pueden reportar importantes beneficios a su equipo financiero y a la organización en general, entre los que se incluyen:

Operaciones orientadas a objetivos

Cuando se ve obligado a considerar cómo se gasta cada dólar de su presupuesto, también debe evaluar sus objetivos para el año, y los recursos que necesita para alcanzarlos. Como resultado, los objetivos estratégicos de su organización están más claramente definidos, lo que le da claridad sobre lo que es verdaderamente importante.

Mayor responsabilidad

El presupuesto basado en cero es un proceso de colaboración que requiere que cada departamento presente sus necesidades de recursos para el año. Dado que cada equipo participa en el proceso, es más fácil hacerles responsables de sus decisiones y rendimiento. La presupuestación basada en cero también requiere revisiones frecuentes a lo largo del año, lo que constituye un momento oportuno para reunirse como equipo para identificar prioridades y realizar cambios.

Gestión optimizada de costes

Quizá la mayor ventaja del presupuesto cero sea la gestión de costes. Cuando se adopta un enfoque incremental de la presupuestación, en el que se aumenta el importe total del presupuesto en un determinado porcentaje cada año, se corre el riesgo de arrastrar gastos superfluos que no se ajustan a los objetivos estratégicos. La presupuestación de base cero obliga a los equipos a justificar cada gasto, por lo que es más fácil identificar las áreas en las que se puede reducir el gasto.

Retos de la presupuestación de base cero

Analicemos los retos a los que puede enfrentarse al implantar el presupuesto de base cero, desde la aceptación por parte de los interesados hasta un posible cambio de enfoque y la introducción de incertidumbre y estrés.

Adhesión de las partes interesadas

Si normalmente adopta un enfoque incremental de la presupuestación, puede resultar difícil conseguir que las partes interesadas acepten un nuevo método. Si sus equipos están acostumbrados a recibir una cantidad fija de fondos cada año, puede resultar chocante que se les pida que justifiquen cada partida. Antes de empezar con la presupuestación cero, es importante explicar las ventajas de este método a la organización y conseguir la aceptación de todas las partes interesadas, para que todos estén dispuestos a participar en el proceso.

Enfoque a corto plazo

La presupuestación de base cero adopta un enfoque granular para la asignación de fondos, lo que resulta eficaz para la gestión de costes, pero puede desviar la atención hacia el corto plazo. Al asignar fondos a cada partida, se corre el riesgo de quitar prioridad a los proyectos a largo plazo, sobre todo a los que no tienen un resultado tangible. Antes de iniciar el proceso, debe establecer una dirección clara para sus iniciativas a largo plazo, de modo que sigan contando con financiación y personal.

Incertidumbre y estrés

La presupuestación de base cero puede introducir incertidumbre y estrés en la organización. Cuando los departamentos tienen que defender sus propios presupuestos, pueden tener la sensación de estar compitiendo por la financiación con otros equipos, y puede preocuparles que se eliminen sus proyectos y programas. Por eso es tan importante conseguir la aprobación de las partes interesadas antes de emprender una ZBB, para que todos comprendan las prioridades de la organización a corto y largo plazo.

Mejores prácticas de presupuestación de base cero

Exploremos las estrategias más eficaces para implantar la presupuestación de base cero en su organización, incluidos los métodos de evaluación, la presupuestación colaborativa y el uso de software FP&A.

Evalúe las solicitudes de recursos en función de un marco

Cuando se utiliza la presupuestación de base cero, lo mejor es medir todas las solicitudes de recursos con respecto a un marco estándar. Esto significa comparar todos los costes de la misma manera, lo que facilita la decisión sobre lo que es necesario. También ayuda a garantizar que los presupuestos de todos los departamentos se evalúen de la misma manera, y que las necesidades de los equipos con resultados mensurables no se prioricen sobre otras funciones importantes (por ejemplo, marketing, recursos humanos, etc.).

Que sea un esfuerzo de colaboración

Para que el presupuesto basado en cero funcione mejor, debe convertirlo en un esfuerzo de equipo. Todos los implicados deben poder opinar sobre sus necesidades presupuestarias. De este modo, todos entienden las decisiones y se sienten parte del proceso. Se trata de trabajar juntos para obtener el mejor resultado.

Utilice software FP&A

ZBB requiere que tenga una visibilidad completa de todos sus centros de coste, incluidas sus actividades, productividad e ingresos. El software FP&A es la solución ideal para este método, ya que agrega datos de toda la organización, lo que puede ser un proceso largo y laborioso en hojas de cálculo.

Cabe destacar que el software FP&A también puede denominarse software de gestión del rendimiento financiero (FPM), gestión del rendimiento corporativo (CPM) o gestión del rendimiento empresarial (EPM).

¿Cómo se hace la presupuestación de base cero?

La presupuestación de base cero consta de 5 pasos fundamentales:

1. Definir objetivos : esboce lo que espera conseguir durante este periodo presupuestario y qué recursos necesita para hacerlo posible.
2. Identifique los inductores de costes - Determine qué variables influyen en sus ingresos y costes e investigue cómo cambian con el tiempo.
3. Clasifique los gastos : asigne cada partida a una de las cuatro categorías siguientes: esenciales, estratégicos, de apoyo o discrecionales.
   1. Los gastos esenciales son los necesarios para el funcionamiento de la empresa (por ejemplo, alquiler, nóminas, etc.).
   2. Los fondos estratégicos apoyan directamente los objetivos estratégicos.
   3. Los fondos de apoyo apoyan indirectamente los objetivos estratégicos.
   4. Los fondos discrecionales suelen reservarse para viajes o actividades de ocio, que son opcionales.
4. Asigne recursos - Asigne fondos a cada categoría de gasto y justifique los beneficios, costes, riesgos y alternativas de cada partida.
5. Supervise su presupuesto: compare los resultados reales con su plan e informe de los resultados a las partes interesadas.

Alternativas al presupuesto de base cero

La presupuestación de base cero no es el único enfoque que existe: hay varias alternativas presupuestarias que pueden adaptarse mejor a sus metas y objetivos.

Presupuesto cero frente a presupuesto por actividades

La presupuestación por actividades es un enfoque descendente que requiere que calcule los fondos necesarios para alcanzar el resultado u objetivo deseado. Esto contrasta con la presupuestación de base cero, que se centra en la contabilidad detallada de las necesidades de cada departamento. Mientras que la presupuestación por actividades hace hincapié en la alineación estratégica y el crecimiento, la presupuestación de base cero garantiza la precisión y la protección frente a cambios inesperados en los costes.

Presupuesto cero frente a presupuesto incremental

La presupuestación incremental es el proceso mediante el cual se calcula el presupuesto del año en curso añadiendo o restando un porcentaje del plan. Por el contrario, el presupuesto cero no se basa en absoluto en el presupuesto del año anterior y requiere empezar el proceso desde cero.

Presupuesto base cero frente a presupuesto continuo

El presupuesto continuo consiste en añadir un nuevo mes al final del presupuesto por cada mes que transcurre. Esto le permite evaluar su situación cada mes y hacer cambios sobre la marcha. La presupuestación por partidas presupuestarias le ofrece un plan detallado para el año al principio, mientras que la presupuestación continua le da la oportunidad de perfeccionar su presupuesto cada mes.

ZBB frente a la presupuestación con propuesta de valor

La presupuestación basada en la propuesta de valorgarantiza que todos los gastos incluidos en el presupuesto aporten valor añadido, planteando preguntas como las siguientes ¿Por qué se utiliza esta cantidad? ¿Para quién crea valor: clientes, personal o partes interesadas? ¿Su valor compensa su coste? Si no es así, ¿está justificado? Al igual que la presupuestación basada en cero, la presupuestación basada en propuestas de valor es una buena forma de eliminar gastos innecesarios y aumentar el rendimiento de la inversión.

Conclusiones: Ventajas e inconvenientes de la presupuestación de base cero

En conclusión, la presupuestación de base cero es un enfoque detallado de la presupuestación que requiere el escrutinio de cada coste. Aunque tiene sus ventajas, como un mejor control de los costes y una mayor eficiencia, presenta retos como la incertidumbre y la aceptación de las partes interesadas. Sin embargo, con buenas prácticas como la colaboración y la evaluación de las solicitudes dentro de un marco, estos obstáculos pueden salvarse. Recuerde que existen alternativas si el presupuesto basado en cero no se adapta a su organización. En última instancia, la elección depende de sus necesidades y objetivos financieros específicos.