¿Qué es el presupuesto incremental?

El presupuesto incremental es uno de los principales métodos de presupuesto.

La premisa es simple y efectiva: tu presupuesto actual funcionó bien. ¿Por qué cambiar lo que funciona? Solo tienes que ajustarlo.

Esto es más parecido a realizar el mantenimiento del presupuesto que a crear un nuevo presupuesto. Para muchas empresas con equipos financieros reducidos, esta es una propuesta atractiva.

Pero, ¿cómo se hace realmente la elaboración de presupuestos incrementales? ¿Y cómo se compara con otros métodos de presupuestación?

Eso es exactamente lo que cubriremos en este artículo.

¿Qué es el presupuesto incremental?

La presupuestación incremental es un método de presupuestación que realiza ajustes (los incrementos) al presupuesto del año anterior. Los equipos de presupuestación suelen lograr esto incrementando las asignaciones presupuestarias para el aumento de los costos debido al aumento de las tarifas, la inflación, etc.

A diferencia de otros métodos de presupuestación como la presupuestación de base cero, la presupuestación incremental tiene la ventaja de ser más rápida de lograr. En este sentido, la presupuestación incremental es una alternativa importante a la presupuestación base cero.

¿Por qué las empresas crean presupuestos incrementales?

Las empresas crean presupuestos incrementales porque el método de presupuestación incremental es simple y consistente.

Como veremos, esto es mejor cuando no hay grandes cambios en el horizonte. Es menos probable que una startup utilice un presupuesto incremental; Sin embargo, es más probable que un fabricante o una empresa de comercio electrónico utilice uno.

¿Por qué es importante entender el presupuesto incremental?

Es importante entender la presupuestación incremental porque es el más intuitivo de los métodos de presupuestación. La presupuestación incremental es el aforismo "Si no está roto, no lo arregles" como proceso de presupuestación: asume que el presupuesto del año anterior era correcto y solo necesitaba ajustes.

Si bien es cierto que hay casos en los que esto es cierto, los presupuestos a menudo se benefician de un ojo más crítico. Nombrar el fenómeno de ajustar el presupuesto permite a los equipos elegir de manera más consciente seguir adelante con el proceso o elegir otra cosa.

¿Cuándo es mejor utilizar un presupuesto incremental?

Es mejor usar un presupuesto incremental cuando el presupuesto del año anterior fue más o menos correcto y cuando no hay eventos próximos conocidos que requieran un cambio en el presupuesto.

Beneficios de la presupuestación incremental

Además de ser simple y, por lo tanto, rápido de preparar, el presupuesto incremental tiene muchos beneficios.

Fácil de preparar

Los presupuestos incrementales son fáciles de preparar. La mayor parte del trabajo ya está hecho: el presupuesto base se hizo el año pasado. A partir de ahí, todo lo que los equipos financieros tienen que hacer es analizar la desviación de ese presupuesto y ajustar el nuevo presupuesto para corregir esas desviaciones.

Consistencia y estabilidad operativa

A los líderes de departamento les gustan los presupuestos incrementales porque significa que saben, más o menos, qué esperar y cómo asignar sus recursos. Esto, de nuevo, supone un gasto óptimo en esa parte.

Esta coherencia conduce a la estabilidad operativa: sin grandes oscilaciones en el presupuesto, los jefes de departamento no necesitan recortar o reducir sus actividades. En otras palabras: debido a que no hay mucho que cambie, no hay mucho que salga mal debido a los cambios.

Rentable

Los presupuestos incrementales son rápidos de preparar, lo que también los hace más rentables.

Hay una perspectiva que dice que gran parte del trabajo que hace el financiamiento puede verse como un desperdicio: ¿por qué construir un nuevo presupuesto desde cero cuando el presupuesto anterior estaba en un 80% del camino?

Para algunas empresas, ese no es un argumento aceptable: su tolerancia al riesgo es demasiado baja, sus finanzas están demasiado ajustadas o sus objetivos de crecimiento son demasiado agresivos. Pero para otras empresas, tiene mucho sentido, y es una excelente manera de abrir tiempo para pronósticos, modelado, cumplimiento y otras actividades de las que es responsable el equipo financiero.

Reduce la rivalidad interna entre los propietarios del presupuesto

Hay muy poca política interna durante un proceso de presupuestación incremental. Debido a que está utilizando el presupuesto del año anterior como base, el gran porcentaje dividido por departamento ya se ha decidido.

Esto significa que los líderes de departamento dedicarán menos tiempo y energía a obtener una porción más grande del pastel y, en cambio, abogarán por sus propios departamentos. Cambia el enfoque de "estás dando demasiado a Ventas" a "Marketing necesita un poco más para las iniciativas X, Y y Z".

Los cambios son fáciles de rastrear

Debido a que está utilizando el presupuesto del año anterior como base, cualquier cambio año tras año es muy fácil de rastrear y encontrar.

Por supuesto, cuanto más juegues con el presupuesto, agregando departamentos, categorías y similares, más difícil será realizar un seguimiento de los cambios. Pero en ese sentido, simplemente puedes ir a una categoría más grande y comparar a ese nivel.

Inconvenientes de la presupuestación incremental

Si bien el presupuesto incremental tiene muchas razones para recomendarlo, hay casos reales en los que no es la mejor opción. Veamos algunas de sus limitaciones.

Promueve el gasto excesivo

Debido a que está utilizando el presupuesto del año anterior como base, el proceso de presupuestación incremental puede promover el gasto excesivo porque permite que se filtren suposiciones falsas a través del proceso de presupuestación.

Por ejemplo, supongamos que ha sobrepresupuestado el departamento de marketing en 1 millón de dólares. Deciden gastar eso en anuncios, lo que no está dando el ROI esperado.

Sin un análisis detallado, es posible que el departamento de marketing obtenga aún más dinero en el nuevo año según el proceso de presupuestación incremental.

Otro escenario relacionado: debido a que los líderes de departamento quieren aumentar su presupuesto, podrían gastar más dinero para "demostrar" que necesitan más dinero. Si bien sospechar que los líderes de departamento y los propietarios del presupuesto no tienen en cuenta los intereses de la empresa en general al gastar en exceso nunca es una buena sensación, sigue siendo el trabajo del departamento de finanzas ser el administrador del presupuesto. El gasto excesivo es un peligro real de cualquier proceso de presupuestación perezoso, no solo el de presupuestación incremental.

Fomenta la holgura presupuestaria y la ineficiencia

Debido a que la presupuestación incremental tiende a ser un asunto más rápido y simple, hay más posibilidades de que el exceso de presupuesto o los fondos mal administrados se aprueben como parte del nuevo presupuesto.

Desincentiva la innovación

Desafortunadamente, la naturaleza misma de la presupuestación incremental desalienta la innovación. Dado que está utilizando el presupuesto anterior como base, no hay mucho espacio para nuevas ideas.

Esto se filtra a los líderes de departamento: a menos que haya un aumento presupuestario suficiente para que los líderes de departamento inviertan en algo nuevo, este método de presupuestación lo desalienta activamente porque sus fondos ya han sido asignados.

Además, esto puede llevar a cierta discordancia entre la necesidad de una empresa de ser ágil y su necesidad de tener un presupuesto anual.

No tiene en cuenta los cambios y factores externos

A menos que ya haya un fondo para sobornos en el presupuesto, el resultado neto del proceso de presupuestación incremental es que el presupuesto no es adecuado para reaccionar a los cambios del mercado.

Una estrategia que los equipos pueden utilizar para resolver este problema es añadir fondos para sobornos al presupuesto, que se asignarán según el departamento de finanzas lo considere oportuno a lo largo del año. Sin embargo, eso viene con su propio conjunto de ventajas y desventajas: reservar grandes cantidades de efectivo para un fondo para sobornos es un lujo, y siempre existe el costo de oportunidad de usar ese efectivo para algo más obviamente impactante.

Análisis limitado

Un último problema de la presupuestación incremental es que desalienta al equipo de presupuestación a realizar un análisis exhaustivo de las finanzas de la empresa. Esta es la raíz de muchos de los problemas a los que se ha aludido anteriormente: un análisis limitado es cómo se infiltran la holgura presupuestaria y el exceso de gasto.

Cómo crear un presupuesto incremental

Entonces, ¿cómo se crea realmente un presupuesto incremental? Es bastante simple. A grandes rasgos, estos son los tres pasos que debes seguir.

1. Recoge tus finanzas del año anterior

Reúna todas sus finanzas del año anterior en un solo documento. Es más limpio si haces un análisis de variación del presupuesto para prepararte bien para el siguiente paso.

2. Realice ajustes en su nuevo presupuesto en función de los aprendizajes de los años anteriores

Ahora sigue los resultados de su análisis de desviación presupuestaria y realiza esos ajustes en el presupuesto para crear el presupuesto del nuevo año.

Asegúrese de anticiparse a las tendencias y piense en el plan general de la empresa, si es posible. Algunos incrementos o disminuciones pueden ser mayores que otros en función de los datos disponibles este año. Consultar el plan estratégico de la empresa es una excelente manera de asegurarse de que los cambios que realice en el presupuesto estén alineados con los objetivos de crecimiento general de la organización.

3. Realizar un seguimiento de los cambios año tras año

Por último, desea realizar un seguimiento de los cambios año tras año. Esto ayuda por un par de razones: en primer lugar, permite mirar hacia atrás en años anteriores y ver el balance de las asignaciones presupuestarias, lo que puede servir como un valioso punto de referencia para reproducir el negocio de ese año fiscal.

En segundo lugar, te ayuda a contar una historia con tus números: si el NDR está creciendo constantemente porque aumentas el éxito del cliente y el presupuesto del equipo de marketing, ese es un argumento para hacer ajustes más inteligentes en los próximos años.

Presupuestación incremental vs. otros métodos de presupuestación

¿Cómo se compara la presupuestación incremental en comparación con otros métodos de presupuestación? Si bien la parte de ventajas y desventajas de la presupuestación incremental le da un caso de uso claro, sigue siendo útil ver una comparación con otros métodos de presupuestación.

Presupuestación incremental vs. presupuestación base cero

La presupuestación incremental y la presupuestación base cero pueden ser polos opuestos. 

Con la presupuestación incremental, no se empieza de cero, como implica el nombre de presupuestación de base cero. En cambio, está comenzando desde una base que está al 80% del camino y solo requiere algunos ajustes. El presupuesto base cero requiere ser construido desde cero. 

Por lo tanto, la presupuestación incremental es mucho más rápida que la presupuestación de base cero. 

Sin embargo, la presupuestación de base cero resuelve todos los inconvenientes observados en los equipos que utilizan el enfoque de presupuestación incremental. El exceso de gasto, la holgura presupuestaria y el análisis limitado no son preocupaciones para el equipo que utiliza un enfoque de base cero. Del mismo modo, la innovación y los factores externos están en primer plano en la mente del equipo de presupuesto de base cero, ya que la elaboración del presupuesto desde cero requiere mucha más consideración.

Presupuestación incremental vs. presupuestación basada en actividades

La presupuestación incremental es similar a la presupuestación basada en actividades, y se puede argumentar que la presupuestación incremental es un subconjunto de la presupuestación basada en actividades.

La presupuestación basada en actividades es un proceso de presupuestación en el que se registran, analizan e investigan las actividades que incurren en costos. A partir de ahí, el equipo de finanzas crea un presupuesto basado en un análisis detallado de esas actividades.

Es un proceso mucho más riguroso que el presupuesto incremental y está más alineado con las actividades reales de una empresa. 

La presupuestación basada en actividades también tiene la ventaja de reducir la holgura presupuestaria, ya que solo está asignando fondos para las actividades de la empresa. Dado que esto da al equipo financiero y a los líderes de departamento la oportunidad de examinar esas actividades, teóricamente se eliminarán las actividades superfluas o ineficientes.

Presupuestación incremental vs. presupuestación de propuesta de valor

La presupuestación de propuesta de valor, también llamada presupuestación basada en prioridades, consiste en analizar y justificar el valor de cada elemento de una lista de gastos. En comparación con la presupuestación incremental, la presupuestación de propuesta de valor lleva mucho más tiempo, pero elimina por completo el exceso de gasto y la holgura presupuestaria.

Dicho esto, la presupuestación de la propuesta de valor puede salir mal dependiendo de quién esté en la mesa de presupuestación. Por lo tanto, es importante, al seguir un proceso de presupuestación de propuesta de valor, mantener a los equipos alineados con la misión y los objetivos generales de la empresa.

Conclusión: Presupuestación incremental con Prophix

Ahora ya sabes todo sobre la elaboración de presupuestos incrementales. Qué es, cómo funciona, por qué podría usarlo, qué evitar y cómo se compara con otros métodos de presupuestación.

Y si está listo para poner en práctica el presupuesto incremental, Prophix puede ayudarlo.

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