Por qué el control de grupo y la consolidación son mejores juntos

Los hechos son los hechos: El controlling de grupo puede complementar su departamento de consolidación (y viceversa) para mejorar la producción de información financiera.

El controlador de grupo y el responsable de consolidación tienen dos papeles distintos en la función financiera. Sin embargo, si se quiere mejorar la calidad del trabajo realizado por ambos, es necesario que estas funciones se comuniquen e intercambien información entre sí.

Para entender mejor esta tendencia, veamos primero las diferencias entre estas dos funciones, y más adelante nos sumergiremos en cómo pueden interactuar, entre otras cosas:

• Definición de las funciones y responsabilidades del controlador de grupo frente al gestor de consolidación
• Diferencias entre el controlador de grupo y el gestor de consolidación
• Similitudes entre el controlador de grupo y el gestor de consolidación
• Cómo pueden colaborar el controlador de grupo y el gestor de consolidación

Definición de las funciones del controlador de grupo y del gestor de consolidación

Antes de esbozar las dos funciones, repasemos las funciones y responsabilidades de las partes implicadas en cada una de ellas.

En primer lugar, hay un controlador de grupo que es responsable en gran medida de:

• Establecer indicadores para garantizar que las operaciones de la empresa se ajustan a sus objetivos financieros y no financieros
• Medir los resultados reales
• Señalar las desviaciones
• Analizar las causas reales

El director de consolidación es responsable de:

• Elaborar las cuentas consolidadas del grupo
• Participar en la auditoría de estas cuentas realizada por auditores externos
• Garantizar la presentación de las cuentas ante las autoridades competentes
• Gestionar las normas de valoración aplicables a todas las empresas del grupo

Ahora que entiende las responsabilidades, veamos la diferencia entre estas dos funciones.

Diferencias entre controlador de grupo y gestor de consolidación

Frecuencia de los informes

Los informes suelen realizarse mensualmente. Aunque en algunos casos la consolidación del grupo se realiza con la misma frecuencia, muchos grupos siguen consolidando semestralmente. Como consecuencia de la frecuencia y de otros factores que analizaremos más adelante, el momento de presentar los resultados varía. La presentación de informes requiere tiempos de respuesta más cortos.

Impacto socioeconómico

Los factores socioeconómicos afectan a estas dos funciones, pero cuando se espera que el interventor del grupo prevea sus efectos, el responsable de la consolidación dará fe y aportará pruebas del impacto que la situación tiene en una organización.

Criterios de comparación de datos y análisis de desviaciones

El interventor del grupo compara los datos reales con los presupuestos o las previsiones. A partir de estas comparaciones, analiza las desviaciones y tendencias, identifica las posibles causas y, en algunos casos, sugiere medidas correctoras. El responsable de consolidación ofrece una visión general de los datos consolidados, comparándolos con el cierre del ejercicio anterior o con el mismo periodo del ejercicio anterior. Las variaciones entre periodos deben explicarse en cuadros adjuntos y deben ser 100% exactas y exhaustivas. Estos datos también deben someterse a controles externos por parte de los auditores legales.

Ámbito de consolidación

Para el controlador del grupo, el ámbito de consolidación del grupo se considera en primer lugar desde un punto de vista económico. Es esencial supervisar y analizar el rendimiento de los departamentos y empresas con mayor importancia económica del grupo. No es raro que la frecuencia de los informes varíe en función del tamaño y el volumen de negocios de la filial. El criterio esencial es la capacidad de constatar las desviaciones y tendencias con respecto a los presupuestos y adoptar las medidas necesarias a nivel de grupo. En este caso, la influencia limitada de algunas empresas excluye a menudo a las pequeñas empresas del análisis detallado de las cifras comunicadas o incluso del propio informe mensual.

Por otra parte, el responsable de la consolidación está obligado a incluir todas las empresas que entran en el ámbito de la consolidación o las que superan los criterios relacionados con el porcentaje de participación del grupo en la empresa en cuestión, especialmente desde la llegada de las NIIF. Es probable que lo consideren más desde la perspectiva de una entidad jurídica.

Puntos de vista e interpretación de las cifras

El método de consolidación de estas empresas también varía en función del punto de vista del controlador del grupo o del responsable de consolidación. Desde el punto de vista económico, el interventor del grupo suele tener en cuenta las empresas con mayor impacto económico a la hora de elaborar los presupuestos y comparar los datos reales.

A continuación, es el responsable de consolidación quien debe aplicar el método de consolidación en función del porcentaje de control del grupo sobre la filial. Esto influye en el valor de las cuentas consolidadas en los ratios resultantes.

Destinatarios de la información

El controlador del grupo se dirige principalmente a las personas de la organización que tienen la intención de proporcionarles la información necesaria para la toma de decisiones operativas, es decir, los directores financieros y operativos y el consejo de administración.

El responsable de consolidación proporcionará información principalmente a personas externas a la organización o a su gestión operativa diaria, como auditores, accionistas y analistas financieros.

Los distintos métodos de control de la información

Volviendo a nuestro punto anterior, los datos consolidados suelen someterse a un estricto control externo y son objeto de una carta de aprobación de los estados financieros y de un depósito legal.

El nivel de detalle de la información

Al analizar las desviaciones con respecto a los datos presupuestados o previstos, el controlador del grupo necesita tener acceso a información suficientemente detallada para identificar las causas y aportar pruebas de su impacto. El interventor del grupo también necesita saber, por ejemplo, el producto o productos que obtuvieron las ventas más bajas, las materias primas que resultaron más caras de lo previsto y qué clientes hicieron menos pedidos en general. Esta importante información debe ser mucho más detallada que la requerida a efectos contables.

Echemos un vistazo al análisis multidimensional de cuentas.

El responsable de la consolidación necesita información muy detallada sobre cada una de las cuentas del balance, así como de la cuenta de pérdidas y ganancias. Cada una de estas cuentas requiere una explicación de los cambios que se han producido en ella de un periodo a otro. Además, el responsable de la consolidación necesita información sobre el tipo de operaciones que afectan a estas cuentas durante el periodo del informe. Esta información también podría ser de carácter jurídico.

Los distintos tipos de datos analizados

Los controladores del grupo se concentran principalmente en los datos operativos de tipo EBIT, pero a un nivel muy detallado para analizar las desviaciones y las tendencias. También para anticipar el impacto de la situación económica en los datos de periodos futuros.

El responsable de la consolidación se centrará más en los datos del balance y en sus variaciones, utilizando la cuenta de pérdidas y ganancias para detectar posibles incoherencias. Además, tendrá que manejar distintas operaciones propias de su función, a menudo mal comprendidas por el controlador del grupo, como dividendos, reducción del valor de las acciones, transferencia interna de existencias, cálculo o asignación de fondo de comercio, diferencias de conversión de divisas, intereses minoritarios, impuestos diferidos, etc.

Ajustes realizados en los datos comunicados

El tratamiento realizado por el controlador del grupo, que suele ser el de "suma", puede utilizarse para proyecciones, simulaciones y análisis de desviaciones y tendencias, lo que le permite identificar áreas clave en las que trabajar y ofrecer soluciones.

El responsable de consolidación traslada los ajustes del pasado y adapta los datos de las filiales para aplicar las mismas normas de valoración de cuentas a todas las empresas del grupo y garantizar así la continuidad de la información. También debe velar por la conciliación de los datos relativos a las operaciones realizadas entre empresas del grupo para evitar cualquier efecto sobre las cuentas presentadas a organismos externos. El tratamiento efectuado será esencialmente de consolidación.

Cómo abordar los datos intergrupo

El enfoque del controlador del grupo consiste en aislar esta información y analizar los datos exentos relativos a estas operaciones. Al igual que en el presupuesto, el enfoque consistirá en partir de una compra y asignar ese mismo importe al proveedor. En el presupuesto, el nivel de ventas previsto determinará las cantidades de materias primas necesarias para la producción.

El gestor de consolidación tiene el enfoque opuesto. Por lo general, es el proveedor, es decir, la empresa que emite la factura, quien tiene el poder y, por tanto, se encarga de asignar la transacción de compra a su contrapartida en el ERP. Además, debido al volumen de transacciones, al impacto de las divisas y a la producción de bienes de equipo, estos procesos suelen llevar mucho tiempo al contable de consolidación y a veces causan problemas en la auditoría de los auditores legales.

Mientras que para el controlador del grupo se trata de información no relevante, para el contable de consolidación esta información debe ser bien gestionada por las filiales y comunicada correctamente.

Similitudes entre el controlador de grupo y el responsable de consolidación

También existen similitudes entre estas dos funciones. El aspecto principal es que los controladores de grupo y los gestores de consolidación utilizan datos compartidos, aunque esta información se procese de forma diferente y se utilice para fines distintos.

¿Cómo pueden colaborar el controlador de grupo y el gestor de consolidación?

El interventor del grupo está más a menudo en contacto con las filiales para fines como la elaboración de informes mensuales, presupuestos, previsiones y ajustes presupuestarios. Por lo tanto, está más cerca de las distintas entidades del grupo. Y lo que es más importante, esta persona tiene un conocimiento previo de los hechos en comparación con el responsable de consolidación, lo que le permite reformular las cuentas de las filiales e incorporarlas al proceso de consolidación. Pensemos, por ejemplo, en la gestión y valoración de las existencias, los métodos de amortización practicados localmente por las filiales, los beneficios intragrupo obtenidos como resultado de la venta de acciones entre las empresas del grupo.

Por consiguiente, dado que el controlador del grupo tiene un acceso más rápido a estos datos, el controlador del grupo puede desempeñar un papel muy importante como proveedor de información en comparación con su colega de consolidación.

El responsable de la consolidación debe informar al controlador del grupo de los asientos (dividendos, provisiones, intereses minoritarios, amortización del fondo de comercio, impuestos diferidos, etc.) que tendrán un impacto en los resultados y ratios analizados por el controlador del grupo.

Estos mismos asientos pueden desempeñar un papel preponderante durante las transferencias de determinadas filiales del grupo, por ejemplo. Por eso es esencial que estas dos funciones unan sus fuerzas. La comprensión mutua del tratamiento contable, la utilización de programas informáticos concebidos para la transparencia y el intercambio de información contribuirán a una mayor eficacia del proceso.

¿Se está planteando actualmente la puesta en marcha de acciones específicas para mejorar la calidad de sus datos financieros? Considere el poder de crear una asociación más eficaz entre el control de grupo y la contabilidad de consolidación en su grupo. Por todas las razones expuestas, se alegrará de haberlo hecho.