Potenciando la Planificación Operativa en Guardian Energy
Los datos presupuestarios ahora se recopilan en solo dos semanas, lo que permite un análisis oportuno y la elaboración de informes para inversores de 12 meses.
Los ingresos, presupuestos, previsiones y estados financieros están integrados en un sistema centralizado, agilizando las operaciones y la toma de decisiones.
Los líderes de tres plantas de etanol ahora acceden y analizan los datos financieros de forma independiente, reduciendo la dependencia de la contabilidad.
Con la integración en PaperSaver software de gestión de documentos, el equipo de finanzas puede rastrear las irregularidades directamente hasta los documentos fuente, mejorando la transparencia y el control de gastos.
Guardian Energy Management, LLC está ubicada en Prior Lake, MN, y se formó en 2011 para dedicarse al negocio de proporcionar gestión y otros servicios a los Miembros de Guardian y otras instalaciones de producción de etanol. Guardian Energy Management actualmente gestiona tres instalaciones de etanol en el Medio Oeste.
El principal desafío de Guardian Energy era la falta de un proceso formal de presupuestación. Su departamento de finanzas, en cambio, proporcionaba una proyección general de 12 meses a sus prestamistas financieros, que carecía de la aportación de partes interesadas externas. Al evaluar soluciones de Gestión del Rendimiento Financiero (FPM), Guardian Energy buscaba una visión holística de las operaciones de su empresa, automatización sin depender de hojas de cálculo y una mayor confianza en los datos que comparten con las partes interesadas. El equipo financiero también quería aumentar la colaboración y la transparencia dentro de su departamento de operaciones.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Guardian Energy evaluó varias soluciones FPM diferentes, incluyendo varios proveedores empresariales. Después de mucho análisis y discusión, Guardian determinó que las similitudes entre la interfaz de usuario de Prophix y Excel serían una transición fácil para sus empleados, aumentando la adopción por parte de los usuarios en toda la organización. El Gerente de Contabilidad de Guardian también tenía experiencia previa con Prophix y estaba seguro de que podrían abordar sus preocupaciones con un mínimo de capacitación técnica.
Guardian Energy integra Prophix con dos sistemas: Intellego, un conjunto de herramientas de Microsoft Dynamics GP diseñado para Biocombustibles y Manufactura de Procesos, y PaperSave. Su equipo financiero ha optimizado sus operaciones comerciales al integrar sus ingresos, presupuesto, pronóstico y datos financieros en un único modelo financiero unificado.
Desde la implementación de Prophix, Guardian Energy ha transformado su enfoque hacia la presupuestación. Ahora, recopilan sus datos presupuestarios en un período de dos semanas, lo que les da a su equipo financiero la capacidad de analizar sus datos, entender tendencias y patrones, y comparar líneas de negocio. Cuando se les pide proporcionar una perspectiva de 12 meses, ahora tienen los medios para proporcionar un informe detallado a sus inversores. Con conocimiento sobre presupuestos frente a reales, su equipo financiero también puede entender mejor cómo sus decisiones impactan en el resultado final y reasignar fondos basándose en estos datos.
Con Prophix, los líderes de operaciones en las tres plantas de etanol de Guardian tienen más control sobre sus datos y mejor visibilidad de cómo están cumpliendo con el gasto proyectado. Hay menos dependencia del departamento de contabilidad para obtener información, ya que el equipo de operaciones puede fácilmente profundizar en los datos financieros y presupuestarios por su cuenta, lo que les permite cambiar de rumbo cuando sea necesario. El equipo de Guardian Energy también depende en gran medida de su integración con PaperSave. PaperSave es un software de gestión documental que Guardian utiliza para el escaneo de facturas y aprobaciones de flujo de trabajo. Con su integración con PaperSave, el equipo financiero puede investigar irregularidades profundizando en las transacciones subyacentes, lo que detalla los detalles de compra (es decir, la aprobación de Cuentas por Pagar) e incluye un hipervínculo para ver el documento PDF original. Esto proporciona visibilidad completa y auditabilidad interna para los gastos del equipo de operaciones.
Guardian Energy planea ampliar sus métricas para incluir más comparaciones entre el rendimiento operativo de sus plantas de etanol, lo que requerirá una mayor integración con Intellego.
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