Pronóstico de Crecimiento para Barber National Institute
Reducción del cronograma de presupuestación en 360 horas, liberando 540 horas y más de 160 horas para los contables y gerentes administrativos de Barber
Los escenarios de rentabilidad que antes llevaban 3 días ahora toman solo unas pocas horas, con ejecuciones nocturnas que proporcionan actualizaciones diarias durante la temporada de presupuestos.
Los informes de productividad semanales que tomaban 1 semana ahora se ejecutan en 15 minutos, permitiendo más tiempo para el análisis de datos y la toma de decisiones.
La previsión en tiempo real ha permitido a Barber planificar desde un mes hasta cinco años en el futuro.
El Instituto Nacional Barber fue fundado en 1952 por la educadora de Erie, la Dra. Gertrude Barber, para ofrecer servicios comunitarios a niños y adultos con autismo y discapacidades intelectuales. Hoy en día, la organización multifacética atiende a más de 6,200 individuos anualmente con una amplia gama de programas educativos, vocacionales, residenciales y de salud conductual. Los servicios van desde la intervención temprana para bebés y niños pequeños, una escuela privada aprobada, formación y colocación laboral, opciones residenciales que incluyen hogares grupales, servicios a domicilio y terapias especializadas. La organización también proporciona educación y formación a educadores y profesionales de todo el mundo. Además del campus principal en Erie, PA, el Instituto Barber ofrece servicios en el noroeste de Pensilvania y en las regiones de Filadelfia y Pittsburgh.
A medida que la demanda de los servicios comunitarios y programas del Barber National Institute creció, el uso de archivos de Excel complejos para la presupuestación se convirtió en un proceso engorroso. Era difícil confiar en la precisión de sus hojas de cálculo, lo que generaba riesgos en la evaluación adecuada de oportunidades futuras. La incapacidad para planificar los gastos de capital, así como los gastos de personal, impidió que Barber asegurara el nivel necesario de riqueza en sus previsiones.
Prophix One Financial Planning & Analysis
Prophix ha mejorado cada aspecto de nuestro proceso de presupuestación. En lugar de dedicar tiempo a configurar el proceso de presupuestación, podemos analizar y comprender mejor el presupuesto/producto que estamos produciendo en conjunto con los gestores de programas.
Emily Anauo
Desarrollador de Sistemas de FP&A, Barber National Institute
El equipo de finanzas del Barber National Institute priorizó encontrar una solución de Gestión del Rendimiento Financiero (FPM) que fuera fácil de usar, tuviera una interfaz similar a Excel, pudiera informar sobre datos financieros y no financieros, y pronosticar tasas de ingresos para sus gastos. Después de evaluar Workday Adaptive y Prophix, Barber eligió Prophix por su servicio al cliente, flexibilidad y asequibilidad
El Barber National Institute implementó Prophix para reemplazar Management Reporter y Smart List en su ERP, Microsoft Dynamics GP. Al integrar Prophix con Kronos y Carelogic, el equipo de finanzas puede importar datos de nómina e ingresos de forma semanal, mensual y anual. Estos datos incluyen varias métricas, como vacantes de clientes, ocupación de hogares, capacidad y más.
Con Prophix, Barber aprovecha varios enfoques para la presupuestación, incluyendo base cero, incremental, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba para crear su presupuesto de estado de resultados. CAPEX, arrendamientos, personal e ingresos se generan de abajo hacia arriba. Su equipo de finanzas ya no pasa horas buscando errores en hojas de cálculo vinculadas. En lugar de gestionar Excel, su equipo de finanzas puede analizar y comprender mejor el presupuesto que están produciendo en conjunto con los gerentes de programas.
Dada la riqueza y el detalle de los presupuestos de Barber, la previsión nunca ha sido más confiable o relevante. El proceso de completar una previsión solía tomar tanto tiempo que los datos ya no eran relevantes.
Antes de Prophix, el equipo de finanzas tenía que pasar al menos tres días preparando un escenario de rentabilidad y luego tenía que cargarlo en su ERP para analizar los datos en Management Reporter. Ahora, pueden crear un escenario de rentabilidad en un par de horas. El equipo de finanzas ejecuta escenarios durante la noche para que los gerentes puedan tener un informe actualizado cada mañana durante la temporada de presupuestos.
La mejora en la planificación de escenarios y previsiones también ha permitido a Barber planificar mejor el impacto del aumento de salarios y solicitar tasas de reembolso utilizando un análisis de costo por unidad. Su equipo de finanzas puede realizar fácilmente un análisis de salarios en profundidad, lo que les da una mayor visibilidad de su mayor gasto.
La planificación detallada de personal permite a Barber realizar un análisis de variación de personal durante todo el año. Poder planificar sus ingresos en detalle, como por cliente y procedimiento, significa que también tienen una visibilidad completa para comparar las tasas de ingresos con el plan. Finalmente, Barber lleva a cabo la planificación de productividad para sus programas clínicos con un modelo dedicado y robusto.
Por último, el equipo de finanzas del Barber National Institute también aprovecha Prophix para la elaboración de informes internos. Informan sobre métricas financieras y no financieras, incluyendo salarios promedio, camas vacantes, ocupación, capacidad del programa, variaciones, análisis de costo por unidad y más. Al automatizar sus informes, Barber puede pasar más tiempo entendiendo sus datos en lugar de recopilarlos de toda la organización.
Automatizar su proceso de presupuestación, ahorrando a Barber 360 horas durante 22 semanas de su temporada de presupuestos para su gerente de presupuesto. Además, también han ahorrado 540 horas durante 16 semanas para cuatro contadores y 160 horas para todos los gerentes de programas y administrativos.
La previsión en tiempo real también permite a Barber planificar desde un mes hasta cinco años en el futuro, dependiendo del proyecto.
Dedica 15 minutos a ejecutar informes de productividad semanales automatizados que solían llevar una semana a los gestores de programas para producir
Realice un seguimiento de los ingresos netos, las tendencias de 14 meses, el análisis de variaciones del presupuesto frente a lo real, la ocupación, la planificación de capacidad, la planificación de productividad y el análisis del costo por unidad utilizando paneles de control, obteniendo así una mejor visión del panorama general mientras se puede profundizar en los detalles detrás de sus datos financieros y no financieros.
Ahorre más de 8 horas cada mes automatizando sus procesos financieros y estableciendo eficiencias con Prophix.
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