¿Cuándo debería invertir en software de consolidación financiera?
noviembre 1, 2023
¿Quieres saber por qué las hojas de cálculo no se recomiendan para consolidaciones financieras a gran escala? ¿Estás luchando por entender si el software de consolidación financiera vale la pena la inversión, o cómo deberías argumentar el caso de negocio para el software?
¡Bueno, estás en el blog correcto! En este artículo, revisaremos:
Después de leer este artículo, entenderás las dificultades asociadas con completar la consolidación en hojas de cálculo, y cómo el software de consolidación financiera puede ayudarte a mejorar la eficiencia y precisión de tus procesos de consolidación.
El software de consolidación financiera ayuda a eliminar la complejidad de preparar estados financieros consolidados al automatizar procesos, asegurar el cumplimiento y centralizar datos, proporcionando eficiencia y precisión para los controladores y líderes contables.
Cuanto más grande y complejo sea tu empresa, más crucial es implementar software de consolidación. Es un gran impulso poder automatizar estructuras de propiedad complejas, traducciones multicurrency y subconsolidaciones, y verificar el cumplimiento de múltiples GAAP e IFRS, así como asegurar la precisión de los datos.
Aprende más sobre el software de consolidación financiera y cómo se compara con realizar consolidaciones con hojas de cálculo manuales aquí.
Como líder financiero, puede ser difícil predecir un cambio en la dirección estratégica de tu empresa. No sabes qué pasará con tu grupo mañana: una duplicación del alcance debido a la adquisición de un subgrupo, una oferta pública con nuevos accionistas que exigen un cierre rápido, un cambio en las reglas de consolidación, o una solicitud de información más detallada a nivel de consolidación.
Un cambio en los objetivos de tu empresa, y por lo tanto en tu enfoque de consolidación, puede ocurrir en cualquier momento. Por eso es importante tener herramientas y plataformas en su lugar ahora para manejar solicitudes nuevas e inesperadas. La tecnología como el software de consolidación financiera puede ayudar a dar a tu organización y sus procesos financieros el poder, flexibilidad y fiabilidad que necesita para escalar, y simplemente no podrás obtener eso si mantienes tus procesos financieros en hojas de cálculo.
Además, es una señal de madurez financiera y gran liderazgo financiero mantenerse al día con la tecnología y asegurar que nuestra organización sea lo más ágil posible.
Continúa leyendo para un análisis profundo de cómo las organizaciones líderes y financieramente maduras se benefician del software de consolidación, y cómo tú también puedes hacerlo.
El proceso de consolidación se basa en la lógica contable, y debe contener informes para saldos, diarios y libro mayor, lo que puede ser difícil de crear en hojas de cálculo. Si tus auditores están regularmente frustrados por tu falta de documentación, deberías considerar adoptar software de consolidación
Muchos líderes financieros que son nuevos en el proceso de consolidación lo entienden como parte de una organización matricial (empresas x cuentas), lo que se prestaría bien a las hojas de cálculo.
Sin embargo, la información de consolidación se basa en una estructura transaccional, no en una posicional, que incluye al menos cuatro dimensiones diferentes: la empresa, la cuenta, los ajustes y los flujos. A veces, también incluye aspectos analíticos
Esta información es parte de una matriz, pero más bien de un hipercubo, lo que requiere usar software de consolidación financiera que pueda funcionar como una base de datos.
Tradicionalmente, todos los cálculos, operaciones y transacciones se realizan manualmente en hojas de cálculo. Estos procesos pueden convertirse rápidamente en múltiples hojas de trabajo, todas vinculadas entre sí. Y con los años, estas hojas de trabajo pueden volverse ilegibles, inflexibles y propensas a riesgos.
La flexibilidad de las hojas de cálculo, que a menudo es uno de sus beneficios, puede convertirse en un riesgo en el proceso de consolidación. Además, las hojas de cálculo dificultan, si no imposibilitan, automatizar el proceso de compilación de paquetes de consolidación.
En contraste, hay claros beneficios al usar una solución de consolidación financiera especializada. Muchas soluciones pueden agilizar y automatizar cálculos para mejorar la fiabilidad de los datos. El software especializado también puede definir métodos de consolidación, implementar varias simulaciones dentro del alcance y corregir cualquier error, mejorando así la precisión general de los cálculos
Convertir datos corporativos en la moneda de consolidación y realizar cálculos para accionistas minoritarios y reservas de consolidación en hojas de cálculo puede introducir errores.
Automatizando todas estas tareas con software de consolidación financiera, puedes habilitar ganancias de productividad y hacer posible obtener resultados confiables rápidamente.
A menudo, las consolidaciones realizadas usando hojas de cálculo omiten a los accionistas minoritarios en el enfoque de patrimonio o proporcional. Con hojas de cálculo, es fácil olvidar asignar a los accionistas minoritarios su parte en el valor de una participación mantenida por otra subsidiaria que no es 100% propiedad de la empresa matriz.
Los ajustes de traducción, las reservas de consolidación y los accionistas minoritarios, y sus reconstituciones y justificaciones pueden ser un proceso increíblemente largo porque deben reconstituirse fuera de la contabilidad, comenzando con cada subsidiaria.
Aún más en profundidad en el proceso de consolidación, muchas empresas luchan por gestionar asientos de consolidación, el concepto de flujo y crear informes de restitución o estados financieros, así como tablas de flujo de efectivo y prueba de impuestos.
A diferencia de las hojas de cálculo tradicionales, el software de consolidación puede tener en cuenta automáticamente a los accionistas minoritarios en el enfoque de patrimonio o proporcional. También puede simplificar el proceso de gestión de asientos de consolidación, ajustes de traducción, reservas de consolidación y reconstituciones.
El software de consolidación permite un flujo de datos sin problemas, lo que facilita la generación de informes cruciales como estados financieros, tablas de flujo de efectivo y prueba de impuestos. Al automatizar estas tareas intrincadas, el software de consolidación no solo mejora la precisión, sino que también reduce el tiempo y los recursos dedicados a las consolidaciones.
Aunque es posible configurar asientos de consolidación en hojas de cálculo, no es una solución a largo plazo. Con cada nuevo período/año de consolidación, es importante revisar los asientos del año anterior para determinar si deben trasladarse.
Otros elementos como ventas y desinversiones deben considerarse, lo que puede dificultar el aislamiento de asientos por empresa.
El software de consolidación financiera puede vincular cuentas dentro de cada empresa, brindándote la flexibilidad de publicar asientos de empresa a empresa.
Pueden surgir problemas adicionales cuando un plan de cuentas se implementa utilizando una hoja de trabajo por empresa y deben hacerse modificaciones a cada hoja de trabajo individual. También existe el riesgo de usar las líneas incorrectas, resultando en inconsistencias.
En contraste, el software de consolidación financiera puede eliminar la necesidad de actualizaciones manuales en cada hoja de trabajo individual, lo que mitiga el riesgo de inexactitudes e inconsistencias. También puede asegurar que cualquier modificación se aplique de manera universal, asegurando uniformidad en todos los conjuntos de datos.
Las hojas de cálculo no son la mejor herramienta para producir variantes de consolidación a partir del mismo conjunto de datos. Por ejemplo, consolidación IFRS, seguida de una versión en GAAP local, creación de un subgrupo y producción de datos segmentados, etc.
El software de consolidación, en comparación, puede producir fácilmente diferentes versiones de datos consolidados. Con la flexibilidad para gestionar múltiples variantes de consolidación a partir del mismo conjunto de datos, puedes asegurar consistencia y precisión en diferentes estándares y requisitos de informes.
La mayoría de las consolidaciones realizadas en hojas de cálculo se hacen con saldos, lo que significa que la noción de flujo está ausente. Crear un estado de flujo de efectivo en hojas de cálculo puede ser una tarea tediosa sin ninguna garantía de calidad. Requiere el uso de datos de los estados financieros de varias empresas dentro del alcance, lo que añade a su complejidad.
En contraste, el software de consolidación financiera puede incorporar el concepto de flujo y automatizar la creación de informes de restitución.
Los consolidadores deben verificar el estado de las posiciones intercompañía entre subsidiarias durante el proceso de consolidación, incluso si se llevó a cabo un procedimiento de intercambio previo. Las relaciones intercompañía no se tratan de conexiones singulares cuenta a cuenta, sino más bien de múltiples cuentas que interactúan con otras múltiples cuentas.
En la práctica, esto significa verificar que la posición intercompañía de A con B para una cierta cuenta refleje la posición intercompañía B con A para otra cuenta. Este enlace puede tomar proporciones combinatorias que son difíciles de gestionar en hojas de cálculo.
El software de consolidación, por otro lado, está diseñado para validar automáticamente el estado de las posiciones intercompañía entre subsidiarias, ayudándote a evitar las complejidades combinatorias asociadas con la entrada manual de datos en hojas de cálculo.
Muchos auditores tienen más confianza en una consolidación que se realizó con una solución de consolidación financiera dedicada, ya que es una garantía de calidad.
El software de consolidación puede hacer que tus procesos sean más seguros, al mismo tiempo que proporciona un rastro de auditoría detallado que permite a los auditores acceder a las razones de cada entrada. ¿El resultado? Una auditoría rápida y eficiente.
Otro desafío con las hojas de cálculo es que a menudo solo son entendidas por su creador. Pero, ¿qué pasa si esa persona deja el grupo? El software de consolidación financiera puede ayudarte a asegurar la continuidad y seguridad.
En conclusión, los desafíos asociados con la consolidación en hojas de cálculo pueden llevar a inexactitudes, ineficiencias y un mayor riesgo. Desde cálculos complejos hasta la gestión de transacciones intercompañía, las hojas de cálculo tradicionales no logran proporcionar un proceso optimizado y confiable.
Por otro lado, el software de consolidación financiera ofrece una solución automatizada, eficiente y precisa. Simplifica la gestión de asientos de consolidación, maneja actualizaciones sin esfuerzo, produce múltiples variantes de consolidación y proporciona un rastro de auditoría detallado.
El software de consolidación financiera también asegura continuidad y seguridad, incluso si la persona que inicialmente configuró los procesos deja la organización. Al elegir invertir en software de consolidación financiera, puedes mejorar significativamente la eficiencia y precisión de tu proceso de consolidación, llevando a una información financiera más confiable. Conoce más sobre los precios del software de consolidación.
