5 errores comunes en la compra de software de presupuestos y previsiones

¿Cómo elegir el software de presupuestos y previsiones adecuado para mi empresa? ¿Qué errores debo evitar al evaluar proveedores de software de presupuestos y previsiones? ¿Es el coste el único factor que debo tener en cuenta a la hora de tomar una decisión?

Todas estas son preguntas que pueden surgir al considerar la posibilidad de invertir en un software de presupuestos y previsiones, y es lógico: puede ser una gran inversión, y usted querrá evitar los errores comunes que conlleva la elección de una nueva solución para su equipo financiero.

Qué es el software de presupuestos y previsiones

El software de presupuestos y previsiones, también conocido como software de gestión del rendimiento financiero[EC1] (FPM) o de gestión del rendimiento corporativo (CPM), es una herramienta diseñada para directores financieros, responsables de finanzas y responsables de la toma de decisiones. Algunas de sus principales características son:

• Gestionar tareas financieras cruciales como la elaboración de informes, presupuestos y planificación.
• Agilizar el proceso de gestión presupuestaria y automatizar las tareas repetitivas.
• Integrar datos directamente desde la fuente, proporcionando acceso inmediato a puntos de datos en tiempo real.
• Permitir la creación de previsiones exhaustivas y perspicaces.
• Permitir el análisis de datos complejos.

En definitiva, el software de presupuestos y previsiones es un componente esencial de la gestión del rendimiento financiero, que ofrece una visión clara de las finanzas de su organización.

Error nº 1: Centrarse en el coste por encima de las capacidades

El dicho "obtienes lo que pagas" es cierto.

No es raro que las empresas tengan en mente el precio cuando buscan un software de presupuestos y previsiones. Sin embargo, el coste no es el único factor que debe guiar su decisión.

Cuando se elige un software de presupuestos y previsiones basándose únicamente en el coste, se corre el riesgo de renunciar a capacidades críticas como la colaboración, la integración de datos y la seguridad en favor de un complemento de Excel con una funcionalidad limitada.

Antes de evaluar las soluciones de software de presupuestos y previsiones, debe identificar una lista de aplicaciones que le ayudarían a agilizar sus procesos, mejorar la precisión e impulsar el rendimiento empresarial y, a continuación, evaluar a los proveedores en función de lo bien que se ajustan a sus capacidades deseadas.

Las opiniones de analistas y clientes del sector también pueden ser útiles para orientar su decisión. Los informes y reseñas de quienes tienen experiencia práctica pueden darle una idea de las funciones en las que debe centrarse, entender por qué ciertas organizaciones hicieron una inversión y el impacto que el software ha tenido en el rendimiento general de su negocio.

Error nº 2: Dejar sobre la mesa servicios de valor añadido

Muchos proveedores de software de presupuestos y previsiones ofrecen servicios adicionales de valor añadido como parte de la implantación y de la relación continua, entre los que se incluyen:

• Asistencia al cliente ampliada: un añadido a su contrato que suele implicar acceso directo a la asistencia al cliente, horas de consultoría adicionales y oportunidades de formación.
• Implantación de autoservicio: algunos proveedores ofrecen un proceso de implantación de autoservicio que incluye orientación paso a paso sobre cómo configurar el software.
• Formación continua - Acceso a una biblioteca de cursos sobre el software y sobre cómo obtener un valor continuo de su inversión.

Aunque los servicios de valor añadido pueden aumentar el coste de su contrato, es importante considerar si le ahorrarán dinero a largo plazo. Un servicio de atención al cliente ampliado puede garantizarle los recursos que necesita para resolver cualquier problema inmediatamente, sin el estrés de intentar ponerse en contacto con una línea de ayuda. Los recursos de implantación de autoservicio también pueden mejorar la adopción por parte del usuario final, lo que significa que verá antes el rendimiento de su inversión en software de presupuesto y previsión.

Error nº 3: Priorizar las necesidades a corto plazo sobre los objetivos a largo plazo

Cuando empiece a buscar un software de presupuestos y previsiones, lo más probable es que tenga una necesidad a corto plazo que desee abordar, ya sea reducir el tiempo que dedica a la elaboración de presupuestos, automatizar la creación y distribución de informes o crear un cuadro de mandos con indicadores clave de rendimiento (KPI) críticos.

Sin embargo, cuando da prioridad a una necesidad a corto plazo sobre los objetivos a largo plazo de su empresa, puede acabar con una solución que no se adapte a sus necesidades. Si elige un software de presupuestos y previsiones con múltiples aplicaciones, como Presupuestación y planificación, Informes y análisis, Consolidaciones y Gestión entre empresas, podrá satisfacer sus necesidades inmediatas, y ampliar su caso de uso en el futuro.

Error nº 4: No hablar con otros usuarios

La realidad es que los proveedores de software pueden afirmar lo que quieran sobre su producto, pero sólo si habla con otros usuarios podrá hacerse una idea de la facilidad de uso de la solución, la capacidad de respuesta del servicio de asistencia y el tiempo que se tarda en implementarla.

Muchos proveedores de presupuestos y previsiones le ofrecerán concertar una llamada de referencia con un cliente de un sector similar o con un caso de uso o tamaño de empresa comparable, para que pueda comprender mejor cómo le funcionará el software.

Es una buena práctica recopilar una lista de preguntas de antemano, y si un proveedor no ofrece concertar una llamada de referencia, debería solicitarla antes de avanzar en el proceso.

Si no puede hablar directamente con los usuarios, merece la pena explorar las historias de éxito de los clientes de los proveedores de su lista. He aquí algunos ejemplos de éxito de clientes con Prophix:

• Wilson Construction ahorró hasta 4 días al mes en la elaboración de informes semanales y 2 semanas al mes en la elaboración de informes GL y WIP
• Mission Health redujo en más de un 40% el tiempo dedicado al proceso anual de elaboración de presupuestos
• Spacesaver mejora de los informes para conocer mejor el presupuesto frente a los datos reales, la rentabilidad, la mano de obra y el inventario
• Boulay mejoró en un 20,9% la precisión de sus previsiones de ingresos netos

USA Properties multiplicó por 4 el número de proyectos en construcción gracias a la mejora de la eficacia de la planificación operativa

Error nº 5: Asumir que la forma en que hace las cosas ahora es la mejor forma de hacerlas

A la hora de evaluar un software de presupuestos y previsiones, puede resultar tentador elegir la solución que más se parezca a su forma actual de hacer las cosas. Si está acostumbrado a presupuestar en Excel, un proveedor que utilice Excel como interfaz puede parecer una opción atractiva.

Pero es importante tener en cuenta que la necesidad que le llevó a considerar el software de presupuestos y previsiones surgió del uso de hojas de cálculo. Si desea innovar y mejorar sus procesos, debe estar dispuesto a considerar una forma mejor. Las plataformas de presupuestación y previsión se han diseñado teniendo en cuenta todas las partes de su transformación financiera. Con una plataforma dedicada a la presupuestación, planificación, elaboración de informes, análisis y consolidación, no hay límites a lo que puede conseguir.

Cómo elegir el software de presupuestos y previsiones adecuado para su empresa

En conclusión, elegir el software de presupuestos y previsiones adecuado es algo más que una cuestión de costes. Se trata de considerar los objetivos a largo plazo, comprender los servicios de valor añadido que se ofrecen, buscar la opinión de los usuarios y estar abierto a nuevas formas de hacer las cosas. Si está listo para saber más, consulte este recurso sobre precios de software FP&A. Recuerde que la solución ideal no sólo debe satisfacer sus necesidades inmediatas, sino que también debe ser escalable para satisfacer las demandas futuras.

Evitar estos errores comunes al evaluar proveedores de software de presupuestos y previsiones puede agilizar significativamente su proceso de selección y producir un mejor retorno de su inversión. Recuerde que una plataforma eficaz de presupuestos y previsiones como Prophix puede revolucionar sus procesos financieros con funciones avanzadas de presupuestación, planificación, elaboración de informes, análisis y consolidación.

Por lo tanto, a medida que se embarca en este viaje, manténgase centrado en las capacidades que realmente impulsarán el rendimiento de su negocio y busque una solución que se alinee con sus objetivos a largo plazo. No se conforme con lo que está acostumbrado, sino esté dispuesto a adoptar una forma mejor de hacer las cosas. Al fin y al cabo, el objetivo no es sólo cambiar, sino transformarse para mejor.

Consulte nuestra guía sobre software presupuestario para obtener más información.