5 maneras de presupuestar y prever mejor

¿Alguna vez se ha preguntado cómo puede mejorar su proceso de elaboración de presupuestos y previsiones? Pues está de suerte

Hoy exploraremos cómo presupuestar y prever mejor en 2024 y los secretos para superar los retos de la presupuestación y la previsión con facilidad. Este tema es crucial para los analistas financieros y los directores financieros, ya que la presupuestación y la previsión desempeñan un papel importante a la hora de impulsar el rendimiento empresarial.

5 retos habituales de la elaboración de presupuestos y previsiones en la actualidad (y cómo abordarlos)

Las organizaciones suelen tener problemas con la elaboración de presupuestos y previsiones porque el proceso no es lo suficientemente colaborativo, automatizado o analítico.

He aquí otros retos comunes que las organizaciones tienen con la presupuestación y la previsión hoy en día.

• Los datos se encuentran en demasiados lugares, por ejemplo, repartidos en demasiadas plataformas, sistemas, hojas de cálculo y documentos.
• Se dedica demasiado tiempo a la elaboración de presupuestos y previsiones porque los procesos son manuales y es difícil hacer un seguimiento de los datos.
• La colaboración y la implicación de todo el equipo llevan demasiado tiempo y son una carga.
• Su presupuesto carece de flexibilidad, ya que realizar cambios es un proceso manual y propenso a errores.
• Los datos del presupuesto son estáticos o fijos, lo que dificulta la planificación para el futuro.

¿Le suenan estos retos?

Por suerte, hay formas de afrontarlos. Sigue leyendo y descubre nuestros 5 consejos para presupuestar y prever mejor

5 consejos para presupuestar y prever mejor en 2024

1. ¿Datos en demasiados sitios? Pruebe a establecer una única fuente de verdad

¿Está cansado de hacer malabarismos con múltiples hojas de cálculo y plataformas a la hora de elaborar presupuestos y previsiones? Muchas empresas se encuentran en esta situación, con datos dispersos en varios sistemas, como:

Pero hay una solución, y la clave reside en establecer una única fuente de verdad. Aquí es donde el software de presupuestación y previsión puede ser de gran ayuda. El software de presupuestación y previsión puede consolidar todas sus métricas relevantes en una sola aplicación, reduciendo la duplicación y minimizando los errores. Con las actualizaciones automáticas, siempre tendrá la información más actualizada a su alcance.

¿Aún no dispone de un software de presupuestación y previsión? Consulte nuestro blog sobre hojas de cálculo frente a software FPM para saber por qué Excel le está frenando.

2. ¿Pasa demasiado tiempo haciendo presupuestos y previsiones? Pruebe la automatización

¿La elaboración de presupuestos y previsiones le consume demasiado tiempo y recursos? En algunos casos, puede llevar hasta 6 meses y consumir la friolera de un 20% del valioso tiempo de la dirección.

Piénselo: es un tiempo considerable dedicado a una tarea que simplemente prepara a su empresa para el siguiente ejercicio fiscal.

Para solucionar este problema es necesaria la automatización. Según una encuesta mundial realizada a más de 700 directivos financieros:

• el 27% de los encuestados afirma que la mitad o más de sus procesos están automatizados
• el 65% de los encuestados afirmó que tiene previsto automatizar la mitad o más de sus procesos para finales de 2023.
• el 11 por ciento afirma que planea estar totalmente automatizado para finales de 2023.

La automatización es otra área que puede mejorar significativamente con la ayuda de la tecnología. Si invierte en un software de presupuestos y previsiones que permita la automatización, podrá centrarse en el panorama general. De este modo, podrá dedicar la mayor parte de su tiempo al análisis y a guiar a su equipo directivo en la toma de decisiones estratégicas.

3. ¿Le resulta difícil implicar a su equipo? Pruebe un enfoque colaborativo

Colaborar con su equipo es crucial para representar con precisión los requisitos, retos y objetivos de su empresa. Sin embargo, la elaboración colaborativa de presupuestos y previsiones puede ser compleja y llevar mucho tiempo a todos los implicados, sobre todo cuando se hace de forma continuada.

Uno de los mayores retos es la comunicación. Especialmente cuando las comunicaciones se reparten entre correos electrónicos, varios sistemas y reuniones, es crucial hacer un seguimiento eficaz de las preguntas y los comentarios. Además, hay que tener cuidado con los cuellos de botella que pueden producirse durante el proceso de revisión, ya que las partes esperan los comentarios de los demás, lo que podría dar lugar a múltiples reuniones antes de llegar a un consenso si no se planifica de forma proactiva.

Proporcionar información y documentación de apoyo para las necesidades presupuestarias.

Adoptar un software de presupuestación y previsión es una forma de promover eficazmente la alineación y la colaboración entre departamentos. El uso de una plataforma que integre herramientas de organización y gestión de proyectos permite agilizar el proceso.

Todos los empleados pueden introducir datos y ver los comentarios cuando les convenga, lo que facilita la creación de consenso. Además, al tener todas las aportaciones en una ubicación central, se elimina la hercúlea tarea de hacer un seguimiento de las aprobaciones.

4. ¿Le falta flexibilidad a su presupuesto? Dé prioridad a la información detallada

Si trabaja en el ámbito de las finanzas, comprenderá la importancia de tomar decisiones bien fundadas a la hora de elaborar presupuestos y previsiones. Sin embargo, revisar manualmente su presupuesto anual en respuesta a cambios significativos puede ser un proceso tedioso y propenso a errores.

Por eso, establecer una única fuente de verdad, como se ha comentado anteriormente, es crucial para transformar su enfoque de presupuestación y previsión. Puede crear una base que dé prioridad a la información en profundidad:

• Centralizando los datos
• Fomentando la colaboración
• Automatizar los procesos

La colaboración y la innovación prosperan cuando las partes interesadas de toda la organización tienen acceso al mismo conjunto de datos exhaustivos. Con el software de presupuestación y previsión, puede personalizar un cuadro de mando para que muestre las métricas que más le importan y compartir información sin esfuerzo con las distintas partes interesadas para impulsar una mejor toma de decisiones.

5. ¿No puede ver muy lejos en el futuro? Pruebe a hacer previsiones

¿Le resulta difícil planificar el futuro? La previsión puede ser la pieza que le falta para mejorar sus presupuestos. Aunque puede que no esté directamente relacionada con la elaboración de presupuestos, la previsión desempeña un papel crucial a la hora de proporcionar información sobre el bienestar financiero a largo plazo de su empresa.

Pregúntese:

• ¿Hasta dónde puede mirar su empresa?
• ¿Se limita a una visión a un mes, a tres años o incluso a cien años?
• ¿Puede crear previsiones continuas, plurianuales o basadas en impulsores?

Atención: Si utilizas Excel como herramienta de presupuestación y previsión, tus previsiones pueden quedar obsoletas rápidamente. Excel suele basarse en datos estáticos o fijos, por lo que resulta difícil captar la naturaleza prospectiva de la previsión.

Para superar esta limitación, considere la posibilidad de adoptar un software de presupuestación y previsión que ofrezca actualizaciones de datos en tiempo real. Con un software presupuestario, hasta el más mínimo cambio en su negocio o mercado puede reflejarse en sus previsiones. Una previsión precisa y actualizada proporciona una imagen clara de la salud actual y futura de su empresa, haciendo que los presupuestos anuales sean menos críticos para su éxito general.

Está preparado para presupuestar mejor

En conclusión, mejorar su proceso de presupuestación y previsión en 2024 requiere un enfoque estratégico para abordar los retos comunes. Puede introducir mejoras en su presupuesto, por ejemplo

• Establecer una única fuente de verdad - consolidar los datos y eliminar la duplicación para mejorar la precisión y la eficiencia.
• Dar prioridad a la automatización - ahorrar tiempo y recursos cambiando su enfoque hacia el análisis con la automatización.
• Impulsar la colaboración - promueva la alineación y colaboración departamental, permitiendo a todos los empleados contribuir y ver los comentarios fácilmente.
• Céntrese en la información en profundidad: comparta la información clave con las partes interesadas de toda la organización para mejorar la toma de decisiones.
• Pruebe la previsión: capte la naturaleza prospectiva de su empresa con actualizaciones de datos en tiempo real.

Mientras navega por las complejidades de la elaboración de presupuestos y previsiones en 2024, recuerde que la tecnología es su aliada. Mediante la implementación de las herramientas y estrategias adecuadas, puede revolucionar su proceso de presupuestación y previsión, impulsar el rendimiento empresarial y tomar decisiones informadas que impulsen a su organización hacia el éxito.