Selección del software CPM: los tres errores que debe evitar

Prophix Jun 20, 2016, 2:20:00 AM

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Encontrar una solución CPM adecuada no es ciencia espacial

Hay mucho en juego a la hora de buscar la solución CPM adecuada; Las malas decisiones a menudo pueden tener graves consecuencias. El Dr. Christian Fuchs, analista de BARC, describe los tres errores más comunes y explica cómo se pueden evitar.

Numerosas empresas utilizan Excel como opción predeterminada para mostrar Reporting y procesos de planificación, principalmente por conveniencia ("ya lo tenemos y no cuesta nada"). Pero al final, la mayoría de las personas llegan a un punto en el que el "dolor" de Excel se vuelve demasiado y necesitan una solución CPM especializada. Pero elegir el correcto es más fácil decirlo que hacerlo.

En mi rol como analista en BARC, he estado ayudando a las empresas a seleccionar soluciones de Business Intelligence (BI) y CPM durante los últimos siete años. En este tiempo, he visto los mismos errores que ocurren en los procesos de selección de software con notable frecuencia. No se trata de errores insignificantes, sino de errores graves que pueden poner en peligro enormemente el éxito de un proyecto.

Para ayudarte a gestionar estos peligros en tu proyecto, he resumido lo que considero los tres errores más comunes con algunos consejos útiles para evitarlos.

Error #1: Análisis de requisitos desordenado

La base de cada proceso de selección de software es un sólido análisis de requisitos. Sin embargo, sorprendentemente muchas empresas fracasan en este primer paso. Entre los errores clásicos recurrentes se incluyen:

• TI está buscando una herramienta "adecuada" para los departamentos de negocio sin involucrarlos en el análisis de requisitos reales.
• Los requisitos solo se recopilan en áreas restringidas de la empresa, sin consultar a todos los departamentos relevantes.
• Pensar demasiado a corto plazo: Se elige una herramienta simplemente porque aborda los mayores puntos débiles sin tener en cuenta los posibles requisitos futuros.

Si te encuentras en una o más de estas situaciones, ¡deberían sonar las alarmas! Corre el riesgo de realizar un análisis de requisitos limitado.

Mi consejo: realice un análisis exhaustivo de los requisitos funcionales, técnicos y organizativos en todas las unidades de negocio que se espera que trabajen con el software. Esto debería abarcar tanto a los departamentos empresariales como a los de TI para ayudar a evitar problemas de aceptación cuando la herramienta entre en uso.

• Las funciones absolutamente necesarias y deseadas, así como el círculo de usuarios del software, deben identificarse dentro del análisis de requisitos funcionales.
• El análisis de los requisitos técnicos se refiere a la seguridad de los datos, Performancerequeridas y alcanzables, plataformas y sistemas operativos, así como a la tecnología Base de datos.
• El número de usuarios, así como el soporte de diferentes tipos de usuarios (usuario avanzado, usuario ad hoc, usuario final) a través de la funcionalidad de la herramienta, se basa en los criterios de selección de la organización .

Como resultado del análisis de requisitos, se produce un catálogo completo de criterios, con los que se pueden evaluar y calificar las soluciones de software consideradas. Dado que no todos los criterios serán igual de importantes, cada uno de los requisitos debe ponderarse. Solo deben aplicarse criterios importantes para la preselección («lista corta») a fin de reducir eficazmente el mercado sobre la base de una pequeña selección de puntos de evaluación pertinentes. Otros criterios menos importantes deben considerarse más adelante en la evaluación detallada de la lista corta de productos.

Seguir estas pautas ayudará a proporcionar una base sólida sobre la cual elegir una solución CPM adecuada más adelante en el proyecto.

Error #2: Elegir el proveedor, no la solución

Centrarse solo en proveedores de software "grandes" y conocidos desde el principio es un error que cometen muchas empresas, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. Los proveedores de software "más pequeños" y especializados suelen tener muy buenas soluciones y una comprensión más profunda de los requisitos en función de factores como la ubicación geográfica, el sector industrial y el tamaño de la empresa.

Es comprensible que las empresas puedan tener preocupaciones sobre optar por un proveedor "más pequeño". Por ejemplo, al considerar la seguridad de su inversión, los responsables de la toma de decisiones pueden sentir que es más probable que un proveedor más pequeño sea adquirido o se declare insolvente. Sin embargo, el tamaño y el perfil de un proveedor no deben ser un criterio de KO en el proceso de selección. Hay que tener en cuenta que no se puede garantizar necesariamente la continuidad de un producto por el mero hecho de que lo proporcione un "gran" proveedor. Además, el tamaño de un proveedor y la calidad de su producto no siempre se correlacionan entre sí.

Para su decisión de selección, debe tener en cuenta principalmente lo siguiente:

Más grande no es necesariamente mejor: los proveedores supuestamente "grandes" no son inevitablemente superiores en todos los aspectos en comparación con sus rivales "más pequeños". El tamaño o la prominencia de un proveedor no es un criterio de decisión válido.

¿El paquete global de soporte técnico y funcional basado en las demandas de su organización contribuye a una relación precio-rendimiento razonable? Factores como los servicios de soporte in situ, la forma en que el proveedor trata a sus clientes, el soporte en el idioma local y el conocimiento regional/específico de la industria son solo algunas de las consideraciones que no debe subestimar al seleccionar el software. Nuestra experiencia e investigación muestran consistentemente que los proveedores "más pequeños" generalmente superan a los proveedores globales "grandes" en estos aspectos.

Error #3: No hay prueba de concepto

Puede ser arriesgado omitir una evaluación detallada de las soluciones en su lista corta debido a limitaciones de tiempo o razones financieras. Las soluciones deben examinarse con respecto a todos los requisitos (y costos) relevantes y ponerse a prueba como parte de una evaluación detallada. Esto ayuda a crear seguridad de inversión y minimiza el riesgo de tomar una decisión equivocada.

El objetivo de una evaluación detallada es obtener una imagen precisa de las capacidades que ofrece el software. Las instalaciones de prueba, las presentaciones estructuradas de software y la creación de prototipos ("prueba de concepto") son apropiadas en este caso, idealmente basadas en requisitos de Performance y datos que sean lo más realistas posible en términos de cómo la organización planea utilizar el software en última instancia.

También es recomendable consultar a consultores externos y hacer referencia a las conversaciones con los clientes para obtener comentarios sobre proveedores y productos de otros proyectos y empresas. En particular, los comentarios de otros usuarios que trabajan con la solución en el día a día pueden ser extraordinariamente valiosos para arrojar luz sobre los posibles problemas y desafíos que pueden surgir una vez que la solución se ponga en marcha.

Conclusión

Encontrar una solución CPM adecuada no es ciencia espacial. Toma en cuenta estos consejos y aumentarás tus posibilidades de un proceso de selección preciso y exitoso.

Importante: Evite cometer los errores que he descrito anteriormente y tenga en cuenta las señales de advertencia. Vuelve a encarrilar activamente el proyecto si notas que algo va mal. El conocimiento del enfoque de mejores prácticas para la selección de software, así como los escollos comunes, reducirá significativamente las posibilidades de tomar una mala decisión o de que el proyecto fracase.

Armado con estos consejos, nada debería interponerse en su camino hacia un proyecto exitoso de selección de software CPM. ¡Le deseo mucho éxito en su proceso de selección impecable!

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