Declaración de privacidad y seguridad de Prophix

Política de privacidad de Prophix

Fecha de entrada en vigor: 25 de enero de 2023

Quiénes somos y qué es esto 

Esta política de privacidad es publicada por Prophix Software Inc. (de 350 Burnhamthorpe Road West, Suite 1000, Mississauga, Ontario Canada L5B 3J1) y cada una de las demás filiales de Prophix (“nosotros”, “nuestras” o “nuestros”).

Las siguientes entidades son filiales de Prophix:

• Prophix Software Inc. (Canadá)
• Prophix Corporation (Estados Unidos)
• Prophix UK Limited (Reino Unido)
• Prophix Europe ApS (Dinamarca)
• Prophix Software GmbH (Alemania)
• Prophix South America Services De Informatica Ltda. (Brasil)
• Sigma Conso SRL/BV (Bélgica)
• Sigma Conso France SAS (Francia)
• Sigma Conso Luxembourg SA (Luxemburgo)
• Sigma Conso Netherlands BV (Países Bajos)
• Sigma Conso Italia SRL (Italia)
• Sigma Conso Portugal Unipessoal Lda (Portugal)
• Sigma Conso Asia Pte. Ltd. (Singapur)
• PT Sigma Konsolidasi (Indonesia)
• Sigma Conso Shn Bhd (Malasia)

Prophix Software Inc es responsable del funcionamiento de este sitio web y es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de este sitio web. El responsable del tratamiento de Prophix con respecto a los datos personales recopilados cuando solicites empleo o interactúes con nosotros para solicitar o gestionar los Servicios de Prophix será el Afiliado de Prophix al que solicites empleo o con el que firmes contrato.

Lee esta política de privacidad detenidamente, ya que te informará sobre cómo y por qué recopilamos y procesamos tus datos personales como responsable del tratamiento y te informará sobre tus derechos de privacidad.

Recopilamos y utilizamos datos personales como responsables de su tratamiento, según su tipo y la manera en que se deben utilizar, por ejemplo, cuando:

• Usas este sitio web.
• Nos presentas una solicitud de empleo (para obtener más información al respecto, consulta la sección “Solicitantes de empleo” más abajo).
• Estás interactuando con nosotros en nombre de un cliente o de una posible organización de clientes en relación con nuestro negocio y servicios, incluidos los servicios en la nube de Prophix y nuestros servicios profesionales (los “Servicios de Prophix”).

Nuestros clientes son los responsables de los datos personales que transfieren a los Servicios de Prophix para que los procesemos en su nombre. Somos los procesadores de esos datos personales. Cuando fungimos como proveedor de servicios que presta los Servicios de Prophix, la recopilación, el uso, la divulgación y demás tipos de procesamiento de tus datos personales se rigen por el aviso de privacidad de nuestro cliente, no por el presente aviso de privacidad. No vendemos los datos personales que nuestros clientes nos proporcionan para que los procesemos en su nombre.

Este sitio web no está destinado a niños, y no recopilamos datos relacionados con niños.

Los datos que recopilamos sobre ti

Dependiendo del motivo por el que interactúas con nosotros, podemos recopilar, usar, almacenar y transferir diferentes tipos de datos personales sobre ti que hemos agrupado de la siguiente manera:

• Datos de identidad: nombre completo y cargo.
• Datos de contacto : dirección postal, dirección de correo electrónico y número(s) de teléfono.
• Datos financieros: cualquier cuenta bancaria personal o detalles de la tarjeta de pago.
• Datos de transacciones: otros detalles de los Servicios de Prophix que has contratado en nombre de tu organización.
• Datos técnicos: dirección de protocolo de Internet (IP), detalles de inicio de sesión, tipo y versión del navegador, configuración y ubicación de la zona horaria, tipos y versiones de complementos del navegador, proveedor de servicios de Internet (ISP), páginas de referencia / salida, los archivos vistos en nuestro sitio, sistema operativo y plataforma, sello de fecha y hora, datos de secuencia de clics y otra tecnología en los dispositivos que utiliza para acceder a este sitio web.
• Datos de perfil: tu puesto en la organización y tus intereses, preferencias, opiniones y respuestas a encuestas.
• Datos de uso: datos sobre cómo usas nuestro sitio web, comentarios y respuestas de encuestas.
• Datos de marketing y comunicaciones: tus preferencias respecto a la recepción de marketing de nosotros y de terceros y tus preferencias de comunicación.
• Datos de audio y video : grabaciones de eventos en vivo o virtuales y de reuniones.

También recopilamos, usamos y compartimos datos agregados, como datos estadísticos, para cualquier propósito. Los datos agregados pueden derivarse de tus datos personales, pero legalmente no se consideran datos personales porque no revelan tu identidad directa o indirectamente. Por ejemplo, es posible que agreguemos tus datos de uso para calcular el porcentaje de usuarios que acceden a una función específica del sitio web. No obstante, si combinamos o relacionamos datos agregados con tus datos personales de forma que puedan identificarte directa o indirectamente, los tratamos como datos personales que se utilizarán de acuerdo con esta política de privacidad.

¿Cómo se recopilan tus datos personales?

Utilizamos diferentes formas de recopilar datos de ti y sobre ti, incluyendo a través de:

• Interacciones directas. Puede darnos tus datos personales al acceder a nuestro sitio web, registrarse con nosotros, contactarnos, suscribirte a nuestros materiales de marketing, enviarnos comentarios o responder a encuestas.
• Tecnologías o interacciones automatizadas. Cuando interactúes con nuestro sitio web, recopilaremos automáticamente datos técnicos de tu equipo y tus acciones y patrones de navegación, utilizando utilizando cookies y otras tecnologías similares. Para obtener más información al respecto, consulte nuestra política de cookies y configuración de cookies.
• Fuentes disponibles públicamente. Nosotros y los terceros contratados por nosotros, como los proveedores de servicios de generación de clientes potenciales, podemos recopilar datos personales de fuentes de acceso público, incluidos sitios web públicos de Internet y bases de datos como LinkedIn, registros de empresas y medios de comunicación.
• Clientes y socios comerciales. Podemos recibir información sobre ti de otros miembros de tu organización o de nuestros socios comerciales con los que trabajamos para prestar los Servicios de Prophix, como los revendedores de estos a los que les compras.
• Otros terceros. También podemos recibir datos personales sobre ti de otras fuentes de terceros, incluidos datos técnicos de proveedores de cookies de terceros (para ver más detalles, consulta nuestra política de cookies y configuración de cookies) y datos de identidad y contacto de terceros, como nuestros socios de marketing de empresa a empresa y organizadores de eventos profesionales a los que asistimos.

Cómo usamos tus datos personales

Los fines para los que utilizamos tus datos personales dependen de los motivos de nuestras interacciones.

Según las leyes de protección de datos del Reino Unido y la UE, solo podemos usar tus datos personales si tenemos una base legal para hacerlo, entre otras:

• Intereses legítimos: donde necesitamos usar tus datos personales para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) y tus intereses y derechos fundamentales no prevalecen sobre esos intereses.
• Obligación legal: cuando necesitemos utilizar tus datos personales para cumplir con una obligación legal (excluidas las obligaciones contractuales).
• Consentimiento: cuando nos has dado un consentimiento claro para que tratemos tus datos personales para un propósito específico.

En otros países, podemos basarnos en los fundamentos jurídicos para la recopilación, el uso y la divulgación de sus datos personales que sean aplicables en ese país. Por ejemplo, en Canadá y Estados Unidos, nos basamos en tu consentimiento expreso o implícito. En algunos casos, como en los que indiquemos a continuación que el tratamiento es necesario para nuestros intereses legítimos, no podremos prestarte servicios a menos que aceptes nuestro tratamiento de tus datos personales.

Hemos establecido a continuación, en un formato de tabla, una descripción de cómo planeamos usar tus datos personales y los fundamentos jurídicos en los que nos basamos para hacerlo. También hemos identificado cuáles son nuestros intereses legítimos cuando corresponde. En cambio, si eres aspirante a empleo, consulta la sección “Solicitantes de empleo” a continuación.

Divulgaciones de tus datos personales

Compartimos habitualmente tus datos personales con las partes indicadas enseguida y para los fines establecidos en el cuadro que figura en la sección "Cómo utilizamos tus datos personales".

• Otras filiales de Prophix (que se indican al inicio de esta política) con el fin de recibir apoyo operativo dentro del grupo y permitir que la entidad apropiada preste los Servicios de Prophix a tu organización o gestione tu solicitud de empleo.
• Terceros que utilizamos para que nos ayuden a prestar Servicios de Prophix a tu organización, como nuestros proveedores de procesamiento de pagos y gestión de facturas.
• Otros terceros a los que recurrimos para que nos ayuden a administrar nuestro sitio web y nuestro negocio:
  • Nuestros proveedores de hospedaje de sitios web, proveedores de CRM y proveedores de servicios de investigación y análisis.
  • Nuestra plataforma de ventas y nuestros proveedores de servicios de grabación de llamadas (consulta también la sección "Grabación de llamadas" más abajo)
  • Nuestros proveedores de software de previsión y gestión de proyectos, como Clari y Mango Technologies.
  • Proveedores de servicios de aplicaciones empresariales, como Microsoft.

Solo permitimos que nuestros proveedores de servicios manejen tus datos personales si estamos convencidos de que toman las medidas adecuadas para protegerlos.

Podemos revelar tus datos personales a las fuerzas del orden y a los organismos reguladores estamos obligados por ley o si creemos de buena fe que es apropiado y lícito de conformidad con las leyes o reglamentos aplicables.

También es posible que necesitemos compartir algunos datos personales con otras partes durante una reestructuración corporativa o con terceros a quienes podamos optar por vender, transferir o fusionar partes de nuestro negocio o nuestros activos. Alternativamente, podemos buscar adquirir otras empresas o fusionarnos con ellas. Por lo general, los datos se anonimizarán, pero esto no siempre será posible antes de completar la transacción pertinente. El destinatario de los datos estará sujeto a obligaciones de confidencialidad.

Transferencias internacionales

Ten en cuenta que para proporcionarte acceso a este sitio web y gestionar nuestra relación contigo, es posible que tengamos que transferir tus datos personales fuera del país en el que te encuentras, incluso a proveedores de servicios y filiales de Prophix.

Siempre que transferimos tus datos personales, nos aseguramos que en la ubicación del destinatario se proporcione un grado de protección similar.

Por ejemplo, si nuestro tratamiento de tus datos personales está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) del Reino Unido o al de la Unión Europea y transferimos tus datos personales fuera del Reino Unido o del EEE, según corresponda, nos aseguraremos de que se aplique al menos una de las siguientes salvaguardias:

• Nos aseguraremos de que el país al que transfiramos tus datos personales ofrezca un nivel de protección de los mismos adecuado según el Reino Unido o la Comisión Europea.
• Utilizaremos contratos específicos aprobados para su uso en el Reino Unido o el Espacio Económico Europeo (EEE), que otorgan a los datos personales la misma protección que tienen en dichas zonas (como un acuerdo de transferencia internacional de datos o cláusulas contractuales tipo aprobados).
• Puedes tener derecho a recibir información adicional sobre nuestras transferencias de datos personales, por ejemplo, nuestras políticas relativas a las mismas. Si tienes alguna pregunta o deseas obtener más información sobre los mecanismos específicos que utilizamos para transferir tus datos personales fuera del Reino Unido o del EEE., ponte en contacto con nosotros.

Cookies y otras tecnologías de seguimiento

Utilizamos cookies en nuestro sitio web. Una cookie es un pequeño archivo de texto que se coloca en tu dispositivo (por ejemplo, computadora, teléfono inteligente u otro dispositivo electrónico) cuando utilizas nuestro sitio web. Las cookies nos ayudan a reconocerte a ti y a tu dispositivo y a almacenar cierta información sobre tus preferencias o acciones anteriores.

Para obtener más información sobre las cookies que utilizamos, cuándo solicitamos tu consentimiento para instalarlas y cómo eliminarlas, consulta nuestra política de cookies .

Grabación de llamadas

Podemos grabar y transcribir ciertas llamadas que tengamos contigo, incluidas llamadas de audio y video y demostraciones en línea. Te avisaremos antes de grabarlas. Dependiendo de la naturaleza de la llamada, nuestra decisión de grabarla puede basarse en tu consentimiento o en nuestros intereses legítimos.

Lo hacemos para fines de capacitación interna y análisis de ventas. Para grabar las llamadas, podemos usar nuestra plataforma de videollamadas que prefiramos o a un proveedor de software de inteligencia de ventas externo.

En cualquier momento, puedes elegir no participar en una llamada grabada no uniéndote a ella después de que se te haya enviado el aviso de grabación, o al finalizar la llamada. En algunos casos, puedes pedir al anfitrión de la llamada que deje de grabar. Si la grabación es necesaria para los efectos de nuestros intereses legítimos, puedes escribirnos o ponerte en contacto con nosotros por otros medios. Si te encuentras en el Reino Unido o el EEE, también puedes ejercer tu "derecho al olvido" en cualquier momento (consulta la sección "Tus derechos legales" al final de esta política).

Conservaremos rutinariamente las grabaciones de llamadas y durante este período se almacenarán de forma segura, con acceso limitado solo a aquellos miembros del personal que requieran acceso en relación con su puesto de trabajo. El tiempo que conservamos las llamadas depende de la naturaleza de la llamada y de los fines de la grabación. La mayoría de las grabaciones de llamadas se conservarán máximo 12 meses. Sin embargo, podemos conservar las grabaciones de llamadas durante más tiempo, si es necesario, como se describe en "Retención de datos".

Marketing

Podemos utilizar tus datos personales para enviarte actualizaciones (por correo electrónico, mensaje de texto, teléfono o correo postal) sobre los Servicios de Prophix, incluidas ofertas exclusivas, promociones o nuevos productos y/o servicios.

Tenemos un interés legítimo en utilizar tus datos personales para enviarte comunicaciones de marketing de empresa a empresa. Esto significa que normalmente no necesitamos tu consentimiento para enviarte información de marketing. No obstante, cuando se necesite tu consentimiento, te lo pediremos por separado y claramente.

Nunca venderemos tus datos personales a terceros con fines de marketing. Puede pedirnos que dejemos de enviarte comunicaciones de marketing en cualquier momento:

• Siguiendo los enlaces de exclusión voluntaria en cualquier comunicación que se te envíe.
• Comunícate con nosotros (consulta la sección "Contáctanos" al final de esta política).

Si optas por no recibir estos mensajes de marketing, ello no se aplicará a los datos personales que nos proporciones como resultado de la compra de un producto/servicio, nuestra respuesta a consultas que hayas realizado o cualquier otro tipo de comunicación de servicio que no se considere una forma de comunicación de marketing.

Solicitantes de empleo

Si solicitas empleo con cualquier Afiliado de Prophix, podemos recopilar y procesar datos sobre ti para la solicitud de empleo, además de datos de identificación y datos de contacto.

Los datos de solicitud de empleo son información que nos proporcionas o que nosotros recopilamos en el proceso de evaluación de tu idoneidad para el empleo, que incluye formación académica y calificaciones, historial y experiencia laboral, referencias y constancias de antecedentes (p. ej., antecedentes penales), información demográfica y sobre discapacidades divulgada voluntariamente, identificación gubernamental y elegibilidad para trabajar, y demás información que proporciones voluntariamente durante el proceso de contratación. Por lo tanto, esta información puede incluir datos de categorías especiales y datos de antecedentes penales.

Sujeto a la legislación aplicable, recopilamos datos personales relacionados con solicitudes de empleo de las siguientes fuentes:

• Tú, el solicitante.
• Cualquier agente de contratación que utilices.
• Tus referencias, incluidos antiguos empleadores y contactos de referencia de carácter.
• Sitios web disponibles públicamente, como LinkedIn y registros de empresas.
• Cuentas de redes sociales disponibles públicamente, como Facebook.
• Nuestro proveedor de investigación de antecedentes elegido periódicamente con respecto a las comprobaciones de registros previas al empleo pertinentes para tu puesto.

Durante el proceso de contratación, podemos recopilar la información en el siguiente cuadro. Para conocer las diferentes bases legales del procesamiento, consulta la sección "Cómo usamos tus datos personales".

Si no proporcionas información cuando se te solicita, la cual consideramos necesaria para evaluar tu solicitud (por ejemplo, comprobantes de calificaciones o historial laboral), no podremos procesar tu solicitud correctamente. Por ejemplo, si requerimos referencias para un puesto y no nos proporcionas detalles relevantes, no podremos proceder con tu solicitud.

Datos de categorías especiales y datos de antecedentes penales. Únicamente recopilaremos y procesaremos esta información sobre ti cuando sea necesario y de conformidad con la legislación aplicable:

• Para nuestras obligaciones o derechos o los tuyos en los ámbitos laboral y de la seguridad social.
• En relación con reclamaciones legales.
• Por razones de interés público sustancial.

Solo compartiremos los detalles personales de los solicitantes de empleo con nuestro personal y terceros, según sea necesario, para el procesamiento de su solicitud y el cumplimiento de nuestras obligaciones legales y normativas. Además de nuestros proveedores de servicios de TI de rutina y otros terceros relevantes enumerados en la sección "Divulgaciones de tus datos personales" anterior, también contrataremos portales de reclutamiento y herramientas de software de reclutamiento de vez en cuando para ayudarnos a gestionar el proceso de solicitud.

Enlaces de terceros

Este sitio web puede incluir enlaces a sitios web, complementos y aplicaciones de terceros. Si haces clic en esos enlaces o habilitas esas conexiones, es posible que terceros recopilen o compartan tu datos. No controlamos los sitios web de terceros y no somos responsables de sus declaraciones de privacidad. Si necesitas información relativa a la manera en que un sitio web de tercero recopila y procesa tu información personal, consulta su política de privacidad o ponte en contacto con él.

Seguridad de los datos

Disponemos de medidas de seguridad técnicas, físicas y organizacionales adecuadas para evitar que los datos personales se pierdan accidentalmente, o que se utilicen o se acceda a ellos sin autorización. El tipo de medidas que utilizamos depende de la sensibilidad de los datos personales y de los riesgos que implican.

Restringimos el acceso a tus datos personales al personal que necesita conocerlos por motivos empresariales. Solo darán tratamiento a tus datos personales de manera autorizada y están sujetos a una obligación de confidencialidad.

Hemos establecido procedimientos para hacer frente a las sospechas de violación de datos personales; y les notificaremos a ti y a las autoridades reguladoras aplicables sobre cualquier violación cuando lo exija la ley.

Retención de datos

Solo conservaremos tus datos personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para los fines para los que los recopilamos —por ejemplo, cumplir con un requisito legal, reglamentario, fiscal, contable o de información—. Podemos conservar tus datos personales durante un período más largo en caso de una queja o si tenemos razones para creer que existe una posibilidad de litigio con respecto a nuestra relación contigo. Sujeto a lo anterior, cuando ya no necesitemos tus datos personales, los eliminaremos o anonimizaremos.

Para determinar el período de retención adecuado para los datos personales, tenemos en cuenta la cantidad, la naturaleza y el nivel de confidencialidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño por el uso no autorizado o la divulgación de tus datos personales, los fines para los que tratamos tus datos personales y si podemos lograr esos fines a través de otros medios, y la legislación aplicable, así como los requisitos reglamentarios, fiscales, contables u otros.

Si tu organización adquiere Servicios de Prophix, conservaremos tus datos personales recopilados para los efectos de facturación y administración de contratos mientras le prestamos esos servicios. Conservaremos dichos datos durante el tiempo que sea necesario:

• Para responder a cualquier pregunta, queja o reclamación que tú o una persona designada por ti presenten.
• Para mostrar que nuestro trato contigo y con tu organización es equitativo.
• Mantener los registros requeridos por ley.

Si solicitas empleo en una filial de Prophix:

• Si no te nombramos para ocupar un puesto, con sujeción a la legislación aplicable, conservaremos tus datos personales (salvo los correos electrónicos que te hayamos enviado o que nos hayan sido enviados en relación con su solicitud, que conservaremos de acuerdo con nuestro período estándar de conservación de correos electrónicos de vez en cuando) durante un período de hasta 2 años después de haberte comunicado nuestra decisión de no nombrarte para ocupar un puesto. Conservamos tus datos personales durante ese periodo para demostrar, en caso de reclamación legal, que no hemos discriminado a candidatos por motivos prohibidos y que hemos realizado el ejercicio de reclutamiento de manera justa y transparente. Podemos solicitar tu consentimiento para conservar sus datos personales durante un período más largo, incluso para propósitos relacionados con posibles oportunidades de empleo futuras. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento enviándonos un correo electrónico a privacy.officer@prophix.com.
• Si tu solicitud es aceptada, tus datos personales se conservarán en tu expediente personal y se regirán por nuestra Política de privacidad y confidencialidad de la información personal de los empleados. Te proporcionaremos una copia de ese documento antes de que aceptes una oportunidad de trabajo con nosotros.

Si deseas conocer más detalles sobre los períodos de conservación de diferentes aspectos de tus datos personales, comunícate con nosotros.

Tus derechos legales

Es posible que tengas ciertos derechos con respecto a tus datos personales, dependiendo de las leyes que se apliquen a ti. Sujeto a ciertas excepciones, otorgamos los siguientes derechos a los interesados:

Si te encuentras en el Reino Unido o en el EEE, también tienes los siguientes derechos:

Si deseas ejercer alguno de sus derechos:

• Envíanos un correo electrónico, llámanos o escríbenos —ve la sección "Contáctanos" al final de esta política—.
• Proporciónanos suficiente información para identificarte —por ejemplo, tu nombre completo y tu dirección de correo electrónico—.
• Preséntanos una constancia de tu identidad si te la solicitamos.
• Indícanos qué derecho deseas ejercer y los datos a los que se refiere tu solicitud.

No tendrás que pagar una tarifa para acceder a tus datos personales (ni para ejercer cualquiera de tus demás derechos). Sin embargo, podríamos cobrar una tarifa razonable si tu solicitud es claramente infundada, repetitiva o excesiva. O bien, podríamos rechazar tu solicitud en estas circunstancias.

Responderemos a todas las solicitudes legítimas dentro de un plazo razonable y nos esforzaremos por responder en el curso de un mes. Ocasionalmente, podemos demorarnos más de un mes si tu solicitud es particularmente compleja o has presentado varias solicitudes. En tales casos, te avisaremos y te mantendremos actualizado. En ciertas circunstancias, es posible tengamos que conservar tu información personal porque nos lo exija la ley o la necesitemos para continuar prestándote un servicio.

Datos de contacto

Si tienes alguna pregunta respecto a esta política de privacidad o a los datos que cualquiera de las filiales de Prophix tiene sobre ti, comunícate con nosotros por los siguientes medios:

• Por correo electrónico: privacy.officer@prophix.com
• Por correo postal, a: 350 Burnhamthorpe Rd. West, Suite 1000, Misissauga, Ontario, Canadá L5B 3J1

Cómo presentar quejas

Ponte en contacto con nosotros si tienes alguna duda sobre el uso que hacemos de tus datos (consulta más adelante “Cómo contactarnos”). Esperamos poder resolver cualquier problema que puedas tener.

Tienes derecho a presentar una queja en cualquier momento ante la autoridad supervisora o el comisionado de privacidad y protección de datos personales competente.

Controversias

Prophix intentará investigar y resolver de inmediato cualquier controversia o queja relacionada con la interpretación o el cumplimiento de esta política. Puedes enviárnosla como se indica en la sección titulada Contactar a Prophix. Si tienes pendiente algún problema de privacidad o uso de datos que no hayamos solucionado satisfactoriamente, ponte en contacto (sin cargo) con nuestro proveedor de servicios de resolución de conflictos externo, con sede en EE.UU., en https://feedback-form.truste.com/watchdog/Request. O bien, consulta a la autoridad supervisora de protección de datos de tu jurisdicción.

Cambios en la política de privacidad

Revisamos periódicamente nuestra política de privacidad. Esta versión se actualizó por última vez en enero de 2023. Publicaremos en nuestro sitio web las actualizaciones periódicas de nuestro aviso de privacidad. También podemos tomar medidas razonables para notificarte si los cambios afectan la forma en que se procesan tus datos personales.