Embracing new Technologies to Succeed in times of Change

Por qué las empresas en crecimiento necesitan invertir en la automatización financiera

El estado actual de las finanzas

Se está produciendo una transformación en la oficina de Finanzas. Los líderes financieros se están convirtiendo en los socios del negocio que siempre hemos querido ser. Estamos haciendo análisis en tiempo real, impulsando las decisiones comerciales actuales. Todo esto a lo que ahora tenemos acceso está cambiando las reglas del juego. Contamos con datos en tiempo real, integrados en informes detallados, cuadros de mando detallados, con toda la información que necesitamos al alcance de la mano. Nuestros equipos solo presionan unos pocos botones y hacen que todo suceda. ¿Derecha? Desafortunadamente, la realidad es que menos del 5% de los equipos financieros están experimentando algo parecido a eso. Cerrar los libros y pronosticar aún lleva demasiado tiempo, por lo que terminamos usando hojas de cálculo y " estimando" cuando necesitamos tomar decisiones rápidamente. Utilizamos los mejores datos que tenemos, no los datos reales, precisos y actualizados que realmente necesitamos. Con demasiada frecuencia seguimos haciendo análisis "rápidos y sucios", o cálculos "al revés".

Tenemos suficiente potencia en nuestros teléfonos para enviar naves espaciales a Marte, entonces, ¿por qué seguimos usando hojas de cálculo únicas para tomar decisiones de misión crítica para nuestros negocios?

Poco se ha avanzado en la capacidad de planificación

A medida que comenzamos a salir de los inmensos desafíos de los últimos 15 meses, es un buen momento para reflexionar sobre lo que funcionó bien y lo que se puede mejorar, particularmente en Finanzas. Una encuesta realizada a profesionales de las finanzas de más de 500 empresas de todo el mundo proporcionó su visión sobre cómo se desempeñaron el año pasado, qué herramientas estaban utilizando y su capacidad para pronosticar. No es sorprendente que la investigación confirmara que el proceso de planificación, presupuestación y pronóstico (PB&F, por sus siglas en inglés) fue el más interrumpido de todos los procesos financieros básicos. A las empresas les resultaba difícil volver a pronosticar de forma rápida y precisa en un período de estrés y cambio. Entonces, ¿qué mostraron los resultados de la encuesta?  En general, las empresas están pronosticando más rápido que en el pasado, pero la precisión se ha deteriorado. Dos tercios de las organizaciones pueden volver a pronosticar en una semana, pero solo el 39% puede pronosticar las ganancias con una precisión de +/- 5%. Un 80% no puede mirar más de un año.  Teniendo en cuenta las perturbaciones de la cadena de suministro en las que seguimos incurriendo desde el año pasado, ¡eso por sí solo justifica invertir en mejores previsiones!

¿Cómo podemos ser más ágiles y estar mejor preparados ante cualquier tipo de crisis, así como ante los cambios empresariales más "normales" a los que nos enfrentamos habitualmente, como las adquisiciones, los competidores disruptivos y los modelos de negocio en constante cambio?

Planificación de escenarios

La pandemia de Covid-19 provocó un aumento en el interés en la planificación de escenarios, ya que los ejecutivos buscaban una mejor manera de planificar para un futuro incierto. Las empresas con la capacidad de planificar escenarios superaron a todas las demás en la capacidad de pronosticar con rapidez y precisión. ¿Por qué? Porque dependen menos de las hojas de cálculo, ya que han invertido en herramientas especializadas. No están sobrecargados con demasiados datos y muy poca información.

Sin automatización, es casi imposible modelar simultáneamente múltiples escenarios, suposiciones y variables.

Entonces, ¿por qué solo el 4% de las organizaciones han dedicado tiempo a la planificación de escenarios? Demasiados están atrapados en el infierno de las hojas de cálculo. Los pronósticos continuos son otra herramienta que hace que las empresas sean más ágiles en su planificación, sin embargo, la adopción ha sido lenta, de solo el 19%. Una vez más, es otra técnica que es difícil de construir, mantener y administrar en hojas de cálculo.

Los datos deben mejorarse fundamentalmente

La mayoría de los ejecutivos de Finanzas están de acuerdo en que los Datos necesitan ser mejorados. La calidad de los datos utilizados determina la calidad de la previsión. Basura que entra = basura que sale.  Para mejorar la calidad de los Datos, necesitamos lanzar una red más amplia e identificar los Datos operativos fuera del Libro Mayor, los Datos de la relación con el cliente y otros Datos no financieros para mejorar nuestras previsiones. La explosión de los datos en las redes sociales es un ejemplo de los nuevos tipos de datos que se pueden utilizar para detectar tendencias y utilizarse en la predicción. A medida que aumenta el conjunto de datos, el uso de las herramientas adecuadas para analizar estos diversos tipos de datos puede ser una ventaja competitiva. Sin embargo, los datos externos todavía parecen pasar a un segundo plano frente a los datos internos, probablemente porque todavía no hemos optimizado nuestros procesos y herramientas internas para capturar esos datos de manera eficiente.

La transformación mejora la agilidad

Prepararse y gestionar el cambio es una parte fundamental del éxito empresarial. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones no han realizado ningún cambio importante en sus procesos de PBF en los últimos 3 años. ¡Y no es porque el cambio no sea necesario!  Para entender cómo impacta la transformación en la agilidad de la planificación, el presupuesto y la previsión, la encuesta comparó el 5% de las empresas que han transformado completamente sus funciones con el 14% que no se esforzó en ello en los últimos 3 años. ¿Qué podemos aprender del 5% de los líderes de transformación que han transformado por completo su proceso de PB&F?  ¿Cómo pueden gestionar sus Datos como un activo corporativo en lugar de verse abrumados por hojas de cálculo desconectadas con una mala gobernanza de los Datos? Tienen estos elementos comunes:

• Una fuente de verdad para sus datos, que proviene de un modelo de negocio centralizado, generalmente en la nube
• Utilizan herramientas más avanzadas como la IA y la visualización
• Le dan mucha importancia a la eliminación de las hojas de cálculo para la recopilación y Reportingde datos

Esto les permite implementar pronósticos continuos, presupuestos de base cero y planificación de escenarios. Ya sea que elija usar todos estos o solo algunos, TODOS contribuyen a aumentar la agilidad del proceso de PBF.

Cómo hacer que tu planificación sea más ágil

Entonces, ¿cómo puedes empezar a implementar estos cambios? No hay un botón fácil, y pocas organizaciones parecen tener el tiempo o la energía para los esfuerzos de transformación masiva que construyen estas herramientas desde cero. Sin embargo, no hay duda de que debemos ser capaces de pronosticar nuestros ingresos con precisión, tener el nivel adecuado de fuerza laboral y proveedores, y suficiente flujo de caja para pagarlo todo. Lógicamente sabemos que debemos hacerlo, y sabemos que tendrá un ROI positivo. Entonces, ¿cuál es el problema? En mi experiencia, en entornos muy manuales, se necesita tanto trabajo solo para completar los entregables del día a día, que puede parecer abrumador incluso pensar en tratar de construir el nuevo avión, mientras trabajas tan duro para volar el viejo. ¿Has llegado a ese punto?

Puntos débiles comunes

A continuación se presentan algunos de los puntos débiles comunes en equipos con procesos y sistemas demasiado manuales. Si este escenario le suena familiar, es probable que sea el momento de considerar tomar medidas para actualizar sus herramientas. Cuando intenta actualizar sus pronósticos con resultados reales, los datos del libro mayor no se alinean con los supuestos de pronóstico. Las previsiones se crean con suposiciones que no se capturan en el libro mayor. Por lo tanto, el análisis de varianza de fin de mes no le ayuda a explicar el cambio en sus previsiones. Si no puedes explicar los cambios en tus datos reales, ¿cómo puedes actualizar tus previsiones?  Si sus sistemas de datos no se integran, cada vez que obtenga datos reales, tendrá que rehacer su análisis. Lleva demasiado tiempo, por lo que solo lo haces una vez al trimestre, o más probablemente cuando hay un cambio drástico que lo obliga. Para entonces ya es demasiado tarde. Has pasado por alto las primeras señales que te habrían permitido reaccionar, y ahora estás de vuelta en una crisis reaccionando. Cuando sus datos y sistemas no están integrados, confía en la memoria institucional de los empleados, quienes utilizan su "experiencia pasada" como guía para saber cuál es el problema. Pero mirar por el espejo retrovisor en busca de respuestas ya no es suficiente.  Y te hace aún más vulnerable cuando pierdes a esos empleados, porque ahora tu conocimiento institucional acaba de salir por la puerta. El año pasado nos mostró lo importante que es poder predecir con precisión las necesidades de flujo de caja CON ANTICIPACIÓN , para permitir el nivel adecuado de ajustes, ya sea la reducción de costos, el financiamiento puente o la búsqueda de fuentes alternativas de ingresos. Si solo estás adivinando o esperando que superes una crisis, es probable que la batalla ya esté perdida. Lo que pasa es que aún no lo sabes. Al revisar los desafíos de previsión, también debemos centrarnos en el proceso de cierre de fin de mes, la fuente de gran parte de nuestros datos.

El fin de mes es la fuente CLAVE de sus datos financieros reales que fluyen en los pronósticos.

Si no captura los datos en el nivel que desea para la previsión, nunca tendrá alineación entre los datos procedentes de diferentes sistemas. Cuando el equipo de planificación no puede obtener lo que necesita del libro mayor, va a buscar informes de SalesForce, de cubos de ventas y de otros informes operativos.   Y cuando los datos no se alinean, es una variable más para conciliar. Y si no hay suficiente disciplina en los procesos de negocio ascendentes para capturar datos en los períodos correctos, entonces tiene diferencias de tiempo y catch=ups/reversals que crearán tanto ruido alrededor de sus datos que tendrá suerte de captar las señales que le advierten de los cambios en primer lugar. Un proceso disciplinado de fin de mes que esté estrechamente integrado con los procesos empresariales ascendentes requiere mucho esfuerzo para crearlo y mantenerlo. Pero si se hace bien, puede generar la recompensa de datos limpios y precisos para alimentar su proceso de pronóstico. Con las herramientas y la automatización adecuadas, el equipo de finanzas puede dedicar su tiempo a analizar los cambios y destacar las señales de cambio sobre las que la empresa debe actuar, en lugar de quemarse trabajando hasta altas horas de la noche tratando de que los números empaten.

Crear un modelo de negocio centralizado

¿Cómo podemos empezar a hacerlo mejor sin arrancar todos nuestros sistemas y empezar de cero? En primer lugar, debe comenzar a analizar su negocio y los datos clave de manera centralizada. Cada equipo no puede tener su propio conjunto de KPI en sus propias hojas de cálculo. Debe elegir los KPI críticos que TODOS usarán, capturarlos, realizar un seguimiento de las tendencias y trabajar juntos en toda la empresa como uno solo. Desde el pedido hasta el cobro, desde la adquisición hasta el pago y los procesos de su personal. Eso es lo que significa UNA fuente de la verdad . Mantener limpios los datos. Si sigues volcando los datos en hojas de cálculo para obtener lo que necesitas, entonces no tienes los sistemas que necesitas, o no los has configurado correctamente para que se ajusten a tus necesidades.

Haga un inventario de TODAS las hojas de cálculo de misión crítica que se utilizan en su empresa y luego determine POR QUÉ se necesita la hoja de cálculo.

Si los datos son fundamentales para la misión de la empresa, entonces vale la pena invertir en las herramientas adecuadas para hacerlo bien. Si no es así, deja de medirlo. El siguiente diagrama de flujo es un ejemplo de cómo puedes integrar TODOS tus procesos en Finanzas. En mi experiencia, los equipos de planificación y los equipos de Reporting tienden a centrarse en diferentes prioridades y proyectos en un momento dado. El equipo de Reporting generalmente se apresura a fin de mes o fin de año mirando hacia atrás, y el equipo de planificación está trabajando con la empresa mirando hacia adelante. Pero si puede tomarse el tiempo para ponerse de acuerdo sobre los impulsores clave de ingresos y gastos para el negocio en su conjunto, y educar a TODOS los equipos sobre la importancia de capturar los KPI críticos en cada paso, entonces puede transferir datos de un equipo a otro de manera mucho más fluida. No necesita herramientas sofisticadas para hacer esta parte: es la disciplina que debe tomarse el tiempo para diseñar su proceso como un todo integrado, en lugar de ciclos individuales. Y una vez que tenga eso, tendrá la base que necesita para implementar con éxito las herramientas de planificación adecuadas.

Conclusiones clave

1 – Centraliza tu modelo de negocio integrando tus procesos y crea una fuente de verdad. El trabajo duro consiste en alinear los procesos entre las funciones para eliminar la ineficiencia y la repetición del trabajo que se deriva de que cada equipo diseñe por sí mismo. ¡La recompensa hace que valga la pena! 2 – Es hora de deshacerse de las hojas de cálculo. Nunca saldrás del infierno de Excel hasta que lo conviertas en una prioridad. 3 – Para romper el hábito de las hojas de cálculo, automatiza con las herramientas adecuadas. Es muy importante invertir en estas herramientas antes de que la próxima crisis nos golpee. Nunca habrá un momento en el que sea fácil, solo un momento en el que con determinación, recursos y convirtiéndolo en una prioridad, puedas lograrlo.

¿Quieres saber más?

Aprenda paso a paso cómo implementar este enfoque en su propio negocio.  Para ver los resultados de la encuesta comentada en el artículo, haga clic aquí