Excel vs. software de planificación especializado: tomar la decisión correcta
La planificación, la presupuestación y la previsión son pilares centrales de la gestión empresarial. En particular, la planificación tiene la tarea de establecer objetivos, definir medidas para alcanzarlos y optimizar el uso de los recursos disponibles.
Dentro de la planificación corporativa, la previsión y la planificación de escenarios han ganado una gran importancia en los últimos años. La dinámica de los mercados y la competencia, así como acontecimientos como la pandemia, la guerra entre Rusia y Ucrania y la consiguiente incertidumbre económica, han llevado a muchas empresas a darse cuenta de que necesitan invertir en la planificación corporativa y en la elaboración de previsiones. Esto se aplica sobre todo a un mejor soporte tecnológico, pero también a un mayor desarrollo en términos de procesos y contenidos.
8 de cada 10 empresas siguen utilizando Excel para la planificación, la elaboración de presupuestos y la previsión
La realidad en muchas empresas es que el uso de Microsoft Excel para apoyar los procesos de planificación sigue siendo sorprendentemente alto. Año tras año, la encuesta global anual de BARC a profesionales de la planificación "The Planning Survey" muestra que el porcentaje de los que utilizan Excel para la planificación, por separado o en combinación con otras herramientas, sigue estando muy por encima del 70 por ciento (véase la Figura 1). Por lo tanto, Excel es una parte importante del proceso de planificación en casi 8 de cada 10 empresas, especialmente en las empresas rezagadas. Para examinar las correlaciones entre lo que las empresas más exitosas hacen de manera diferente a las menos exitosas, la Encuesta de Planificación de BARC clasifica a las empresas como "líderes" y "rezagadas". Los rezagados comprenden el 10 por ciento (aprox.) más bajo de las empresas en función de su logro de beneficios comerciales.
La comparación de líderes y rezagados en la Figura 2 revela que el 82 por ciento de los líderes utilizan software de planificación especializado para la planificación, la presupuestación y la previsión, mientras que el 37 por ciento de los rezagados estandarizan en Excel. Solo el 52 por ciento de los rezagados utilizan software especializado como su principal producto de planificación. Algo que a menudo descubrimos en los proyectos de consultoría de BARC es que la elección del software de planificación de una empresa a menudo refleja su nivel de apreciación del valor de la planificación. Si bien la planificación, la presupuestación y la previsión son elementos importantes de la gestión corporativa para alinear el negocio operativo con los objetivos corporativos estratégicos para muchos líderes, a menudo los rezagados lo consideran una tarea que debe realizarse al menos una vez al año.
Solo el 8 por ciento de los usuarios no tienen problemas al usar Excel para la planificación
Teniendo en cuenta la importancia de la planificación, la presupuestación y la previsión para la gestión corporativa, un uso tan extensivo de Excel es sorprendente, pero arroja una luz diferente sobre muchos de los desafíos que existen en los procesos de planificación hoy en día y los hace más fáciles de entender. En muchas organizaciones, los procesos de planificación no están lo suficientemente integrados, llevan demasiado tiempo, ocupan demasiados recursos, son demasiado detallados y la calidad de los resultados, medida en función del esfuerzo invertido, a menudo no está bien equilibrada.
La Figura 3 ofrece evidencia de que los usuarios de Excel experimentan muchos más problemas que los usuarios de productos de software de planificación especializados, como Financial Planning and Analysis de Prophix. Sólo el 8% de los usuarios de Excel dicen no tener ningún problema significativo, frente al 36% de los usuarios de software de planificación especializado. Además, los usuarios de Excel luchan con problemas generales como "el producto no puede manejar grandes volúmenes de datos" (42 por ciento), "Performance demasiado lento" (25 por ciento) y "el producto no puede manejar un gran número de usuarios" (16 por ciento).
No menos importante debido a las ventajas citadas anteriormente, los productos de planificación especializados tienen una tasa de recomendación mucho más alta para fines de planificación que Excel. Mientras que el 85 por ciento de los usuarios de software de planificación especializado dicen que "probablemente" o "definitivamente" recomendarían su producto de planificación a otras empresas, solo el 45 por ciento de los usuarios de Excel dicen lo mismo. De hecho, el 29 por ciento de los usuarios de Excel afirman que "probablemente no" o "definitivamente no" recomendarían el uso de Excel como herramienta de planificación a otras empresas (véase la Figura 4).
Beneficios empresariales de los productos de planificación especializados frente a Excel
Las soluciones para la planificación, la presupuestación y la previsión respaldan el proceso completo, desde la creación de modelos y la definición de máscaras de planificación y flujos de trabajo hasta la ejecución de la planificación y el análisis de los planes. Los siguientes beneficios y valores agregados son logrados con mayor frecuencia por las organizaciones que utilizan productos de software de planificación especializados de Prophix, tales como:
- Mayor transparencia de la planificación
- Mejor calidad de los resultados de la planificación
- Planificación más precisa/detallada
- Mejor integración de la planificación con BI/Análisis
- Mejora de la satisfacción del usuario del software
La figura 5 muestra claramente que las empresas que utilizan productos de planificación especializados logran un nivel mucho mayor de beneficios empresariales que las empresas que utilizan Excel como su principal herramienta de planificación, lo que demuestra que Excel no es del todo adecuado como producto de planificación. En particular, es mucho menos probable que los principales beneficios de los productos de planificación especializados se logren con Excel. Excepto por una reducción en los costos, el uso de Excel para la planificación es inferior en todos los beneficios comerciales. Sin embargo, incluso una reducción en los costos (principalmente los costos de licencia) se "paga" a través de una mayor carga de trabajo manual y posibles correcciones de errores.
Cómo las plataformas de software modernas respaldan la planificación, la elaboración de presupuestos y la previsión
El uso de productos de planificación especializados, como la planificación y el análisis financiero de Prophix en lugar de Excel, es un factor decisivo para el éxito de una planificación empresarial eficiente. Estas herramientas ofrecen amplias funciones de apoyo para la preparación, ejecución y análisis de la planificación.
La base de la planificación corporativa integrada es una base de datos uniforme para los datos reales y del plan, así como un modelo de datos coherente. Las herramientas de software líderes en el mercado para la planificación corporativa soportan el almacenamiento central de todos los datos y, por lo tanto, crean una base única y común de datos para la planificación corporativa, así como para otras disciplinas de gestión de Performance , como Reporting, análisis y Consolidación Financiera.
A partir de esto, se debe desarrollar un modelo integrado para la planificación corporativa. El objetivo es integrar de forma flexible la planificación estratégica y operativa con la planificación financiera y de resultados. En particular, esto incluye la integración de todos los subplanes operativos (ventas, producción, compras, recursos, costes, inversiones, etc.) incluyendo su integración con los planes financieros (balance, pérdidas y ganancias, flujo de caja).
Las herramientas de planificación corporativa admiten diferentes estrategias de planificación, como la planificación de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Los enfoques descendentes se utilizan principalmente para la planificación estratégica de negocios y la planificación de resultados. Los enfoques ascendentes, por otro lado, se utilizan con mayor frecuencia en entornos distribuidos donde el objetivo es recopilar datos de planes de un gran número de planificadores descentralizados. Mientras que la planificación descendente a menudo requiere funciones para la simulación con análisis de escenarios o distribución de datos ("splashing"), para la planificación ascendente, son útiles las funciones fáciles de usar para la planificación de datos a través de varios clientes (Web, Excel, etc.), así como los mecanismos de flujo de trabajo para el control de procesos.
Dado que los requisitos de planificación pueden cambiar rápidamente debido al aumento de la dinámica, muchos departamentos empresariales se esfuerzan por aumentar la flexibilidad en el manejo de datos y la independencia de la TI central (autoservicio). Por esta razón, las herramientas de software deben permitir un funcionamiento sencillo y fácil de usar para el negocio sin necesidad de una gran cantidad de formación para conseguir resultados rápidos. Si una solución está disponible en la nube y es operada por el proveedor de software (software como servicio), esto reduce adicionalmente la dependencia de los propios recursos de TI de la empresa.
Resumen
La dinámica del mercado y la competencia plantean constantemente nuevos retos para las empresas. Dentro de la gestión corporativa, la planificación corporativa tiene la tarea de establecer objetivos, definir medidas para alcanzarlos y optimizar el uso de los recursos disponibles. De este modo, el uso de productos de planificación especializados es un factor decisivo para la eficacia y la eficiencia.
La realidad en muchas empresas es que el uso de Microsoft Excel para la planificación sigue siendo sorprendentemente alto, lo cual es un enfoque arriesgado. Para responder a la pregunta del título del blog, no, usar Excel para los procesos de planificación no es una buena opción. No solo porque los usuarios de Excel experimentan muchos más problemas que los usuarios de productos de software de planificación especializados, sino también porque Excel carece de funcionalidad y soporte para agilizar los procesos de planificación.
Las modernas plataformas de Financial Performance Management líderes en el mercado, como Prophix, ofrecen amplias funciones de soporte para la preparación, ejecución y análisis de la planificación. Para lograr el mejor soporte posible para los procesos de una empresa, las herramientas de planificación deben seleccionarse cuidadosamente de acuerdo con sus requisitos particulares. Un proceso formalizado de selección de software con una consideración comparativa de varias soluciones es importante y crea seguridad en la inversión.
Esta entrada del blog fue escrita en Colaboración con BARC.
El Dr. Christian Fuchs es Analista Senior y Jefe de Investigación de Análisis de Datos & en BARC (Business Aplicación Research Center). Se especializa en sistemas de apoyo a la toma de decisiones en las áreas de gestión de Performance corporativo, planeación corporativa, Consolidación Financiera y Análisis. Es autor de numerosos estudios sobre el BARC. Como consultor, apoya a las organizaciones en el proceso de selección de software, así como en cuestiones estratégicas relacionadas con el portafolio de software, la arquitectura y los escenarios de uso.
