Prophix frente a Excel: una comparación lado a lado
Todos hemos escuchado el dicho "si no está roto, no lo arregles". Pero, ¿qué tal si hay algo mejor? Una forma menos propensa a errores y que reduce las tareas manuales y repetitivas.
Veamos un ejemplo. Es la temporada de elaboración de presupuestos. Enciendes tu computadora y abres tu libro de Excel. Tienes todo listo para comenzar a examinar columnas y filas, escribir fórmulas y guardar Presupuesto2023_FINAL.xls (esta vez de verdad) para poder exportarlo, adjuntarlo a un correo electrónico y compartirlo con las partes interesadas.
Sólo para que alguien lo devuelva con una actualización o cambio… y una fórmula que ya no funciona.
¿Qué pasaría si hubiera una forma de colaborar con todas las partes interesadas con control de versiones, integridad de datos, seguridad y, lo que es más importante, precisión de tus datos financieros?
Sí la hay. Aquí es donde entra Prophix.
Prophix automatiza la recopilación de tus datos a fin de que utilices la misma solución para presupuestar, proyectar, planificar, reporting, consolidar y conciliar cuentas.
Esto significa que todos los responsables de la toma de decisiones pueden llevar a cabo procesos y análisis financieros clave desde una única fuente confiable, manteniendo la integridad y precisión de los datos, y reduciendo el tiempo dedicado a la introducción manual, inherente a las hojas de cálculo.
Decidirte por una solución que te ayude a gestionar tu desempeño financiero no es una decisión que debas tomar a la ligera. Veamos en paralelo Excel y Prophix para ayudarte a guiar tu decisión.
En este post, vamos a ver:
- Cómo Excel y Prophix unen tus datos
- Cómo Excel y Prophix te permiten analizar datos y elaborar informes
- Cómo elegir la solución adecuada para usted
Cómo Excel y Prophix unen tus datos
Veamos en paralelo cómo Excel y Prophix unen y visualizan los datos.
Reúna los datos
Excel
Usa Power Query u "Obtener y transformar datos" para importar manualmente los datos financieros a tu libro.
Prophix
Integraciones de datos prediseñadas con tu contabilidad, ERP, CRM o HRIS para automatizar la recopilación de datos en una única solución unificada.
Integridad de los datos
Excel
Margen de error debido a la introducción manual y a copiar/pegar de datos en Excel desde tu fuente de datos; añadir columnas y filas constituye un riesgo de hacer que el informe ya no funcione.
Prophix
Los datos financieros se extraen de todos tus sistemas y se actualizan automáticamente en Prophix cuando cambian en la fuente.
Creación de flujos de trabajo
Excel
Las macros y la codificación VBA te permiten crear flujos de trabajo automatizados para reducir errores y mejorar la eficiencia de los procesos.
Prophix
La automatización del flujo de trabajo y el Task Assistant automatizan tus tareas repetitivas para reducir la cantidad de errores de entrada manual y aumentar la eficiencia.
Seguridad de los datos
Excel
Los permisos de visualización/edición son propiedad del propietario del libro, y no hay capacidad para habilitar la seguridad basada en roles. Esto dificulta la gestión de quién tiene acceso a tus datos y cómo se comparten.
Prophix
Seguridad de datos robusta que puedes asignar por usuario, rol o grupo. La seguridad se define hasta el nivel de detalle del miembro dentro de cada dimensión de cada modelo.
La seguridad basada en roles está diseñada para suprimir automáticamente las páginas y filas de datos de un informe en función de los permisos de usuario preestablecidos.
Cambios y registros de auditoría
Excel
Puedes hacer un seguimiento de los cambios o agregar comentarios a los datos, pero no los rastrea en una ubicación centralizada o con control de versiones.
Esto significa que la comunicación sobre cambios o actualizaciones de tus datos debe realizarse en un sistema externo (como el correo electrónico) en lugar de que todos los cambios o actualizaciones se capturen en un solo lugar.
Prophix
El registro de auditoría captura todas las adiciones/cambios de datos en una ubicación central. El registro de auditoría muestra qué usuarios realizan cambios y cuándo, y hace un seguimiento de cómo se actualizaron los datos (por ejemplo: entrada versus propagación) para una transparencia completa.
Cómo Excel y Prophix te permiten analizar datos y elaborar informes
La verdad es que Excel requiere muchas tareas manuales que consumen mucho tiempo e incluyen todo, desde el ingreso de datos importados a partir de múltiples sistemas hasta la escritura de fórmulas y la creación de visualizaciones.
Veamos en paralelo cómo funcionan Excel y Prophix en términos de reporting y análisis.
Análisis de datos
Excel
A medida que tus datos financieros crecen y se vuelven más complejos, el análisis en Excel se vuelve difícil. Una vez que alcances las limitaciones de Excel, debes buscar productos adicionales como Power BI para realizar análisis de datos complejos.
Prophix
Prophix ha estructurado BI en una única interfaz y una solución totalmente unificada. Desde tu panel, puedes ver informes vinculados, realizar análisis ad hoc o profundizar en las transacciones subyacentes, manteniendo todos tus datos en un único sistema.
Elaboración de informes
Excel
Debes dominar las tablas dinámicas para crear un informe que puedas analizar y cambiar de perspectiva.
Prophix
Prophix ofrece análisis ad hoc de autoservicio para que todos los usuarios puedan crear informes en cualquier momento utilizando los mismos datos limpios. Plantillas de informes prediseñadas para generar informes rápidos y sencillos.
Visualización de datos
Excel
Construye tablas dinámicas, gráficos o paneles básicos para visualizar tus datos.
Prophix
Los paneles son altamente personalizables para satisfacer tus necesidades o las de tu equipo. Puedes añadir distintos elementos de mosaico a tu panel, como Tareas de flujo de trabajo, Insignia, iFrame, Anuncio, Favoritos o Gráfico, y organizarlos y darles un tamaño acorde a tus necesidades.
Desplázate hacia arriba o hacia abajo para ver en detalle un área de tus datos o gira para cambiar la perspectiva de tus datos.
Consolidación
Excel
Sin capacidades de consolidación prediseñadas. Los usuarios deben ingresar manualmente varias fórmulas en varias hojas de cálculo para consolidar los datos financieros.
Prophix
Aplicación sólida de consolidación basada en la nube con conjuntos de parámetros predefinidos como locales, NIIF y plantillas de informes.
La aplicación de consolidación escala según el tamaño y el alcance, de modo que pueda garantizar que tus consolidaciones se hagan con precisión para cumplir con tus requisitos comerciales únicos.
¿Cuál es el adecuado para mí?
Ultimately, it comes down to the needs of your team and your business. Features, integrations, and pricing can influence your choice too.
A medida que las expectativas y las empresas crecen, los procesos financieros también deben hacerlo. Pero la verdad es que es difícil escalar en una hoja de cálculo de Excel.
Requieres precisión y exactitud para poder asegurarte de que estás utilizando datos que te ayudarán a tomar decisiones. Si bien Excel ofrece una forma de hacerlo, tiene sus limitaciones. El tiempo que dedicas a la importación manual de datos podrías usarlo mejor elaborando análisis si automatizas algunos de tus procesos fundamentales.
Ese es el trabajo que impactará tu balance final.
Dirige a tus equipos financieros a nuevas alturas y aboga por el cambio. Prepárate con los sistemas y procesos de éxito que te ayudarán a alcanzar tus grandes objetivos y habilita a tu equipo para llegar allí también.
Esta publicación de blog se actualizó por última vez en septiembre de 2023 y forma parte de nuestra serie "Prophix versus". Consulta Prophix vs. Planful y Prophix vs. Vena.
Más información de nuestra serie 'Prophix versus'
Prophix y Planful: una comparación lado a lado
Echemos un vistazo lado a lado a Prophix frente a Planful.
Prophix
Sep 19, 2023, 11:00:00 PM
Prophix versus Vena: una comparación lado a lado
Cómo Prophix y Vena unen sus datos.
Prophix
Jun 15, 2023, 12:05:00 PM
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Hoy analizamos dos opciones: Prophix y LucaNet.
Prophix
Nov 8, 2023, 10:52:00 AM
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Prophix
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