¿Qué es mejor? FP&A Software frente a Excel

Según un estudio realizado por Ventana Research, menos del 50% de las empresas realizan los procesos de presupuesto y planificación de manera eficaz.

¿Por qué? Excel es el software más comúnmente utilizado por los departamentos financieros.

Los equipos financieros han confiado en las hojas de cálculo desde que Excel hizo su debut en los años 80. Según CFO.com, el empleado promedio de FP&A pasa el 75% de su tiempo recopilando datos y administrando el proceso, lo que deja solo el 25% de su tiempo para el análisis de valor agregado que impulsa el rendimiento empresarial.

Está claro que hay importantes ahorros de tiempo y valor agregado utilizando software dedicado de FP&A para presupuestar, informar y planificar con el fin de que los líderes financieros tengan el tiempo de hacer lo que mejor hacen: convertir los datos en información estratégica.

En este artículo, veremos qué es mejor: el software de FP&A frente a las hojas de cálculo. Aprenderás:

¿Qué es el software FP&A? 

El software FP&A es para CFO, líderes financieros y responsables de la toma de decisiones para gestionar informes, presupuestos, proyecciones y planificación y hacer un seguimiento de la salud financiera del negocio.

Con el software FP&A, puedes:

• Agilizar la gestión de tu presupuesto
• Automatiza procesos repetitivos
• Integrar tus datos directamente desde la fuente
• Acceder a puntos de datos en tiempo real
• Crea previsiones completas y perspicaces
• Realizar análisis de datos complejos

El software de FP&A es un componente crítico de la gestión del performance financiero.  

¿Qué es la gestión del performance financiero?

La gestión del performance financiero (FPM) es la forma en que una empresa gestiona los procesos financieros en toda la organización. La gestión del performance financiero incluye presupuesto y planificación, informes y analíticas, consolidación financiera y gestión entre empresas.

Contar con un software de gestión del performance financiero también pone de manifiesto una madurez financiera. Si administra su presupuesto en una hoja de cálculo, indica un nivel "bajo" de madurez financiera. ¿Por qué? Porque las hojas de cálculo son una herramienta estática que no se puede escalar a medida que crece su empresa (y sus necesidades de generación de informes).

Ahora que hemos establecido qué es el software FP&A, veamos las diferencias entre el software FP&A y Excel.  

Diferencia entre el software FP&A y Excel

La mayoría de las empresas cambian al software FP&A porque hay limitaciones en Excel o hojas de cálculo, incluyendo: inversión (tiempo y dinero), facilidad de uso, automatización e integración, flexibilidad y escala, y seguridad de datos.

Veamos las diferencias en las dos en esas categorías.

Cuando piensas en el presupuesto, los informes y el análisis, es un proceso de varios pasos con varios miembros del equipo multifuncionales y partes móviles, lo cual es difícil de llevar a cabo en una hoja de cálculo. 

Entonces, ¿cuáles son los beneficios del software FP&A? 

Beneficios del software FP&A  

Las empresas no cambian al software FP&A debido a las limitaciones de una hoja de cálculo. El software de FP&A ofrece más que una hoja de cálculo, incluyendo: 

• Facilidad de implementación  
• Integraciones optimizadas con otros sistemas  
• Análisis de datos sofisticado 
• Mayor productividad  

Veamos los beneficios del software FP&A con más detalle.  

Facilidad de implementación

El software FP&A nativo de la nube solo requiere un navegador web. No es necesario instalar la versión más reciente o correcta ni instalar complementos de hoja de cálculo. Todo lo que necesitas para presupuestar, planificar e informar está disponible a través del navegador web y tus credenciales de inicio de sesión. Además, puedes acceder al software FP&A desde diferentes dispositivos y acceder al último informe, actualización o datos, en lugar de una hoja de cálculo guardada en el escritorio de alguien.

Integraciones optimizadas con otros sistemas

La mayor parte de la planificación financiera implica la importación de datos de su sistema de cuentas, HRIS o ERP. Con el software FP&A, estas integraciones están automatizadas, por lo que la recopilación de datos se realiza automáticamente, sin necesidad de importación manual. Esto significa que sus reportes subsiguientes se actualizan automáticamente a medida que se agregan cuentas a su Gráfico de cuentas.

Análisis de datos sofisticado

El software FP&A ofrece consultas ad hoc, datos de libro mayor de alto nivel por cuenta, departamento o proyecto, o análisis a las transacciones subyacentes. Este nivel de granularidad significa que los líderes financieros pueden realizar análisis sofisticados. La planificación de arriba hacia abajo también es una característica estándar en el software FP&A, lo que significa que los datos anuales a lo largo de los meses o los costos entre departamentos basados en datos históricos se realizan automáticamente con la funcionalidad incorporada. Un ejemplo final es que las cuentas o departamentos nuevos aparecen automáticamente en los informes, sin necesidad de ajustes ni entradas manuales.

Profundice más en sus datos con análisis ad hoc

Mayor productividad

Las hojas de cálculo requieren mucho tiempo y esfuerzo manual para actualizarlas. Como recordatorio, el 75% de los líderes financieros dedican su tiempo a recopilar datos manualmente y configurar informes en hojas de cálculo cuando ese tiempo podría destinarse a tareas de valor agregado.

El software FP&A reduce su necesidad de tareas manuales que consumen mucho tiempo, como el ingreso de datos y las tablas dinámicas, para liberar tiempo para analizar sus datos que informen las decisiones comerciales.

No es un caso de hojas de cálculo o sin hojas de cálculo

No es el caso del software FP&A o Excel. Las hojas de cálculo aún tienen un lugar en la Oficina de Finanzas, pero no deben usarse como una única fuente de verdad para presupuestar, planificar e informar.

La mayoría de los responsables financieros utilizan hojas de cálculo a diario para algunos, la mitad o todos sus procesos financieros. Pero la vacilación a la hora de pasar al software de FP&A no debería superar la necesidad de dar el paso.

En resumen, el software de FP&A transformará su forma de trabajar. Tendrá más tiempo para análisis y tareas de valor agregado que influyen en el desempeño empresarial. El tiempo ahorrado es dinero. Una visión completa de tu negocio desde el software FP&A, y más tiempo en tu agenda, significa que tú y tu equipo estáis libres para centraros en lo que más importa a tu negocio.